5 attività di contabilità per le piccole imprese che l'IA può svolgere

La contabilità può consumare ore della tua giornata. Se applicata alla contabilità, l'intelligenza artificiale (AI) completa le attività monotone che richiedono più tempo prima che tu possa dire "riconciliazione".

Probabilmente non ti piace passare il lunedì mattina inserendo scrupolosamente nel tuo software di contabilità ogni fattura che hai ricevuto nell'ultima settimana. Forse solo la promessa delle ciambelle ti porta attraverso la tua riconciliazione bancaria mensile.

L'intelligenza artificiale (AI) è pronta a plasmare il futuro della contabilità, che potrebbe toglierti dal piatto le attività di contabilità che meno ti piacciono.

Panoramica:che cos'è la contabilità dell'intelligenza artificiale (AI)?

Quando sento la contabilità AI, immagino un iRobot -tipo congegno che indossa una visiera verde trasparente seduto nell'angolo di un ufficio (Google "contabile robot" se hai bisogno di una visuale). In realtà, la contabilità dell'IA sembra decisamente diversa. I sistemi di intelligenza artificiale integrati nel tuo software di contabilità aiutano a snellire le attività di contabilità ripetitive, rendendo la contabilità meno faticosa.

Se hai mai rimandato la contabilità per la tua piccola impresa, sai quanto può diventare noioso registrare dozzine di transazioni contemporaneamente. La contabilità AI analizza le transazioni della tua azienda per ridurre il tempo necessario per registrare le vendite e le spese aziendali, riconciliare i conti e generare documenti fiscali.

Oltre alla contabilità, il processo di tracciamento delle transazioni commerciali, l'IA aiuta i revisori dei conti a identificare le frodi e le transazioni insolite che giustificano ulteriori indagini. Un sistema di controllo dell'intelligenza artificiale rileva i modelli coerenti con le frodi più velocemente e con maggiore precisione rispetto agli esseri umani.

L'intelligenza artificiale può sostituire i contabili in futuro?

La contabilità comporta la ripetizione. Lo saprai dal fare la tua prima riconciliazione bancaria. Dove c'è monotonia, l'IA può intervenire per aiutare. Ciò pone la domanda:i contabili esisteranno tra 10, 15 anni? Consegnerò la mia calcolatrice a nastro di carta a un robot?

Certo, non possiamo sapere esattamente come sarà la professione contabile tra un decennio, ma la speculazione fa parte della condizione umana. Ci aspettiamo che la contabilità sia qui per restare, anche se potrebbe sembrare molto diversa con l'avanzare della tecnologia di intelligenza artificiale.

Abbiamo tutti visto un titolo sensazionale che recita qualcosa del genere:"10 professioni che l'IA prenderà nei prossimi 5 anni". La contabilità fa spesso la sua comparsa. Curiosamente, puoi trovare altrettanti articoli a garanzia della longevità della professione di contabile umano.

Il motivo della dicotomia è che i lavori di contabilità non sembrano tutti uguali. Il lavoro di un contabile potrebbe essere più vicino a quello di un amministratore delle buste paga o di un contabile, mentre un altro potrebbe essere responsabile della creazione di un piano di crescita finanziariamente sostenibile per un'azienda.

Un altro ancora potrebbe essere la consulenza ai clienti su strategie commerciali agevolate dal punto di vista fiscale. Non c'è molta sovrapposizione tra questi ruoli, il che rende difficile individuare la traiettoria dell'intera professione.

Nel gennaio 2020, McKinsey &Company ha pubblicato un rapporto sugli effetti che robotica, intelligenza artificiale e apprendimento automatico avranno sui lavori negli Stati Uniti, compresi quelli nel settore della contabilità. L'azienda ha esaminato il "potenziale di automazione" per oltre 750 titoli di lavoro in base alla percentuale di tempo dedicato alle attività che un computer potrebbe completare utilizzando la tecnologia odierna.

La contabilità si presenta in due descrizioni del lavoro:una che descrive i contabili amministrativi e un'altra che si riferisce a revisori contabili, contabili fiscali e contabili manageriali.

Le prospettive per i contabili sembrano alquanto deprimenti:l'86% delle attività potrebbe essere automatizzato. I ruoli dei contabili includono la registrazione delle transazioni e il completamento delle riconciliazioni, che il software di contabilità può già completare, con l'aiuto di un essere umano. Gli amministratori delle buste paga, inclusi in questa categoria, dedicano tempo all'archiviazione delle pratiche burocratiche, un lavoro eseguito in modo più efficiente dal software per le buste paga.

Il secondo gruppo di contabili, inclusi revisori contabili e contabili di gestione, mostra un potenziale di automazione del 12%. I contabili di gestione dedicano tempo a ideare processi aziendali snelli che massimizzano l'efficienza. L'IA non è ancora riuscita a gestire la creazione di protocolli di riduzione dei costi, sebbene sia eccellente nel seguirli.

Quindi, i contabili con visiera verde saranno sostituiti da robot con visiera verde? Alcuni, forse. Coloro i cui lavori ruotano attorno a compiti ripetitivi potrebbero vedere le loro posizioni rese superflue nei prossimi anni, ma coloro che lavorano sul lato strategico della contabilità non dovrebbero ancora fare le valigie.

I 5 compiti contabili che l'intelligenza artificiale può svolgere

Le società di software di contabilità investono molto nella ricerca e nello sviluppo dell'IA per far risparmiare agli imprenditori ore su attività che vanno da quelle umilianti e umili a quelle eccessivamente complesse. Dai un'occhiata ad alcune delle attività di contabilità delle piccole imprese che l'IA può svolgere in background.

1. Contabilità

L'intelligenza artificiale ha consentito agli imprenditori di mantenere i propri libri contabili con poca o nessuna conoscenza contabile. Laddove solo 10 anni fa ogni imprenditore aveva bisogno di imparare a conciliare una contabilità generale, potresti passare anni senza sapere di cosa si tratta.

Molti pacchetti software di contabilità, come QuickBooks Online, analizzano le tue transazioni bancarie e consigliano dove classificarle in base a come hai registrato transazioni simili in precedenza. Questa è l'IA al lavoro, che elabora le tue azioni passate, e forse quelle di altri clienti, per prevedere le azioni future.

Intuit, che possiede QuickBooks, nel 2019 ha informato gli investitori dei piani per implementare nuove funzionalità di intelligenza artificiale, come le transazioni automatizzate. L'IA nei software di contabilità può anche rilevare errori, come transazioni duplicate.

2. libro paga

L'IA non ha ancora pervaso il libro paga, ma un rapporto fiscale di Bloomberg ne cita la presenza imminente. Invece di far passare ore e ore a rivedere e approvare le schede attività dei dipendenti, un sistema di intelligenza artificiale potrebbe contrassegnare schede attività irregolari per la revisione di un essere umano e approvare il resto.

Le implicazioni dell'IA per le buste paga potrebbero significare miglioramenti significativi in ​​termini di efficienza per le aziende con centinaia di dipendenti. Gli attuali sistemi di gestione stipendi possono segnalare quando un dipendente segnala 400 ore lavorate in una settimana o quando un dipendente fattura un progetto cliente a cui non è assegnato. Un sistema di gestione stipendi basato sull'intelligenza artificiale può guardare più in profondità, scoprendo potenzialmente casi in cui i dipendenti dichiarano in eccesso le proprie ore, accidentalmente o in modo fraudolento.

3. Previsione

Il flusso di cassa è fondamentale per la crescita delle piccole imprese. Quando sei a corto di soldi, è difficile far crescere la tua attività. Un'azienda piena di liquidità potrebbe perdere un'opportunità per accelerare i propri investimenti. I sistemi di contabilità AI hanno implementato strumenti di previsione del flusso di cassa in grado di stimare la posizione di cassa futura della tua azienda, salvo importanti acquisti una tantum.

Ad esempio, QuickBooks offre un pianificatore del flusso di cassa che anticipa la posizione di cassa della tua azienda fino a 90 giorni nel futuro. Xero, un altro popolare software di contabilità, ha una tecnologia che prevede il tuo saldo bancario fino a 30 giorni nel futuro.

4. Preparazione fiscale

Il tuo commercialista può recitare il codice fiscale di oltre 80.000 parole? Probabilmente il motore di conoscenza fiscale basato sull'intelligenza artificiale di Intuit può farlo. Non che sia una competizione o altro.

Quando si utilizza un software fiscale, è probabile che dietro le quinte si svolga del machine learning. Se hai letto uno qualsiasi dei contenuti fiscali di The Ascent, sai che la tua idoneità a determinate detrazioni e crediti d'imposta dipende da non meno di un milione di fattori. Un sistema supportato dall'intelligenza artificiale analizza automaticamente i dati finanziari della tua azienda per ottenere potenziali risparmi fiscali per la tua piccola impresa.

5. Conti attivi e attivi

Agli esseri umani piacciono le routine, a volte per colpa. Se paghi le bollette solo il secondo giovedì di ogni mese, potresti perdere gli sconti sui pagamenti anticipati per le fatture ricevute all'inizio del mese.

Un sistema AI Contabilità fornitori (AP) potrebbe elaborare le tue fatture nel momento in cui vengono ricevute e avvisarti della possibilità di pagare in anticipo per uno sconto. Puoi integrare app come Roger con il tuo software di contabilità per automatizzare AP. App simili possono aiutarti a elaborare e approvare le note spese più velocemente.

Allo stesso modo, i sistemi di contabilità clienti (AR) assistiti dall'IA possono prevedere con maggiore precisione quando i tuoi clienti pagheranno in base alla loro cronologia dei pagamenti. I sistemi AI AR sono meno diffusi rispetto ai sistemi AP automatizzati, ma puoi aspettarti di vedere queste funzionalità implementate nei prossimi anni.

Come i contabili possono trarre vantaggio dall'utilizzo dell'IA

I contabili delle piccole imprese dovrebbero abbracciare, non temere, l'IA. Il Giornale di contabilità ha pubblicato un'intervista con tre CPA che hanno convenuto che l'IA ha e continuerà a migliorare la loro vita lavorativa, principalmente eliminando le attività di basso valore che un computer potrebbe completare in modo più efficiente.

I contabili che sfruttano l'IA possono dedicare più tempo al lavoro per cui sono stati formati, dall'analisi dei rendiconti finanziari alla consulenza a dirigenti e clienti.

Ci vediamo in futuro, forse

Non posso sapere se il mio lavoro sarà disponibile nei prossimi decenni, ma quello che so per certo è che l'IA può rendere i lavori dei contabili ora più eccitanti occupandosi dei nostri compiti meno preferiti. E se un robot mi sostituirà in futuro, spero che apprezzi il mio cubicolo.