ETFFIN Finance >> Finanza personale corso >  >> Gestione finanziaria >> Contabilità

In che modo la tua azienda può evitare le truffe di controllare le frodi

La frode degli assegni è uno degli atti di frode più comuni commessi contro le piccole imprese. Scopri di più su di esso e su come proteggere la tua attività.

Check frode colpisce tutti. Colpisce la coppia di pensionati in fondo alla strada che ha erroneamente depositato un assegno falso e ora ha esaurito $ 500. Colpisce il tuo supermercato di quartiere, che negli ultimi mesi ha ricevuto migliaia di dollari di assegni restituiti. Colpisce gli istituti finanziari che incassano assegni per i clienti che consapevolmente non hanno fondi disponibili sul proprio conto.

Controllare le frodi può interessare anche la tua piccola impresa. Mentre molti imprenditori hanno semplicemente smesso di utilizzare gli assegni, molti di quegli stessi clienti continuano a utilizzare gli assegni per pagare le proprie spese aziendali.

Quindi come proteggi te stesso e la tua azienda da assegni fraudolenti? Se smettere di utilizzare o accettare assegni nella tua attività non è un'opzione, ci sono altri modi per impedire che le frodi sugli assegni abbiano un impatto sulla tua attività.

Panoramica:cos'è la frode degli assegni?

La frode sugli assegni può assumere molte forme, ma nella maggior parte dei casi comporta il tentativo di pagare beni utilizzando un assegno rubato, alterato o contraffatto. Altri casi di frode includono la scrittura di un assegno a un individuo o un'azienda con la consapevolezza che non ci sono abbastanza soldi sul conto per coprirlo.

Ulteriori casi di frode sugli assegni possono includere l'utilizzo di assegni rubati per pagare le merci o la creazione e l'utilizzo di assegni contraffatti. E, con la tecnologia odierna, può essere difficile stabilire se un assegno è valido all'esame iniziale.

Con molte applicazioni software di contabilità che offrono il pagamento elettronico delle fatture ACH, puoi eliminare l'uso di assegni nella tua attività. Tuttavia, se questa opzione non è fattibile, assicurati di dedicare un po' di tempo a informarti sugli assegni fraudolenti e su come evitare che causino problemi alla tua attività.

4 tipi di frode sugli assegni

La frode sugli assegni in genere comporta l'uso illegale di assegni. Mentre alcune forme di frode sugli assegni, come il floating, sono diventate più difficili a causa delle approvazioni degli assegni elettronici, l'uso di assegni contraffatti è aumentato grazie alla capacità di riprodurre assegni che sembrano reali. L'elenco seguente, sebbene non esaustivo, mette in evidenza quattro dei tipi più comuni di frode sugli assegni.

1. Spunta mobile

Più comune prima dell'esistenza delle carte di debito, l'atto dell'assegno fluttuante continua ancora oggi, anche se su scala ridotta. Per decenni, le persone hanno utilizzato l'assegno fluttuante come una forma di prestito di giorno di paga, scrivendo un assegno per beni e servizi giorni prima che un deposito fosse effettuato sul proprio conto.

Nella maggior parte dei casi, le persone che fluttuano gli assegni non cercano di rubare agli altri. Vogliono semplicemente allungare i loro fondi fino al giorno di paga. Ma qualunque sia la motivazione, l'atto può danneggiare gravemente le piccole imprese.

2. Assegni contraffatti

In passato era facile individuare gli assegni contraffatti. Non più. Ora ti sarebbe difficile distinguere tra un assegno contraffatto emesso utilizzando un computer desktop e una stampante a colori decente e quelli utilizzati dalla tua azienda.

Tieni presente che quasi tutti i tipi di assegni possono essere contraffatti, quindi non lasciarti ingannare dal pensare che gli assegni emessi dal governo siano sempre legittimi. Anche gli assegni circolari possono essere contraffatti, quindi non dare per scontato che non richiedano la stessa quantità di controllo.

I criminali utilizzano assegni contraffatti in diversi modi per rubare fondi dal tuo account. In alcuni casi, li usano per pagare la merce, lasciando che gli imprenditori paghino il conto. In altri casi, lo schema è più elaborato, e prevede pagamenti in eccesso e richieste di rimborso che possono lasciare gli imprenditori a corto di migliaia di dollari.

3. Assegni rubati

Gli assegni rubati, come gli assegni contraffatti, possono essere utilizzati dai criminali per pagare beni e servizi, o addirittura depositati, con cashback fornito. Una volta scoperto che gli assegni sono stati rubati, la banca annullerà il deposito, lasciando ancora una volta il proprietario nei guai.

Ma se usi gli assegni nella tua attività, corri un altro rischio, che è la minaccia di far rubare gli assegni a dipendenti senza scrupoli. Inoltre, un'irruzione nella tua attività può comportare una massiccia frode sugli assegni in caso di furto di assegni.

4. Controlla il kite

Mentre il check kiting ha un impatto principalmente su banche e istituzioni finanziarie, anche le aziende possono essere vittime del check kiting. Il check kiting coinvolge l'autore dell'apertura di conti presso due banche e quindi la fluttuazione di assegni tra di loro, sapendo che i fondi sono insufficienti in entrambe le banche.

Il check kite può avere un impatto sulla tua attività se consenti il ​​cashback su un acquisto. Un altro modo in cui il kit di controllo può avere un impatto sulla tua attività è se un cliente acquista un articolo con un assegno e quindi restituisce l'articolo per un rimborso in contanti. Finisci per fornire il rimborso, quindi l'assegno viene restituito per mancato pagamento.

Altri esempi di frode sugli assegni

Diana ha bisogno di generi alimentari, ma ha solo $ 10 nel suo account e non verrà pagata per altri due giorni. Tornando a casa dal lavoro, si ferma al negozio di alimentari e scrive un assegno di $ 65 per i suoi acquisti. Poiché è mercoledì, spera che l'assegno che scrive non svuoti la sua banca fino a venerdì, quando la sua busta paga sarà depositata.

Sfortunatamente per Diana, l'assegno viene presentato giovedì e viene restituito per fondi insufficienti, rendendola responsabile dell'importo originale, insieme alle spese di scoperto, mentre il negozio di alimentari è fuori $ 65.

Ed riceve un assegno di rimborso dalla società di gestione della proprietà che gestisce l'appartamento che stava affittando. Un mago del computer, Ed guarda l'assegno e vede quanto sarebbe facile creare un assegno che assomigli a quello che ha ricevuto.

Più tardi quel pomeriggio, Ed ha creato un assegno che sembra identico all'altro. Porta in banca il suo assegno appena creato e lo incassa, e improvvisamente Ed ha un extra di $ 500, per gentile concessione della sua ex società di gestione della proprietà.

Nel frattempo, la società di gestione della proprietà non ha idea che un assegno contraffatto sia stato incassato sul suo conto poiché le riconciliazioni bancarie non vengono effettuate da mesi. Ciò rende più difficile raccogliere i fondi rubati da Ed o essere rimborsati dalla banca, che prevede che i casi di frode vengano portati alla sua attenzione entro 30 giorni.

Come la tua azienda può evitare di controllare le frodi truffe

Attualmente si stima che le perdite dovute a frode sugli assegni siano di miliardi solo negli Stati Uniti e probabilmente continueranno ad aumentare. Ma ci sono alcune cose che puoi fare per evitare che le frodi sugli assegni influiscano sulla tua attività.

Controlla sempre l'ID quando accetti un assegno

La prima regola per accettare gli assegni è controllare sempre l'ID del cliente che scrive l'assegno. In ogni caso, l'ID deve sempre corrispondere al nome sull'assegno. In caso contrario, richiedi un metodo di pagamento alternativo. Non dovrebbero esserci eccezioni a questa regola e assicurati che i tuoi dipendenti, o chiunque accetti un assegno per conto della tua azienda, rispetti queste regole.

Accetta solo assegni da clienti conosciuti

Se hai sempre accettato assegni da determinati clienti, le probabilità che ti ingannino sono basse. Questo potrebbe essere il modo migliore per continuare ad accettare assegni senza aumentare il rischio di frode sugli assegni.

Inizia a utilizzare altri metodi di pagamento delle bollette

Inizia a cercare altri metodi per pagare le bollette. Molte aziende accettano pagamenti ACH o depositi diretti per il pagamento delle bollette, il che eliminerà la necessità di scrivere assegni aziendali. Elimina anche la minaccia di assegni rubati o utilizzati in modo improprio.

Esamina attentamente l'assegno

Quando accetti un assegno, assicurati di guardarlo da vicino. La colorazione sembra spenta? I numeri sembrano legittimi? Se un assegno sembra sospetto, esamina il numero di routing per vedere se è legittimo. Verificare la legittimità dell'assegno presso la banca da cui è stato emesso l'assegno.

Se non sei in grado di verificare le informazioni sull'assegno, non accettarlo. Meglio perdere un cliente che essere fuori migliaia di dollari.

Fai attenzione con gli assegni circolari

Da tempo si presume che gli assegni circolari siano legittimi. Sfortunatamente, gli assegni circolari possono anche essere riprodotti per sembrare autentici, con poche possibilità di ricorso se vengono restituiti per fondi non sufficienti.

Un vero assegno circolare dovrebbe sempre visualizzare il nome di una banca in alto, con anche un numero di telefono visualizzato. In ogni caso, il nome del beneficiario dovrebbe essere già stampato sull'assegno circolare.

In caso di dubbio, chiama la filiale bancaria indicata sull'assegno circolare per verificarne l'autenticità prima di accettarlo.

Tieni i tuoi assegni sotto chiave

Molte truffe sugli assegni si verificano perché gli assegni vengono rubati e utilizzati in modo fraudolento. Con la tecnologia informatica, possono anche essere facilmente riprodotti e utilizzati dai ladri.

Se devi utilizzare gli assegni per pagare le bollette, assicurati che siano accessibili solo ai dipendenti autorizzati e che siano rinchiusi in un luogo sicuro. Dovresti anche prestare molta attenzione a controllare i numeri e indagare immediatamente su eventuali controlli fuori sequenza poiché questi possono anche indicare un furto.

Riconciliare prontamente gli estratti conto

Il modo migliore per controllare in anticipo le frodi è completare tempestivamente il processo di riconciliazione bancaria. Trovare un caso di frode sugli assegni quattro mesi dopo che si è verificato renderà molto più difficile rintracciare l'autore e meno probabile che la banca rimborserà i fondi rubati.

Esistono modi per prevenire le frodi sugli assegni

Sebbene il modo migliore per prevenire le frodi sugli assegni sia smettere di utilizzare e accettare assegni, questa potrebbe non essere un'opzione per la tua piccola impresa.

Se l'utilizzo e l'accettazione di assegni è una necessità per la tua attività, assicurati che tu o il tuo contabile stiate seguendo tutte le precauzioni, che includono il controllo dell'ID, l'esame e persino la verifica degli assegni prima di accettarli e il mantenimento delle scorte di assegni sotto chiave.

Statistiche a parte, con un po' di due diligence, puoi eliminare le frodi sugli assegni nella tua attività a partire da oggi.