10 costi imprevisti che la tua azienda potrebbe incontrare

I costi imprevisti possono apparire nel momento peggiore. Elenchiamo i nostri 10 principali costi imprevisti che le aziende potrebbero incontrare e i modi per essere meglio preparati se si presentano.

Hai passato ore a preparare il tuo budget aziendale, assicurandoti che tutti i tuoi costi regolari siano inclusi. Hai anche fatto un ulteriore passo avanti aggiungendo un aumento per il prossimo anno. Quando il tuo software di contabilità produce i tuoi rendiconti finanziari e il budget previsto, tiri un sospiro di sollievo, felice che il processo sia terminato.

O lo è?

Il tuo budget reggerà o entrerà in vigore la legge di Murphy? Se non hai familiarità con la legge di Murphy, ti garantisce che se prevedi 20 spese, l'unica che dovrai sostenere sarà quella per cui non hai preventivato.

Sebbene non ci sia praticamente alcun limite al numero di spese impreviste da cui la tua azienda potrebbe essere influenzata (solo quello che volevi sentire), ci sono alcune spese impreviste che possono interessare le aziende più frequentemente di altre. Dai un'occhiata a questi 10 esempi e inizia a pianificare di conseguenza.

1. Guasto all'attrezzatura

Mike possiede una struttura che offre sport indoor, come basket e pallavolo. Tuttavia, la maggior parte delle entrate di Mike proviene dalla pista di pattinaggio sul ghiaccio, solo una delle tre nell'intera regione. Sebbene Mike abbia costantemente preventivato le riparazioni della pista stessa, non ha preventivato le riparazioni del compressore, che è uscito un venerdì sera durante uno skate libero. Il costo di sostituzione del compressore:$ 30.000.

Non solo i $ 30.000 intaccano il budget accuratamente elaborato di Mike, ma influiscono anche sulle sue entrate poiché la maggior parte delle sue entrate proviene dagli skater. Un budget migliore non risolverebbe questo problema, ma un fondo di emergenza potrebbe. Ancora più utile sarebbe una linea di credito della banca di Mike che potrebbe utilizzare per un'emergenza come questa.

2. Tasse

Sebbene sia relativamente facile stimare l'importo delle tasse che dovrai pagare, c'è sempre la possibilità che la tua stima sia sbagliata. È anche possibile che tu venga controllato. E anche se l'audit rileva che non sono dovute tasse aggiuntive, la spesa per il pagamento di un CPA o di un avvocato fiscale per assistere con l'audit può devastare il tuo budget.

Ad esempio, David possiede un piccolo negozio di fiori. Quando ha presentato la dichiarazione dei redditi a fine anno, ha commesso un errore matematico nell'inserimento delle spese aziendali. Ciò ha attirato l'attenzione dell'IRS, che ha deciso che l'attività di David doveva essere verificata.

Come la maggior parte degli imprenditori, David non sapeva quasi nulla di tasse e ha chiesto l'aiuto di un CPA che potrebbe aiutarlo a soddisfare le richieste dell'IRS. Nelle sei settimane successive, i revisori dei conti hanno esaminato quasi tutte le fatture, gli assegni, le ricevute, le dichiarazioni dei redditi e i depositi bancari di Dave negli ultimi due anni. Hanno concluso che nulla era dovuto.

Tuttavia, David non è stato così fortunato perché ora doveva al suo CPA più di $ 4.000 per le sue ore di aiuto. Anche se non c'è modo di prevedere se sarai abbastanza sfortunato da essere controllato o citato in giudizio da un cliente, assicurati di inserire le tariffe dei servizi professionali nel tuo budget. Si spera che non dovrai attingere a loro.

3. Aumenti dei costi del fornitore

Quando vendi un prodotto, dovresti sempre tenere conto del costo delle forniture necessarie per produrre i tuoi prodotti. Che si tratti di legno per creare sedie a dondolo o prodotti finiti che stai acquistando per la rivendita, il costo del fornitore gioca un ruolo importante nel tuo costo di beni venduti e, in definitiva, quanto guadagni su ciascun prodotto.

Diciamo che hai sempre ricevuto le tue forniture da Val's, che offriva gli articoli di cui avevi bisogno a un costo ragionevole. Tuttavia, ieri hai ricevuto una lettera per posta che ti informava che Val's aumenterà i suoi prezzi di un enorme 30% il prossimo mese.

È difficile prevedere aumenti di prezzo imprevisti. Costruire un aumento annuale dei costi dei prodotti può aiutare, ma non fanno nulla per coprire un aumento dei prezzi a metà anno. Puoi iniziare a cercare un nuovo fornitore, ma dovrai comunque trovare un modo per assorbire l'aumento dei prezzi di Val's, almeno temporaneamente. Potrebbe anche essere necessario aumentare i prezzi per coprire alcuni dei costi aggiuntivi.

4. Assicurazione

I costi assicurativi di solito rimangono abbastanza coerenti, il che li rende facili da preventivare semplicemente costruendo un aumento annuale del premio. Questo a meno che tu non abbia un reclamo.

Quando il tetto del ristorante di Jill è stato danneggiato all'inizio dell'anno da un tornado, ha presentato un reclamo alla sua compagnia di assicurazioni, che ha coperto il costo della riparazione. Jill è stata soddisfatta del servizio e della pronta attenzione che la compagnia di assicurazioni le ha riservato fino al momento del rinnovo della sua polizza.

Il suo premio annuale era aumentato di quasi $ 1.600, o altri $ 133 al mese. Se gli affari fossero stati a livelli normali, Jill avrebbe potuto facilmente tener conto delle spese extra, ma con gli affari in calo, perdeva denaro ogni mese e non era in grado di aggiungere altro.

Quando completi il ​​tuo budget, costruisci sempre un aumento di prezzo in costi non variabili. Potrebbe non essere in grado di coprire l'intero aumento, ma sarai comunque in una forma finanziaria migliore.

5. Aumento dell'affitto

Se possiedi l'edificio in cui si trova la tua attività, non dovrai preoccuparti di un aumento inaspettato del tuo mutuo. Ma per quelli di voi che noleggiano, non c'è modo di prevedere quanto sarà l'aumento dell'affitto.

Debbie affitta un piccolo studio dove esercita la professione di avvocato. Debbie non sa che il suo padrone di casa ha recentemente venduto l'edificio fino al momento del rinnovo del contratto di locazione. Con sua sorpresa, il nuovo padrone di casa chiede quasi il doppio, aumentando il suo affitto da $ 1.100 a $ 2.000 al mese.

Debbie ha due scelte. Può accettare il nuovo importo dell'affitto, oppure può trasferirsi. Entrambe le opzioni le costeranno dei soldi che non aveva preventivato, quindi sta a lei capire quale costerà meno.

In questo caso, avere a portata di mano un fondo aziendale di emergenza sarebbe utile per Debbie, consentendole di fare la scelta migliore per la sua attività, invece di pagare semplicemente l'aumento dell'affitto.

6. Attrezzature per ufficio

Il tuo computer si blocca. La fotocopiatrice interrompe la copia. La tua stampante decide di spruzzare inchiostro su tutto ciò che vede. Questi sono solo alcuni dei problemi che possono sorgere con l'invecchiamento delle apparecchiature per ufficio. Sebbene il costo per la sostituzione di un computer desktop sia minimo, i costi di nuove fotocopiatrici e stampanti possono avere un grave impatto sul budget di una piccola impresa.

Se la tua attrezzatura sta invecchiando, la cosa migliore che puoi fare è stanziarla nelle tue spese imminenti e sostituirla prima che si blocchi. E se hai previsto un budget per dipendenti aggiuntivi per il prossimo anno, assicurati di includere il costo per fornire loro l'attrezzatura di cui avranno bisogno per svolgere il proprio lavoro.

7. Vantaggi

Se offri vantaggi, come l'assicurazione sanitaria e dentale, ai tuoi dipendenti, probabilmente includerai un aumento annuale del premio nel tuo budget. Ma potrebbe non bastare.

Quando Kate ha iniziato a offrire ai suoi dipendenti l'assicurazione sanitaria, ne stava pagando l'intero costo. Ma con il passare degli anni, ha iniziato a trasferire più costi sui suoi dipendenti. Tuttavia, quando ha ricevuto la notifica di rinnovo, il suo premio era aumentato di oltre il 40%, rendendo il costo fuori dalla sua portata.

Poiché l'iscrizione era già terminata e i dipendenti avevano sottoscritto l'assicurazione sulla base dell'importo trattenuto in precedenza più il 10%, era troppo tardi per aumentare la percentuale dei dipendenti pagata, quindi Kate ha dovuto affrettarsi per trovare un modo per pagare l'ulteriore costo del premio.

Esaminando le opzioni assicurative all'inizio dell'anno, avrai tutto il tempo per informare i tuoi dipendenti di eventuali modifiche per l'anno successivo eliminando anche la minaccia di spese non pianificate.

8. Pagamenti in ritardo

Il tuo anchor client ti paga sempre in tempo. Tranne ora perché stanno dichiarando fallimento. E se sei abbastanza fortunato da essere incluso nella transazione fallimentare, sarà una frazione di ciò che ti devono e probabilmente non lo vedrai per mesi, se non mai.

È difficile gestire un'attività quando si conta su un cliente per fornire la maggior parte delle proprie entrate. Cosa succede a te se succede loro qualcosa?

Sebbene un pagamento ritardato non sia un costo, può avere un impatto altrettanto importante per la tua attività. Assicurati che quando stai pianificando le tue spese per l'anno, non sei troppo generoso con i totali delle entrate. Sarebbe anche utile aumentare la base di clienti.

9. Malattia

Se hai uno staff numeroso, la tua malattia o quella di un dipendente chiave sarà probabilmente un inconveniente temporaneo. Tuttavia, se sei l'unico dipendente, questo cambia. Essere fuori servizio per settimane alla volta può avere un serio impatto sulla tua attività. La situazione diventa ancora più grave se la tua attività è la principale fonte di reddito per la tua famiglia.

Stephanie possiede un piccolo salone di bellezza dove ha impiegato due nail tech part-time. Una sera, mentre tornava a casa dal salone, Stephanie ha avuto un brutto incidente d'auto e non ha potuto lavorare per sei settimane. Mentre i suoi due tecnici hanno cercato di riempire il più possibile, l'azienda ha perso una quantità significativa di entrate dalle vendite. In questo caso, avere un fondo di emergenza o una linea di credito sarebbe stato estremamente utile per far passare l'azienda in un momento difficile fino a quando Stephanie non fosse tornata al lavoro.

10. Inventario danneggiato

Quando Cara ha iniziato a disegnare collane steampunk, non si sarebbe mai immaginata che i suoi affari sarebbero decollati. Aveva una settimana di ordini che non poteva riempire perché stava aspettando una spedizione di inventario. Sfortunatamente, l'inventario che stava aspettando è stato danneggiato durante la spedizione, mettendola ancora più indietro di quanto non fosse già.

Quando Cara ha detto ai suoi clienti che il tempo di attesa per una collana ora era di quattro settimane invece di una, molti di loro hanno annullato gli ordini, costando a Cara un sacco di soldi.

Sebbene le spedizioni imprevedibili o danneggiate non siano sotto il tuo controllo, disporre di fondi extra disponibili per superare una temporanea recessione sarebbe estremamente utile. Potrebbe anche fare la differenza tra l'attività di Cara che subisce una battuta d'arresto temporanea o la cessazione del tutto.

Non puoi prevedere i disastri, ma puoi pianificarli

Non importa quanto tu sia esperto di affari, non puoi prevedere che rimarrai coinvolto in un incidente d'auto mentre torni a casa. Non puoi prevedere che la compagnia di spedizioni danneggerebbe il tuo ordine o che il tuo cliente più grande dichiarerebbe inaspettatamente bancarotta.

Ma ci sono modi in cui puoi proteggerti da spese impreviste. Avviare un fondo per le spese di emergenza o ottenere una linea di credito dalla propria banca può fare molto per essere in grado di gestire fatture impreviste. Anche se i fondi extra potrebbero non impedire che si verifichino disastri, possono aiutare la tua azienda a sopravvivere a qualunque cosa la vita gli metta addosso.