5 modi per controllare efficacemente i costi nella tua piccola impresa

A differenza delle semplici riduzioni delle spese, il controllo dei costi è un'azione mirata progettata per contenere i costi aumentando i profitti. Scopri perché il controllo dei costi è importante per la tua azienda.

Quando entriamo in affari, ci aspettiamo di guadagnare un profitto. La chiave è pianificare correttamente come verrà guadagnato quel profitto. È qui che entra in gioco il controllo dei costi. Scopri di più su cos'è il controllo dei costi, come si differenzia dalla gestione dei costi e quali misure puoi adottare per controllare meglio i costi e aumentare i profitti per la tua attività.

Panoramica:cos'è il controllo dei costi?

Tutti abbiamo delle spese di base che siamo responsabili del controllo. Immagina di provare a pagare l'affitto o il mutuo se non hai pianificato quella spesa mensile. La stessa teoria vale per il mondo degli affari. Le misure di controllo dei costi sono progettate per stabilire una misurazione di base che può essere utilizzata per misurare le spese effettive rispetto alle spese pianificate.

Negli affari, quando calcoliamo le spese per la produzione del prodotto, stimiamo quanto costerà produrre e consegnare quell'articolo ai nostri clienti. Quindi misuriamo i nostri costi effettivi rispetto al nostro budget per determinare quanto siamo vicini alla linea di base e apportare le modifiche di conseguenza.

Quando osserviamo queste variazioni di budget, possiamo vedere esattamente dove le nostre stime erano accurate e dove sono sbagliate. Diventa quindi nostro compito esaminare queste differenze di costo e capire quali misure di controllo dei costi devono essere messe in atto.

Ad esempio, supponiamo che tu abbia preventivato un profitto di $ 4 per ogni prodotto venduto, ma poiché le spese del tuo fornitore hanno superato il budget a causa di un aumento imprevisto dei prezzi, hai guadagnato solo $ 2 di profitto su ogni prodotto venduto.

Poiché sei stato in grado di individuare ciò che ha causato la tua riduzione dei profitti, puoi lavorare per affrontare il problema cambiando fornitori, aumentando i prezzi o riducendo altri costi legati alla produzione in modo da poter tornare al tuo obiettivo originale.

Il modo più semplice per creare un budget che può essere ricollegato alle tue spese è utilizzare l'applicazione software di contabilità. Se il tuo software non offre funzionalità di budget, puoi utilizzare un'applicazione per fogli di calcolo per creare il tuo budget, anche se gli aggiornamenti dovranno essere inseriti manualmente. In ogni caso, un budget è una necessità per monitorare e controllare meglio le spese.

Gestione dei costi e controllo dei costi:qual è la differenza?

La gestione dei costi e il controllo dei costi sono spesso usati in modo intercambiabile, anche se sono due cose diverse. La gestione dei costi si occupa della pianificazione e del budget, mentre il controllo dei costi si occupa dei costi effettivi e delle azioni intraprese a seguito di tali costi.

Ad esempio, quando si crea un budget per l'anno successivo, si utilizza la gestione dei costi per prepararlo. Inizi con il processo di pianificazione, che include prodotti o servizi che desideri offrire e come li consegnerai ai tuoi clienti. La fase di pianificazione dovrebbe includere anche le proiezioni finanziarie iniziali, che verranno successivamente utilizzate nel budget.

Successivamente, dovrai stimare i relativi costi di tali processi e utilizzare quei numeri per creare un budget o una linea di base su cui misurare.

È qui che entra in gioco il controllo dei costi. Il controllo dei costi misura le spese effettive rispetto alle spese stimate o preventivate come mezzo per affrontare in modo proattivo le varianze. Il controllo dei costi è tutto, dall'affrontare direttamente le variazioni di budget all'istituzione di azioni correttive che ti consentiranno di ridurre i costi imprevisti.

Ma non hai ancora finito. Anche se vengono adottate misure correttive, dovrai comunque tenere traccia delle spese future per essere sicuro che le misure in corso di attuazione siano efficaci.

5 modi per tagliare e controllare efficacemente i costi nella tua piccola impresa

Un efficace sistema di controllo dei costi inizia con un budget accurato, incluso un modo per misurare le variazioni di budget in tempo reale. Ad esempio, se stai gestendo un progetto, vorrai misurare in modo proattivo gli scostamenti in tutto il budget e affrontare rapidamente scostamenti come le eccedenze per mantenere il progetto senza intoppi.

Questo vale anche quando si misurano le varianze a livello aziendale. Ad esempio, se i tuoi costi di produzione e produzione sono molto alti, non vuoi aspettare fino alla fine dell'anno per affrontare i problemi dietro l'aumento dei costi di produzione. Ecco perché l'esame mensile delle variazioni di budget può aiutare a scongiurare catastrofi consentendoti di apportare modifiche rapidamente.

Dai un'occhiata a queste altre cose che puoi fare per controllare i costi nella tua attività.

1. Approfondisci i numeri

Quando esegui il tuo bilancio alla fine del mese, noti che il tuo profitto netto è molto inferiore al previsto. Ma per affrontare il motivo dell'inaspettato calo dei profitti, devi sapere perché sono in calo.

I tuoi costi fissi sono superiori alle tue previsioni finanziarie originali? Il tuo fornitore ha aumentato i prezzi? Hai dovuto pagare gli straordinari ai dipendenti per far uscire i prodotti in tempo? Tutto ciò può influire sul tuo profitto, ma non sarai in grado di correggere il problema se non sai cosa lo ha causato.

Ad esempio, se i tuoi costi sono aumentati a causa di una modifica dei prezzi dei fornitori, dovrai affrontare il problema con misure correttive, che possono includere la negoziazione di una tariffa ridotta o addirittura il cambio dei fornitori. Individuando il problema, riacquisti un maggiore controllo sui tuoi costi e puoi iniziare a lavorare verso il tuo obiettivo di aumentare i profitti.

2. Preparare adeguatamente i budget

Il modo migliore per implementare sia la gestione dei costi che le procedure di controllo dei costi è creare un budget. Prenditi il ​​tempo necessario per creare un budget che non sia solo una stima approssimativa, ma utilizzi i dati storici come base. Se questo processo non funziona per te, prendi in considerazione l'utilizzo di un budget a base zero, che ti consente di ricominciare da zero, giustificando ogni spesa operativa prima di inserirla nel tuo budget.

Ma creare un budget non è sufficiente. È inoltre necessario monitorare regolarmente tale budget per tenere sotto controllo le variazioni man mano che si verificano, non diversi mesi dopo, quando l'azione correttiva non è più un'opzione praticabile.

3. Gestisci meglio i tuoi progetti

Stai per ospitare il tuo primo evento dell'anno. Quale modo migliore per assicurarsi che i costi previsti rimangano in linea con l'obiettivo se non quello di gestire le varie componenti dell'evento? Sebbene possa essere utile rivedere i costi al termine dell'evento per vedere cosa è andato bene e cosa no, non è meglio monitorare le spese del tuo progetto in tempo reale e intraprendere azioni correttive prima che il tuo progetto superi il budget di migliaia di dollari?

4. Tieni d'occhio il tuo inventario

I livelli di inventario possono svolgere un ruolo importante nel determinare se i profitti sono su, giù o stagnanti. Se vendi prodotti, devi imparare a camminare su una linea sottile tra la disponibilità di scorte sufficienti per evadere gli ordini in modo tempestivo e le scorte in eccesso, il che fa aumentare i costi e può finire come uno spreco.

Ciò è particolarmente importante se il tuo inventario ha una data di scadenza. Gestisci correttamente il tuo inventario e probabilmente anche i tuoi costi saranno ridotti.

5. Riduci le riparazioni

Un migliore controllo delle spese spesso significa essere proattivi piuttosto che reattivi. Ad esempio, l'utilizzo di apparecchiature vecchie o difettose nel tuo ufficio o nella tua linea di produzione può essere disastroso, con un crash imprevisto del computer o macchinari difettosi che ti costano tempo e denaro.

Mentre spenderai denaro per assicurarti che le tue apparecchiature per ufficio e fabbrica siano aggiornate, eliminerai anche le costose sorprese che possono apparire e devastare il tuo budget e i tuoi costi.

Il controllo dei costi è una necessità per un'attività di successo

A tutti noi piace pensare che la nostra attività realizzerà un profitto. Ma ci sono cose che puoi fare per trasformare questo pensiero in realtà, a cominciare dall'implementazione di misure di gestione e controllo dei costi.

Tenere sotto controllo i costi inizia con la creazione di un budget che viene utilizzato come strumento attivo e non solo guardato occasionalmente. Conoscere gli scostamenti mensilmente può aiutarti a mitigare una crisi prima che inizi, consentendoti di implementare misure correttive, sia che si tratti di cercare un nuovo fornitore, eliminare gli straordinari dei dipendenti o adeguare i livelli di produzione.

Controllare i costi implementando misure di controllo dei costi ti mette al comando della tua attività e dei suoi profitti.