Come creare e inviare un documento di avviso di rimessa

Le note di avviso di rimessa vengono emesse per confermare i pagamenti delle fatture. Sebbene oggi siano meno comuni, possono migliorare il monitoraggio finanziario e offrire tranquillità ai tuoi fornitori.

Tenere traccia dei pagamenti e delle fatture online può essere fatto molto più facilmente nell'era digitale di oggi. Tuttavia, una maggiore chiarezza è sempre apprezzata. Quando gestisci la contabilità della tua azienda, è molto più facile abbinare i pagamenti online alle fatture in base ai numeri delle fatture, alle date di pagamento e agli importi, anche se può essere noioso.

Sebbene il software di contabilità aiuti ad automatizzare gran parte del processo di fatturazione e gestione dei pagamenti, fornire documentazione aggiuntiva quando viene pagata una fattura può fornire una migliore trasparenza su entrambe le estremità. È qui che i consigli sulle rimesse tornano utili, rendendo più facile abbinare i pagamenti alle fatture.

Panoramica:cos'è un avviso di rimessa?

La rimessa si riferisce al denaro inviato o emesso a un fornitore, venditore, appaltatore o un'altra azienda. L'avviso di rimessa è la prova del pagamento che un'azienda invia ai conti attivi per far sapere a un'azienda o a un individuo che una fattura è stata pagata. È simile a una ricevuta e può essere estremamente utile per entrambe le parti per organizzare meglio i documenti finanziari.

Quando una società o un individuo emette una fattura, è possibile programmare automaticamente l'invio di una nota di avviso di rimessa (nota anche come ricevuta di rimessa) una volta elaborato il pagamento della fattura. Questo può essere fatto sotto forma di messaggio e-mail o inviato tramite portale di pagamento o software di elaborazione. Una nota di avviso di rimessa viene talvolta definita anche fattura di rimessa, rimessa di pagamento o avviso di rimessa.

Poiché la maggior parte delle fatture viene ora pagata online, in genere non è richiesto un documento di avviso di rimessa, né spesso è previsto. In effetti, queste banconote stanno diventando meno frequenti con l'aumento dei metodi di pagamento digitali.

Tuttavia, ci sono alcuni vantaggi chiave nell'emissione di note di avviso di rimessa, tra cui:

• Semplificare l'abbinamento di pagamenti e fatture
• Conferma della prova di pagamento
• Offrire un'identificazione più semplice se un'azienda mette in dubbio il pagamento

Inoltre, se lavori spesso con fornitori e fornitori in altri paesi, l'emissione di documenti di avviso di rimessa può offrire un ulteriore livello di responsabilità durante la compilazione dei documenti finanziari per le revisioni aziendali o la stagione fiscale.

6 cose da includere in un documento di avviso di rimessa

Se decidi di emettere un avviso di rimessa dopo aver elaborato il pagamento a un fornitore o un'altra entità, ti consigliamo di estrarre le informazioni chiave dalla loro fattura. La loro fattura conterrà alcune informazioni personali e dettagli di pagamento, comprese le modalità di pagamento, i termini di pagamento (30 netti, dovuti al ricevimento, ecc.) e dettagli sul servizio svolto.

Di seguito sono riportati alcuni dei campi standard che vorresti includere quando si emettono note di avviso di rimessa:

1. Nome e indirizzo della tua azienda

Includere queste informazioni per garantire che il destinatario del pagamento possa identificare chiaramente da chi proviene il pagamento. Se il destinatario ha lavorato o fornito prodotti a una consociata, ti consigliamo di includere tali informazioni nella ricevuta per maggiore chiarezza.

2. Nome e indirizzo del destinatario

Successivamente, includi il nome e l'indirizzo del destinatario elencati nella fattura che ti è stata fornita. Puoi anche includere il loro indirizzo email o numero di telefono se tali informazioni sono disponibili.

3. Numero fattura

Quando il venditore ha inviato una fattura, avrebbe fornito un numero di fattura. Assicurati di includerlo in questo foglio per facilitarne la consultazione.

4. Importo del pagamento

È importante includere l'importo che viene pagato al destinatario, comprese eventuali tasse o spese trattenute o bonus. Se sono stati completati più servizi, puoi dettagliare i pagamenti per offrire ancora più dettagli.

5. Metodo di pagamento

Assicurati di includere come è stata pagata la fattura (DCH, PayPal, Venmo, bonifico bancario, assegno fisico o metodo di pagamento alternativo). Ciò consentirà al destinatario di capire come arriverà il suo denaro e offrirà una maggiore trasparenza per abbinare i pagamenti alle fatture in futuro.

6. Data di emissione

Infine, potresti voler includere la data di emissione del documento di avviso di rimessa e quando il cliente può anticipare il pagamento in base alle proprie condizioni di pagamento.

Come creare e inviare un documento di avviso di rimessa

Ora che sai cosa è necessario per creare ricevute di avviso di rimessa, potresti chiederti il ​​modo migliore per inviarle. Non ci sono regole fisse su come inviare le note di avviso di rimessa, infatti, non sono affatto obbligatorie per legge. Tuttavia, ci sono alcune pratiche comuni che puoi seguire, a seconda del metodo che scegli per inviare i documenti di avviso di rimessa.

Ecco i modi più comuni per inviare documenti di avviso di rimessa.

1. Posta fisica

Prima che i pagamenti iniziassero a essere trasferiti ai metodi digitali, i documenti di avviso di rimessa erano molto più diffusi. Sono stati inviati per posta all'azienda o all'indirizzo del contatto e talvolta sono arrivati ​​anche con assegni fisici. Tuttavia, l'invio digitale di documenti di avviso di rimessa è molto più comune oggi.

2. Email

L'e-mail è in genere la forma più rapida e semplice per inviare e ricevere documenti di avviso di rimessa. Quando si esegue questa operazione, è importante richiedere in anticipo l'indirizzo e-mail dell'entità (o quello del suo reparto contabilità), piuttosto che fare affidamento su un indirizzo e-mail generale dell'azienda.

3. Altri metodi digitali

Molte piattaforme contabili semplificano l'invio e la ricezione digitale di avvisi di rimessa. Alcuni software di contabilità consentono di impostare automaticamente la documentazione dell'avviso di rimessa, che viene quindi inviata al destinatario corrispondente quando viene pagata una fattura (o pianificata per essere pagata).

Quando il documento di avviso di rimessa viene creato, potrebbe attivare un'e-mail, un SMS o una notifica nel software di contabilità fornitori per il destinatario.

Tieni presente che il metodo scelto dalla tua azienda per inviare note di avviso di rimessa varierà probabilmente a seconda delle dimensioni, della redditività e del numero di fornitori, fornitori e appaltatori.

Ad esempio, se sei una piccola azienda che paga principalmente appaltatori e fornitori tramite assegno fisico, potresti scegliere di inviare il documento di avviso di rimessa con il pagamento. Le aziende più grandi che offrono a fornitori e fornitori l'accesso al loro software di fatturazione o ai sistemi di contabilità fornitori sceglieranno probabilmente di inviare questi avvisi all'interno della piattaforma software.

Quali sono alcune alternative all'invio di avvisi di rimessa?

Dal momento che molte aziende ora pagano i loro fornitori e fornitori online, i documenti di avviso di rimessa non sono più necessari come una volta. In effetti, molte aziende scelgono di non inviare affatto documenti di avviso di rimessa o alternative, annotando invece i termini di pagamento in anticipo in modo che i destinatari sappiano sempre quando aspettarsi i pagamenti.

Al posto dell'invio di una nota di avviso di rimessa, altre società possono scegliere di inviare un'e-mail indicando quando il destinatario può aspettarsi il pagamento o confermando che il pagamento è in corso di elaborazione. La maggior parte dei software di contabilità può essere configurata per inviare queste note automaticamente.

Sebbene simili alle e-mail di avviso di rimessa, queste e-mail di conferma del pagamento in genere contengono meno informazioni rispetto alle tradizionali note di avviso di ammissione. Software di contabilità come Xero e Zoho Books possono inviare automaticamente e-mail agli utenti una volta inviata una fattura. Queste e-mail contengono lo stato della fattura, informazioni di pagamento aggiornate e collegamenti per verificare lo stato di una determinata fattura.

Risparmia tempo con gli aggiornamenti dell'elaborazione automatizzata dei pagamenti

I documenti di avviso di rimessa sono ancora emessi da molte aziende oggi come mezzo per aiutare a fornire un migliore monitoraggio dei pagamenti dei fornitori, sebbene non siano richiesti dalla legge. Tuttavia, poiché il monitoraggio digitale offre molta più trasparenza, le note di avviso di rimessa stanno diventando molto meno comuni.

Se scegli di inviare documenti di avviso di rimessa, puoi farlo tramite posta, e-mail o messaggi automatici generati dal tuo software di contabilità. In alternativa, puoi inviare notifiche di elaborazione dei pagamenti o offrire ai fornitori l'accesso al tuo sistema di gestione delle fatture in modo che possano visualizzare e monitorare facilmente tutti i pagamenti delle fatture.