Come ospitare un ritiro virtuale

Vuoi pianificare un ritiro virtuale per la tua azienda ma non sai da dove iniziare? Condivideremo i nostri suggerimenti e trucchi in modo che anche il tuo ritiro virtuale possa essere un successo.

È stato un giorno triste quando abbiamo deciso di cancellare il nostro amato ritiro del team YNAB nel 2020. (COVID!). La nostra azienda è stata completamente remota sin dal suo inizio e quei ritiri di persona una volta all'anno sono stati leggendari, dopo tutto! Ma con una pianificazione mirata, abbiamo realizzato un ritiro virtuale che ha comunque catturato la magia.

Il nostro ritiro si è svolto in due giorni feriali, sei ore al giorno, comprese le pause. Ecco alcune attività che abbiamo incluso, insieme a suggerimenti e lezioni apprese per ispirare la tua!

Come abbiamo organizzato un ritiro virtuale di successo

Costruisci l'eccitazione

Circa un mese prima del ritiro, abbiamo creato un canale Slack per il ritiro designato per creare eccitazione e avviare buone chiacchiere. L'anticipazione è fondamentale! Abbiamo lanciato teaser sull'arrivo dello swag, sui giochi da tavolo e su altre cose che entusiasmano il nostro team.

Porta la magia con gli snack

Gli spuntini sono una parte non negoziabile dei nostri ritiri di persona! Quindi, per includerli ancora, abbiamo utilizzato SnackMagic, una piattaforma per regali di snack. Circa una settimana prima del ritiro, tutti hanno ricevuto un'e-mail da SnackMagic che li ha trattati con una scatola piena di snack che potevano scegliere. Le scatole sono arrivate appena prima del ritiro e wow, avresti pensato che abbiamo sorpreso la squadra con un viaggio a Maui! ! (NdR:non è un'esagerazione. Sono stati fantastici.)

Non puoi sbagliare con i buoni regalo per la consegna dei pasti

Anche mangiare insieme è una parte molto amata dei ritiri di persona presso YNAB. Abbiamo inviato a ogni membro del team una carta regalo elettronica a un servizio di consegna di cibo (qualunque cosa avesse localmente) in modo che le persone potessero ancora mangiare "insieme" se lo desideravano.

Gioca ai giochi online (e provali prima)

I giochi da tavolo sono un must assoluto nei ritiri YNAB! (Forse il n. 1 must-have.) Il nostro team operativo ha provato alcuni giochi online in anticipo, (ehi, qualcuno doveva farlo!), quindi abbiamo chiesto al team di iscriversi ai giochi che volevano gioca ogni giorno. Prima e durante il ritiro, ci siamo assicurati che tutti sapessero dove trovarsi per ogni gioco, chi fosse il loro capogruppo e abbiamo persino inviato inviti al calendario che includevano le informazioni sul gruppo e i collegamenti al gioco. Codenames e Drawphone sono stati entrambi grandi successi!

Pianifica alcune attività divertenti e inaspettate

Abbiamo incluso altre attività divertenti e inaspettate che hanno aiutato le persone a incontrarsi in gruppi più piccoli e a conoscersi. Abbiamo usato Puzzle Break per una escape room virtuale (mi è piaciuto molto!), Icebreaker per chat individuali assegnate casualmente e un progetto di lavoro divertente che abbiamo intitolato Small Teams Super Secret Work Project. Abbiamo mantenuto i dettagli per quello, beh, segreti, fino all'inizio del progetto!

Prova i tour della città natale

Ciascun membro del team può scegliere di creare un video opzionale che ci mostra la propria casa o città. Abbiamo guardato questi Hometown Tours insieme per 30 minuti alcune volte durante il ritiro. Ci è piaciuto molto vedere questi scorci nelle case e nei quartieri degli altri!

8 cose da fare per un ritiro virtuale

1. Sii chiaro sull'agenda . Ci sono alcune attività a cui tutti i membri del team vorranno partecipare? Cosa è opzionale?
2. Sii sensibile al fatto che le persone parteciperanno da casa. Avranno bisogni e interruzioni (ciao, bambino affamato!) Che non ci sarebbero se il ritiro fosse di persona. Fai sapere al tuo gruppo che va bene essere flessibile con il proprio programma quando necessario!
3. Lascia un piccolo mistero! Pianifica alcune sorprese o attività senza mostrare tutte le tue carte.
4. Offri opportunità alle persone di interagire individualmente o in piccoli gruppi. Per quanto possibile, ricrea le chat improvvisate che accadono di persona, quando le persone si conoscono davvero.
5. Dare cibo in qualche modo!! Molte persone si relazionano al cibo. Ma se il cibo non fa per te, trova qualcos'altro che fa crea connessioni nel tuo team e incorporalo.
6. Comunicare, comunicare, comunicare. Fai sapere al tuo gruppo date, tempi e (almeno) piani provvisori in anticipo, quindi assicurati che tutti sappiano dove andare in un dato momento. Avevamo un'agenda principale (documento Google) e pubblicato collegamenti e promemoria alle riunioni Zoom in Slack durante il ritiro.
7. Conosci la tua squadra! Hanno bisogno di un'intera settimana per un ritiro? Cosa accende le conversazioni? Cosa li aiuta a connettersi? Di quali attività passate hanno parlato molto tempo dopo che erano accadute? Quali battute interne vengono fuori spesso?
8. Percorri l'intero ritiro come se fossi un membro del team. Quali domande potrebbero sorgere per qualcuno in determinati momenti? Modifica il tuo programma, le istruzioni e i piani in modo che sia il più possibile privo di stress per il tuo team. Aiutalo a fluire per loro.

3 cose da evitare durante un ritiro virtuale

1. Fare troppe attività. Ci sono molte opzioni divertenti per i ritiri virtuali, ma resisti all'impulso di farle tutte. Scegli quelli che si adattano meglio alla tua squadra! Pensa alla qualità alla quantità.
2. Lanciare qualcosa insieme. Anche un ritiro virtuale richiede molta pianificazione attenta, o sembrerà un'altra conferenza di formaggio. Non organizzare un ritiro solo per il bene di un ritiro.
3. Pensando che sarà perfetto. Fai del tuo meglio per pianificare e ossessionarti per i dettagli, ma poi tira i pugni quando qualcosa non va come previsto.

Cos'altro abbiamo imparato

• Costruisci in vere pause. Considera di includere i momenti durante le ore di ritiro che sono vere pause, quando non c'è niente da fare. In questo modo le persone non devono scegliere tra attività "opzionali" o concedersi davvero una pausa dalla socialità del ritiro. Aiuta a diminuire la FOMO. 🙂
• Sii sensibile ai membri del team in diversi fusi orari. Questa volta, abbiamo mantenuto le nostre attività su orari di lavoro standard per la maggior parte del team. Ma poiché abbiamo anche una grande manciata di membri del team internazionale, la prossima volta programmeremo più attività durante loro orario di lavoro standard.
• Lascia spazio tra le attività. Le persone vogliono solo tempo per chattare e recuperare il ritardo, separarsi dal giocare insieme o svolgere un'altra attività. Hanno bisogno di opportunità per conversazioni e interazioni non pianificate. La prossima volta, potremmo lasciare un po' più di respiro tra le attività.

Con qualsiasi ritiro, virtuale o meno, la parte più importante sono le persone. La tua squadra. Quindi, qualunque cosa tu scelga di fare per il tuo ritiro virtuale, tieni la tua gente in primo piano e divertiti. Se miri a deliziarli e mostrare loro quanto sono apprezzati, puoi essere prereeetty certo che lo inchioderai!

Vuoi saperne di più sulla cultura aziendale di YNAB o su come prosperare come forza lavoro remota? Seguici su LinkedIn o sintonizzati sul podcast settimanale del nostro fondatore!