Come utilizzare YNAB come software per il budget aziendale

Il budget è definizione del budget, ma il budget per la tua piccola impresa è solo abbastanza diverso dal budget personale che potrebbe sembrare necessario uscire e acquistare un software di budgeting per piccole imprese e apprendere una piattaforma e una routine completamente nuove per tenere traccia delle finanze della tua azienda.

Come proprietario di una piccola impresa, l'ultima cosa di cui hai bisogno è spendere più soldi per un'altra soluzione di budgeting o dedicare del tempo per imparare un nuovo strumento di budgeting. C'è conforto nella sicurezza che deriva dal tuo processo di budgeting esistente (a meno che tu non ne abbia ancora uno... accidenti. Va bene, possiamo risolverlo).

Ma ciò che potrebbe sorprenderti è che ho utilizzato YNAB sia per il budget personale che gestire le finanze di una piccola impresa.

Quindi, un flashback del giorno in cui ho ottenuto il mio primo cliente come scrittore freelance. È stato un momento emozionante e in qualche modo travolgente:avevo lavorato (per quello che sembrava un'eternità) per creare il mio sito Web e capire dove incontrare potenziali clienti. Contabilità? Sicuramente non sul mio radar.

Posso utilizzare YNAB come software per il budget aziendale?

Ho ricercato software di contabilità come Quickbooks, FreshBooks e Xero, ma con un solo cliente non potevo giustificare l'"investimento" in costosi sistemi software di budgeting aziendale. Tuttavia, sapevo che la pianificazione del budget e il monitoraggio delle mie entrate erano fondamentali per il mio successo a lungo termine (Ciao, stagione fiscale!) e mi chiedevo:"Posso farla franca usando solo YNAB?"

Avevo già YNAB per il mio budget finanziario personale, perché non usarlo come software di budgeting per piccole imprese? Quindi è quello che ho fatto. Funzionerà benissimo anche per te, se:

• Gestire un'attività semplice basata sui servizi
• Non è necessario gestire le buste paga dei dipendenti
• Non gestire una tonnellata di inventario

I vantaggi dell'utilizzo di YNAB come software di budgeting per piccole imprese includono:

• Facile da usare
• Tracciamento delle spese
• Rapporti sui dati finanziari
• Prendere decisioni di spesa sulla base di dati in tempo reale
• Gestione dei crediti
• Tracciare, gestire e saldare i debiti della carta di credito legati all'attività commerciale
• L'app mobile e il software basato su cloud significano che il tuo budget è disponibile ovunque e in qualsiasi momento.

Ed ecco come funziona:

1. Crea il tuo budget aziendale

Se utilizzi già YNAB, accedi. In caso contrario, prendi una prova gratuita e dai un'occhiata!

Una volta effettuato l'accesso, fai clic sul nome del tuo budget personale ("Il mio budget") che si trova nell'angolo in alto a sinistra dello schermo. Quindi seleziona "Nuovo budget" dal menu a discesa. Si presenta così:

Inserisci le informazioni sul budget della tua attività (nome, saldo iniziale, ecc.) e fai clic su "Crea budget".

2. Crea le tue categorie

Quindi, crea gruppi di categorie e categorie. Come puoi vedere, ho utilizzato i gruppi di categorie per separare i risparmi e i diversi tipi di spese:

Personalizza le tue categorie in base alla tua attività. Puoi sempre modificare e aggiungere al tuo elenco di categorie anche in un secondo momento.

3. Crea un account di monitoraggio

Ora, la parte migliore:Contabilità clienti! (Questo è il denaro che i tuoi clienti ti devono per i servizi che fornisci.)

Fai clic su "Aggiungi account" nella barra laterale di sinistra. Seleziona Scollegato e scegli la Risorsa Tipo di account. Inserisci "Contabilità clienti" per il nome e "0" per il saldo.

Aggiungi Contabilità clienti come account di monitoraggio in modo da poter tenere traccia di eventuali fatture non pagate.

Congratulazioni, ora sei ufficialmente pronto per essere pagato. (Non so voi, ma questa è la mia parte preferita!)

4. Registra le tue fatture

Registra le tue fatture nel tuo nuovo conto Contabilità clienti aggiungendo una transazione con la data, il nome del cliente, il numero della fattura e l'importo fatturato.

Ad esempio, se il 3 novembre hai fatturato $ 1.500 a J. Doe, sarebbe simile a questo:

Suggerimento per professionisti:includi sempre il numero di fattura univoco nella tua riga di promemoria. Questo è estremamente importante per i record e la riconciliazione.

Come puoi vedere, l'afflusso di $ 1.500 si riflette nel saldo della contabilità clienti aggiornato, che è passato da $ 0 a $ 1.500. Ogni volta che hai bisogno di sapere quanto ti è dovuto, consulta il tuo saldo Contabilità clienti.

(Nota che nulla è cambiato nel budget perché non hai ancora ricevuto il pagamento di J. Doe.)

5. Riconcilia quando vieni pagato

Flash forward e J. Doe ha pagato la tua fattura. Simpatico! Spostiamo la transazione sul conto budget ricevente selezionandolo e facendo clic su "Modifica", quindi su "Sposta su conto".

Tieni presente che il saldo della tua contabilità clienti è aggiornato. Ciò significa che tutte le tue fatture vengono pagate per intero (Sì!) e nessuno ti deve dei soldi (Oh!).

Quando fai clic sul tuo conto bancario, vedrai che il pagamento di J. Doe è stato aggiunto come voce nel registro della tua banca. Classifica la transazione come Afflusso:pronto per l'assegnazione .

Ti consigliamo di conservare la data della fattura e il promemoria sulla transazione in modo che corrispondano ai tuoi record.

Congratulazioni, hai contanti!

6. È ora di dare lavoro ai tuoi dollari!

Nella schermata del budget, vedrai che i tuoi $ 1.500 sono pronti per essere preventivati. Ora, proprio come con il tuo budget personale, dai un lavoro a ogni dollaro ! Puoi anche applicare un modello di budget di base, come questo .

I tuoi fondi sono ora pronti per essere assegnati alle categorie.

Questo è un involucro!

Se offri servizi come freelance o gestisci un'impresa di piccole e medie dimensioni adatta a questo tipo di contabilità , Spero che questo aiuti! Ci vorranno solo pochi minuti per la configurazione e ne vale davvero la pena:

• Avrai una scheda in corso di quanti affari hai fatturato, in altre parole, quanti soldi ti devono i tuoi clienti, in modo che nessuno dei tuoi pagamenti scivoli via.
• Avrai registri di rendicontazione finanziaria chiari per la dichiarazione dei redditi e altri scopi commerciali.
• Non dovrai pagare per il software di contabilità aziendale.
• Non dovrai reinventare la ruota imparando un nuovo strumento di gestione del budget mentre sei impegnato a gestire un'impresa.

E, se hai domande su YNAB, assicurati di partecipare alle nostre sessioni di domande e risposte online gratuite . Durano solo 20 minuti e i nostri insegnanti sarebbero entusiasti di rispondere alle tue domande.