Risposte alle 15 principali domande sui salari delle piccole imprese

Se hai una piccola impresa, o stai cercando di avviarne una, è probabile che tu sappia già che dovrai gestire le buste paga dei tuoi dipendenti. Ma la gestione delle buste paga può essere più complicata di quanto molti si aspettino. Per aiutarti a iniziare, abbiamo risposto a 15 delle domande più frequenti sul libro paga delle piccole imprese.

1. Cosa sono le tasse sui salari?

   Le imposte sui salari, note anche come tasse sul lavoro, sono tasse che devono essere pagate da datori di lavoro e dipendenti. Di solito sono calcolati come percentuale della retribuzione dei dipendenti. Le tasse sui salari includono:

   • Imposte federali e statali sul reddito, che vengono detratti dai guadagni dei dipendenti e regolarmente versati all'IRS e alle agenzie fiscali statali dal datore di lavoro.
   • imposte della Legge federale sui contributi assicurativi (FICA), che finanziano la previdenza sociale e il Medicare. Datori di lavoro e dipendenti condividono l'obbligo fiscale FICA, ciascuno contribuendo al 50% dell'aliquota fiscale totale.
   • Tasse della legge federale sulla disoccupazione (FUTA), che finanziano l'assicurazione contro la disoccupazione e sono pagati solo dai datori di lavoro. Alcuni stati hanno crediti d'imposta che riducono l'obbligo fiscale FUTA del datore di lavoro.
   • Qualsiasi altra tassa statale o locale pertinente, come l'assicurazione invalidità, la retribuzione del lavoratore o le tasse sui salari imposte dalla giurisdizione locale.

2. Di quali informazioni ho bisogno affinché l'IRS inizi il mio libro paga aziendale?

   Prima di poter iniziare a gestire il libro paga, dovrai fare del lavoro amministrativo per stabilire la tua attività come entità che paga le tasse con l'IRS, e dovrai raccogliere alcuni moduli fiscali dai tuoi dipendenti. Pianificare in anticipo può aiutare a prevenire i problemi del libro paga. Ecco come iniziare:

   • Scegli una struttura aziendale. Dovrai selezionare una struttura aziendale se non l'hai già fatto. Le strutture aziendali comprendono le imprese individuali, società e LLC, che hanno considerazioni legali e fiscali diverse.
   • Richiedi un EIN. La tua piccola impresa deve richiedere un numero di identificazione del datore di lavoro (EIN). Dovrai indicare la tua struttura aziendale sulla domanda EIN. L'IRS utilizzerà il tuo EIN per identificare la tua attività su diversi documenti fiscali, simile al numero di previdenza sociale di un individuo. Puoi ottenere un EIN facendo domanda online, per posta o per fax.
   • Scegli un anno fiscale. Il tuo reddito imponibile è calcolato in base al tuo anno fiscale, che è un periodo di 12 mesi che scegli a fini contabili e fiscali. Le aziende possono scegliere di utilizzare l'anno solare o un anno fiscale che non termina il 31 dicembre. Stabilirai il tuo anno fiscale con l'IRS quando presenti la tua prima dichiarazione dei redditi d'impresa.
   • Raccogli informazioni sui dipendenti. I dipendenti dovranno compilare i moduli IRS I-9 e W-4 per stabilire l'idoneità al lavoro e l'appropriata ritenuta d'imposta sul reddito, rispettivamente.

3. Ho bisogno di un conto bancario aziendale?

   Se hai intenzione di ricevere e spendere soldi come azienda, dovresti generalmente aprire un conto bancario aziendale. Oltre a fornire una posizione centrale per prelevare e depositare pagamenti aziendali, rendono inoltre più semplice tenere separati i fondi aziendali dai fondi personali. Avrai bisogno di un EIN per aprire un conto bancario aziendale.

4. Può una piccola impresa fare il proprio libro paga?

   Sì, puoi gestire il libro paga della tua piccola impresa utilizzando fogli di calcolo o calcolatori online. Ma più dipendenti hai, più difficile sarà tenere traccia delle ore dei dipendenti, pagare i dipendenti, gestire le imposte sui salari e tenere registri, soprattutto perché ogni dipendente può avere una combinazione unica di salari, benefici, obblighi di ritenuta d'acconto e altre detrazioni. Avrai anche bisogno di una profonda comprensione di tutti i federali, leggi statali e locali sul lavoro e obblighi fiscali sui salari.

   Data la complessità, in genere ha senso eseguire manualmente il libro paga solo se la tua azienda ha pochi dipendenti con una semplice struttura fiscale e dei benefici. Anche per quelle imprese, una soluzione software per le paghe può automatizzare complesse, faccende che richiedono tempo come il calcolo degli stipendi. Prendi in considerazione l'integrazione del tuo software di contabilità e paghe per rimanere conforme alle normative e collegare due delle risorse più importanti della tua azienda, persone e denaro.

5. Devo assumere un servizio paghe o provare software/automazione?

   Prima di scegliere di assumere un servizio di paghe in outsourcing, utilizzare una soluzione software automatizzata per la gestione delle paghe o eseguire manualmente la gestione delle paghe, considerare i costi delle opzioni per le buste paga delle piccole imprese, così come il tempo e le risorse che puoi dedicare.

   Un servizio di buste paga in outsourcing dovrebbe gestire ogni aspetto della busta paga. Calcola salari e ritenute, distribuisce buste paga e si assume la responsabilità della conformità a tutte le leggi fiscali e del lavoro, quindi la tua azienda non dovrebbe essere ritenuta responsabile per eventuali errori di libro paga. È il modo meno dispendioso in termini di tempo per gestire le buste paga, ma tende anche ad essere più costoso.

   Le soluzioni software per le buste paga automatizzano molti aspetti della busta paga, come tutti i calcoli sui salari, dando alla tua azienda un maggiore controllo sul processo. Alcune soluzioni software per le buste paga archiviano automaticamente le tasse e pagano i dipendenti tramite deposito diretto o altri metodi. Potresti comunque voler avere un esperto di buste paga nel tuo team per garantire che i dati vengano inseriti in modo accurato, e il processo procede senza intoppi. Poiché la tua azienda ha ancora il controllo sul processo di gestione degli stipendi, sei tenuto a seguire tutte le leggi fiscali e le normative sul lavoro. Però, una buona soluzione software per la gestione delle paghe dovrebbe rimanere al passo con i mutevoli requisiti fiscali e di lavoro su un piano federale, livello statale e locale. Il software per il libro paga può aiutarti a superare alcune delle sfide comuni del libro paga per le piccole imprese.

   L'esecuzione manuale del libro paga è il modo più dispendioso in termini di tempo per eseguire il libro paga perché dovrai calcolare tutte le tasse e le detrazioni, stare al passo con i benefici e il tempo libero dei dipendenti, tenere traccia delle ore, inviare buste paga, e gestire tutti gli obblighi di dichiarazione fiscale annuale e trimestrale. Può essere l'opzione più economica, ma è importante notare che gli errori del libro paga possono turbare i dipendenti ed esporre la tua azienda a sanzioni pecuniarie da parte dell'IRS o del Dipartimento del Lavoro degli Stati Uniti.

6. Con quale frequenza devo eseguire il mio libro paga?

   La frequenza delle buste paga dipende principalmente da due cose:le leggi statali e le esigenze della tua azienda. La maggior parte delle aziende gestisce le buste paga bisettimanali, ma settimanale, mensili e semestrali sono altri periodi di paga comuni.

   Meno spesso si esegue il libro paga, meno scartoffie dovrà affrontare la tua azienda, e potresti avere costi di elaborazione del libro paga inferiori. Ma i dipendenti potrebbero preferire essere pagati più frequentemente, soprattutto se sono pagati su base oraria e la loro retribuzione totale varia di settimana in settimana. Inoltre, alcuni stati hanno requisiti di frequenza salariale minima.

7. Quali sono le mie responsabilità datore di lavoro?

   In qualità di datore di lavoro, è tua responsabilità assicurarti che vengano eseguite le seguenti attività relative al libro paga, se li fai manualmente, utilizzare software o assumere un servizio di buste paga.

   • Raccogli tutte le informazioni necessarie sui dipendenti come W-4 e I-9.
   • Classificare correttamente i dipendenti (dipendenti contro appaltatori indipendenti e orari contro stipendiati).
   • Determina un periodo di paga che funzioni per la tua azienda e i dipendenti.
   • Stabilire politiche di ferie e ammissibilità ai benefici, se applicabile.
   • Imposta deposito diretto o altri metodi di pagamento per i dipendenti.
   • Tieni traccia delle ore dei dipendenti.
   • Calcola gli stipendi.
   • Ritenuta d'acconto ed eventuali detrazioni necessarie, compresa l'imposta federale sul reddito, tasse FICA, tasse FUTA, più eventuali tasse statali, retribuzione del lavoratore e tasse di invalidità.
   • Paga le tasse sui salari che l'azienda deve e la quota dei dipendenti delle tasse sui salari che hai trattenuto dalle loro buste paga.
   • Paga i dipendenti.
   • Fornire buste paga ai dipendenti, se necessario.
   • Rispettare tutti i requisiti di segnalazione del libro paga su un federale, livello statale e locale.
   • Tieni registri accurati.
   • Segui tutte le leggi sul lavoro.
   • Pagare altre spese salariali, inclusi fornitori di benefici e software per il libro paga o commissioni di outsourcing.

8. Quali sono i requisiti per la dichiarazione dei salari?

   Tutte le aziende devono rispettare i requisiti di rendicontazione delle buste paga, compresi i requisiti dell'IRS o dell'agenzia statale pertinente:

   • ogni trimestre, è necessario segnalare le imposte sul reddito e sui salari trattenute dalle buste paga dei dipendenti sul modulo IRS 941.
   • Ogni anno, è necessario segnalare diversi obblighi fiscali aggiuntivi sui salari utilizzando moduli standard, come:
   • Modulo IRS 940 per segnalare i depositi fiscali FUTA annuali
   • Modulo IRS 945 per segnalare qualsiasi imposta sul reddito non sui salari trattenuta, come l'imposta sul reddito trattenuta dai contributi o dalle pensioni del piano pensionistico
   • Modulo IRS W-3 per riportare un riepilogo di tutti i salari e i contributi dei dipendenti presentati all'amministrazione della sicurezza sociale in un determinato anno fiscale
   • È necessario segnalare tutte le nuove assunzioni allo stato appropriato non appena il dipendente viene assunto.
   • È necessario segnalare all'IRS tutti i certificati di ritenuta W-4 dei dipendenti non appena vengono assunti o rivedere il proprio W-4.
   • È necessario fornire i moduli fiscali di fine anno W-2 ai dipendenti entro il 31 gennaio di ogni anno, e 1099-MISC per appaltatori indipendenti.
   • Devi fornire buste paga ai dipendenti, se richiesto dallo stato in cui opera la tua attività.
   • È necessario rispettare qualsiasi altra normativa statale o federale specifica applicabile alla propria attività.

9. Cosa succede se commetto un errore?

   Gli errori del libro paga possono essere costosi. I dipendenti fanno affidamento sulla ricezione di una busta paga tempestiva e accurata, quindi gli errori sul libro paga possono infastidire i lavoratori e ridurre il morale. Inoltre, non è raro che le aziende classifichino erroneamente i dipendenti come appaltatori indipendenti. Se ciò accade, un'impresa può rischiare di essere citata in giudizio o multata e può essere soggetta a tasse aggiuntive sui salari.

   Per pagare i dipendenti in modo accurato senza l'ausilio di software per la gestione delle paghe o di una società di elaborazione delle buste paga a contratto, devi stare al passo con molte leggi fiscali e del lavoro, che sono tutti soggetti a modifiche. L'IRS e i governi statali impongono sanzioni per errori fiscali, mentre il Dipartimento del Lavoro degli Stati Uniti potrebbe multarti per errori sul libro paga come violazioni degli straordinari o dipendenti sottopagati.

   Se la tua azienda commette un errore sul libro paga, è importante riconoscere l'errore, spiegarlo ai dipendenti, descrivere come l'azienda risolverà il problema e assicurarsi che non si ripeta. Se si rileva l'errore prima che i dipendenti vengano pagati, potresti essere in grado di annullare immediatamente il ciclo del libro paga, risolvere l'errore e rieseguire il libro paga. Altrimenti, adottare misure per risolvere il problema e segnalare eventuali discrepanze all'IRS e a qualsiasi altra agenzia governativa pertinente, se necessario, per ridurre al minimo la probabilità di sanzioni per non conformità.

10. Come pago i dipendenti rispetto agli appaltatori?

    Una differenza fondamentale tra pagare i dipendenti e gli appaltatori è la responsabilità del datore di lavoro per le tasse sui salari. Se stai pagando un dipendente, la tua azienda è responsabile della ritenuta dell'importo corretto di federali, imposte sul reddito statali e locali da ogni busta paga dei dipendenti. La ritenuta si basa sul reddito di un dipendente e sulle indennità di ritenuta calcolate nel suo modulo W-4. Quindi paghi le tasse sui dipendenti trattenute all'IRS e alle agenzie statali, se necessario. In qualità di imprenditore, sei anche responsabile di trattenere qualsiasi altra detrazione necessaria dal libro paga, come l'assistenza sanitaria o i benefici del piano pensionistico. I dipendenti ricevono un W-2 alla fine dell'anno fiscale per aiutarli a far fronte ai loro obblighi fiscali con l'IRS.

    Se stai pagando appaltatori indipendenti, detti anche liberi professionisti, non sei obbligato a trattenere o pagare le tasse per loro conto. Gli appaltatori indipendenti ricevono l'intera retribuzione lorda in ciascuna busta paga. Sono tenuti a pagare le proprie tasse all'IRS e ad altre agenzie, comprese le imposte stimate trimestrali. Invece di un W-2, gli appaltatori ricevono un 1099-MISC alla fine dell'anno.

11. Qual è la differenza nel libro paga tra dipendenti orari e salariati?

    I dipendenti orari vengono pagati in base a una retribuzione oraria e al numero di ore lavorate durante ciascun periodo di paga. La loro retribuzione è generalmente regolata dal Fair Labor Standards Act (FLSA) (per questo motivo, sono considerati dipendenti “non esenti”). I dipendenti a ore devono percepire almeno il salario minimo federale e ricevere una retribuzione per gli straordinari se lavorano più di 40 ore alla settimana. Gli Stati possono avere requisiti di salario minimo e di pagamento degli straordinari più elevati che sostituiscono questi requisiti federali.

    I dipendenti stipendiati sono pagati sulla base di un salario annuo fisso. Questo importo viene diviso per il numero di periodi di paga in un anno per calcolare la retribuzione dei dipendenti per ciascun periodo. Alcuni lavoratori dipendenti, quali dirigenti e dipendenti in determinati ruoli professionali o amministrativi, sono esenti dalle leggi sugli straordinari FLSA e quindi non sono tenuti a ricevere gli straordinari se lavorano più di 40 ore in una settimana. I dipendenti stipendiati generalmente ricevono la stessa retribuzione di base indipendentemente da quante ore lavorano.

12. Come funziona il pagamento delle ferie o la busta paga bonus?

    L'indennità di ferie è la retribuzione fornita ai dipendenti in ferie, anche se non funzionano. Per esempio, alcune aziende possono offrire ai dipendenti permessi retribuiti per festività come il Memorial Day, Festa dell'Indipendenza e Festa del Lavoro. La FLSA non richiede alle aziende di pagare i dipendenti per le ferie, comprese le festività. Sta a ciascuna azienda decidere se farlo.

    Alcune aziende potrebbero scegliere di offrire ai dipendenti una retribuzione più elevata se lavorano nei giorni festivi, ma non è richiesto dalla legge. Sotto altri aspetti, l'indennità di ferie viene trattata come normale retribuzione e viene tassata allo stesso modo.

    La retribuzione bonus è una forma di salario supplementare:la paga che i dipendenti ricevono in aggiunta alla loro normale retribuzione. Poiché la retribuzione del bonus è diversa dalla retribuzione regolare, è tassato in modo diverso. Ci sono due modi per calcolare le imposte sui salari sulla retribuzione del bonus:il metodo aggregato e il metodo percentuale.

    • Aggregato: Se i bonus vengono pagati insieme ai salari regolari, la retribuzione del bonus viene aggiunta alla normale retribuzione del dipendente, che può aumentare la fascia d'imposta del dipendente. Le ritenute d'acconto vengono quindi calcolate in base allo scaglione d'imposta temporaneamente aggiornato.
    • Percentuale: Il bonus deve essere individuato come separato dalla retribuzione regolare e viene quindi tassato in misura forfettaria sull'intero importo. A partire dal 2020, l'aliquota fiscale federale per la retribuzione supplementare è del 22%. Il pagamento del bonus è inoltre soggetto alle tasse FICA e ad ogni altra imposta pertinente.

13. Come dovrei stare al passo con i pacchetti di benefici per i dipendenti nel libro paga?

    Offrire benefici ai dipendenti può essere costoso e la loro gestione può richiedere molto tempo e fatica. Ma spesso ne vale la pena perché i pacchetti di vantaggi possono attirare talenti migliori e aiutare la tua azienda a trattenere i dipendenti.

    Se prevedi di offrire vantaggi ai dipendenti come l'assicurazione sanitaria o i contributi corrispondenti al piano pensionistico, dovrai effettuare le relative detrazioni in busta paga. Poiché le detrazioni possono differire per ciascun dipendente, questo può diventare complicato, soprattutto se stai facendo il libro paga manualmente. Però, se la tua azienda utilizza un servizio di software per le paghe o una società di outsourcing, il fornitore dovrebbe calcolare automaticamente le detrazioni e i contributi per ogni esecuzione del libro paga, riducendo gli errori e gli errori di calcolo delle buste paga. Le soluzioni software per le buste paga possono anche consentire di integrare facilmente le informazioni sui benefici con le buste paga, contabilità e funzioni aziendali delle risorse umane in modo che ogni dipartimento abbia un accurato, registro aggiornato dei benefici ai dipendenti.

14. Come cambia il mio libro paga quando i dipendenti vanno in ferie, Ti piace il congedo parentale?

    Quando i dipendenti vanno in ferie, le modifiche alla loro retribuzione dipendono da una serie di fattori. Questi includono le dimensioni della tua azienda, la sua posizione, il tipo di congedo e le politiche di ferie della tua azienda. Per esempio, le regole differiscono a seconda che il dipendente stia prendendo il congedo parentale, congedo militare o congedo volontario.

    Ai sensi della legge sui congedi familiari e medici (FMLA), i dipendenti possono richiedere fino a 12 settimane di congedo non retribuito in un periodo di 12 mesi se devono provvedere a esigenze familiari o mediche. I dipendenti sono inoltre autorizzati a mantenere piani sanitari sponsorizzati dal lavoro, ma devono continuare a pagare i loro contributi. La FMLA si applica alle imprese private con almeno 50 dipendenti, con alcune limitazioni, e tutte le agenzie governative e le scuole.

    Alcuni stati hanno le proprie leggi sui congedi familiari, che possono sostituire i requisiti FMLA. In New York, Per esempio, la maggior parte dei datori di lavoro privati ​​con più di un dipendente deve disporre di un'assicurazione per il congedo familiare retribuito. A partire dal 2021, i dipendenti che hanno diritto a ricevere i sussidi per il congedo familiare retribuito possono ricevere fino a 12 settimane di congedo mentre ricevono il 67% della loro retribuzione settimanale media.

    I datori di lavoro sono tenuti per legge a concedere permessi ai dipendenti che prestano servizio nelle forze armate, offrire lo stesso lavoro o un lavoro simile quando tornano.

    La legge federale non richiede di pagare i dipendenti per il congedo volontario, come prendersi una pausa dal lavoro per perseguire un'opportunità educativa, ma le imprese possono creare le proprie politiche di congedo volontario.

15. Come faccio a sapere per quali esenzioni fiscali si qualifica la mia attività?

    Per essere completamente esentati dalle imposte sul reddito federali, un'impresa deve qualificarsi e registrarsi come organizzazione senza scopo di lucro, che di solito significa soddisfare i requisiti per le organizzazioni di beneficenza definiti nella sezione 501 (c) (3) del codice fiscale federale. Tali organizzazioni possono anche beneficiare di doni di beneficenza deducibili dalle tasse e possono essere esenti dalle tasse federali sul lavoro. Oltre ad essere organizzazioni senza scopo di lucro, devono soddisfare altri requisiti. Per esempio, essi:

    • Deve operare per religiosi, scientifico, scopi educativi o di beneficenza.
    • Non deve tentare di influenzare la legislazione del governo.
    • Non deve violare l'ordine pubblico fondamentale o praticare attività illegali.

    Anche se la tua attività non è esente da tasse, può beneficiare di alcune detrazioni fiscali comuni per le piccole imprese, comprese le detrazioni fiscali per le spese del veicolo, salari e stipendi, forniture per ufficio, benefici per i dipendenti, mobili e attrezzature, forniture per ufficio, spese di viaggio, e altro ancora. Vale la pena studiare le detrazioni fiscali per le piccole imprese perché possono ridurre la bolletta fiscale annuale, sostanzialmente in alcuni casi.

Conclusione

La gestione del libro paga può essere sorprendentemente complessa, anche per le piccole imprese con pochi dipendenti. È fondamentale capire cosa è necessario per la configurazione iniziale e tutte le responsabilità del datore di lavoro per quanto riguarda la ritenuta e il pagamento delle tasse, inquadrare i lavoratori e pagare le ferie. Prendi in considerazione un software di elaborazione delle buste paga in modo che il tuo libro paga funzioni senza intoppi e con precisione per mantenere felici i tuoi dipendenti, ti offre la massima tranquillità e aiuta la tua azienda a rimanere conforme.