Automazione della gestione delle spese:che cos'è? Come funziona?

Dopo il libro paga e i benefici dei dipendenti, i viaggi e l'intrattenimento aziendali (T&E) sono la seconda spesa controllabile per le aziende. Poiché costituisce una fetta così grande del deflusso finanziario di un'azienda, le spese di viaggio non devono essere gestite utilizzando registri cartacei, ricevute spiegazzate e fogli di calcolo Excel.

Automatizzando il processo di gestione delle spese, le aziende possono risparmiare molto tempo, migliorare la precisione e ridurre il tempo necessario per rimborsare i dipendenti per le loro spese.

Che cos'è l'automazione della gestione delle spese?

Le aziende che beneficiano dell'automazione della gestione delle spese utilizzano software per gestire il processo di registrazione, monitoraggio, approvare e pagare le spese rimborsabili sostenute dai dipendenti. Seguendo la politica di gestione delle spese della società, il software aiuta anche a garantire che l'azienda non stia spendendo troppo in aree di spesa approvate o non approvate.

L'automazione della gestione delle spese implica anche l'uso di strumenti analitici per prendere decisioni di spesa più intelligenti e aiutare le organizzazioni a mantenere la conformità e la responsabilità monitorando e rendicontando accuratamente tutte le spese.

Perché automatizzare la gestione delle spese?

La gestione manuale delle spese richiede molta carta e fogli di calcolo; che possono rendere il processo inefficiente, dispendioso in termini di tempo e soggetto a errori. Un sondaggio su quasi 600 professionisti della finanza ha mostrato che il 43% delle aziende utilizza processi manuali per gestire le note spese, e il 46% non tiene traccia dei costi associati a quel lavoro.

Di quelli che lo fanno, il 25% afferma che costa più di $ 11 per record; per l'8%, quella cifra sale a $ 31 o anche di più.

Ancora, il costo non è il driver principale per l'automazione. Secondo l'82% delle aziende che hanno investito o intendono investire in tecnologia per migliorare la gestione delle spese, semplificare il processo di rendicontazione delle spese per dipendenti e dirigenti è un motivo chiave per il trasloco.

Altre motivazioni includono l'accesso a informazioni in tempo reale per la visibilità delle tendenze di spesa e il desiderio di avere tutti i dati di spesa dell'azienda su un'unica piattaforma, anziché sparsi su fogli di calcolo e sistemi cartacei.

Processo di gestione delle spese tradizionale

11 passaggi per l'elaborazione di una nota spese dei dipendenti

1. I dipendenti raccolgono ricevute cartacee mentre accumulano spese.
2. Con cadenza mensile o trimestrale, prendono quelle ricevute e le registrano in una nota spese basata su un foglio di calcolo.
3. La relazione viene esaminata dal team contabile o finanziario e dal supervisore diretto del dipendente.
4. Il rapporto viene inviato agli approvatori appropriati:manager, dirigenti senior - per la revisione.
5. La nota spese è approvata in tutto o in parte, con eventuali spese non approvate rispedite al team di contabilità e, successivamente, il dipendente per la revisione e la revisione.
6. Il rapporto viene inviato al coordinatore della contabilità fornitori per essere pubblicato e fissato per il pagamento.
7. Tutte le ricevute inviate sono verificate come legittime.
8. Le ricevute vengono inserite nel file ai fini fiscali e contabili.
9. Il team di contabilità inserisce i codici fiscali corretti nella nota spese.
10. La nota spese viene pubblicata nel sistema contabile della società o ERP a fini di revisione e contabilità.
11. Il pagamento del rimborso è autorizzato ed emesso al dipendente o alla società della carta di credito, a seconda del caso.

#1 Spesa
Software di gestione

Mezzi tradizionali e automatizzati per la gestione delle spese

La gestione delle spese tiene traccia del comportamento di spesa dei dipendenti e determina in che modo l'organizzazione li rimborserà per i costi sostenuti.

Con la gestione tradizionale delle spese, le aziende utilizzano un sistema di elaborazione basato su carta e fogli di calcolo, pagare e controllare le spese dei propri dipendenti. Queste spese in genere coprono i viaggi, alloggi, pasti e altre spese sostenute mentre un dipendente sta conducendo "affari ufficiali, ” ma i dipendenti possono anche sostenere i costi del lavoro da casa, software come un servizio, forniture per ufficio e altro ancora.

Utilizzando sistemi automatizzati di gestione delle spese, le aziende possono semplificare il processo di invio delle segnalazioni, eliminare la carta, ridurre gli errori e il rischio di spese fraudolente, e rimborsare i propri dipendenti più velocemente.

Vantaggi della gestione automatizzata delle spese

Le aziende possono ottenere vantaggi significativi automatizzando i processi di gestione delle spese. In media, ci vogliono 20 minuti e costa $ 58 per elaborare manualmente una singola nota spese, secondo la Global Business Travel Association.

Se vengono rilevati errori nel rapporto, una correzione può aggiungere 18 minuti di tempo e $ 52 di costi al processo. È un prezzo alto da pagare per quello che potrebbe essere un semplice errore di burocrazia.

Il GBTA afferma che le aziende elaborano una media di 51, 000 note spese ogni anno; che si traduce in circa $ 2, 650, 000 di costi. L'associazione afferma che il 19% di tali rapporti contiene errori, aggiungendo altri $562, 000 e 3, 000 ore allo sforzo.

Automatizzando il processo di rendicontazione delle spese, le aziende possono ridurre il tempo dedicato alla raccolta dei record, ottenere l'approvazione di quei record e quindi correggere gli errori. Questo, a sua volta, riduce drasticamente i costi coinvolti.

Ulteriori vantaggi dell'automazione includono:

• Migliore conformità.
• Responsabilità migliorata.
• Meno frodi sulle spese e meno voci duplicate.
• Un sistema che si allinea direttamente con le politiche di gestione delle spese della tua azienda.
• Eliminazione di fogli di calcolo e documenti cartacei e report.
• Un reparto contabilità che ha tempo per lavorare su progetti più importanti.
• Visibilità in tempo reale dei dati finanziari per le spese pagate dall'azienda.
• Identificazione e risoluzione più semplici dei problemi sottostanti, come politiche di spesa obsolete o non conformi che i dipendenti stanno ancora seguendo.
• Dipendenti che non sono impantanati da scartoffie e ricevute.

Un sistema automatizzato accelera inoltre il processo di approvazione e aiuta i dipendenti a ottenere un rimborso più rapido. Questo porta ad una migliore soddisfazione lavorativa e ad una minore frustrazione per i collaboratori che attendono con impazienza il rimborso delle spese che si sono pagati da soli.

Caratteristiche delle soluzioni di gestione automatizzata delle spese

Le soluzioni automatizzate di gestione delle spese aiutano i team di contabilità a tenere traccia delle spese, ottenere approvazioni rapide sulle note spese dei dipendenti e rimborsare i dipendenti in tempo. Aiutano anche a eliminare errori e frodi e forniscono dati di spesa accurati che si traducono in un migliore processo decisionale.

Le caratteristiche principali di questi sistemi includono ma non sono limitate a:

• Un modo semplice per i dipendenti di inviare e gestire le proprie spese.
• Un processo per inviare le spese da qualsiasi luogo tramite un browser Web o un dispositivo mobile.
• Estrazione automatica dei dati di, Per esempio, costi, suggerimenti, tasse e informazioni sul venditore, per semplificare il processo di archiviazione.
• Verifica in tempo reale delle politiche di spesa aziendali e notifiche immediate di eventuali violazioni.
• Integrazione con i sistemi di reporting delle carte di credito aziendali.
• Un dashboard che gli amministratori e gli approvatori possono utilizzare per visualizzare e approvare le note spese.
• Più livelli di autorizzazione per gli approvatori, come richiesto.
• Integrazione diretta nell'ERP aziendale o in altri sistemi finanziari e contabili centrali.
• Prova documentata di tutte le ricevute, interazioni, accettazioni e respingimenti in caso di audit.
• Report sui dati e approfondimenti che aiutano le aziende a tenere traccia delle spese e controllare i propri budget.

Scegliere il giusto software di gestione automatizzata delle spese

Quando si acquista un software di gestione automatizzata delle spese, imparerai presto che non tutti i sistemi sono uguali. Cerca una soluzione che elimini la carta, consente un migliore monitoraggio e conformità, massimizza l'accuratezza e la tempestività della rendicontazione delle spese e migliora l'esperienza utente complessiva per tutti.

Dovrai anche assicurarti che la soluzione offra il giusto livello di funzionalità, può soddisfare le esigenze specifiche della tua azienda e viene fornito con il necessario supporto post-vendita. Più importante, trova una soluzione che si integri direttamente con il tuo ERP o altri sistemi finanziari. Ciò contribuirà ad eliminare l'immissione manuale dei dati, rientro e relativi errori.