Gestione delle spese per le startup:basi e software

La gestione delle spese è i processi e le politiche con cui le aziende tengono traccia e rimborsano le spese avviate dai dipendenti. Una migliore gestione delle spese porta a una migliore gestione delle spese.

Questo è davvero importante in questo momento per le startup:le piccole imprese di tutti i settori sono state colpite in modo sproporzionato dalla pandemia di COVID-19, secondo McKinsey. La velocità di combustione è una delle principali preoccupazioni, e intanto, il passaggio al lavoro da casa ha allungato le politiche di spesa, ammesso che siano mai esistite, poiché iniziano ad arrivare reclami per beni e servizi come apparecchiature per l'home office, abbonamenti software e altro ancora.

Perché la gestione delle spese è importante per le startup?

Le startup in genere lavorano già con liquidità limitata, tempo e risorse. E non prestare attenzione alle politiche di gestione delle spese consuma di più di tutte e tre. Per una cosa, costa denaro solo elaborare le note spese dei dipendenti e più denaro se non sono accurate. Quanto? In media, $ 58 per rapporto più altri $ 52 per correggerne uno, secondo GBTA.

Piccoli guadagni di efficienza fanno una grande differenza. Prendi Spark MicroGrants, una startup che concede sovvenzioni alle comunità dell'Africa orientale in modo che le persone possano avviare la propria attività. Per ciascuno dei quattro paesi in cui opera Spark, ci è voluto un giorno perché il funzionario finanziario riconciliasse tutte le note spese.

Il direttore finanziario esaminerebbe quei rapporti, e l'avanti e indietro comincerebbe. Migliori processi di gestione delle spese, ovvero, implementando un sistema software di gestione delle spese:abbiamo risparmiato 64 ore ogni mese.

Errori comuni nella mancata implementazione precoce dei processi di gestione delle spese includono:

• Non sviluppare una politica di gestione delle spese che definisca cosa è coperto, cosa non è coperto e i limiti e le soglie per l'attivazione delle approvazioni.
• Non chiaramente comunicare e far rispettare la politica.
• Non mantenere un database di informazioni facilmente accessibile per i regolari audit interni, nonché per i rapporti e gli audit esterni richiesti per la conformità fiscale e, A volte, da istituti di credito e agenzie di regolamentazione.
• Non esaminare e aggiornare regolarmente la politica per stare al passo con le esigenze aziendali e il clima economico.

In che modo la gestione delle spese è diversa per le startup?

Le imprese possono dedicare una o più persone in finanza per gestire le spese di elaborazione. C'è almeno un livello tra il dipendente che presenta le spese e il team finanziario per aiutare a segnalare le spese improprie e far rispettare le politiche.

Le startup non sono imprese. Spesso tutti riferiscono a qualcuno nella leadership senior, che non ha il tempo di spulciare le note spese. Potrebbe non esserci nemmeno un finanziere, figuriamoci una squadra, per elaborare le spese. Assumere un aiuto contabile professionale qui è davvero una buona idea, anche se ciò significa contrattare con un'agenzia per aiutare a costruire e definire la politica, oltre a ottenere le migliori pratiche su come altre startup stanno integrando le tecnologie per semplificare il processo, iniziare.

Cosa c'è di più, le startup non hanno il lusso di cui godono le imprese di “abbiamo sempre fatto così, "politiche che si traducono in pagamenti intempestivi e processi indisciplinati. Le startup sono in feroce competizione per trattenere il talento, e per i dipendenti che dovrebbero viaggiare come una parte importante del loro ruolo, il processo di gestione delle spese sarà una parte enorme della loro esperienza complessiva dei dipendenti. Si aspetteranno che la gestione delle spese includa funzionalità di pagamento mobile, app mobili per un facile accesso e altro ancora.

Cosa c'è di più, le linee guida sulla gestione delle spese rilevanti per le aziende o le imprese più consolidate non si applicano sempre alle startup, ed essere in grado di approfondire e analizzare i dati può aiutare le piccole imprese a classificare e giustificare la spesa.

prendi il tampone, che vende software di pianificazione dei social media, ad esempio. Un'analisi approfondita delle finanze di Buffer da parte di Inc. ha rivelato che tra le sue maggiori spese ci sono i "ritiri dei dipendenti". Questi viaggi costano tre volte l'importo medio che le aziende spendono in viaggi d'affari come percentuale delle entrate, secondo Inc. Ma, l'azienda potrebbe far risalire a quei ritiri due importanti idee di prodotto, quindi spendere più della norma del settore può essere una solida strategia aziendale. Ma come farà un'azienda a saperlo se non può tracciare e analizzare le spese?

Nozioni di base sulla gestione delle spese di avvio

Tenere traccia delle spese avviate dai dipendenti è necessario ai fini fiscali. Questo è vero per tutte le aziende. Per le startup, i vantaggi aggiuntivi includono la ricerca di informazioni per ridurre i tassi di combustione e per apportare modifiche in base al settore, mercato e condizioni ambientali, secondo il tasso di crescita.

Come si inizia con la gestione delle spese come startup?

1. Determina quanto spenderà la tua azienda per viaggi e altre spese. Una linea guida di base della Global Business Travel Association è di circa l'1% delle entrate annuali, ma questo può dipendere più o meno dal tuo modello di business.
2. Scrivi una politica di spesa. Questo dovrebbe includere:
• Un elenco di spese qualificate, come presentare un reclamo e le tempistiche per il rimborso. Secondo Orba, le categorie dovrebbero includere i viaggi, i pasti, intrattenimento e forniture. Includere anche esempi di spese non qualificate.
• Limiti di spesa che rientrano in parametri ragionevoli. Per indicazioni sulle spese di viaggio, la US GSA ha un calcolatore che mostra le indennità per l'alloggio, pasti e spese accessorie per i dipendenti federali a seconda del luogo di viaggio. L'IRS rilascia annualmente tariffe standard di rimborso del chilometraggio. E il Bureau of Transportation Statistics fornisce indicazioni sulla tariffa aerea media.
3. Considera i subappaltatori:le politiche standard si estenderanno a loro, o hai bisogno di un documento separato?
4. Chiedi ai massimi dirigenti di comunicare la politica. Imposta il tono in anticipo sulle conseguenze del mancato rispetto delle linee guida. Nei casi in cui i dipendenti utilizzino le proprie carte di credito e vengano rimborsati, il processo per i rifiuti sarà diverso dai dipendenti che utilizzano carte pagate dall'azienda.
5. Stabilire un processo per rivedere e approvare le spese e per conservare tali registrazioni. Registra tutte le spese in modo che possano essere facilmente accessibili e monitorate in base alle regole dell'IRS con cui l'azienda sceglie di segnalare entrate e spese:il processo è diverso per il metodo in contanti rispetto al metodo per competenza.

Mettendo in atto questi processi, sarai in grado di utilizzare i dati di spesa per informare le strategie di crescita.

In che modo il monitoraggio delle spese aiuta una startup a crescere?

Il monitoraggio delle spese aiuta le startup a finanziare adeguatamente le iniziative per dare loro maggiori possibilità di successo. Per esempio, Spark MicroGrants può vedere quanto costa una corsa in taxi in Burundi rispetto a Ruanda; questa intuizione li aiuta a dotare i loro team sul campo di risorse adeguate. Forse un noleggio è più economico per alcuni viaggi.

Li aiuta anche a prendere decisioni più strategiche su dove controllare i costi ed espandere i servizi in base ai dati, non congetture. Un solido processo di gestione delle spese consente all'azienda di essere "pronta per quelle conversazioni folli, ", ha affermato il direttore finanziario e operativo di Spark MicroGrants.

L'automazione del processo di monitoraggio e di elaborazione delle spese consente inoltre di risparmiare tempo per un lavoro a maggior valore aggiunto. Philz Coffee riduce la sua strategia di crescita alla replica del suo primo negozio 1, 000 volte per "mantenere quella specialità che ci ha permesso di avere successo". Una corretta gestione delle spese riduce i tempi di riconciliazione della carta di credito dell'azienda:ciò che una volta richiedeva quattro giorni ora richiede un paio d'ore. Ciò dà al team finanziario il tempo di concentrarsi sugli obiettivi strategici.

Entrambe queste aziende utilizzano software di gestione delle spese per monitorare meglio, gestire ed elaborare le spese.

Come funziona il software di gestione delle spese per le startup?

Per i dipendenti, il software di gestione delle spese semplifica l'archiviazione delle note spese, risparmio di tempo. Per le startup, il vantaggio principale è quello di segnalare i valori anomali e tenere traccia delle note spese per un quadro migliore della spesa avviata dai dipendenti.

Scegli il software di gestione delle spese giusto per la tua azienda considerando quanto segue:

• Avrai bisogno di supporto multilingue o multivaluta?
• I tuoi dipendenti lavoreranno da più sedi in tutto il paese o nel mondo?
• C'è supporto mobile, soprattutto per l'acquisizione di ricevute cartacee, così come l'integrazione GPS per il monitoraggio del chilometraggio?
• Esistono integratori predefiniti che semplificheranno la comunicazione del sistema di gestione delle spese con l'AP e i sistemi di buste paga per snellire i processi dalla transazione alla riconciliazione?
• Il software si ridimensiona man mano che l'azienda cresce e cambia?
• Dispone di dashboard e funzionalità di reporting per un facile accesso alle informazioni per gli audit, sia per l'analisi interna che per la conformità normativa esterna?

Poiché supporta questi scenari, Il software di gestione delle spese basato su cloud è una buona scelta per le startup.