Spese contro spese:qual è la differenza?

Gestire la tua attività costa denaro. Devi pagare i tuoi dipendenti, acquistare materie prime per i prodotti che vendi e commercializzare i tuoi servizi. Tenere traccia delle tue spese non solo ti aiuta a vedere la salute finanziaria della tua attività e a pianificare il futuro, molte spese aziendali possono essere ammortizzate ai fini fiscali. Ma non tutte le spese sono trattate allo stesso modo.

Spese contro spese:qual è la differenza?

Comprendere le differenze tra spese e spese può aiutarti a elencare accuratamente le informazioni sui tuoi rendiconti finanziari e massimizzare le tue detrazioni fiscali. In poche parole, le spese ruotano attorno a ciò che genera entrate e consente alla tua azienda di operare giorno per giorno. Le spese aiutano a creare valore a lungo termine intorno alla tua attività.

Che cos'è una spesa?

Una spesa è ciò che spendi in beni e servizi per far funzionare la tua azienda. Le spese possono riguardare articoli fisici, come un mobiliere che compra legno per fare sedie. Oppure possono essere altri sforzi che aiutano a guidare la tua azienda verso le entrate, come la commissione che paghi a un venditore.

Molte spese sono fiscalmente deducibili, o costi che possono essere sottratti dal reddito lordo complessivo, riducendo il tuo debito fiscale alla fine dell'anno. Perché una spesa sia deducibile dalle tasse deve essere "ordinaria e necessaria". Per essere considerato ordinario, la spesa deve aiutare la tua azienda a generare entrate. E per essere necessario, deve essere qualcosa che è comunemente accettato nel tuo particolare settore.

In un conto economico, le spese sono compensate da ricavi o altre forme di reddito. Visualizzando le tue spese e le tue entrate in un periodo di tempo, ottieni un'istantanea della salute finanziaria della tua azienda.

Che cos'è una spesa?

Dove le spese sono acquisti per aumentare le entrate, le spese sono fatte per migliorare il valore a lungo termine dell'azienda. Ci sono due tipi di spese:entrate e capitale.

Le spese in conto capitale sono acquisti una tantum come veicoli, macchinari o immobili che aggiungono valore alla tua attività. Questi sono anche conosciuti come immobilizzazioni. Per esempio, Bill's Printing acquista un nuovo edificio per accogliere la crescita e ospitare nuove stampanti. Questo costa denaro, ma aggiunge anche valore a lungo termine sotto forma di beni immobili al business. Così, è trattata in modo diverso da una spesa aziendale come la pubblicità di una vendita di vernice nel fine settimana. Questo acquisto non sarà una spesa sul conto economico della tipografia. Anziché, apparirà nel bilancio della società, che essenzialmente è un elenco di ciò che la tua azienda possiede e di ciò che deve.

Un altro modo di vederlo è dopo spese sono pagati, l'acquisto non fornisce più valore all'azienda. Ma dopo spese in conto capitale sono pagati, continuano a fornire valore all'azienda. Per esempio, dopo che la Bill's Printing ha acquistato un nuovo camion, hanno continuato a utilizzare quel camion per molti anni dopo l'anno contabile in cui è stato acquistato.

Vediamo un altro tipo di spesa. Bill's Printing acquista una nuova stampante per $ 100, 000. Il costo iniziale aggiunge valore a lungo termine alla sua attività ed è una spesa in conto capitale. Però, questa nuova stampante deve essere revisionata una volta al trimestre e costa $ 1, 000 per farlo. Inoltre, la nuova stampante perde valore nel tempo. Per esempio, se Bill volesse vendere la stampante dopo 10 anni che la possedeva, non sarebbe in grado di recuperare tutti i $ 100, 000. Potrebbe prenderne la metà. Il valore perso, insieme alla manutenzione di questo pezzo di attrezzatura, è noto come una spesa in entrata e può essere ammortizzato nel corso della vita della stampante.

Differenze chiave tra spese e spese

La linea di fondo è:

• Non tutte le spese sono spese.
• Alcuni esempi di spese sono l'affitto, utenze e stipendi.
• Le spese generano entrate e mantengono in funzione le operazioni quotidiane della tua azienda.
• Le spese in conto capitale vengono utilizzate per aumentare il valore a lungo termine della tua azienda. Alcuni esempi includono attrezzature ed edifici.
• La manutenzione e l'ammortamento di alcune spese in conto capitale possono essere spesate o ammortizzate. Questo è chiamato una spesa in entrata.
• Le spese compaiono sui conti economici. E le spese in conto capitale si vedono nei bilanci.

Spese e spese nella rendicontazione finanziaria: Dichiarazioni di reddito, noto anche come conto profitti e perdite, guarda le entrate e le spese in un periodo contabile specifico, di solito tre mesi. Questi report finanziari ti aiutano a vedere meglio come sta andando la tua attività e se devi apportare modifiche per soddisfare importanti benchmark finanziari. E il conto economico è dove vengono riportate le spese. Ogni conto economico avrà alcune caratteristiche.

Costo delle merci vendute (COGS): Questo è quanto serve per produrre gli articoli venduti dalla tua azienda, compresi i materiali, lavoro, costi di trasporto, ecc. Ci sono vari modi per calcolarlo, a seconda del tuo settore.

Spese operative: Qui è dove tieni traccia di tutto ciò che riguarda la gestione quotidiana dell'attività. Include anche le spese associate alla manutenzione e alla gestione delle risorse fisiche. Le spese operative fisse includono cose come l'affitto e gli stipendi. Ci sono anche spese operative variabili, come le commissioni di vendita o i costi di marketing.

Ammortamento e svalutazione: Mentre le spese in conto capitale non compaiono nel conto economico della società, alcuni possono essere ammortizzati o ammortizzati come spese a conto economico nel tempo. Invece di cancellare una grossa spesa in un anno, l'ammortamento è il processo di detrazione del valore su più anni durante la vita dell'acquisto, dandoti un maggiore controllo delle tue spese. L'ammortamento a quote costanti prende il costo totale dell'articolo e lo divide per la sua durata in una parte delle spese del bene nel conto economico.

Il nuovo camion acquistato da Bill's Printing costava $ 40, 000. Bill prevede di usare quel camion per quattro anni, il che significa che costerà $ 10, 000 all'anno sul suo conto economico e rimuovere lo stesso importo dal suo bilancio. L'ammortamento si applica solo ai beni fisici, e l'ammortamento è lo stesso concetto che si applica alle attività immateriali come marchi e permessi. Calcoli la quota di ammortamento in base a una varietà di fattori, compreso ciò che l'IRS consente in base al tipo di spesa.

Spese non operative: Si tratta di spese associate a un'attività commerciale periferica che devi svolgere, ma non generare entrate direttamente, come le tasse e gli interessi pagati sui prestiti.

Il software di contabilità aziendale può aiutarti a tenere traccia in modo efficiente delle spese e delle spese, così come generare il tuo conto economico e stato patrimoniale. Questo software viene utilizzato a tutti i livelli di abilità e ci sono persino programmi di formazione per imparare a utilizzare al meglio le applicazioni.

Gestione delle spese e delle spese con il software di contabilità

Tenere traccia di tutto manualmente può essere opprimente, anche per piccole imprese e startup. Eliminare la carta e acquistare software di contabilità dovrebbe essere uno dei primi passi da compiere quando si avvia la propria attività, o quando stai cercando modi per renderlo più efficiente. Infatti, la US Small Business Administration afferma che il primo passo per la contabilità da fare quando si avvia una società è ottenere un software di contabilità aziendale. Lo elencano persino prima di aprire un conto corrente aziendale e monitorare le vendite. Il software di gestione finanziaria è essenziale per tenere traccia di entrate e spese, e generazione di report finanziari, e monitorare la salute finanziaria dell'azienda. E man mano che la tua attività matura, Il software di contabilità gestionale può scalare con la tua crescita e persino fornire analisi e report lungimiranti.

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