Gestione delle spese delle piccole imprese:10 modi in cui il software per le spese può aiutare le PMI a crescere

La gestione delle spese è il processo mediante il quale le aziende rimborsano i dipendenti per il denaro speso in questioni relative all'attività. È più spesso associato alle spese di viaggio, ma per avvantaggiare veramente l'azienda, la gestione delle spese dovrebbe comprendere tutto ciò per cui un dipendente può chiedere il rimborso, che può diventare sfocato, dalle forniture per l'ufficio domestico agli abbonamenti software.

La gestione delle spese presenta molte sfide per una piccola impresa. Fatto manualmente, può richiedere un investimento significativo in denaro e tempo. Ci vogliono $ 58, in media, presentare ed elaborare una nota spese, e altri $ 52 per correggerlo, secondo la Global Business Travel Association (GBTA).

Una corretta gestione delle spese consente alle piccole imprese di ottenere informazioni dettagliate sulle spese dei dipendenti e classificare le spese. Garantisce la conformità fiscale e completa, reportistica facilmente accessibile per gli audit. Rende chiaro ai dipendenti quali sono le linee guida e consente loro di conformarsi. La gestione delle spese eseguita correttamente significa che la finanza non deve contestare le spese con un dipendente o spiegare perché non sono state rimborsate in modo tempestivo.

Spendere tempo e denaro in ingombranti processi di gestione delle spese non serve a nessuno. La loro automazione pone le basi per la crescita:avrai dipendenti più felici con più tempo per fare ciò per cui li hai assunti e dati più accurati e accessibili con cui prendere decisioni aziendali.

10 modi in cui il software di gestione delle spese può far crescere le piccole imprese

1. Controlla le spese di viaggio.

   Le spese di viaggio comprendono il 10-12% del budget annuale di un'azienda e rappresentano circa l'1% delle sue entrate, secondo i dati di riferimento di Accenture. E le piccole imprese tendono a spendere di più per i viaggi rispetto alle imprese, in parte perché non hanno potere di acquisto e di negoziazione con i partner di viaggio e, comprensibilmente, stanno facendo del loro meglio per mettersi di fronte ai clienti e riunire il proprio personale. Regole che stabiliscono limiti di spesa possono aiutare a controllare i costi. Con i sistemi software di gestione delle spese, la leadership può identificare e fissare quei limiti.

2. Garantire la conformità alla politica di gestione delle spese.

   Tali regole dovrebbero essere il prodotto di buone politiche di gestione delle spese. Circa i due terzi delle persone intervistate da Allstar Business Solutions hanno affermato di non aver letto la politica di spesa della propria azienda. Tale proporzione è maggiore tra i dipendenti delle aziende più piccole. Di conseguenza, un decimo di questi dipendenti non chiede mai un rimborso. Nel frattempo, circa il 56% dei CFO in un recente sondaggio di Robert Half Management Resources ha affermato di aver visto un aumento del numero di "invii di rimborsi inappropriati" da parte dei lavoratori in un periodo di tre anni.

   I sistemi di gestione delle spese funzionano a entrambe le estremità di quello spettro. Segnalano spese improprie o discutibili e facilitano la richiesta di rimborso da parte dei dipendenti esitanti.

3. Facilità di gestione e tracciabilità delle ricevute cartacee.

   La maggior parte delle politiche richiederà ai dipendenti di registrare le ricevute. Ma la perdita di ricevute cartacee è una delle maggiori sfide per la gestione delle spese delle piccole imprese. Un buon sistema di gestione delle spese inizia semplificando questa parte del processo, che è oneroso per i dipendenti che presentano le spese e per i contabili che le elaborano. Il software di gestione delle spese può includere la tecnologia di riconoscimento ottico dei caratteri, in cui una fotografia scattata su un telefono cellulare viene mappata automaticamente negli appositi campi della nota spese.

4. Riduci gli errori nei dati che portano a pagamenti in eccesso.

   In media, Il 19% delle note spese contiene errori, secondo il GBTA. La gestione manuale delle spese richiede una sorta di danza tra il dipendente, il loro manager e l'ufficio contabilità in cui vengono registrate le spese, rivisto, interrogato, rivisto, negato, contestato e così via. Lungo la strada, molti errori possono farsi strada nel rimborso. Automatizzando l'acquisizione delle ricevute e l'archiviazione dei rapporti, e segnalando affermazioni discutibili, il software di gestione delle spese può ridurre significativamente gli errori nei dati.

   Uno di quegli errori comuni è pagare in eccesso il dipendente. Alcune aree sono piene di questo tipo di reati, incluso il monitoraggio manuale del chilometraggio o le spese qualificate che non richiedono al dipendente di inviare ricevute cartacee. Un sondaggio ha stimato che le frodi sulle spese costano alle aziende statunitensi 2,8 miliardi di dollari all'anno. Questo non tiene nemmeno conto del costo aggiuntivo di elaborazione dei report, quale software di gestione delle spese riduce notevolmente. Le aziende che utilizzano il software di nota spese riducono di un quarto i costi di elaborazione, secondo Aberdeen Group, una società di analisi del settore B2B.

5. Garantire la conformità fiscale fornendo report facilmente accessibili.

   Garantire la conformità interna alla tua politica di spesa può anche garantire la conformità alle normative IRS durante la presentazione e il pagamento delle tasse. Per le aziende pubbliche che devono conformarsi alle normative Sarbanes-Oxley (SOX), il software di gestione delle spese fornisce controlli personalizzabili e gli strumenti per l'autocontrollo per SOX. Le regole dell'IRS richiedono alle aziende di archiviare i dati per sette anni. Il software di gestione delle spese registra tutte le informazioni relative alle spese avviate dai dipendenti e semplifica la creazione di report a fini di controllo, sia interni che richiesti dagli investitori, finanziatori o agenzie di regolamentazione.

6. Rimborso rapido grazie all'integrazione con i sistemi di contabilità fornitori e buste paga.

   Il tempo da quando un dipendente effettua un acquisto correlato all'attività commerciale al momento in cui viene rimborsato può arrivare fino a quattro settimane, secondo uno studio di Allstar Business Solutions. L'integrazione di un software per le spese con un sistema di gestione delle paghe accelera il processo. Le migliori aziende trasformano le note spese dei dipendenti in rimborsi in 3 giorni e mezzo, secondo Aberdeen.

   Anche l'integrazione con il sistema di contabilità generale è fondamentale in modo che i dati vengano registrati nel piano dei conti dell'azienda. L'integrazione con i sistemi di contabilità e buste paga rende più semplice suddividere la spesa dei dipendenti per categoria e confrontare le spese nel tempo per identificare valori anomali, tendenze e opportunità di risparmio.

7. Riduci i flussi di lavoro per aumentare l'efficienza aziendale.

   Secondo i dati di Aberdeen, le aziende vedono in media 1 1/2 note spese per dipendente al mese. Il GBTA afferma che in media occorrono 18 minuti affinché la finanza corregga ogni rapporto. Presi insieme, ciò significa che in un'azienda con 50 dipendenti, i team finanziari trascorrono quasi 23 ore al mese a correggere i report. Automatizzare il processo di invio di un report, segnalare spese o errori inappropriati, notificare gli approvatori e l'integrazione nel libro paga può ridurre significativamente questo tempo.

8. La facilità d'uso garantisce coinvolgimento e conformità.

   La più grande lamentela sulla gestione manuale delle spese, dal lato dei dipendenti e delle finanze, è che è goffa e per niente facile da usare. Un prodotto facile da usare che include funzionalità di acquisizione di ricevute mobili, avvisa automaticamente gli utenti di possibili errori e si assicura che vengano rimborsati rapidamente aumenta notevolmente le probabilità che i dipendenti rispettino le politiche di spesa.

9. I dati centralizzati migliorano l'analisi della spesa.

   I sistemi di gestione delle spese consentono anche l'integrazione delle carte di credito aziendali per facilitare la riconciliazione. Razionalizzano i dati in diversi formati e li registrano tutti in un database comune. Con una visione completa delle spese avviate dai dipendenti, la finanza può identificare più facilmente i valori anomali nella spesa e approfondire le ragioni alla base di essi, per vedere se sono dovuti a fattori economici o frodi. Anche la spesa dipartimentale diventa facile da vedere. I dati possono essere utilizzati per identificare o negoziare tariffe con partner di viaggio o fornitori preferiti. Le aziende possono tenere conto di questi costi per determinare i veri costi di acquisizione dei clienti.

10. Strumenti intuitivi aumentano il coinvolgimento dei dipendenti.

    Una delle maggiori sfide che una piccola impresa deve affrontare è trovare e trattenere buoni dipendenti. Processi scadenti rivolti ai dipendenti incideranno rapidamente sull'esperienza dei dipendenti, e forse niente è più importante che garantire il corretto, pagamento tempestivo per il processo spesso oneroso dei viaggi d'affari. Fornire strumenti intuitivi per i dipendenti che facilitano le parti del loro lavoro che non aggiungono valore, come l'invio e l'elaborazione delle spese, è uno dei tanti modi per costruire un'esperienza di qualità per i dipendenti.

Il software basato su cloud è un'ottima scelta per la gestione delle spese delle piccole imprese. Le piccole imprese non hanno molte persone da dedicare ai progetti software. La migrazione a un sistema di gestione delle spese non può togliere il personale dal lavoro per settimane o mesi alla volta. Un buon partner per l'implementazione del software fornirà le migliori pratiche per la definizione di ruoli e responsabilità, valutare l'impatto sulle diverse parti interessate, e solidi strumenti e pratiche di migrazione dei dati durante l'implementazione di un sistema di gestione delle spese.

I migliori processi di gestione delle spese anticipano i cambiamenti nell'economia e nell'ambiente. Allo stesso modo, i sistemi di gestione delle spese basati su cloud possono essere facilmente aggiornati e aggiornati, oltre a scalare quando l'azienda cresce e necessita di supporto multivaluta e multilingua. Più importante, i dipendenti possono accedere al software basato su cloud ovunque si trovino, che in caso di rendicontazione è spesso lontano dalla propria scrivania.