I 13 migliori consigli per la gestione delle spese per il 2020:risparmia tempo alla tua azienda,

Il passaggio al lavoro da casa potrebbe aver spinto in secondo piano le iniziative di gestione delle spese. Dopotutto, non saltiamo su aerei a settimane alterne o facciamo happy hour di team building. Ma i CFO devono essere consapevoli che i dipendenti sono spendendo ancora soldi. Potresti vedere più addebiti per gli strumenti SaaS rispetto ai burritos aeroportuali, ma date le preoccupazioni sull'estensione della pista di cassa, tenere traccia delle spese è altrettanto importante o più importante ora.

Che cos'è la gestione delle spese?

La gestione delle spese non solo tiene traccia delle spese dei dipendenti, ma determina anche come l'organizzazione rimborserà i costi sostenuti. Applica anche le procedure e le politiche utilizzate per controllare questo tipo di spesa. Per esempio, se i dipendenti ricevono un'indennità giornaliera per i pasti durante il viaggio, quindi il processo di gestione delle spese tiene conto di tali limiti nella generazione dei rimborsi per i lavoratori.

Perché la gestione delle spese è importante?

Il fatto è, qualsiasi azienda che ha dipendenti ha bisogno di processi e software per la gestione delle spese. Preferibilmente, la soluzione sarà facile da usare, abbastanza intelligente da individuare frodi ed errori e in grado di inserire dati nei report e nei dashboard che la finanza utilizza per tenere sotto controllo le spese.

Quindi, come si inizia, o rimettere in carreggiata la tua iniziativa di gestione delle spese?

13 Migliori pratiche/suggerimenti per la gestione delle spese

Ecco le migliori pratiche che le aziende possono utilizzare per sviluppare con successo, supervisionare ed eseguire i loro processi di gestione delle spese.

1. Imposta una politica di gestione delle spese

Sviluppa una politica di gestione delle spese che tutti possano seguire. Includere un elenco completo di quali spese l'azienda pagherà, nonché un riepilogo di quelle spese che l'azienda non lo è disposto a coprire. L'IRS ha regole che disciplinano le spese per la deducibilità fiscale.

Alcuni punti da considerare:

• Non potrai detrarre le spese relative al pendolarismo regolare tra la casa di un dipendente e il luogo di lavoro.
• Presta attenzione alle tariffe giornaliere dell'IRS per i pasti e alle tariffe per chilometraggio qualificato poiché influiscono su quanto puoi cancellare.
• Molte aziende vietano i servizi di lavanderia e pulitura a secco mentre sono in viaggio, ma questi possono essere deducibili in molti casi.

Un linguaggio conciso aiuterà a evitare confusione su ciò che è o non è rimborsabile. Non è necessario reinventare la ruota; ci sono una serie di modelli di politica di spesa disponibili online. La chiave è rendere la politica equa, esecutiva e applicarla a tutti.

2. Automatizza la gestione delle spese dove puoi

Gli approcci di gestione manuale delle spese richiedono molta carta e fogli di calcolo. Era inefficiente quando le persone erano insieme in un ufficio; ora è completamente ingombrante. Un sistema automatizzato di gestione delle spese semplifica il processo di rendicontazione delle spese per i dipendenti, supervisori e squadre contabili. Cerca di ridurre al minimo il rimescolamento della carta e l'invio di file tramite e-mail.

3. Emettere carte di credito aziendali

Le carte di credito aziendali non solo aiutano le aziende a monitorare la spesa, semplificano inoltre il processo di segnalazione per i dipendenti ed eliminano la necessità per i lavoratori di coprire i costi e attendere il rimborso.

Per i datori di lavoro, le carte di credito aiutano a massimizzare il flusso di cassa fornendo termini (di solito 30 netti) prima che sia richiesto il pagamento, facilitando la tenuta dei registri centralizzando i dati di spesa. Organizzazioni che non vogliono dare ai dipendenti tessere permanenti, spesso con limiti alti, potrebbe prendere in considerazione carte monouso o con importo in dollari.

4. Rendi le spese il più facili da monitorare possibile

Stabilire un sistema di rendicontazione che offra ai dipendenti un modo semplice per inviare ricevute e note spese. Sapendo che le ricevute cartacee svaniscono, strappare e perdersi, la forza lavoro di oggi utilizza le fotocamere dei dispositivi mobili per acquisire le immagini delle ricevute. Molte aziende utilizzano software automatizzato che supporta il caricamento di immagini, monitoraggio e presentazione delle spese. Con questi strumenti, squadre contabili, i responsabili e gli approvatori possono utilizzare i propri dispositivi mobili o computer per accedere e approvare o rifiutare i report e avviare il processo di rimborso delle spese.

Altrettanto importante, buone capacità di reporting consentono ai team finanziari di individuare le tendenze; questo è particolarmente importante nel 2020 poiché i modelli di lavoro sono cambiati drasticamente.

5. Controlla regolarmente i tuoi processi

La gestione dei viaggi e delle spese non è un processo "impostalo e dimenticalo". Attraverso controlli periodici, il personale addetto alla contabilità può tenere traccia delle spese nel tempo, individuare potenziali problemi come spese eccessive o ricevute fraudolente e prendere decisioni su come adeguare la politica in futuro. Anche un aumento graduale della spesa per un dipendente può aumentare nel tempo. Verifiche regolari aiuteranno a rilevare tempestivamente le anomalie, prima che diventino problemi seri.

I CFO sanno che ci sono cose che rendono gli audit più difficili per tutti i soggetti coinvolti. Uno è l'acquisto di software privo di funzionalità. Solide capacità di tracciamento delle spese renderanno più facile per i revisori sia interni che esterni verificare l'accuratezza dei tuoi numeri.

6. Organizzare una traccia cartacea/eliminare la carta

Le aziende che stanno ancora utilizzando le ricevute cartacee stanno facendo un disservizio a se stesse e ai propri dipendenti. Uno dei modi migliori per semplificare il processo di rendicontazione delle spese consiste nell'utilizzare un software che supporti la raccolta digitale, presentazione e revisione delle ricevute.

Quando tutta la documentazione è archiviata in un database centralizzato, tutti, dal dipendente al collaboratore contabile, dal approvatore ai suddetti revisori, possono modificare secondo necessità, porre domande o inviare rapporti per il rimborso. Quando tutto questo può essere fatto da un computer o da un dispositivo mobile, che rende l'intero processo ancora più accurato e accessibile.

7. Rivedere regolarmente le spese

Non aspettare la fine dell'anno per capire che una spesa ricorrente non sarebbe mai dovuta accadere, o che un dipendente stava accumulando spese di intrattenimento non consentite mentre era in viaggio o un'app SaaS non autorizzata mentre era a casa.

Durante il processo di revisione, guarda se ogni spesa era necessaria e ammissibile, se l'azienda sta ottenendo il miglior affare possibile e se ci sono categorie di spesa che sono aumentate in modo significativo dall'ultima revisione. Questo esercizio identificherà le aree problematiche che devono essere affrontate.

8. Istruisci i tuoi dipendenti sul monitoraggio delle migliori pratiche

Non mantenere segreti il ​​processo e la politica di gestione delle spese. Anziché, coinvolgere tutti i dipendenti istruendoli su come identificare, stabilire e monitorare le migliori pratiche in tutta l'organizzazione.

Poiché le spese rimborsabili dei dipendenti sono una voce significativa nei bilanci della maggior parte delle aziende, questa è l'occasione perfetta per costruire una cultura attenta ai costi. Sottolinea la connessione tra frugalità e capacità di investire o semplicemente salvare posti di lavoro. La maggior parte delle imprese è stata costretta a ritardare, ridimensionare o annullare iniziative che richiedono spese in conto capitale. Il denaro è il re in questo momento, quindi ogni po' di liquidità aiuta.

9. Incoraggiare la trasparenza a tutti i livelli

La trasparenza e l'equità portano a una cultura della responsabilità che aiuta a contrastare le frodi, mantiene le spese gestibili e supporta la redditività.

Consenti a tutti i responsabili di reparto di leggere e fornire feedback sulle politiche di spesa. Crea confronti tra i reparti, chiama e premia le buone idee per la riduzione dei costi. Non sottovalutare il valore degli incentivi:c'è un motivo per cui la ludicizzazione è una tendenza in crescita per le aziende di tutte le dimensioni.

Se un dipendente suggerisce un modo per risparmiare $ 5, 000 al trimestre, ricompensalo con una carta regalo o un bonus.

Finalmente, consentire ai manager di respingere se è necessaria una spesa specifica, e incoraggiarli a contribuire con idee per rendere più efficiente il processo di approvazione delle spese.

10. Prevenire le frodi

Degli schemi di frode interna segnalati sia dalle piccole imprese (quelle con meno di 100 dipendenti) che dalle organizzazioni più grandi, l'Association of Certified Fraud Examiners (ACFE) afferma che il 20% delle piccole imprese e il 13% delle aziende più grandi hanno segnalato rimborsi spese fraudolenti.

Combattilo con chiarezza e trasparenza. Quando le regole che disciplinano le spese sono sfocate o indefinite, l'opportunità di commettere frodi aumenta drammaticamente. In alcuni casi, il semplice fatto di sapere che la finanza ha stabilito le regole di base e sta prestando attenzione può dissuadere qualcuno dal oltrepassare il limite.

11. Negoziare tariffe migliori su viaggi/spese

Quando si tratta di biglietti aerei, Hotel, e spese di trasporto, gli sconti sono generalmente concessi a chi li richiede. Il resto di noi paga le tariffe pubblicate. Per non cadere nella seconda categoria, mentre i dipendenti ricominciano a viaggiare, le aziende dovrebbero chiedere all'hotel nazionale, noleggio auto e anche catene di ristoranti per sconti sul volume.

Se i dipendenti avranno incarichi a lungo termine presso la sede di un cliente, considera alternative di alloggio più convenienti da VRBO o Airbnb. Chiedi loro di confrontare le tariffe di noleggio auto su un sito come Hotwire prima di prenotare, e approfitta degli sconti ora offerti dalle compagnie aeree e dagli hotel. Ancora, se un dipendente scopre come risparmiare una grossa fetta di denaro, premiare quell'iniziativa.

12. Iscriviti per i premi

Allo stesso modo, la maggior parte delle compagnie aeree, hotel e società di noleggio auto offrono programmi a premi che le aziende possono utilizzare per accumulare soggiorni gratuiti o scontati, voli e trasporti. Per massimizzare questo beneficio, prendere in considerazione l'emissione di carte di credito dei dipendenti in linea con questi programmi, e questo aggiunge ancora più punti alla banca poiché le persone li usano per pagare le proprie spese.

Per massimizzare i punti, incoraggiare i dipendenti a rimanere in un hotel specifico, marchio di un'auto a noleggio o di una compagnia aerea, ma solo se il costo giustifica veramente la fedeltà.

13. Implementare il software di gestione delle spese

Un processo di raccolta e invio delle ricevute basato su software elimina il problema della rendicontazione delle spese e rende più semplice per i dipendenti inviare le proprie ricevute e note spese. Il software di gestione delle spese riduce anche il tempo necessario al reparto contabilità per elaborare questi rapporti, consente loro di identificare prontamente le anomalie di segnalazione e accelera i rimborsi dei dipendenti.