13 idee di automazione aziendale per risparmiare tempo e denaro

L'automazione aziendale può aumentare l'efficienza in un'organizzazione eliminando una quantità significativa di attività ripetitive sul posto di lavoro e riducendo le ore sprecate in attività ridondanti e contribuendo a migliorare la produttività complessiva. Questi vantaggi chiave e altri hanno portato un numero crescente di organizzazioni a infondere sempre più automazione aziendale nelle loro operazioni.

Che cos'è l'automazione aziendale?

L'automazione aziendale utilizza la tecnologia per eliminare il lavoro manuale dai processi aziendali quotidiani. Dalle assunzioni alla gestione della posta elettronica alla contabilità, quasi ogni angolo delle operazioni di un'azienda può beneficiare di un certo livello di automazione aziendale.

Con l'automazione aziendale, le aziende possono semplificare e ottimizzare i flussi di lavoro. In poche parole, l'obiettivo finale è meno sostituire il lavoro umano e più aumentare con la tecnologia in un modo che aiuta a migliorare l'intero, processo end-to-end.

Molto più che sostituire carta e PDF con dati digitali dinamici, fattori di automazione aziendale nei passaggi chiave nei flussi di lavoro di un'azienda e quindi tenta di rendere questi processi più economici, più veloce e meno soggetto a errori. Integrando questi processi su piattaforme tecnologiche, le aziende beneficiano anche di migliori capacità di reporting e della capacità di analizzare i dati nel tempo. Tali informazioni informano quindi le decisioni chiave e aiutano l'azienda a crescere.

Perché la tua azienda ha bisogno di automatizzare i processi?

L'automazione dei processi aziendali consente di risparmiare tempo e denaro, ma i vantaggi dell'investimento in sistemi automatizzati non finiscono qui. Questi sistemi aiutano anche a ridurre la quantità di manodopera necessaria per completare le attività chiave e consentono ai lavoratori di concentrarsi su progetti più importanti. Ad esempio, quando puoi automatizzare i processi di contabilità fornitori o le chat room del servizio clienti online, il tuo lavoro retribuito può concentrare i suoi sforzi su aspetti più critici, compiti di costruzione di affari.

L'automazione aiuta anche a ridurre gli errori costosi e il tempo necessario per correggerli. La maggior parte degli errori di elaborazione dei documenti e di immissione dei dati sono il risultato di errori umani.

L'automazione aziendale può anche introdurre nuovi livelli di standardizzazione nei flussi di lavoro quotidiani accompagnando i dipendenti attraverso passaggi dettagliati e tenendo traccia di tutta la documentazione pertinente. Tutti questi miglioramenti possono aiutare le aziende a ridurre sia i costi operativi che le spese generali.

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13 migliori idee per l'automazione aziendale

Sebbene l'automazione abbia il potenziale per generare miglioramenti in molti aspetti della tua attività, ci sono alcune aree in cui può essere particolarmente efficace. Ecco 13 aree della tua attività mature per l'automazione, e alcuni consigli su come implementare queste idee:

1. Processo di assunzione

   L'assunzione di nuovi dipendenti è un processo in più fasi che inizia con un annuncio di lavoro o il reclutamento di candidati specifici, e termina quando il dipendente è completamente a bordo. Molti passaggi lungo il percorso possono essere automatizzati, rendendo l'intero processo di assunzione più semplice e meno dispendioso in termini di tempo.

   Un sistema di gestione delle risorse umane (HRMS) è uno strumento prezioso per automatizzare il processo di assunzione. Come parte di un insieme più ampio di funzionalità, questi sistemi automatizzano il processo di gestione dei candidati. Possono ridurre il lavoro che comporta fare offerte ai candidati e dotarli di tutte le attrezzature e l'accesso ai sistemi di cui hanno bisogno per il ruolo.

   Un HRMS può migliorare l'esperienza complessiva del candidato. Quella, a sua volta, migliora la reputazione della tua azienda e ti aiuta ad attrarre candidati migliori.

2. Analisi dei dipendenti

   I dipartimenti delle risorse umane incaricati di valutare il lavoro dei dipendenti possono utilizzare i dati per tenere traccia di tutte le attività di ciascun dipendente e generare report pronti all'uso per manager e leader. Se, Per esempio, il turnover dei dipendenti nel magazzino è diventato insolitamente alto negli ultimi 90 giorni, l'azienda può utilizzare gli strumenti delle risorse umane per individuare il problema specifico e prendere decisioni di assunzione migliori in futuro.

3. Trasferimenti di file

   I giorni in cui si spostavano file tra diversi schedari e li si portava a vari reparti sono ormai lontani. Le organizzazioni di oggi si affidano ai trasferimenti di file digitali, ma non tutti questi meccanismi di trasferimento sono all'altezza delle aspettative. Utilizzando una piattaforma come Google Docs o un servizio come Dropbox, Per esempio, arriva con la sua serie di sfide.

   Utilizzando l'automazione aziendale, le aziende possono archiviare e condividere file in modo efficiente all'interno delle loro quattro mura, o con i clienti, partner commerciali e altre parti interessate. Le soluzioni software Automated File Transfer Protocol (FTP) e SSH File Transfer Protocol (SFTP) spostano i file sui server. Gli utenti possono quindi pianificare un download o un caricamento FTP/SFTP di uno o più file senza dover chiedere aiuto a un collega.

4. Generazione e distribuzione di report

   Se fogli di calcolo e report sono alla base delle tue operazioni quotidiane, quindi l'automazione della generazione e della distribuzione dei report farà risparmiare tempo alla tua azienda, soldi e fatica. Le aziende possono utilizzare il software per distribuire automaticamente queste informazioni su base giornaliera o settimanale, e i destinatari possono utilizzarlo per rivedere i dati storici, prevedere le prestazioni future, e prendere decisioni ottimali.

   Il software consente di generare report automatici in momenti specifici (ad es. alla fine di ogni settimana o trimestre). Il sistema può anche attivare la generazione di report in base a eventi come un arretrato di produzione o una carenza di prodotti nel centro di distribuzione.

   Dotati dei report di cui hanno bisogno per svolgere il proprio lavoro, e in un modo che richiede poco o nessun lavoro, i dipendenti hanno il potere di prendere decisioni a vantaggio dei loro dipartimenti e dell'azienda nel suo insieme. Ciò consente a manager e supervisori di dedicare più tempo alle attività principali.

5. Automazione della posta elettronica

   La maggior parte dei dipendenti trascorre ore della giornata a ricevere, setacciando, e rispondendo alle email, molti dei quali sono irrilevanti per le loro responsabilità fondamentali.

   Per molte aziende, la risposta alla domanda, "Quanto di più potrebbero ottenere i tuoi dipendenti se fossero due volte più produttivi?" può essere trovato con l'automazione della posta elettronica. Invece di gestire manualmente ogni messaggio quando arriva nelle loro caselle di posta, i dipendenti utilizzano l'automazione per organizzare le loro pile di e-mail quotidiane, inviare risposte automatiche ad alcuni e indirizzare tutto il resto a cartelle specifiche per ulteriore attenzione. Automatizzando le caselle di posta dei dipendenti, le aziende aiutano la loro forza lavoro a vedere e rispondere ai messaggi pertinenti in modo rapido ed efficiente.

6. Processi di reclamo

   L'elaborazione di reclami di qualsiasi tipo è lunga (ad es. ritorna, riparazioni, ecc.) e un processo arduo che spesso crea molta frustrazione per tutti i soggetti coinvolti. Quando alcuni o tutti i passaggi coinvolti possono essere automatizzati, toglie la pressione al richiedente e all'organizzazione e consente loro di concentrarsi sugli aspetti più importanti del processo.

   Utilizzando tecnologie come l'automazione dei processi robotici (RPA), le organizzazioni possono accelerare il processo di reclamo. Per esempio, un liquidatore dei sinistri è in grado di estrarre e trasmettere automaticamente i dati, invece di doverlo cercare online, chiama qualcuno a riguardo, o richiederlo via email.

   Sviluppando un flusso di lavoro automatizzato per questo e altri passaggi, le aziende possono ridurre notevolmente i tempi, denaro e problemi dai loro processi di reclamo.

7. Compiti contabili

   La contabilità è un processo che richiede tempo e che include molti passaggi manuali. Automatizzando alcuni o tutti i passaggi coinvolti, le aziende possono risparmiare tempo, ridurre gli errori e liberare tempo prezioso dei dipendenti per concentrarsi su altre attività.

   Prendi conti da pagare (AP), Per esempio. I consulenti PayStream indicano che per il 55% delle aziende che ancora gestiscono manualmente i processi di contabilità fornitori (AP), l'utilizzo di un sistema automatizzato per l'elaborazione e il pagamento delle fatture consente di risparmiare tempo e denaro. Riduce inoltre gli errori nei dati e aiuta a prevenire le frodi attraverso un sistema di controlli "touchless" che avvengono dietro le quinte.

   Combinato, queste funzionalità si traducono in importanti benefici per le aziende che adottano software di automazione della contabilità fornitori. Questo software aiuta le aziende a ridurre la quantità di lavoro manuale necessario per elaborare le fatture, gestire le approvazioni, ed elaborare i pagamenti. Utilizzando una soluzione software per queste e altre attività, le aziende possono semplificare efficacemente questi processi e i relativi flussi di lavoro.

8. incontri

   Gestione calendari, organizzare riunioni e organizzare i dettagli di questi eventi sono tutte attività che tradizionalmente venivano gestite manualmente. Ma una serie di diverse piattaforme di automazione può aiutare a ridurre il dolore delle riunioni interne e con i clienti.

   Automatizzando le riunioni, le aziende non possono solo gestire l'evento stesso, ma anche la logistica pre e post meeting.

   Un'alternativa ai tradizionali strumenti di calendario, le piattaforme di automazione delle riunioni (MAP) possono essere utilizzate per supportare la riunione stessa, migliorare la comunicazione prima, in occasione, e dopo l'incontro, e ridimensionare in base alle esigenze individuali dell'azienda.

9. Gestione delle strutture

   Compito di tutto, dalla gestione dell'accesso alla sicurezza dell'edificio alla sostituzione delle finestre che perdono alla riparazione dei sistemi di riscaldamento e raffreddamento, i gestori delle strutture devono spesso utilizzare processi altamente manuali (ad es. chiamate telefoniche, e-mail, ecc.) per gestire tali compiti.

   Questi approcci sono incoerenti e decentralizzati e trarrebbero grande vantaggio dall'automazione che consente ai team di reagire rapidamente, fornire il giusto livello di servizio e mantenere gli audit trail. Nella maggior parte dei casi, il software funziona con un meccanismo di risposta automatizzato, per cui un'azione (ad es. un macchinario a basso contenuto di petrolio, una finestra lasciata aperta d'inverno, o un pericoloso incidente di scivolamento e caduta sul pavimento della fabbrica) attiva una risposta.

   Una volta avvisato del problema, il sistema gestisce il problema automaticamente o attiva un avviso al responsabile della struttura, il tutto con il minimo intervento umano. Questo non solo elimina le congetture dalla gestione della struttura, ma aiuta a creare un ambiente di lavoro più sicuro per tutti i membri del team. Aiuta anche le aziende a risparmiare denaro. Il software di gestione delle strutture eMaint afferma che i suoi servizi automatizzati hanno aiutato le aziende a risparmiare fino a $ 100, 000 in spese operative annuali, migliorando anche la produttività del 20%.

10. Comunicazione

    Mantenere i membri del team, clienti e partner commerciali aggiornati su informazioni importanti è fondamentale, ma inviare un'e-mail, mandare SMS o chiamare tutti per condividere le informazioni richiede tempo ed è inefficiente.

    L'automazione può aiutare. Impostando i promemoria per le riunioni ripetute, Per esempio, i team di vendita possono ricevere avvisi per eventi imminenti senza che nessuno debba inviare tali promemoria. Gli inviti compaiono sui loro calendari, li accettano o li rifiutano, e il leader della riunione ha il proprio elenco di partecipanti per l'evento imminente.

    Tecniche di automazione simili possono essere utilizzate quando si lavora con clienti o potenziali clienti, che dovrebbero ricevere check-in e follow-up regolari nel corso di un mese o un trimestre. Utilizzando campagne di email drip automatizzate, ad esempio, le aziende possono rimanere in stretto contatto con i propri clienti senza la necessità di scrivere e inviare messaggi individuali.

11. Elaborazione in lotti

    Le aziende utilizzano l'elaborazione in batch per automatizzare la gestione delle transazioni raggruppate o in batch. Piuttosto che gestire queste transazioni individualmente, il software "batta" più transazioni e le gestisce tutte in una volta.

    L'elaborazione batch richiede un intervento umano minimo o nullo e funziona particolarmente bene per le transazioni di "fine ciclo", come l'elaborazione di report di fine mese o di fine trimestre o buste paga settimanali/bisettimanali.

12. Integrazione ERP

    L'integrazione con un sistema ERP consente ai sistemi automatizzati di ottenere informazioni da o inserire informazioni nell'ERP. Quando tutti questi sistemi funzionano dallo stesso set di dati, le aziende ottengono un singolo, fonte unificata di tutti i dati aziendali, che possono guidare le principali decisioni aziendali.

    I dati condivisi che derivano dall'integrazione ERP aiutano le aziende a eliminare le incongruenze dei dati, eliminare il tempo impiegato a spostare le informazioni tra i sistemi e ottenere l'accesso a informazioni accurate, informazioni in tempo reale. Le aziende hanno quindi una visione olistica delle loro operazioni e possono sfruttare appieno le capacità dei loro sistemi automatizzati.

13. Marketing

    Il marketing è un'altra attività aziendale fondamentale che può essere semplificata e ottimizzata con l'automazione. Software di automazione del marketing, Per esempio, può organizzare lead e automatizzare esplosioni di e-mail. Aiuta le aziende ad allineare meglio le campagne e i programmi con gli sforzi dei loro team di vendita, anche.

    Con il software di automazione del marketing, le aziende possono monitorare, monitorare e coltivare lead altamente qualificati che sono pronti per i rappresentanti di vendita da raggiungere e con cui lavorare. Ciò riduce la complessità del processo di conversione dei lead e consente un processo di chiusura delle vendite più rapido.

    Quando le aziende utilizzano software di marketing, hanno anche accesso a strumenti di monitoraggio e misurazione che rivelano come stanno andando nel tempo (ad es. a convertire i lead in vendite) e consentire loro di apportare modifiche che alla fine portano a maggiori ricavi.

    Con questo tipo di automazione aziendale, le aziende possono semplificare e ottimizzare i flussi di lavoro riducendo il lavoro umano richiesto con la tecnologia che migliora il processo. L'automazione aziendale fa parte dei passaggi chiave nei flussi di lavoro di un'azienda e rende questi processi più economici, più veloce e meno soggetto a errori.