Che cos'è una nota spese? (Perché è importante e modello gratuito)

Che cos'è una nota spese T&E?

Un resoconto delle spese di viaggio e intrattenimento, noto anche come rapporto T&E, dettaglia le spese sostenute quando i dipendenti viaggiano per lavoro e le aziende ospitano eventi. I dipendenti potrebbero inviare rapporti T&E per ottenere il rimborso di articoli come pranzi di lavoro con i clienti o biglietti aerei per partecipare a una conferenza del settore. L'azienda può utilizzare le note spese per tenere traccia di quanto sta spendendo per viaggi e intrattenimento.

Che cos'è una spesa?

"Spesa" è un termine ampio che comprende qualsiasi tipo di costo aziendale. I costi di viaggio e di intrattenimento sono una categoria di spese. Le spese di viaggio e di intrattenimento tipiche possono includere i costi di partecipazione a corsi di formazione aziendale, partecipazione a convegni, viaggiare per incontrare clienti o clienti, e organizzare un picnic aziendale per premiare i dipendenti.

Un'azienda elenca tutte le sue spese nel suo conto economico (noto anche come conto profitti e perdite).

Tipi di note spese

Le note spese T&E sono solo uno dei tanti tipi di note spese. Generalmente, tutte le note spese mirano ad aiutare l'azienda a monitorare e analizzare meglio le spese. Le note spese T&E possono aiutare a identificare le aree in cui le aziende potrebbero spendere troppo; alcune segnalazioni sono importanti anche ai fini fiscali.

Per le spese di T&E, i dipendenti in genere inviano resoconti di spesa settimanali che dettagliano le spese vive per attività o acquisti, come i pasti dei clienti o il chilometraggio sostenuto per raggiungere i siti dei clienti. Con il giusto software di gestione delle spese, le aziende possono generare report che analizzano i dati aggregati dalle note spese dei dipendenti per tenere traccia delle spese e aiutare a sviluppare una politica di gestione dei viaggi aziendali.

Le aziende utilizzano altri tipi di note spese per tenere traccia di diverse categorie di spesa, comprese le spese generali come gli stipendi e l'affitto.

Resoconto spese mensile

Le note spese mensili aiutano un'azienda a tenere traccia e analizzare tutte le spese coinvolte nella gestione dell'attività. Questo aiuta l'azienda a monitorare l'andamento della spesa, determinare se la spesa corrente corrisponde alle previsioni e trovare modi per ridurre i costi.

Note spese a lungo termine

Le note spese a lungo termine in genere coprono trimestri o anni, e sono un altro modo per valutare i modelli di spesa di un'azienda. Le aziende possono anche utilizzare le note spese annuali per identificare le detrazioni fiscali da utilizzare nelle dichiarazioni fiscali annuali.

Note spese ricorrenti

Le note spese ricorrenti in genere analizzano le spese regolari fisse, come l'affitto, buste paga e utenze, che l'azienda deve coprire mensilmente. Possono rendere più facile individuare eventuali aumenti significativi di questa spesa che potrebbero tranquillamente danneggiare i profitti.

Che aspetto ha una nota spese?

A seconda della società, una nota spese può essere semplice come un foglio di calcolo con poche colonne per le informazioni essenziali o complessa come un documento multipagina con numerose colonne, categorie e codici per un'ampia varietà di spese. Molte piccole imprese si affidano a moduli e fogli di calcolo di base anziché a software di gestione delle spese. È più probabile che le imprese più grandi utilizzino codici numerici di spesa e numeri di ordini di acquisto per alcune spese.

Cosa è incluso in una nota spese?

Una nota spese in genere include diverse colonne:

• La data in cui è stata sostenuta una spesa.
• Una descrizione della spesa, che di solito dettaglia cosa è stato acquistato, o, in caso di pasti, che ha partecipato all'evento.
• La categoria di spesa, come pasti o trasporti.
• L'importo della spesa.
• Il dipartimento in cui lavora il dipendente e il suo responsabile.

Esempio di nota spese

Ecco un esempio di voci in una semplice nota spese T&E.

Data Descrizione Alloggio Trasporto I pasti Altro Quantità 20/10/20 Pranzo con J. Smith
da WidgetWare $ 72,50 $ 72,50 21/10/20 Quota di registrazione per
seminario di vendita online $ 275,00 $ 275,00 $ 0,00 $ 0,00 $ 72,50 $ 275,00 $ 347,50 Totale $ 347,50

Categorie di note spese T&E

La categorizzazione delle spese di T&E è importante sia per tenere traccia delle spese in modo più dettagliato sia per fini fiscali. Le categorie comuni per i rapporti T&E includono:

• Chilometraggio automatico
• Viaggio (biglietto aereo, alloggio, taxi/Uber/Lyft)
• Pasti di lavoro
• Spese d'ufficio (es. rimborso per servizio internet a domicilio per dipendenti remoti)
• Altre spese (come consentito dalla polizza)

Le categorie di rendicontazione delle spese aiutano le aziende a raggruppare le spese per rendicontazione fiscale e conformità. L'IRS stabilisce quali spese sono fiscalmente deducibili, tipicamente spese che rientrano nei costi “ordinari e necessari” del fare impresa. A causa del Tax Cuts and Jobs Act (TCJA) degli Stati Uniti del 2017, la maggior parte delle spese di intrattenimento, come portare un cliente a teatro, non sono fiscalmente deducibili. Ci sono alcune eccezioni, come i costi sostenuti per organizzare una festa per i dipendenti o determinate spese relative alla partecipazione a riunioni e conferenze di lavoro.

Importanza della rendicontazione delle spese negli affari

Spese relative alla guida verso più siti di clienti, rimborsare i dipendenti per le spese del Ministero degli Interni e pagare le conferenze può sommarsi rapidamente. La rendicontazione delle spese T&E consente alle aziende di monitorare dove vanno a finire i loro soldi e aiuta le aziende a tenere sotto controllo queste spese.

In che modo la rendicontazione delle spese T&E è diversa per le piccole imprese rispetto alle imprese?

Presso le piccole imprese, il processo di rendicontazione delle spese è generalmente semplice:un dipendente presenta una nota spese T&E per l'approvazione, e una volta approvato il rapporto, qualcuno della contabilità invia loro un pagamento elettronico, taglia loro un assegno o emette un pagamento su un conto di carta di credito aziendale.

Per le aziende più grandi, la rendicontazione delle spese aiuta a identificare le spese per reparto, posizione e altre categorie. Le note spese aziendali tendono ad essere molto dettagliate. Le aziende possono elaborare centinaia o addirittura migliaia di rapporti dei dipendenti ogni mese, coprendo tutto, dai corsi di formazione continua dell'ufficio legale ai viaggi del team di vendita presso le sedi dei clienti.

Creazione di un resoconto spese T&E su misura per la tua azienda

Sebbene le note spese T&E per diverse organizzazioni abbiano molto in comune, ogni azienda avrà probabilmente alcuni requisiti unici. Ciò crea la necessità di note spese personalizzate su misura per i requisiti aziendali di una singola azienda.

Per creare questi rapporti, le aziende possono personalizzare un modello predefinito o creare una nota spese da zero. Un software di gestione delle spese più sofisticato consente alle aziende di adattare i report alle loro esigenze specifiche e di creare flussi di lavoro personalizzati che accelereranno il processo di approvazione.

Con quale frequenza devono essere presentate le note spese?

Dipende. Per i rapporti T&E, i dipendenti possono preferire inviare rapporti settimanalmente, in modo che possano essere rimborsati rapidamente per le spese vive. Però, questo potrebbe richiedere molto tempo al personale. Se i dipendenti utilizzano esclusivamente le carte di credito aziendali per le spese di T&E, inviare segnalazioni con minore frequenza può ridurre i costi amministrativi. Una pratica comune è quella di presentare la relazione entro lo stesso periodo contabile in cui sono state sostenute le spese.

Come automatizzare la rendicontazione delle spese T&E

La rendicontazione delle spese T&E può richiedere molto tempo e una seccatura sia per i dipendenti che compilano i moduli di spesa sia per il team di contabilità. Ciò è particolarmente vero all'aumentare del volume delle segnalazioni, il che può anche rendere più difficile rendicontare la spesa per categoria e reparto.

Molte aziende utilizzano software per automatizzare parti del processo di rendicontazione delle spese, rendendo più efficiente la compilazione, rivedere e approvare i rapporti. Un sistema può ridurre l'onere per i singoli dipendenti, manager e il team di contabilità, producendo automaticamente report dettagliati da analizzare per i leader dell'azienda. Il software di rendicontazione delle spese può anche contrassegnare gli elementi che potrebbero non essere conformi alla politica aziendale e inviare la spesa al personale appropriato per la revisione.

Software e strumenti per la nota spese T&E

Il software può ridurre il tempo necessario per preparare ed elaborare le note spese. Il software di reportistica delle spese può anche generare automaticamente report mensili o trimestrali che analizzano le spese, aiutare le aziende a ottenere informazioni preziose sui costi sostenuti dai diversi dipartimenti e unità aziendali.

Il software può semplificare l'acquisizione e la classificazione delle spese, automatizzare parti del processo. Per esempio, può utilizzare il testo su una ricevuta per popolare automaticamente la categoria di spesa, nome dell'attività e importo dopo che un dipendente ne ha scattato una foto. Queste soluzioni possono anche migliorare la precisione dei rapporti, consentendo alle aziende di creare e utilizzare regole aziendali personalizzate.

Le aziende possono personalizzare i flussi di lavoro in modo che i report vengano automaticamente indirizzati ai responsabili corretti per l'approvazione. Il software può anche tenere traccia dei rapporti T&E dei dipendenti attraverso il ciclo di approvazione e rimborso e inviare avvisi se una nota spese non viene approvata entro un orario specifico. Ciò garantisce che i dipendenti vengano rimborsati tempestivamente.

Modello di nota spese gratuita

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