Che cos'è una nota spese e come crearla - Con modello ed esempio

Quando la tua piccola impresa è sempre in movimento, cercare di tenere traccia di tutte le tue spese aziendali può essere una sfida. Fortunatamente, non deve essere così. Creando una nota spese, puoi tenere traccia di tutte le tue spese aziendali in un unico posto, così non devi preoccuparti di dimenticare nulla.

Se stai cercando di far crescere la tua attività e rimanere al passo con le cose, devi sapere dove stanno andando i tuoi soldi. Per fortuna, la creazione di una nota spese non è un processo difficile. Anche se la tua attività è piccola, puoi generare una semplice nota spese per tenere traccia delle tue spese aziendali. Usa questa guida per creare una nota spese per la tua piccola impresa e rimanere sempre aggiornato!

Contenuti:

1. Che cos'è una nota spese?

2. Che aspetto ha una nota spese?

• Cosa dovrebbe includere una nota spese

3. Come creare una nota spese

• Come fare una nota spese
• Resoconto spese in Synder

4. A cosa serve una nota spese?

Che cos'è una nota spese?

La gestione di un'azienda richiede la gestione di molte attività e spese diverse. Da pubblicità e acquisto di forniture aggiuntive alla copertura delle tasse aziendali, ogni spesa deve essere contabilizzata.

Una nota spese è una registrazione delle spese sostenute da un'azienda. È un documento finanziario che elenca tutte le spese di una piccola impresa e i relativi costi, tempi e dettagli di origine.

Puoi utilizzare una nota spese per scoprire qual è stata la spesa maggiore dell'azienda e quanto ti è costata durante il periodo contabile. Utile anche per verificare l'esattezza delle spese registrate dall'azienda. Serve per tenere traccia delle attività finanziarie dell'azienda e per monitorare i modelli di spesa dell'azienda.

Che aspetto ha una nota spese?

Le note spese per le piccole imprese devono essere accurate e affidabili. Una nota spese dovrebbe essere dettagliata e riflettere tutte le spese dell'azienda. Questo ti aiuterà a tenere traccia di dove stanno andando i tuoi soldi, oltre a verificare che non li stai spendendo in modo frivolo.

Cosa dovrebbe includere una nota spese

In qualità di titolare di un'attività di e-commerce, dovresti essere consapevole dei seguenti costi che devi includere nella nota spese:

Prodotti . Gli articoli e il costo aggiuntivo per la produzione che spendi per i beni effettivamente venduti.

Archiviazione. La quantità di denaro che spendi per i magazzini in cui conservi i prodotti finali.

Commissioni della piattaforma. Indipendentemente dalla piattaforma su cui vendi (Shopify, Etsy, WooCommerce, ecc.), Probabilmente hanno delle commissioni.

App aggiuntive. Se stai utilizzando alcune app aggiuntive per prestazioni migliori (che si tratti di un software di contabilità o di un'app che ti aiuta con la pubblicità), devi includerle nei rapporti poiché sono anche spese.

Costo di spedizione. Il costo che paghi per la spedizione ai tuoi clienti.

Rimborsi. Nessuna attività di e-commerce è al sicuro da prodotti che arrivano danneggiati a volte o dal dispiacere del cliente per il prodotto. Devi essere preparato a queste spese nel caso in cui il cliente desideri restituire il prodotto.

Spese bancarie/di elaborazione. Che tu stia utilizzando Stripe, Square, PayPal o qualsiasi altro gateway di pagamento, avranno costi aggiuntivi per l'elaborazione delle tue transazioni.

Tasse. Preparati anche a gestire le tasse. Non vuoi fare un errore con questi.

Assicurazione. Non è uno degli elementi essenziali, ma comunque, se vuoi proteggere i tuoi prodotti da furti e altri disastri, devi considerare questo.

Come creare una nota spese

Quando si tratta di gestire la tua attività o di contabilizzare le tue finanze, una cosa è certa:dovrai sapere come creare una nota spese. Che tu sia un piccolo hobbista che cerca di tenere sotto controllo le tue spese o un'impresa indipendente che ha bisogno di monitorare le tue spese aziendali, dovrai controllare le tue finanze.

Come fare una nota spese:

1. Manualmente
2. Con l'aiuto del software per note spese

Diamo un'occhiata a entrambe le soluzioni.

Modalità difficile:manualmente con l'aiuto del modello di nota spese

È meglio andare direttamente in banca. Una volta effettuato l'accesso, ti verranno presentate le categorie per la nota spese manuale. Puoi persino ordinarli in modo che le spese di cui vuoi tenere traccia siano in cima. Dopo aver scelto le categorie, il resto è facile. Devi solo copiare o allegare le informazioni dalla banca, quindi aggiornare il foglio di calcolo.

Tuttavia, la creazione manuale di una nota spese può essere stressante e problematica poiché è necessario assicurarsi che tu o il tuo contabile/contabile abbiate inserito correttamente tutti i numeri nella tabella. Un piccolo errore e dovrai ricontrollare tutto nella tua nota spese dall'inizio e rifare i calcoli finali.

Modalità Pro:utilizza la soluzione software per la nota spese

Una nota spese ben scritta può aiutarti a gestire efficacemente le tue finanze aziendali e tenere sotto controllo tutte le tue spese aziendali. Allo stesso tempo, molte aziende prestano poca attenzione e trascurano la pianificazione nel processo di creazione delle note spese. Di conseguenza, diventa una fonte di stress e drena le loro risorse. Se desideri semplificare la generazione delle note spese, tenere traccia delle tue finanze e monitorare le spese aziendali, dovresti prendere in considerazione l'utilizzo di una speciale soluzione software per note spese che ti aiuterà a gestire tutte le attività necessarie.

Sebbene tu possa utilizzare uno strumento specifico per la creazione di note spese, l'implementazione di un software di contabilità reale è molto meglio. Risolverà molti problemi e puoi essere sicuro che tutto sia fatto correttamente. Un enorme vantaggio è che tutto viene eseguito automaticamente.

Questo è un esempio della nota spese in Synder:

Puoi ottenere una panoramica delle prestazioni della tua attività nella tua valuta locale e persino confrontare i risultati con il periodo precedente. Puoi anche scaricare la nota spese sotto forma di file excel:

Fondamentalmente, questo è l'aspetto che avrebbe la tua nota spese se lo facessi manualmente. L'unica differenza è che Synder Accounting calcola tutto automaticamente in pochi secondi.

Scopri di più su come Synder può semplificare la tua attività di e-commerce e controlla le funzionalità o programma una sessione demo con gli specialisti di Synder.

A cosa serve una nota spese?

Gli imprenditori devono tenere traccia di ogni centesimo speso per le spese della loro azienda. Di questo trattano quasi tutti i libri contabili. Tuttavia, ci sono molti altri usi per una nota spese. Può aiutarti a stabilire le priorità e prendere decisioni informate su dove spendere tempo e denaro. È anche un modo per tenere traccia delle tue spese quotidiane per evitare spese eccessive.

Diamo un'occhiata ad alcuni vantaggi dell'utilizzo regolare di una nota spese in dettaglio.

Preparati completamente per una verifica fiscale

Hai problemi a dormire a causa delle dichiarazioni fiscali? Anche le imprese più piccole sono preoccupate per la possibilità di essere verificate dalle autorità fiscali.

La paura di essere controllati può portare a esitazione, indecisione e persino stress tra i proprietari di piccole imprese. Questo li porta a chiedersi se stanno facendo tutto il possibile per mantenere la loro conformità fiscale.

Potresti chiederti come puoi essere preparato per una verifica fiscale e cosa puoi fare per garantire che la tua attività abbia ragione. Una corretta nota spese per le piccole imprese è una risposta.

Scopri altri suggerimenti su come evitare la verifica fiscale e assicurati che la tua attività stia andando bene nel nostro post sul blog Audit Red Flags dell'IRS:come evitare la verifica fiscale.

Comprendi meglio il tuo budget e le prestazioni aziendali

Mantenere un budget e documenti finanziari è qualcosa che ogni azienda deve fare. Molti imprenditori diventano cauti e spendono solo tanto denaro quanto possono permettersi. Anche se dovresti sempre tenere sotto controllo le tue finanze aziendali, dovresti anche essere in grado di vedere che la tua attività sta andando bene.

Una nota spese ti aiuta a sapere quanto puoi spendere. Comprendendo le finanze della tua azienda, puoi prendere decisioni informate e intraprendere le azioni giuste per migliorare le tue prestazioni. Ci sono molti modi in cui puoi monitorare le prestazioni della tua attività. Tuttavia, una nota spese per piccole imprese è uno dei modi più semplici per capire quanti soldi si spendono quotidianamente.

Pianifica strategie future

Con la giusta nota spese puoi pianificare la strategia per la pianificazione e le prestazioni aziendali future. Dal momento che vedrai i dettagli di quanto costano le parti separate della tua attività, puoi creare una strategia adeguata che sarà sia conveniente che redditizia.

Linea inferiore

Le aziende spendono una grande quantità di denaro in contabilità e auditing. Se eseguita correttamente, la nota spese per le piccole imprese è essenziale per il successo di qualsiasi azienda.

Con l'implementazione di una soluzione software per la nota spese e la contabilità della tua attività di e-commerce, puoi creare un sistema che ti aiuterà a produrre nuove strategie e previsioni per il futuro. Sarai un passo avanti con la visione della tua performance aziendale.
Il software Synder Accounting ti offre una grande opportunità non solo per creare una nota spese completa per le piccole imprese, ma anche per tenere traccia della tua contabilità. Sei pronto a provarlo?