Guida essenziale al controllo dell'inventario

Tutto ciò di cui hai bisogno per iniziare e diventare più efficiente

Questa guida fornisce tutto il necessario per iniziare a controllare l'inventario. La consulenza di esperti di facile comprensione, guida, formule, metodologie, lo sviluppo delle politiche e la guida al software aiuteranno qualsiasi azienda, grande o piccola che sia.

Inclusi in questa pagina:

• Confronti tra metodi di controllo dell'inventario
• Consigli su come controllare l'inventario
• Formule per prevedere l'inventario
• Consulenza di esperti sull'ottimizzazione, software e previsioni del settore

Che cos'è il controllo dell'inventario?

Controllo dell'inventario, chiamato anche controllo delle scorte, è il processo per garantire che la giusta quantità di approvvigionamento sia disponibile in un'organizzazione. Con gli opportuni controlli interni e di produzione, la pratica garantisce che l'azienda possa soddisfare la domanda dei clienti e offre elasticità finanziaria.

Il successo del controllo dell'inventario richiede i dati degli acquisti, riordina, spedizione, deposito, Conservazione, ricevere, soddisfazione del cliente, prevenzione delle perdite e fatturato. Secondo il “Rapporto sullo stato delle piccole imprese” del 2017 quasi la metà delle piccole imprese non tiene traccia del proprio inventario, anche manualmente.

Il controllo dell'inventario consente di ottenere il massimo profitto dal minimo investimento nell'inventario senza influire sulla soddisfazione del cliente. Fatto bene, consente alle aziende di valutare il loro stato attuale in materia di asset, saldi contabili e rapporti finanziari. Il controllo dell'inventario può aiutare a evitare problemi, come eventi di esaurimento scorte (esaurimento scorte). Per esempio, Walmart ha stimato di aver perso 3 miliardi di dollari di vendite nel 2014 perché le sue procedure di controllo delle scorte inadeguate hanno portato all'esaurimento delle scorte.

Una parte integrante del controllo dell'inventario è la gestione della catena di approvvigionamento (SCM), che gestisce il flusso delle materie prime, beni e servizi fino al punto in cui l'azienda o i clienti consumano i beni. Anche la gestione del magazzino rientra nell'arena del controllo dell'inventario. Questo processo include l'integrazione della codifica del prodotto, riordinare punti e rapporti, tutti i dettagli del prodotto, elenchi di inventario e conteggi e metodi per la vendita o l'archiviazione. La gestione del magazzino sincronizza quindi le vendite e gli acquisti con le scorte disponibili.

La gestione dell'inventario è un termine di livello superiore che comprende l'intero processo di approvvigionamento, immagazzinare, e realizzare un profitto dalla tua merce o dai tuoi servizi. Mentre il controllo dell'inventario e la gestione dell'inventario possono sembrare intercambiabili, non sono. Il controllo dell'inventario regola ciò che è già in magazzino. La gestione dell'inventario è più ampia e regola tutto, da ciò che è nel magazzino a come un'azienda ottiene l'inventario lì e la destinazione finale dell'articolo.

Le pratiche e le politiche di controllo delle scorte dovrebbero applicarsi a qualcosa di più dei semplici prodotti finiti e grezzi. Il grafico seguente mostra tutte le cose che un'azienda potrebbe gestire utilizzando queste pratiche.

La portata del controllo dell'inventario:oltre i prodotti finiti e grezzi

In che modo il controllo dell'inventario può migliorare la tua attività

L'implementazione di adeguate procedure di controllo dell'inventario può aiutare a garantire che un'azienda funzioni a livelli finanziari ottimali e che i prodotti soddisfino le esigenze e le aspettative dei clienti. Secondo il "Rapporto sullo stato globale del servizio clienti multicanale" del 2015 Il 62% dei clienti ha smesso di fare affari con un marchio il cui servizio clienti era scadente. Di quei reclami del servizio clienti, la frustrazione per gli articoli esauriti o in arretrato è in cima alla lista. Infatti, la ricerca sui minimarket mostra che l'esaurimento delle scorte potrebbe causare la perdita completa di un negozio su 100 clienti. Inoltre, Il 55% degli acquirenti in qualsiasi negozio non acquisterebbe un articolo alternativo quando il prodotto normale è esaurito. Altre aree in cui le aziende sostengono spese o perdono vendite che le pratiche e i metodi di controllo dell'inventario potrebbero affrontare includono:

• Deterioramento
• Scorte morte
• Costi di stoccaggio in eccesso
• Efficienza in termini di costi
• Vendite diminuite
• Perdere clienti fedeli
• Scorte in eccesso
• Perdere traccia dell'inventario
• Smarrimento merce in magazzino

Secondo David Pyke, co-autore di Inventory and Production Management in Supply Chains, giunto alla sua quarta edizione, e professore di operazioni e gestione della catena di approvvigionamento presso l'Università di San Diego, “I proprietari di piccole imprese emergenti rimarrebbero sbalorditi nel vedere quanto aiuto possono ottenere e quanto denaro possono risparmiare gestendo saggiamente il loro inventario. Molte piccole imprese non stanno girando in contanti, e gran parte del loro finanziamento è legato al loro inventario. Le buone pratiche bilanciano la domanda dei clienti e la gestione dell'inventario nel modo più intelligente possibile".

Suggerimenti e consigli di esperti per iniziare con il controllo dell'inventario

Esplorare a fondo le complessità delle procedure e della teoria di controllo dell'inventario può essere molto per alcune aziende. I suggerimenti di seguito possono aiutarti a identificare ciò che devi fare prima di implementare un nuovo processo di controllo dell'inventario:

• Un buon piano di controllo dell'inventario ha diversi elementi essenziali: L'acquisto di un sistema software che indirizzi il tuo inventario non è sufficiente. Un buon piano di controllo dell'inventario indirizza i tuoi ordini dalla produzione o dall'acquisto alla vendita degli articoli e alla fine rimuovendoli dai tuoi libri. Un programma di controllo dell'inventario dovrebbe tenere conto di cose come la riduzione dello spazio sprecato nel magazzino, ordinare le forniture utilizzando una formula di previsione e impostare le relazioni con i fornitori.
• Pianifica prima, Quindi eseguire: Qualsiasi manager che si rispetti ti dirà che la gestione e il controllo dell'inventario sono continui e non vivono solo a livello di magazzino. Dovresti aggiornare continuamente il tuo piano, poi metterlo in pratica. Dovresti tenere traccia delle metriche e aggiornare settimanalmente le previsioni per i mesi futuri e apportare modifiche alla gestione dell'inventario pianificate secondo necessità. Potrebbe anche essere necessario modificare il piano di gestione dell'inventario in base agli eventi mondiali.
• Assicurati di avere sempre scorte critiche: Che si tratti di parti di macchine o di un articolo che è la spina dorsale delle vendite, determinare quale stock è critico, e assicurati che questi articoli non vadano mai esauriti. Per questo, dovresti avere un processo di controllo dell'inventario in atto.
• Esamina attentamente tutte le spedizioni: Un punto chiave della perdita di inventario si verifica quando la tua azienda riceve inizialmente un articolo. Esaminare attentamente le distinte di imballaggio e i prodotti per eventuali danni.
• Nominare i membri del team di gestione dell'inventario giusti: Il coinvolgimento del personale è fondamentale, ma assicurati che coloro che sono incaricati dei processi di controllo dell'inventario siano le persone giuste per il lavoro. La matematica dovrebbe essere tra i loro punti di forza, e dovrebbero avere il tempo di eseguire correttamente l'attività. Idealmente, il tuo team di gestione dell'inventario include persone che toccano ogni fase del processo, dai responsabili di magazzino agli specialisti di approvvigionamento ai raccoglitori sul pavimento. Le piccole imprese dovrebbero prendere in considerazione l'inclusione di tutti i dirigenti e di alcuni rappresentanti del personale in prima linea.
• Raggruppa elementi simili: Per quanto possibile, raggruppare come inventario nelle stesse aree. Ulteriore, i prodotti unici dovrebbero avere un'unica posizione di archiviazione.
• Trova l'equilibrio tra i costi di inventario e i vantaggi di avere scorte a portata di mano: Lo sviluppo di un sistema di controllo dell'inventario veramente efficace si basa sulla ricerca del giusto equilibrio tra il costo di produzione e stoccaggio dell'inventario ed evitare l'esaurimento delle scorte. I soldi della tua azienda sono legati a quel titolo. Fortunatamente, conoscere abbastanza la tua attività ti consentirà di scegliere i metodi e le tecniche di previsione giusti. Stai cercando di determinare il costo totale del tuo magazzino, compresi fattori come i costi di magazzinaggio e le merci deperibili, e soppesandolo con la domanda e il costo delle scorte per darti il ​​giusto equilibrio
• Guarda altri piani di alto livello: Se non hai un controllo positivo sul tuo inventario, probabilmente devi occuparti di altre aree della tua attività. Hai un piano di gestione della qualità adeguato? Hai guardato il tuo piano di gestione della struttura ultimamente?
• Scegli un sistema scalabile: È allettante per le piccole imprese ordinare sistemi software di taglia unica o, al contrario, gratuito o a basso costo. I sistemi basati su cloud possono crescere con un'azienda e fornire le analisi necessarie per continuare la crescita della tua azienda.
• Il tuo software è buono quanto i tuoi processi: Il software non può risolvere i processi errati, basta automatizzarli.
• Avere un piano di backup: Non importa quanto sia high tech il software o ben congegnato il processo, assicurati che la tua azienda disponga di un piano di backup per interruzioni di corrente e furto. Il cloud computing è sempre un'opzione migliore rispetto a un server locale.

Consigli attuabili da un esperto di gestione dell'inventario

L'esperto di controllo dell'inventario Dr. Pyke consiglia, "Ho notato che il mondo degli affari ha una comprensione debole della gestione e del controllo dell'inventario. Sono addestrati superficialmente, e talvolta applicano solo un'esperienza superficiale alle loro pratiche. Qualche volta, che funziona alla grande. Nei miei 30 anni di esperienza, però, Ho visto che è possibile risparmiare molti soldi formando e gestendo in modo approfondito il controllo dell'inventario".

“Come il sistema Kanban di Toyota per l'ottimizzazione delle configurazioni, ci sono ovviamente aree in cui possiamo migliorare il flusso. Le aziende dovrebbero essere proattive nel loro sistema di sequenziamento, piuttosto che reattivo, il tutto mentre si crea quell'equilibrio. Se si osservano i meccanismi sottostanti durante la pianificazione, puoi andare da lì. Il sistema che scegli può variare notevolmente a seconda della situazione e può fare la differenza nelle tue prestazioni effettive".

Come controllare il tuo inventario

Al suo centro, fare il punto è solo il processo per determinare ciò che hai e dove lo conservi in ​​modo da poterlo valutare. Non tutte le procedure di controllo dell'inventario sono ideali per ogni azienda o per le diverse fasi della crescita e dello sviluppo di un'organizzazione. Alcuni metodi sono troppo complicati, soprattutto per le aziende più piccole. Dovresti essere in grado di utilizzare il tuo sistema per tenere traccia dei livelli di inventario, creare ordini e inviare scorte. Alcuni sistemi di base per il monitoraggio dell'inventario includono:

• Manuale: Che si tratti di un libro mastro o di un registro di borsa, la registrazione manuale dell'inventario con carta e penna è il modo più semplice per tenere traccia di ciò che entra ed esce. Le piccole imprese con pochi articoli possono farla franca utilizzando questo tipo di sistema. Questo sistema può essere impegnativo perché è un record effettivo che non è possibile estrarre e utilizzare per scopi di pianificazione.
• Carte di scorta: Un metodo leggermente più complesso utilizza carte di scorta, chiamate anche bin card. Un cartoncino è una tabella che registra il prezzo unitario corrente, prezzo di vendita e conteggio delle scorte di ciascun prodotto. Utilizza schede individuali per ogni prodotto in grandi magazzini o magazzini. Il sistema tiene traccia anche degli acquisti, saldi, resi e altri motivi per ritirare le scorte, come i ritiri promozionali. È possibile includere note aggiuntive sul cartoncino, come eventuali problemi associati a quell'articolo. Affinché un sistema di carte stock sia efficace, aggiornamenti coerenti sono fondamentali. È inoltre necessario registrare stock pull insoliti; altrimenti, corri il rischio di dati imprecisi.
• Fogli di calcolo semplici: Molte aziende, soprattutto piccole imprese, utilizzare fogli di calcolo per tenere traccia dell'inventario. Sia che utilizzino Microsoft Excel o qualcosa di simile, i fogli di calcolo sono un modo per iniziare ad automatizzare e acquisire elettronicamente i dati dei prodotti. Con un aggiornamento coerente e una codifica di base, puoi assicurarti di avere a disposizione livelli e statistiche di inventario correnti. Le aziende personalizzano rapidamente questi sistemi per soddisfare le proprie esigenze. Poiché tutti coloro che creano un foglio di lavoro lo fanno in modo leggermente diverso, gli utenti avranno bisogno di una conoscenza approfondita di come funziona il foglio. Questo metodo è anche pensato come manuale perché l'unico modo per aggiornare automaticamente il sistema di fogli di calcolo è l'aggiunta di macro di alto livello o codice che li colleghi ad altri sistemi.
• Software di inventario di base: Il semplice software di inventario è solitamente a basso costo e mirato alle piccole e medie imprese. Questa semplice automazione è spesso basata su cloud e si collega al software del punto vendita, in modo che possa generare in tempo reale, aggiornamenti automatici delle scorte. Puoi anche incorporare analisi e report ed eseguire confronti dei costi, creare riordini, identificare i prodotti migliori e peggiori e approfondire i dettagli dell'ordine o i modelli dei clienti. Alcuni semplici sistemi software di gestione dell'inventario possono scalare fino a funzionalità più complesse man mano che la tua attività cresce.

Alcune aziende preferiscono attenersi ai semplici sistemi di tenere traccia dell'inventario. Altre società pianificano la crescita e il ridimensionamento. Puoi anche monitorare l'inventario con:

• Software avanzato: Progettato per il monitoraggio dell'inventario, la maggior parte di queste soluzioni software mirate può integrarsi con il software esistente, sono scalabili e forniscono analisi e modelli. Il software avanzato è ora alla portata di molte piccole e medie imprese perché non ha più costi proibitivi.

Tipi di sistemi di controllo dell'inventario

I sistemi di controllo e monitoraggio dell'inventario sono approcci contabili per tenere traccia del numero di merci a disposizione. Le grandi aziende spesso monitorano l'inventario nei negozi, magazzini e persino siti web. I due sistemi principali sono i sistemi di tracciamento periodico e perpetuo.

Il sistema periodico contro il sistema perpetuo

Il sistema di inventario periodico

La maggior parte delle piccole imprese utilizza ancora la gestione periodica dell'inventario perché non richiede software sofisticato o scansione dell'inventario. Un sistema di inventario periodico si basa su conteggi fisici occasionali o regolari dell'inventario. Decidi i periodi contabili in base alle esigenze aziendali, ma non monitori l'inventario quotidianamente o continuamente. Anziché, registri tutti gli acquisti su un account di acquisto. Una volta effettuato l'inventario fisico, si sposta il saldo nel conto acquisti nel conto inventario. Finalmente, si adegua il conto magazzino in modo che corrisponda al costo dello stock finale. Puoi calcolare il costo di chiusura dell'inventario utilizzando FIFO (first in, prima uscita) o LIFO (ultima entrata, prima uscita).

Le sfide del sistema periodico sono particolarmente evidenti quando si esegue un conteggio dell'inventario fisico. La maggior parte delle normali attività commerciali deve essere sospesa durante questo periodo perché richiede un notevole lavoro manuale. Molte aziende assumono personale aggiuntivo e cercano di farlo al di fuori del normale orario lavorativo, come durante un turno di notte. Questo tipo di sistema incorre in più frodi perché non c'è nulla che tenga traccia dell'inventario tra i conteggi fisici, ridurre la responsabilità tra gli inventari, e perché è più difficile determinare dove si sono verificate eventuali discrepanze di inventario.

Il sistema di inventario perpetuo

Il sistema perpetuo può essere più costoso da implementare rispetto al sistema periodico a causa delle esigenze di apparecchiature e software. Però, il sistema aggiorna continuamente e immediatamente i numeri di inventario. Questo sistema calcola l'inventario in base alle vendite e agli acquisti tramite il punto vendita e il software di gestione delle risorse. Per di qua, hai sempre una contabilità precisa delle scorte a portata di mano. Il monitoraggio perpetuo è il modo migliore per evitare l'esaurimento delle scorte quando i tuoi clienti esauriscono l'inventario di un particolare prodotto. Con un sistema perpetuo, è possibile ottenere un contatto minimo dei dipendenti con la merce.

Le sfide di questo tipo di sistema si verificano quando lo si utilizza senza eseguire anche inventari fisici. In altre parole, l'inventario registrato potrebbe non riflettere accuratamente ciò che è fisicamente disponibile con il passare del tempo, non importa tenere conto delle spedizioni dirette o dell'inventario su ordinazione. Devi rendere conto della rottura, beni rubati e smarrimenti per garantire che il sistema sia accurato. Ulteriore, gli errori e gli elementi scansionati in modo errato influiscono sui record di inventario. Puoi gestirlo matematicamente applicando correzioni che spiegano principalmente queste cose. Gli esperti concordano, anche se, che anche se gli inventari fisici non sono comuni, dovresti implementare un processo di inventario manuale per integrare un sistema perpetuo. Puoi integrare questi tipi di sistemi con l'automazione della catena di approvvigionamento per prendere decisioni più rapide informate dai dati.

codici a barre

I codici a barre possono far parte di un sistema di inventario perpetuo o periodico. Alcuni potrebbero considerare i codici a barre parte di un sistema di gestione dell'inventario, ma in verità, si tratta di apparecchiature che rientrano nel sistema di gestione dell'inventario esistente. Un codice a barre è essenzialmente una piccola immagine con testo o numeri che viene messa su ogni articolo in stock. Il testo oi numeri memorizzano una grande quantità di informazioni. Uno scanner legge queste informazioni e le trasferisce a un database, che tiene traccia delle parti e delle loro posizioni. Il sistema esegue le scansioni all'arrivo del nuovo inventario e all'uscita. I codici a barre hanno un rapido ritorno sull'investimento (ROI) riducendo i costi operativi una volta implementati, anche per le piccole imprese.

Altri vantaggi del codice a barre includono:

• L'eliminazione degli errori di dati manuali
• Raccolta più rapida delle informazioni di inventario
• Aggiornamenti automatici dell'inventario
• Razionalizzazione della documentazione e del reporting
• Abilitazione del movimento di inventario tra più magazzini e reparti
• Identificazione facile e veloce dei livelli minimi e riordino dei livelli necessari

L'implementazione di codici a barre sull'inventario è un'idea intelligente perché offrono scalabilità e precisione, anche alle piccole imprese in crescita.

Identificazione a radiofrequenza (RFID)

I tag RFID sono anche un tipo di apparecchiatura che rientra in un sistema di gestione dell'inventario esistente. I tag RFID sono un tipo di tracciamento intelligente. I tag RFID contengono informazioni archiviate elettronicamente, più informazioni di quelle possibili con i codici a barre convenzionali. I tag possono essere passivi o attivi:i tag RFID attivi includono batterie, mentre i tag passivi non hanno batterie. Il lettore RFID fornisce l'alimentazione per i tag passivi tramite onde radio, mentre i tag attivi inviano le loro onde radio. Entrambi i tipi di tag si aggiornano automaticamente per identificare lo stock e acquisire tutti i dati associati.

I tag RFID sono un modo efficace per proteggere articoli e prodotti di alto valore che richiedono un'ulteriore conformità di sicurezza, come i prodotti farmaceutici. I tag attivi sono il miglior corso nelle aziende in cui la sicurezza dell'inventario è stata un problema.

Sebbene la sicurezza sia il vantaggio principale dell'RFID, altre caratteristiche includono:

• Lettura tag remota: Il raggio di lettura per i tag passivi è di circa 40 piedi, e l'intervallo per i tag attivi è di 300 piedi.
• Lettura simultanea dei tag: Il sistema è in grado di leggere più tag contemporaneamente in modo da poter controllare un intero pallet di prodotti contemporaneamente.
• Codici tag univoci: Per tenere traccia di prodotti unici, non solo un tipo di prodotto, puoi assegnare ai tag codici identificativi univoci.
• Aggiornamenti costanti: Senza dover aggiornare il tag fisico sull'articolo, puoi inviargli aggiornamenti come la posizione del magazzino tramite il tuo tag attivo o mantenendo attivato il sistema di tag passivo.

Alcune sfide con l'utilizzo di RFID includono:

• I tag RFID passivi richiedono scanner o lettori portatili.
• Il costo può essere proibitivo per alcune aziende.
• La catena di approvvigionamento necessita anche dell'attrezzatura necessaria per i tag RFID.

Se stai pensando di utilizzare tag RFID, sono diventati più economici negli ultimi anni. Gli esperti dicono che il miglior uso dei tag RFID è posizionarli in punti ad alto rischio vicino al tuo magazzino, come alle uscite. Finalmente, per prodotti con una durata di conservazione limitata, un sistema RFID può fornire informazioni per garantire il controllo della qualità, come quando sono stati introdotti e le loro date di scadenza (se pertinenti).

Una tendenza recente tra le piccole imprese è l'uso di codici QR, che sono come codici a barre, ma non è necessario acquistare attrezzature costose per leggerli. Puoi installare un'app su uno smartphone che legge i codici QR. Trasportano anche più informazioni di un codice a barre a causa dei loro modelli a matrice. I codici QR non sono sistemi attivi come i tag RFID attivi e non sono altrettanto costosi.

Metodi di controllo dell'inventario

I metodi di controllo dell'inventario sono i modi in cui utilizzi i punti di forza e le relazioni della tua azienda, la tua competenza, formule e previsioni per determinare quanta scorta mantieni, vendere, negozio e ordine. Un efficace controllo dell'inventario consente di controllare i costi e soddisfare le richieste dei clienti.

I giorni di inventario in sospeso (DIO) di un'azienda misurano il numero di giorni in cui un'azienda detiene azioni prima di venderle. La DIO è una misura di efficienza perché l'inventario vincola i fondi. Più basso è il DIO, meglio è, soprattutto per una piccola impresa. I punteggi DIO sono aumentati negli ultimi cinque anni dell'8,3%, il che significa che le aziende hanno pratiche di controllo dell'inventario più scadenti. Inoltre, c'è bisogno di aumentare lo spazio del magazzino, che significa…

La correlazione tra DIO e spazio di magazzino

La metodologia di controllo dell'inventario più efficace può variare tra le aziende. Qualunque sia la metodologia scelta, dovrebbe essere chiaro per i dipendenti e avere politiche e procedure ben definite. Se utilizzi un software con la tua metodologia, guarda i sistemi che vantano le caratteristiche chiave di cui la tua azienda ha bisogno, non solo un pacchetto adatto a tutti. Il controllo organizzativo inizia con l'etichettatura degli articoli, sia tramite SKU o un sistema più complesso. Il controllo della qualità richiede la presenza di standard e politiche di qualità da seguire per il personale.

Le migliori pratiche per il controllo dell'inventario includono:

• Scegli una metodologia di miglioramento della gestione: Le metodologie di miglioramento della gestione implicano più del semplice controllo dell'inventario. Puoi migliorare il tuo business, da cima a fondo, con una metodologia di gestione a cui ti impegni. Gli esempi includono Kaizen, Lean e Six Sigma.
• Ottimizza le procedure di acquisto: Uno dei tratti distintivi di una corretta gestione dell'inventario è garantire l'utilizzo di dati e previsioni per controllare le procedure di acquisto. Ciò include anche l'identificazione degli articoli monitorando la domanda dei clienti, rimozione delle scorte obsolete e regolazione delle scorte di sicurezza e dei punti di riordino.
• Gestire le relazioni con i fornitori: È fondamentale gestire bene le relazioni della catena di approvvigionamento perché spesso è possibile risolvere i problemi lavorando a stretto contatto con i fornitori. Per esempio, i fornitori possono offrire alla tua attività una quantità minima di ordine negoziabile, ritirare i prodotti che non stanno vendendo e aiutarti a rifornirti rapidamente quando le vendite accelerano per un prodotto specifico.
• Crea report automatici: Poiché i sistemi di controllo e gestione dell'inventario producono enormi quantità di dati, le aziende devono trovare il modo di analizzare, segnalare e utilizzare questi dati. Molti sistemi generano automaticamente report per lo stato dell'inventario, registri delle scorte, riconciliazione, magazzino storico, inventario obsoleto e dati finanziari dell'inventario. Ulteriore, le aziende dovrebbero decidere a che punto della loro catena di fornitura dovrebbero condividere questi rapporti, in modo che i fornitori possano prepararsi adeguatamente.
• Condurre una valutazione dei rischi: I problemi emergono regolarmente nelle imprese, se hai un picco di vendite imprevisto, un deficit di cassa, spazio di magazzino insufficiente, un errore di calcolo dell'inventario, prodotti a lenta rotazione o prodotti fuori produzione. Prepara una matrice di valutazione del rischio per determinare quali sono i tuoi peggiori rischi e come affrontarli quando si verificano.
• Verifica regolarmente: Conduci controlli regolari per assicurarti che le tue scorte effettive e i rapporti siano allineati. Esistono tre modi per eseguire un audit:inventario fisico, controllo a campione e conteggio dei cicli. Un inventario fisico richiede il conteggio di tutto il tuo inventario e dovrebbe essere eseguito almeno una volta all'anno e spesso alla fine dell'anno per allinearsi con i report delle imposte sul reddito. Il controllo a campione è quando si sceglie un prodotto o due in un momento diverso dall'inventario completo, controllalo fisicamente e confrontalo con ciò che è nella tua documentazione o sistema software. I prodotti problematici o che vendono velocemente sono ideali per il controllo a campione. Il conteggio del ciclo distribuisce la riconciliazione durante tutto l'anno. Ogni prodotto ha il suo periodo di audit, ma dovresti controllare gli articoli di alto valore più spesso. Per ulteriori informazioni sul conteggio dei cicli, vedere “Utilizzo del software di controllo dell'inventario per il conteggio dei cicli”.
• Controllo selettivo dell'inventario (previsione): Molte tecniche rientrano nel controllo e nella gestione o nella previsione selettivi dell'inventario, come l'analisi ABC. In questa forma di analisi, si classifica l'inventario con uno dei seguenti:valore d'uso, fonte di approvvigionamento, difficoltà di approvvigionamento, stagionalità, prezzo unitario e tasso di consumo. Scegli una formula in base all'importanza relativa di ciascuna classificazione e quanto influisce sul titolo.

Metodologie di gestione utilizzate nel controllo dell'inventario

Molte metodologie di controllo e gestione dell'inventario sono rilevanti per tutti i settori, che tu sia un rivenditore di scarpe o una grande compagnia petrolifera. Le diverse metodologie di gestione:

• Produzione snella: La produzione snella è una filosofia di gestione di alto livello che offre valore al cliente promuovendo l'efficienza della produzione. La produzione snella utilizza anche Kanban, un fondamento, sistema di pianificazione scalabile e visivo. I lavoratori possono visualizzare tutte le attività in un progetto sotto una delle intestazioni:Da fare, In corso e fatto. Questo processo evidenzia eventuali colli di bottiglia o arretrati per la loro mancanza di movimento da una colonna all'altra, così puoi affrontarli.
• Sei Sigma: Tra le tecniche di gestione più conosciute c'è Six Sigma. L'intento della metodologia è ridurre la probabilità che si verifichino errori o difetti utilizzando le tecniche di miglioramento continuo del processo di definire, misurare, analizzare, migliorare e controllare (DMAIC). Rifacendosi a questi principi di gestione di base, i professionisti possono lavorare con Six Sigma e altre metodologie di controllo dell'inventario per ridurre problemi come l'esaurimento delle scorte e migliorare la produzione e la consegna puntuali.
• Lean Six Sigma: Combinando Lean e Six Sigma, questa tecnica si concentra sulla riduzione degli sprechi e sulla riduzione dei difetti del prodotto. Lean Six Sigma è particolarmente utile per trovare ed eliminare le cause alla radice degli sprechi della catena di approvvigionamento e della gestione dell'inventario. Utilizzando la combinazione di tecniche, puoi trovare modi per apportare miglioramenti come ridurre i costi di inventario e migliorare il tuo processo di inventario.

Metodi per ricostituire le scorte

Ci sono molti modi per controllare le scorte, se utilizzi tecniche che specificano quando ordinare, formule di previsione o tecniche di vendita e archiviazione.

I modi per controllare le scorte in base a quando o come si ordinano merci o materiali includono:

• FIFO e LIFO: Questi sono metodi per dare valore ai prodotti. LIFO presuppone che le ultime merci aggiunte all'inventario siano le prime merci ad essere vendute, mentre FIFO presuppone che le merci aggiunte per prime all'inventario saranno le prime vendute.
• Controllo inventario min-max: Questa teoria imposta i livelli minimi e massimi di scorte per mantenere articoli specifici nel tuo inventario. Quindi, quando raggiungi il livello minimo di scorte, ordine solo quanto basta per raggiungere il livello massimo impostato. I critici di questo approccio dicono che potresti finire con troppi o troppo pochi prodotti.
• Inventario JIT: La strategia di gestione dell'inventario just-in-time (JIT) allinea l'ordine delle materie prime dai fornitori con il programma di produzione. Riduci gli sprechi sotto forma di costi di inventario perché le merci sono in loco solo se necessario. JIT può essere un passo nella produzione snella richiedendo leggermente a JIT di incorporare ciò che il cliente desidera in ogni prodotto fabbricato. Il rischio con questo metodo è l'esaurimento delle scorte a causa di fornitori inefficienti, ma la gestione delle relazioni con i fornitori può in qualche modo mitigare questo rischio.
• Sistema a due o tre scomparti :Un sistema a due o tre contenitori prevede due contenitori dello stesso articolo a magazzino. Quando un contenitore diventa vuoto, usi il secondo contenitore (il backup), che poi identifica il punto di riordino (ROP). Il ROP è quando l'inventario scende a un livello che avvia le attività di sostituzione delle scorte. Il problema con un metodo così basilare è evidente in situazioni in cui ci sono ordini grandi o veloci. Potresti non essere mai esattamente sicuro di quanto prodotto è disponibile in un determinato momento, quindi potresti non essere in grado di prevedere se puoi evadere un ordine di grandi dimensioni o rapidamente, ordini successivi.
• Quantità di ordine fissa: In una regola quantità ordine fisso, puoi ordinare solo una quantità specifica di un articolo alla volta. Con questa regola in vigore, riordinare gli errori, i problemi di spazio di archiviazione e le spese inutili sono ridotti al minimo. È possibile collegare quantità di ordini fisse a ROP automatici.
• Ordinazione a periodo fisso: In una regola di ordinamento a periodo fisso, si collega il rifornimento di articoli specifici a un intervallo particolare. In questo caso, la quantità dell'ordine è sempre diversa per compensare la domanda del cliente.
• Inventario gestito dal fornitore (VMI): In questo metodo, spesso è il rappresentante di vendita che gestisce lo stock su prodotti specifici, notare e ordinare ciò che necessita di rifornimento. Per esempio, un rappresentante di un'azienda di bevande che esegue le consegne esamina lo stock e lo spazio disponibile per i propri prodotti nel negozio e lo rifornisce da solo.
• Imposta livelli par: Quando l'inventario scende al di sotto dei livelli pari, il tuo software dovrebbe segnalarti di ordinare di più. I livelli par variano in base al prodotto, i relativi tassi di vendita e il tempo per rifornirsi e richiedono ricerca e decisioni ponderate. I livelli par cambiano nel tempo e devono essere ripristinati a intervalli regolari. Sul lato positivo, avere livelli minimi rende la tua attività più efficiente e flessibile. Quando nuovi prodotti arrivano sul mercato, puoi acquistarli perché i tuoi fondi non sono completamente legati all'inventario esistente.
  
  Ulteriore, i costi di stoccaggio sono inferiori, e se la tua attività si muove velocemente, avere solo i livelli minimi di scorte può essere più adatto. Alcune sfide che potresti dover affrontare includono la possibilità di esaurire le scorte, al momento dell'ordine il minimo potrebbe essere più costoso e la variabilità di come i tuoi fornitori possono consegnare i prodotti in modo rapido ed efficiente. Dovresti anche avere una scorta di sicurezza insieme al tuo inventario minimo. La scorta di sicurezza è la scorta che tieni in eccesso in caso di ritardi nella consegna. Utilizzi questo stock solo in caso di emergenza.

Metodi di stoccaggio a confronto

Controlla le scorte con il modo in cui le vendi

Puoi anche controllare le azioni con il modo in cui le vendi. In alcuni casi, lo stock non fa nemmeno parte del tuo inventario in loco, ma puoi ancora controllarlo. Ecco come in base a quando o come vendi i tuoi prodotti:

• Raggruppamento: La combinazione di beni o servizi per offrire al cliente un valore extra a un costo si chiama bundling. Nella pratica del controllo e della gestione dell'inventario, il raggruppamento è un modo per spostare l'inventario obsoleto. Per esempio, includi un regalo a sorpresa o offri un prezzo ridotto su un altro articolo in base a un acquisto. Queste tecniche migliorano anche l'esperienza dei tuoi clienti.
• Inventario a rotazione: Quando l'inventario è in movimento, invece di immagazzinare le merci all'interno di un magazzino, i manager lo lasciano nel rimorchio del camion e lo immagazzinano nel parcheggio del magazzino. Un autista può agganciare il rimorchio quando è necessario lo stock e portarlo al negozio al dettaglio. I dipendenti del magazzino non toccano mai l'inventario.
• Scaricare la consegna: Conosciuto anche come cross-dock, Il drop shipping è quando un produttore o un fornitore spedisce direttamente i suoi prodotti ai clienti per conto del rivenditore. Il rivenditore non ha mai il prodotto in magazzino e non lo maneggia o non vede mai il prodotto. Queste aziende lavorano principalmente tramite le vendite su Internet.
• Inventario della spedizione: Questo accordo commerciale si verifica quando una società cede i suoi beni a un'altra società o negozio prima che li paghino. Il negozio o l'azienda paga i prodotti una volta che li vende, per una percentuale concordata sul prezzo di vendita. Questa disposizione può essere una situazione eccellente per le piccole imprese che vendono i prodotti perché il loro costo di proprietà è minimo.
• Ordine in arretrato: When a company decides to take orders and payments for products that are not in stock, they are taking backorders. For a small number of items (one or two), it is easy to process the order and inform your customer with a forecast of when you will fulfill it. Ulteriore, the higher the value of the item, the more patient your customers will be with backorders. I problemi aumentano, però, when the backordered products start to multiply. It is not recommended that small businesses whose products are generally stocked on-site mix with many backorders. Positive reasons to offer backorders include increasing cash flow, adding some flexibility for small businesses not capable of handling the logistics and lower holding and overstock costs. Challenges of backordering include possibly disappointing customers, longer fulfillment intervals and other logistical requirements.

Methods to Sell or Store Stock Compared

Forecasting for Inventory Control

Instead of using a manual method to reorder, look at ways to mathematically forecast what is in stock or when to order. These methods can include categorizing your stock, such as in the ABC method, but mainly show what you currently have in store:

• ABC Analysis: This method of supply chain forecasting divides all on-hand inventory into three distinct groups. “A” items are those of high value and low sales frequency. The budgetary impact of these items is significant, but their sales are not predictable. “B” items are those of moderate value and moderate sales frequency. “C” items are those of low value and high sales frequency. These items require less oversight due to their lessened monetary impact and constant turnover. Using these delineations for inventory helps you prioritize by separating out products that need more attention than others. Forecasting done with ABC analyses calculates the number of stock available based on this delineation. Inoltre, storage and packing locations can be set up to reflect these delineations.
• Reorder Point (ROP) Formula: The ROP formula mathematically tells you the right time to order or produce more stock. Using existing information, calculate the sum of your lead time demand and safety stock. You may need to know the reorder lead time alongside this formula, which is the time between placing an order and when you receive it. You must account for the lead time when calculating order timing. The formula for reorder point is:

What ROP Means

Let’s say that Ava has to calculate the ROP for the liquid bandages her company manufactures in its facility. She calculates the safety stock (SS) for this product at 50 units.

She then calculates the Lead Time Demand (LTD) for that product.

Her manufacturing department uses 20 units of raw materials per day, and it takes about five days for a reorder of those materials to arrive.

Using this information, she can calculate the ROP:

If stock for liquid bandages falls below 150 units, then Ava must place a reorder.

Follow this handy chart to calculate your ROP:

“Inventory management gets complicated very quickly, explains Dr. Pyke. “For example, a reorder point model has a trigger. Così, the order fixed quantity is hopefully set up in a way that optimizes the trade-offs involved (i.e. too much versus not enough). When I am helping a business, this is where I usually start their training. Inoltre, problems often come in manufacturing when there are lags between the startups and process changeovers—for instance, an ice cream manufacturer changing over from chocolate to vanilla versus vanilla to chocolate. In the latter example, going from vanilla to chocolate, there are fewer complications and problems. Anche, chocolate covers over a multitude of sins! Però, when you go from the more complex (chocolate in this scenario) to the less complex (vanilla) process, it can take longer and add unnecessary layers of complexity.”

• Economic Order Quantity (EOQ): The EOQ determines the optimal amount of inventory you should buy or produce to make the costs of ordering and storing minimal. This formula is useful for when the demand, ordering and holding costs are consistent over time. You can modify the EOQ formula to compensate for different production levels or order intervals.

What EOQ Means

Let’s say that Ava wants to know the optimal number of size 12 glass bottles she wants to have in-stock for production. They are quite costly to purchase and store, so she must calculate the EOQ. Ava’s production team uses 1, 000 size 12 glass bottles annually. It costs her firm about $3 per year to hold that bottle in inventory, and the fixed cost to place an order is $5. Perciò,

What EOQ Means

The ideal order size to minimize costs and meet customer demand is a little more than 33 size 12 glass bottles. Now that you have the ideal quantity, you can also use the ROP formula to determine the perfect timing to order these size 12 glass bottles.

Follow this handy chart to calculate your EOQ:

Supply Chain Inventory Control

There are some options for controlling your inventory along the supply chain. Whether you are on the production side or within the warehouse, these techniques can help.

Supply Chain Inventory Control Techniques

• Batch Control: To control inventory you are producing, you can execute batch control. This method produces goods in batches sized to ensure that the right amounts of components are available to produce the required number of the finished product. Batch control is especially useful in concert with methodologies such as Lean manufacturing and just-in-time. Batch control procedures save money and resources.
• Third Party Logistics (3PL): Some companies outsource portions of their supply chain, such as in their warehouse, distribution or fulfillment services. Outsourcing may occur at certain times of the year, such as during the holidays. 3PLs turn over employees constantly, especially when they only hire them seasonally. These inexperienced employees can account for a significant amount of lost or missing inventory.
• Bulk Ordering and Shipping: One way to manage costs is to order items that you consider evergreen in bulk. You can also ship evergreen items in bulk at a discount. Companies lay out more money in advance, but since the items sell quickly and steadily, the risk is low. Bulk stock is easier to manage because of the product consistency, making the management costs lower. Manufacturers offer a discount when ordering multiples of the same product, making the products cheaper. This option may be suitable where the demand is difficult to predict. Però, bulk ordering means higher storage costs, is challenging for perishable goods, can lead to obsolete stock and ties up capital.

Stocking Methods Along the Supply Chain Compared

Stock Quantities:How Much to Keep

The type of stock (raw, unfinished, finished or consumable) you have can also determine how much you should keep on hand.

For raw stock, look at the following factors:

• The reliability of the supplier and alternate sources of supply
• Whether you produce and deliver the components in batches
• The predictability of demand
• Bulk discounts

Unfinished stock, also called work-in-progress (WIP), costs you in storage space but is often beneficial. You can add an extra level of protection to your production with unfinished stock. Per esempio, if you have a machine in the middle of a process that is at risk of breaking down, you can pull the unfinished stock to bypass that part of the process.

Keep extra finished stock around when you identify a product’s demand or when you are confident that your batch productions are adequate. You would also naturally have extra finished stock around when you are completing a large order.

How much consumable product stock you should keep around also depends on the reliability of your suppliers. If the demand for those products is well-known and steady, you may want to keep extra. Ulteriore, if you expect price rises or get a significant discount for bulk buying, having additional consumable stock is acceptable.

Inventory Control Policies and Processes

Inventory control starts the moment goods enter your organization, whether through the front door or via a receiving dock. Developing standard operating procedures (SOPs) can help everyone understand their responsibilities related to stock. SOPs are step-by-step instructions that define routine activities.

What to Include in an SOP

In the case of inventory control, the SOP should, al minimo, address:

• Receiving goods and supplies
• Storage and tracking
• Inspection dates and rotation
• Sicurezza
• Shipping

If you are developing new SOPs, clearly define policies and processes, and ask staff members (especially new ones) to review them for understandability. Additional tips for inventory control policies include:

• Separate Administrative Inventory Control From Accounting and Finance: For security purposes, the staff who handle the administration of inventory control should not be the same personnel who perform stock controlling duties in finance or accounting.
• Prioritize Accurate Inventory Counts: Problems occur when trying to fulfill an order with an unknown or inaccurate amount of inventory in stock. Inventory accuracy is a higher priority than order fulfillment.
• Choose the Right Tools: Before drafting your processes, determine what risks are inherent and acceptable in the type of tools you choose. Whether you use dedicated software, RFID tags or spreadsheets and bins, define your systems first.
• Perform Continuous Improvement: To ensure continuous improvement, you must include it as part of your SOPs. Even a short section on the expected intervals for review provides a place for staff to start.
• Consider How Often You Need to Conduct Stock Counts: There are three distinct ways to conduct stock counts:periodically, perpetually and a combination of perpetually and periodically. Decide on the intervals, and write them into your SOPs.
• Factor in All Equipment: As you write your policies, consider the tools available to set realistic expectations. Per esempio, if you want your physical inventories completed over a weekend, determine if your employees should have scanners that expedite their work.
• Determine, at a Minimum, Annual Stocking Policies: At the bare minimum, annual stocking policies should include the maximum and minimum levels, safety stock levels and optimum reorder levels. You should also calculate your average inventory levels to help set these policies.
• Prepare an Annual Inventory Budget: Before buying any inventory, and at least once a year, determine your annual inventory budget. This estimate is the total cost of ownership of the goods for the year, including the costs of materials, holding, fixed operation, logistics, redistribution and any miscellaneous items.

Basic Invoice Control Policies

Effective invoice control policies should inform staff about how your business invoices customers, including the schedule, forms and procedures. Developing reliable basic invoice control policies and procedures ensures you collect the hard-earned income from your products or services. Invoices are typically sent after order fulfillment. Your invoice policies can be templates and should be clear and simple so that staff can follow them without many issues.

The invoice types you need to control are:

• Purchase Orders: Before processing an order, clients or sales staff submit purchase orders. These documents should be completed and signed by the customer, ensuring that all details are accurate.
• Order Receipts: Policies around an order receipt should reflect the set of checks you perform upon delivery of a product. These checks should kick off invoicing and include the shipment tracking numbers and receipt paperwork.
• Invoicing Processes: Templates are ideal to use for invoicing, especially if your software automatically creates them. Policies around invoicing should ensure the purchase order number, invoice date and include all the required payment details.
• Software: If your customer base is large or growing, consider investing in invoicing software. Create policies that help support the development of a template, and ensure the software tracks and archives all transactions. Software can also make generating unpaid invoice reports more efficient and straightforward.
• Past Due Payments: Inform all customers of your late payment or nonpayment policy. Be flexible, but ensure that these documents reflect the consequences. Per esempio, explain grace periods and procedures about who follows up on tardy invoicing and what leeway they have so customers can make their own decisions about paying an invoice late.

Inventory Control Processes

Inventory control processes are the actions and techniques you use to organize inventory and measure the gaps, opportunities and relative success of ordering and production. Many companies use KPIs to measure the success of their processes and procedures.

Some companies are so worried about not having enough inventory, they overstock, which costs them more than just the price of goods. Since they tie up their capital, they must store their products at a cost, and they can become damaged or depreciated. Break down your inventory into three basic categories:

• Safety stock
• Rifornimento
• Excess and obsolete

When developing inventory control processes, determine if you should also simultaneously perform a business assessment. You should assess business functions and processes, particularly in the order-to-delivery (OTD) process, in the as-is state to identify the gaps and opportunities for change. Change management principles should take you from the as-is state through the implementation of your to-be changes. If you want to serve customers better, determine how your inventory control policies and processes affect them.

Key Performance Indicators in Inventory Control

Key performance indicators (KPIs) are metrics that demonstrate how well portions of your company are functioning and how well you are achieving your key business objectives. KPIs are also useful for comparing your business to others in your industry. In inventory control, KPIs can help identify pain points and why you are losing money. If you are having stockouts, you will want to fix them so you can keep customers. You will want to look at your long-term and short-term goals using KPIs. Perciò, certain KPIs make sense to run regularly. Per esempio, a stock-to-sales ratio is one KPI that can track forecasting:

Another KPI is sell-through-rate (STR), which helps retain customers. Use the STR as a metric to identify how long a product is in stock, if you need to reprice it and when to reorder. This metric is often compared to the inventory turnover rate, which has a longer period to calculate (often a full year). The sell-through-rate KPI compares stock received through a supplier to determine how much you sell monthly:

Average inventory is a KPI that helps you understand how many products you are storing over specified periods:

Finalmente, the fill rate is a KPI that tells you how well you fulfilled your orders for single deliveries or for deliveries over a given time. This KPI is also called line item fill rate (LIFR), with the term “line” referring to the line on an order or manifest. The formula for LIFR is:

Another formula that determines LIFR is:

A fulfilled order is complete when it is at 100%. Per esempio, Jack Heinz orders four products:

This company shipped lines one through three (the seamless carbon steel pipes, copper pipes and plastic trench drain with grates) on May 20, 2019. When the company ran the LIFR, it was noted as 75%, because there were four line items, of which only three were filled:

The company shipped out the 90-degree threaded fitting on line four on May 24, 2019, bringing the LIFR to 100%. Però, if your metric focuses on customer satisfaction based on fulfilling orders immediately, keep the metric for only the initial rate. The initial LIFR is 75% and undoubtedly provides more information than the final LIFR.

You can also calculate fill rates by case and value. When you expedite items outside the total shipment, you cannot count those non-expedited items as having been misses, and you should factor out the expedited items. In altre parole, your primary concern should be how your business fills orders regularly, not during exceptions. For more KPIs to track, see “3 Critical Inventory Accounting Metrics You Should Be Tracking.”

Inventory Control Software

Manually controlling inventory has its challenges:It can be labor-intensive, difficult to share, prone to human errors, create excess paperwork you do not need and require continuous monitoring and fact-checking.

According to Dr. Pyke, one software solution doesn’t fit all organizations. He says, “there are systems that integrate with existing ERP (enterprise resource planning) systems. Some organizations have developed their own systems, taking their best thinking, and developing what they need exactly in-house. When I consult, I often help small businesses develop their own spreadsheets to start. One of the companies I advise is a large software company, and their software is excellent and can do major things for their company. These systems do exist for smaller companies, but there are also inexpensive options that can do just as good a job.”

4 Questions to Ask Before Buying Advanced Inventory Tracking Software

If you are starting to look at advanced software to track inventory, you will need to approach it carefully and thoughtfully. Choose inventory control software by answering four main questions:

1. What products and quantities of products do I need to manage?
   Your software needs will absolutely be different, depending on what and how much you sell. Per esempio, the software priorities are vastly different for companies that sell food versus one that sells high-end electronics. Food sales companies need software that can track expiration dates. Companies that sell high-end electronics require software with security features and analytics that ensure their stock does not become obsolete.
2. What are the critical features I need?
   Some software systems will integrate with existing systems, but some will not. It’s critical to decide whether you need this integration or if you will build in the additional costs to replace the software. For more information on software integration, see “The Benefits of Integrating Your Inventory Software with Your Accounting and Back-Office Processes”. Ulteriore, let us assume that your business has a trajectory of massive growth within the next five years. In quel caso, select software that can scale.
3. What can I pay for software?
   Software systems that target inventory control can differ wildly in cost. Good salespeople can quote a price based on your requirements. In that bottom line, include any other software that needs to change to accommodate the new purchase and the cost to transition in staff time. Calculate the return on investment (ROI) for every solution you review and how long it will take to recoup that investment. For more information on lowering your costs, see “Lower Your Costs by Using Inventory Tracking Software.”
4. What does software mean for staffing?
   Determine if your current staff can adapt to vast changes in how you do business. Then decide if you need to hire new staff with different skill sets, reassign or retrain your current team. Per esempio, if you employ many low-skilled workers to count inventory, you may not need them with a perpetual inventory system. Ulteriore, they may not be able to help you set up your new software or troubleshoot it after installation. You may need to hire a staff member with technical software skills, depending on the complexity of what you buy. If you can reassign loyal staff members to other jobs or train them for the software, excellent. Altrimenti, consider what your business needs are first.

Getting Started With Inventory Control Software

To effectively control your inventory, you need item-level visibility—something software can provide if you use it consistently. In questo caso, consistent use means that every staff member uses it the same way every time they produce, sell or receive goods. Software can provide many things at your fingertips. Per esempio, you always know what’s been sold and how fast, any unique offers and discontinued products. You have an electronic version of each transaction, which can include the part number, quantity and when and where you sold it. For more information on why to buy inventory control software, see “Lower Your Costs by Using Inventory Tracking Software”.

Other advantages of having dedicated inventory control software include:

• Increase in profits
• Never have stockouts
• Barcodes and label track inventory
• No more inventory write-offs
• Quick and efficient auditing
• Saved time
• More system flexibility
• Quick information retrieval
• Built-in analytics for decision-making

Per iniziare, look for the software with features that support your business’s needs and future.

When looking for new inventory control software, consider these features:

• Inventory optimization parameters
• Tracking and forecasting tools to signal stock anomalies
• Tools that automate replenishment, including those that calculate the right stock levels
• Lead time management
• Safety stock calculations
• Cost management
• Logic to call out expired shelf-life and slow-moving products
• Support across multiple locations
• Back office software integration
• Automatic inventory monitoring
• Automatic batch controls
• Supplier data metrics
• Barcoding integration
• RFID system integration
• Multiple pricing for items, based on the customer
• Pricing in different currencies
• The option to update per item or per item group
• Multiple warehouse communication
• Quality control metrics
• Batch tracking
• Support for multiple users

When looking at any system, it’s important to keep in mind future needs and how technology can help. Dr. Pyke shares, “There is a big animal called forecasting coming. Everyone wants to predict everything underlying every purchasing decision that consumers make. Machine learning and the vast data amounts will only make the ability to forecast better. Taking advantage of that ability in a way that does not cost too much is the future of this industry.

“Blockchain in the supply chain is also up-and-coming. You do not need blockchain to be valuable, but the visibility to what is out there will improve. Col tempo, it will be interesting to see what is real and what is hype, but it all will have an impact, regardless. My advice is for businesses to sit on the sidelines for a bit and see what happens. Eventually, companies will be able to use it for improvements in inventory management.”

For more information on features you should look for to support your business, see “3 Key Features to Look for When Selecting Inventory Management Software.”

The Best Practices of Using Inventory Control Software

Whether you use a dedicated software system or spreadsheets, you still need to follow some best practices. Use whatever tools are on hand to optimize inventory levels.

Once you have inventory control software set up, follow these tips:

• Use platforms that talk to each other or have everything under the same system.
• Treat each item in your inventory differently; each SKU is different for a reason.
• Ensure your supplies are above board by using the available data.
• Use mobile devices when possible.
• Slot your inventory.
• Perform cycle counts and update the data in your system.
• Link all transactions to your software.

You should also ensure that you do not purchase something too complicated for what your company needs and that the software is worth the cost. If you don’t, it’s not just a waste of money, but you could end up needlessly frustrated. If your software comes with analytics capacity, anche se, make sure you perform the measurement.

If you bought or are looking to purchase inventory control software, use it to perform the following calculations:

• What products are selling and not selling
• Total inventory costs
• Inventory trends and sales data
• The inventory budget

For more information on choosing the right inventory management system, vedere "Scelta del sistema di gestione dell'inventario giusto".

How to Keep Your Stock Secure

Ensuring your stock is secure should also be top of mind when thinking about inventory control. Whether your concern is thieves and shoplifters or your employees, stock security affects the bottom line. To protect your goods from people who would steal them out your front door, identify which inventory is the costliest or the most desirable. Per esempio, laundry detergent and razor blades are high-target commodities. Everyone needs them; they are sure to resell and are amongst the most stolen items in any grocery store. These products should be accessible to customers but placed in a high-visibility place if you have problems with theft.

You should fit expensive, high-end items such as computers and electronics with RFID tags that can add security. An alarm will sound if they are removed. Be sure to secure deliveries after their arrival. Before you log items into your system is a prime time for them to get lost or stolen. Dispose of any additional packing materials, so thieves do not get the idea that a delivery just took place. If possible, install closed-circuit television (CCTV), also called video surveillance, in your parking lots and other vulnerable locations to deflect potential theft.

An outside threat isn’t the only security concern you should have. Staff can steal, pure. Train your team on the security systems in place and policies that address theft and its discipline. Many people are unaware of the toll theft takes on a business, including the costs of staff turnover and job security. Così, train your staff to understand the true effects of stealing.

By setting up procedures that prevent theft, you can stave it off before it occurs. Per esempio, staff who oversee stock should not also monitor the company’s financial records. Restrict access areas to personnel, and distribute responsibility. Consider whether all staff require access to every portion of your warehouse or every supply cupboard. Assign staff responsible for auditing to assist other staff with their supply needs. Regularly reassign staff to stock control to prevent collusion. Finalmente, consider if you’re using the functions in existing software to their best ability. The National Retail Federation finds that internal theft is down a minimum of 11% in businesses that use inventory management software.

NetSuite Can Help Provide Visibility Into Your Inventory Control Process

La corretta gestione dell'inventario può creare o distruggere un'attività, e avere informazioni dettagliate sul tuo stock in un dato momento è fondamentale per il successo. Regardless of the type of inventory control process you choose, decision-makers know they need the right tools in place so they can manage their inventory effectively. NetSuite offre una suite di strumenti nativi per il monitoraggio dell'inventario in più posizioni, determining reorder points and managing safety stock and cycle counts. Find the right balance between demand and supply across your entire organization with the demand planning and distribution requirements planning features.

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