Sistemi di gestione degli ordini:cos'è un OMS e come funziona?

Un sistema di gestione degli ordini (OMS) non solo supporta tutte le fasi del processo di vendita della tua azienda, dalla creazione dell'ordine alla consegna al cliente, risolve rapidamente le sfide logistiche insite in un mondo omnicanale.

Un vantaggio chiave di un OMS è che fornisce un singolo, sistema centralizzato per la gestione degli ordini da tutti i canali di vendita:negozio, ragnatela, call center, cellulare e chiosco. I clienti di oggi richiedono un'esperienza di acquisto unificata e semplificata su tutti questi canali, Per esempio, quando si acquista online e si ritira in negozio (BOPIS).

Un OMS ti aiuta a soddisfare queste esigenze in modo più semplice ed efficiente.

Le aziende che vendono direttamente ai consumatori finali sono i maggiori acquirenti di software OMS. Però, aziende di ogni dimensione, in qualsiasi settore con una catena di approvvigionamento, compresa l'assistenza sanitaria, trasporto, servizio di ristorazione, automobilistico e farmaceutico, possono anche beneficiare di un OMS.

La società di analisti IHL Group stima che il mercato OMS crescerà da $ 710 miliardi a livello globale a $ 1,16 miliardi entro il 2023 e afferma che un OMS è "il sistema centrale che consente il successo del commercio unificato".

Retail “vincitori, ” descritto dal DIU come avente una crescita superiore al 10%, hanno il 208% di probabilità in più di avere un OMS in atto rispetto ai ritardatari.

Video:cos'è la gestione degli ordini?

Processo di gestione degli ordini

Il processo di gestione degli ordini comprende tutte le attività relative alla presa, elaborare o ricevere ed evadere un ordine del cliente ricevuto tramite qualsiasi canale di vendita. Il processo inizia con la creazione di nuovi ordini e la creazione o l'aggiornamento degli account dei clienti. I passaggi successivi includono attività relative all'inventario come il controllo e il mantenimento della disponibilità, raccolta, imballaggio e infine spedizione, e se hai a che fare con POS (sistemi di punti vendita), il processo si estende anche alla ricezione del pagamento. Potresti anche sentire il termine "Order to Cash" usato per fare riferimento a una visione estesa del processo di gestione degli ordini che include la gestione dei pagamenti dei clienti, resi e rimborsi.

Sfide di gestione degli ordini

Tradizionalmente, il processo di gestione degli ordini comportava errori, compiti manuali, soprattutto nell'inserimento degli ordini e nella gestione delle scorte. Passaggi multipli tra i reparti aumentano il sovraccarico e il rischio di errori o frodi.

Poi c'è l'inefficienza. Quando ogni reparto utilizza un sistema software diverso, che rende difficile avere una visione chiara dell'intero processo. Le disconnessioni tra i gruppi aziendali comportano ridondanza, aumento dei costi e frustrazione dei clienti, ad esempio un cliente che effettua un ordine di e-commerce che non può essere evaso in modo tempestivo.

Diamo un'occhiata ad alcune sfide lungo la catena.

Approvvigionamento degli ordini, allocazione e adempimento: Come decidi il luogo di evasione ordini più intelligente in base al tuo inventario e alle regole aziendali? I commercianti devono bilanciare i costi con la velocità di consegna, decidere quando rilasciare gli ordini e notificare a ciascuna sede di evasione gli ordini da evadere.

Eccezioni: Un'eccezione si riferisce a qualsiasi ritardo nella consegna. Forse l'articolo è molto richiesto ed è esaurito, o l'ordine è stato perso. È importante che il cliente sia informato e che l'articolo venga rispedito prontamente o che l'ordine venga annullato.

Consegna: I clienti potrebbero voler acquistare online e ritirare in negozio, o l'azienda potrebbe persino utilizzare i suoi negozi come magazzini per soddisfare la domanda, aumentare i turni di inventario e ridurre i ribassi. Ciò complica la logistica.

Che cos'è un sistema di gestione degli ordini (OMS)?

Un OMS automatizza l'intero processo di gestione degli ordini per la tua azienda, gestire tutte le funzioni coinvolte nell'evasione di un ordine del cliente. Consente ai tuoi dipendenti e clienti di visualizzare e monitorare ogni ordine dall'inizio alla fine, e ti aiuta ad analizzare l'efficienza complessiva del processo.

Forse la cosa più critica in un ambiente competitivo, un OMS fornisce report di adempimento e approfondimenti in modo che rivenditori e distributori possano tenere traccia dei loro KPI critici. L'ordine è stato evaso rapidamente e al minor costo possibile? Altrimenti, come puoi migliorare? Vedete un picco nei resi di alcuni articoli? Se è così, perché, e come puoi gestirlo al meglio?

Quando un'azienda dispone di informazioni dettagliate sulla gestione degli ordini end-to-end, dall'allocazione all'orchestrazione e alla realizzazione, ed esteso fino a pagamenti e resi, è possibile abbattere i costi e aumentare l'efficienza.

Perché è importante un sistema di gestione degli ordini?

Un OMS può aumentare l'efficienza del processo di gestione degli ordini, automatizzando molti passaggi che in precedenza richiedevano il coinvolgimento manuale. Perché ciò migliora la capacità dell'azienda di elaborare gli ordini in modo efficiente e rapido, un OMS può aumentare la soddisfazione del cliente e migliorare il flusso di cassa e la redditività.

Poiché l'e-commerce rappresenta una percentuale maggiore delle vendite:20,8% nel secondo trimestre del 2020, secondo i dati del Dipartimento del Commercio degli Stati Uniti, il livello più alto mai registrato:un OMS diventa sempre più importante, per due ragioni principali. Primo, ti aiuta a soddisfare le aspettative dei clienti che dovrebbero essere in grado di utilizzare qualsiasi canale per ordinare i prodotti, e dovrebbe avere la possibilità di scegliere se farli consegnare o ritirarli nei negozi, e dovrebbe essere in grado di restituire o scambiare prodotti ovunque.

Secondo, un OMS supporta la gestione degli ordini distribuiti:ti aiuta a evadere un ordine che prevede la spedizione di articoli da più sedi, senza un corrispondente aumento dei costi.

Un OMS ti consente anche di gestire gli aumenti del volume delle vendite man mano che la tua attività cresce.

Caratteristiche OMS

Un OMS in genere supporta cinque aree principali all'interno del processo di gestione degli ordini.

• Canali di vendita. L'OMS riceve e consolida le informazioni da tutti i punti vendita, compreso in linea, in negozio e call center. Alcuni prodotti supportano anche ordini da diverse regioni globali e valute multiple.
• Supporto alle vendite. Le informazioni e la disponibilità dei prodotti sono aggiornate in tempo reale sia per i tuoi clienti che per i tuoi dipendenti, compreso il team del servizio clienti. L'OMS supporta anche i resi e gli scambi dei clienti omnicanale.
• Banca dati clienti. Ciò include le informazioni di contatto e l'attività del cliente, compresi gli ordini precedenti. Ciò consente a un rappresentante del servizio di riconoscere i clienti altamente redditizi e agire di conseguenza.
• Gestione delle scorte. Oltre a fornire una visione consolidata dell'inventario, che aiuta nella gestione e nel monitoraggio dei livelli delle scorte, l'OMS include algoritmi di gestione dell'inventario che indirizzano gli ordini ai magazzini appropriati e identificano le migliori opzioni di spedizione. Un OMS fornisce dati che vengono utilizzati durante le fasi di gestione dell'inventario e di adempimento, compreso il prelievo, Imballaggio, spedizione e tracciabilità.
• Integrazione contabile. I dati dall'OMS fluiscono nella contabilità generale del sistema contabile e nei giornali sussidiari, come crediti e debiti, eliminando la necessità di reinserire le informazioni o trasferirle in un processo separato.

Vantaggi dell'OMS

La decisione di implementare un OMS spesso porta le aziende a esaminare le loro catene di approvvigionamento per individuare colli di bottiglia e aree che possono essere migliorate. Qualche volta, questa analisi da sola porta a miglioramenti, come tempi di evasione più rapidi. Inoltre, l'OMS può fornire vantaggi quali:

• Gestione più rigorosa dell'inventario. Una migliore visibilità sulle vendite ti aiuta a ottimizzare i livelli di inventario in modo da soddisfare la domanda dei clienti riducendo al minimo le scorte in eccesso. Una visualizzazione consolidata ti impedisce di perdere una vendita perché l'inventario è disponibile, Per esempio, più sedi. Tutto ciò può aumentare il flusso di cassa e migliorare la fedeltà e la soddisfazione dei clienti.
• Inserimento dati ridotto. Poiché le stesse informazioni vengono utilizzate in tutte le aree del processo di vendita e di evasione degli ordini, è richiesto meno inserimento dati, e questo significa meno possibilità di errori.
• Visibilità. Tutti nella tua organizzazione possono accedere e monitorare lo stato dell'ordine, migliorare il servizio clienti, e puoi consentire ai clienti di monitorare lo stato dell'ordine, pure.
• Analisi. I dashboard di OMS possono informare il processo decisionale evidenziando i modelli di vendita, monitoraggio dei KPI e previsione delle vendite.

Come funziona un sistema di gestione degli ordini (OMS)?

Un OMS inizia fornendo visibilità su ATP (Available-to-Promise) inventario lungo la tua catena di approvvigionamento, sia presso i propri magazzini che negozi, e da fornitori di terze parti come aziende 3PL (logistica di terze parti) e punti di consegna. Questo aiuta con la pianificazione dell'inventario.

Prossimo, l'OMS fornisce compimento tramite una solida acquisizione degli ordini, convalida e rilascio; scegliere, funzionalità di imballaggio e spedizione incluso il drop-shipping; conferme di spedizione e comunicazione al cliente.

Dopo l'ordine, un OMS completo consente un facile pagamenti e condivide tali dati con i sistemi finanziari. Se il cliente desidera Restituzione un oggetto, l'OMS stabilisce le regole per l'elaborazione dei resi da tutti i canali, soddisfare le richieste di scambio, l'accredito del conto cliente e la gestione del processo di alienazione.

5 modi per ridurre il costo dei resi

Recuperare quanto più reddito possibile sulla merce restituita è fondamentale. Ecco come.

Riqualificare il team di vendita e i partner. Se un articolo viene restituito più spesso del previsto, guarda come lo vende il team di vendita e come lo posiziona il marketing. Spesso, non c'è niente di sbagliato nell'articolo stesso:viene semplicemente venduto ai clienti sbagliati o per gli usi sbagliati.

Standardizzare l'elaborazione dei resi. I resi devono essere gestiti in modo immediato ed efficiente per recuperare più valore possibile. Includi etichette di reso nelle spedizioni in modo che il tuo team possa tenere traccia dei pacchi, pianificare i loro arrivi e ispezionarli rapidamente. Tutti i resi devono essere scansionati o inseriti nel sistema di gestione dell'inventario/ordine al momento dell'arrivo. Da li, disporre di processi documentati per l'ispezione e il rifornimento per ridurre al minimo sia il restringimento che il costo della logistica inversa, ovvero la restituzione dei prodotti al commerciante dal consumatore.

Non effettuare il pagamento immediato. Le aziende sono spesso troppo veloci nel concedere ai clienti rimborsi completi prima di verificare la presenza di danni, parti mancanti o qualsiasi altra cosa che possa influire sul suo valore di rivendita. Tutti i resi devono essere sottoposti a un'ispezione approfondita.

Aumenta il contenuto del prodotto online. Il problema dei resi inizia alla cassa, soprattutto con gli acquisti online, dove l'acquirente non può toccare il prodotto. Mitiga questo offrendo più contenuti:immagini multiple, video, descrizioni dettagliate dei prodotti e una sezione di domande e risposte contribuiscono a ridurre i tassi di restituzione.

Considera i ritorni di outsourcing. Passare i resi a terzi potrebbe ridurre i costi. Un'azienda 3PL (logistica di terze parti) mette a disposizione competenze ed economie di scala, comprese tariffe migliori con i vettori e processi più efficienti sintonizzati sulle esigenze uniche della catena di approvvigionamento inversa.

Tipi di sistemi di gestione degli ordini

Le aziende possono acquistare il software OMS come singoli moduli che coprono diversi aspetti della gestione degli ordini o come suite completa che gestisce l'intero processo. I moduli à la carte a volte forniscono strumenti che è possibile utilizzare per collegarli ad altri sistemi aziendali, ma questo richiede integrazione.

Gli OMS possono anche essere software in loco o forniti in un modello SaaS/cloud, con i vantaggi di SaaS:implementazione più rapida e semplice, operativo contro spese in conto capitale con "pay as you grow, "migliore scalabilità e accesso da qualsiasi luogo sia disponibile una connessione Internet con un browser o un'app mobile. Più, il venditore mantiene e ospita l'applicazione, il che significa una UX superiore e una migliore affidabilità.

In Nord America, a partire dal 2021, IHL afferma che le vendite di SaaS/cloud OMS supereranno le vendite di software legacy, con il divario che si allarga solo da lì.

Come scegliere l'OMS giusto?

La scelta dell'OMS giusto per la tua azienda è una decisione importante. Valuta le tue attuali esigenze aziendali pensando anche alle esigenze future della tua azienda, tenendo conto delle aspettative di crescita aziendale, espansione globale, aumentare i volumi degli ordini e ampliare i canali di vendita.

È anche importante considerare la connettività ad altri sistemi, incluso il sito Web di e-commerce della tua azienda e il sistema di pianificazione delle risorse aziendali (ERP). Ancora, meno integrazioni e input manuali, minore è la possibilità di errori e tempi di inattività.

Le soluzioni OMS cloud/SaaS non richiedono la manutenzione dell'hardware o l'installazione del software. Le applicazioni OMS locali sono disponibili per le aziende che preferiscono ospitare e gestire i propri sistemi.

Cerca supporto per processi complessi, come spedizioni frazionate, drop shipping e personalizzazione. Quando si verificano problemi di adempimento, vuoi essere in grado di risolverli rapidamente e far conoscere al cliente lo stato in tempo reale. L'OMS dispone di app mobili in modo che i dipendenti possano accedere allo stato degli ordini quando lavorano in remoto o quando interagiscono con i clienti faccia a faccia in loco? Dopotutto, la linea di fondo è un cliente felice che ordinerà di nuovo dalla tua azienda.