Ordini di cambiamento 101:le basi

Come in molti ambiti della vita, il cambiamento è inevitabile quando si tratta di progetti di costruzione. Il proprietario decide di modificare un design, un uragano colpisce e abbatte le scadenze di consegna, un subappaltatore sottovaluta i suoi costi — l'elenco dei motivi potrebbe continuare. Ma il cambiamento incontrollato può consumare rapidamente i profitti, persino far fallire un progetto.

Ecco perché le imprese edili esperte hanno una regola rigida:tutto ciò che richiede una modifica a un contratto di costruzione esistente richiede un ordine di modifica, che dettaglia le revisioni nell'ambito di lavoro di un progetto, costo e tempistica. Eseguito bene e con costanza, gli ordini di modifica mantengono i clienti e gli appaltatori sulla stessa pagina e prevengono le controversie, fatture non pagate e persino azioni legali.

Che cos'è un ordine di modifica?

Un ordine di modifica è un funzionario, modifica documentata a un contratto di progetto di costruzione esistente. Può essere avviato dal proprietario o dal contraente. Quando un progetto si espande o gli elementi vengono aggiornati, i dettagli vengono acquisiti in un ordine di modifica additivo. Quando un progetto si riduce o gli elementi vengono declassati, questi cambiamenti sono annotati in un ordine di cambiamento deduttivo. In tutti i casi, l'ordine specifica in che modo la modifica influisce sull'ambito del lavoro, prezzo, timeline o alcune o tutte le precedenti. Sia il cliente che l'appaltatore devono concordare i termini e firmare affinché un ordine di modifica sia valido.

Punti chiave

• La portata e il costo dei progetti di costruzione cambiano dopo l'inizio dei lavori per una serie di motivi.
• Gli ordini di modifica documentano questi adeguamenti e sono formali, modifiche giuridicamente vincolanti ai contratti di progetto edilizio.
• Gli ordini di cambiamento sono più efficaci quando vengono utilizzati in modo coerente come parte di un processo documentato.
• La tecnologia può migliorare notevolmente la visualizzazione del progetto, qualità dei dati e collaborazione, tutto ciò migliora il processo dell'ordine di modifica.

Spiegazione degli ordini di cambiamento

Gli ordini di modifica sono una parte ordinaria dei progetti di costruzione. Modificano l'ambito del lavoro stabilito in un contratto originale e sono firmati da tutte le parti coinvolte:il proprietario del progetto, il contraente ed eventualmente il prestatore e/o uno o più subappaltatori. I motivi per gli ordini di modifica includono errori di progettazione del piano, una sottostima del tempo o del budget necessari per completare un progetto o condizioni impreviste sul luogo di lavoro. L'ordine di modifica contiene questi dettagli, il loro impatto sull'ambito del lavoro - forse sarà necessario più tempo per soddisfare i nuovi requisiti - così come i prezzi rivisti. Sebbene gli ordini di modifica in genere riflettano lavoro aggiuntivo, possono anche essere il risultato di ridimensionamenti o sostituzioni.

La maggior parte dei contratti di costruzione contiene una clausola che specifica come verranno gestiti gli ordini di modifica. Formalizzare il processo in anticipo può mantenere un progetto senza intoppi e in tempo, garantire il flusso di cassa all'appaltatore e proteggere tutti i soggetti coinvolti. Le società di costruzioni hanno bisogno di un processo in atto per assicurarsi che gli ordini di modifica vengano gestiti rapidamente in modo che i progetti continuino senza indebiti ritardi.

Tieni presente che ordini di modifica di grandi dimensioni possono innescare un aumento della conservazione del progetto, questo è, la parte del pagamento finale che viene trattenuta per un periodo definito per assicurare che un appaltatore o subappaltatore abbia terminato un progetto di costruzione completamente e correttamente.

Come funzionano gli ordini di modifica?

Un ordine di modifica può essere avviato da un proprietario del progetto o da un appaltatore in qualsiasi momento durante il processo di costruzione. Il contratto originale del progetto prevede in genere l'uso di un particolare modulo d'ordine di modifica; altrimenti, uno può essere creato in un documento, foglio di calcolo o addirittura essere scritto a mano. Tutte le parti si incontrano per discutere la modifica proposta e il suo impatto sullo scopo del lavoro, costo e tempistica. Una volta che tutti hanno concordato e firmato formalmente, i lavori possono iniziare.

Gli ordini di modifica sono documenti legali, quindi il loro uso non dovrebbe essere casuale. Gli esperti consigliano di utilizzare un coerente, processo trasparente tenendo conto delle seguenti migliori pratiche:

Affrontare il processo di modifica nel contratto originale. Questo è in genere incluso in una clausola "cambiamenti nel lavoro". Il contratto dovrebbe precisare come le richieste di modifica, compreso il processo di modifica dell'ordine, sono da trattare. Può anche specificare un particolare modulo d'ordine di modifica da utilizzare o indicare un processo di revisione per un determinato importo in dollari, Per esempio.

Concentrati sul vero cambiamento. Gli ordini di modifica hanno lo scopo di affrontare i cambiamenti che alterano sostanzialmente l'ambito di un progetto o influiscono in modo sostanziale sul suo prezzo o sulla sua tempistica. Non sono necessari per modifiche minori o lavori che i clienti si aspetterebbero ragionevolmente siano coperti dal contratto originale. Per esempio, i contratti di costruzione in genere specificano che il lavoro deve essere svolto secondo "standard del settore delle costruzioni" o "istruzioni scritte del produttore". In quel contesto, un appaltatore non installerebbe una porta non finita e quindi creerebbe un ordine di modifica quando il cliente vuole che venga verniciata.

Pensa fuori dagli schemi. Sebbene non comune, gli ordini di modifica possono essere utilizzati semplicemente per suggerire modifiche. Per esempio, gli appaltatori di alcuni progetti federali sono invitati a suggerire un metodo o un materiale diverso se tali modifiche riducono i costi.

Cosa è incluso in un ordine di modifica?

Non esistono due progetti di costruzione identici, quindi è logico che nessuno dei due cambi ordini. Tuttavia, Gli ordini di cambiamento ben costruiti in genere condividono alcuni elementi comuni. Questi includono:

• UN descrizione della modifica richiesta e a confronto a quanto contenuto nell'accordo originario. Questa sezione dovrebbe includere informazioni sufficienti per il cliente e potenzialmente un prestatore per capire prontamente perché il lavoro aggiuntivo va oltre l'ambito dell'accordo originale.
• Un riassunto dettagliato di tutti gli appaltatori e, se richiesto, costi del subappaltatore derivanti dalla modifica.
• Un conteggio del costo totale del cambiamento.
• Una dichiarazione contrattuale sulle modifiche impatto sulla tempistica del progetto .
• Il firme del cliente, il contraente e, se richiesto, il prestatore e/o subappaltatore.

Gli ordini di modifica dovrebbero inoltre identificare chiaramente il progetto pertinente includendo:

• Numero di contratto originale;
• Nome del proprietario del progetto e informazioni di contatto;
• nome dell'appaltatore, informazioni di contatto e numero di licenza;
• Informazioni del prestatore ove applicabile;
• Indirizzo del progetto; e
• Modifica numero d'ordine.

Quando si verificano gli ordini di modifica?

Gli ordini di modifica generalmente iniziano quando un cliente ha una nuova idea o desidera modificare le funzionalità già in atto. Ma gli appaltatori possono avviare un ordine di modifica, forse anticipando un problema man mano che il lavoro procede o non stimando correttamente il costo del progetto. E a volte gli ordini di cambiamento sono guidati da fattori al di fuori del controllo di entrambe le parti. Questi motivi possono includere le condizioni del luogo di lavoro, come ostacoli sconosciuti prima dell'inizio dei lavori, o problemi o interruzioni nella catena di approvvigionamento che ritardano la consegna dei materiali. La pandemia, Per esempio, ha avuto un impatto negativo sui sistemi di consegna. Anche il tempo o i disastri naturali possono rallentare o addirittura arrestare un progetto. Così può progettare difetti, come specifiche imprecise, che non sono evidenti fino all'inizio di un progetto di costruzione.

Come prepararsi per gli ordini di modifica

Un processo di successo dell'ordine di cambiamento inizia con il presupposto sano che tutti i progetti verranno modificati lungo il percorso. Questo è il motivo per cui gli esperti concordano sul fatto che il contratto di costruzione stesso dovrebbe precisare come deve essere gestito il processo dell'ordine di modifica. Con un solido piano e processo in atto, gli ordini di modifica possono essere redatti, modificato, essere d'accordo, firmato ed eseguito rapidamente per far avanzare un progetto.

Un software che automatizza questo processo e tiene traccia di ogni passaggio può essere utile. Inoltre, un'impresa di costruzioni vorrà assicurarsi che i suoi project manager possano comunicare chiaramente i cambiamenti che ritengono necessari, perché sono necessari, il loro potenziale impatto sul progetto e una stima accurata dei costi, ed essere in grado di spiegare tali cambiamenti alle loro squadre e ad altri giocatori chiave. Se è coinvolto un prestatore e il cambiamento aumenterà materialmente il costo del progetto, assicurati che il team sappia quale formato è richiesto e di quali informazioni la banca avrà bisogno per firmare.

In tutti i casi, aderenza alle migliori pratiche di contabilità di costruzione, come il costo del lavoro e la documentazione meticolosa, renderà più semplice assemblare e difendere, se necessario — modificare gli ordini.

5 passaggi per il processo di modifica dell'ordine

Qualsiasi modifica a un progetto di costruzione che comporti lavori al di fuori dell'ambito originale del contratto richiede un ordine di modifica. Ma ci sono molte basi da gettare prima di redigere un ordine di modifica ufficiale. Ecco i passaggi di un processo di ordine di cambiamento efficace:

1. Inizia la conversazione. Indipendentemente da chi avvia un potenziale cambiamento, il primo passo è che il proprietario del progetto e l'appaltatore discutono del cambiamento, perché viene richiesto e in che modo influirà sui costi e sui tempi del progetto. Tutti hanno bisogno di andare via sulla stessa pagina.

2. Gettare le basi. Prossimo, l'appaltatore deve valutare la modifica. Se la modifica amplia il progetto, le spese aggiuntive possono includere piani di costruzione rivisti, manodopera extra e nuovi materiali e attrezzature. Probabilmente anche la tempistica del progetto dovrà essere modificata.

3. Rivedere i numeri con il cliente e il prestatore, se richiesto. Se la stima dell'appaltatore è superiore a quanto il cliente desidera spendere - o la banca approverà - o estende troppo la tempistica stimata, il processo potrebbe fermarsi qui. Oppure può significare che le parti devono tornare all'inizio del processo per discutere altre opzioni.

4. Redigere una proposta di ordine di cambiamento. Dopo che tutti sono d'accordo sui costi, il contraente presenterà una proposta di ordine di modifica, non l'ordine finale, per la revisione del cliente. Potrebbero essere necessarie alcune revisioni avanti e indietro per ottenere un accordo.

5. Scrivere e firmare l'ordine di modifica. Una volta che il cliente accetta i termini della proposta, il contraente può redigere l'ordine di modifica effettivo. Entrambe le parti devono firmarlo e quindi il lavoro può iniziare.

Cause comuni degli ordini di modifica

Durante la costruzione possono sorgere diversi problemi. C'è da aspettarselo, e sono la ragione per cui esistono gli ordini di cambiamento in primo luogo. I problemi comuni che portano agli ordini di cambiamento includono:

Errori o omissioni di disegno

Idealmente, tutti gli errori, come una specifica errata o un'omissione nel piano di costruzione originale, vengono individuati e corretti prima dell'inizio di un progetto. Ma se vengono catturati una volta che la costruzione è in corso, possono essere sufficientemente sostanziali da richiedere un ordine di modifica.

Stime imprecise

Le stime sono proprio questo. Tutto ciò che serve è un numero:nel costo dei materiali, ore di lavoro o programma del progetto - essere fuori di una variazione più che accettabile per richiedere un ordine di modifica.

Cambiamenti nell'ambito del lavoro

Dalle modifiche al design alle sostituzioni di materiale, i clienti spesso cambiano idea. Quando lo fanno, è necessario un ordine di modifica. Per esempio, un passaggio dai controsoffitti in quarzo al marmo cambierà il prezzo del materiale e della manodopera specializzata. O, la decisione di trasformare un parcheggio in un garage modificherà in modo significativo la portata di un progetto, costo e tempistica.

I clienti e gli appaltatori dovrebbero concordare fin dall'inizio un importo in dollari passato quando un ordine di modifica deve essere implementato. Per esempio, cambiare il quarzo artificiale in granito di fascia media piuttosto che in marmo potrebbe aggiungere solo pochi dollari per piede in corsa; l'appaltatore può avere abbastanza cuscino integrato da poterlo assorbire, oppure può ridurre l'hardware delle piastrelle o dell'armadio.

Costi del materiale

I progetti di costruzione estesi sono intrinsecamente vulnerabili alla variabilità dei costi dei materiali. Il compensato di rivestimento che costa $ 40 a foglio all'inizio dei lavori potrebbe arrivare fino a $ 55 quando i subappaltatori devono riordinare. Un armadio in più qui, ulteriori piantagioni lì, e presto il progetto ha superato il suo budget materiale. Gli ordini di modifica aiutano a gestire gli aumenti dei costi prima che sfuggano di mano e influiscano sulla redditività.

Condizioni nascoste sul luogo di lavoro

I problemi comuni riscontrati lungo il percorso di un progetto possono includere legno in decomposizione, perdite lente, infestazioni di parassiti e sacche di amianto. Questi problemi devono essere risolti, necessitare di un ordine di modifica. Nei grandi progetti, gli appaltatori possono anche imbattersi in linee o cornicioni sotterranei imprevisti, o scoprire che il consiglio di pianificazione di un comune impone condizioni impreviste in base alla zonizzazione o ad altri fattori.

Eventi non pianificati

Potrebbero essere necessari ordini di modifica per correggere o compensare eventi esterni che interrompono un progetto. Tali eventi possono includere scioperi del lavoro, vandalismo, tempo metereologico, disastri naturali e persino un cliente che si trova a corto di contanti o di credito e ha bisogno di tagliare drasticamente un progetto.

Ispezioni fallite

Gli ispettori possono trovare violazioni del codice in un progetto di costruzione. Forse lo spazio in soffitta è insufficiente, o sono necessari quadri elettrici aggiuntivi. Gli ispettori possono anche riscontrare problemi non correlati al progetto principale. Durante una ristrutturazione edilizia, Per esempio, potrebbero scoprire che il sistema di condizionamento dell'aria non è stato installato correttamente. Il lavoro necessario in tutti questi scenari richiederà un ordine di modifica.

Suggerimenti per le controversie relative agli ordini di modifica

Un processo efficace dell'ordine di modifica in cui tutte le modifiche e i costi associati siano ben documentati e le firme raccolte da tutte le parti interessate è la chiave per ridurre al minimo i disaccordi su ciò che è stato concordato. Ma le discussioni possono comunque succedere.

Ecco alcuni modi in cui gli appaltatori possono ridurre al minimo o gestire le controversie:

• Vai in ordine. Quando l'ordine di cambiamento è firmato è importante quasi quanto averlo in primo luogo. I lavori non dovrebbero iniziare fino a quando l'ordine di modifica non è stato completato e firmato.

• Copri tutte le basi. Un progetto può includere più di un contratto, quindi un ordine di modifica a uno potrebbe non essere applicabile agli altri. Per esempio, se il cliente e l'appaltatore firmano un ordine di modifica ma trascurano di ottenerne uno per un subappaltatore, potrebbe esserci una lacuna nell'ambito del lavoro che può essere contestata in seguito.

• Assicurati che il creditore sia a bordo. al minimo, gli appaltatori dovrebbero riservarsi il diritto di verificare con il prestatore del cliente per assicurarsi che ci siano fondi sufficienti disponibili per coprire l'ordine di modifica.

• Affidati ai fatti. Possono sorgere controversie sul fatto che il lavoro in questione costituisca veramente un cambiamento, a cui alla fine può rispondere un giudice che non ha familiarità con il lavoro o l'industria. Gli appaltatori devono armarsi di fatti per sostenere il caso. Ciò può includere qualsiasi cosa, dai documenti pre-offerta e gli ordini di lavoro sul campo alle fotografie, cartellini dei dipendenti e corrispondenza del progetto.

Esempi di ordini di modifica

Ci sono probabilmente tanti esempi di ordini di cambiamento quanti sono i progetti di costruzione. Prendere, Per esempio, una piccola impresa che ha firmato un contratto con un'impresa di costruzioni per costruire il suo primo spazio per uffici. Non molto tempo dopo l'inizio dei lavori, il cliente decide di modificare il design dell'ingresso. Vuole anche aggiornare il materiale del pavimento originariamente specificato da moquette a piastrelle in tutto lo spazio. Poiché queste modifiche sono al di fuori dell'ambito di lavoro originale del contratto, richiedono due ordini di modifica separati che tengono conto delle spese aggiuntive, programmi rivisti e altre considerazioni. Per esempio, potrebbe essere necessario un architetto per la riprogettazione dell'ingresso. Potrebbero essere necessari installatori esperti per la piastrella. Gli ordini di modifica specificano questi dettagli ed entrano in vigore una volta che tutte le parti, compresi i subappaltatori, li hanno firmati.

Modello di ordine di modifica gratuito

Pochi progetti di costruzione si concludono senza modifiche che modificano l'ambito originale del lavoro. Mentre gli ordini di modifica vengono utilizzati per affrontare molti diversi tipi di modifiche, tutti hanno alcuni elementi in comune. Piuttosto che reinventare la ruota ogni volta che ce n'è bisogno, questo modello di ordine di modifica scaricabile può essere utilizzato per accelerare il processo.

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Migliora la gestione degli ordini di modifica con il software

Nel bel mezzo dell'attuale rivoluzione del business digitale, non dovrebbe sorprendere che il software possa essere un punto di svolta nella costruzione, pure. Alcune soluzioni possono aiutare a ridurre al minimo la necessità di ordini di modifica e le relative spese in primo luogo, come strumenti di visualizzazione che creano piani di costruzione più accurati. Inoltre, una solida piattaforma ERP (Enterprise Resource Planning) e un software PSA (Professional Services Automation) con funzionalità di gestione della produzione integrate consentono agli appaltatori di collegare vari elementi della gestione dei progetti in modo che il lavoro venga svolto in modo più efficiente e senza errori inerenti ai processi manuali. L'integrazione correlata consente a un contraente di accedere ai propri registri finanziari, inserire un ordine di modifica, inviare l'ordine di modifica e modificare la pianificazione in pochi minuti.

Sono previsti cambiamenti con qualsiasi progetto di costruzione. Sia avviato dal cliente o dal contraente, tutto ciò che altera l'ambito di lavoro contrattuale originale, i costi o la tempistica del progetto richiedono un ordine di modifica firmato che acquisisca queste modifiche. Poiché i cambiamenti sono così comuni, gli esperti consigliano di inserire un processo per la gestione degli ordini di modifica direttamente nel contratto di progetto originale. Ciò può aiutare a ridurre al minimo le controversie e la cattiva volontà, mancato pagamento e possibili azioni legali.

Domande frequenti sull'ordine di modifica

D:Perché è importante avere un ordine di modifica?

UN: Un ordine di modifica è un funzionario, modifica documentata a un contratto di progetto di costruzione esistente. Può essere avviato dal proprietario del progetto o dall'appaltatore. Il cliente e l'appaltatore devono concordare i termini e firmare l'accordo affinché un ordine di modifica sia valido. Questo protegge tutte le parti. Senza un ordine di modifica, controversie su alterazioni possono portare a cattiva volontà, ritardato — o nessun — pagamenti, azioni avverse da parte di istituti di credito e persino azioni legali.

D:Come si scrive un ordine di modifica?

UN: Un ordine di cambiamento può essere creato in un documento, foglio di calcolo o su carta. Perché sono addendum ai contratti, dovrebbero includere alcuni elementi standard:

• Un confronto tra la modifica proposta e l'accordo o l'offerta originale.
• Un riepilogo dettagliato di tutti i costi di appaltatori e subappaltatori risultanti dalla modifica.
• Un riepilogo del costo totale della modifica.
• Una dichiarazione contrattuale sull'impatto che la modifica avrà sulla tempistica del progetto.
• Le firme di tutte le parti.

D:Chi prepara un ordine di modifica?

UN: Generalmente, un contraente principale prepara un ordine di modifica. Tuttavia, se sono coinvolti subappaltatori, potrebbe essere loro dovere redigere i propri ordini di modifica per le loro porzioni di lavoro. Altrimenti, componenti del loro lavoro possono essere trascurati o la responsabilità dei costi può essere contestata.

D:Un appaltatore può rifiutare un ordine di modifica?

UN: Un ordine di modifica è valido quando il proprietario del progetto (cliente) e l'appaltatore lo firmano. Ma se le parti non sono d'accordo, il proprietario può invece utilizzare una direttiva di modifica della costruzione (CCD). Un CCD è un'istruzione unilaterale che non richiede consenso. Secondo l'American Bar Association, gli appaltatori non possono rifiutarsi di conformarsi al CCD:ciò costituisce una violazione del contratto. Tuttavia, ciò non significa che gli appaltatori debbano cedere a richieste che alterano fondamentalmente l'obbligo iniziale del contraente. La dottrina del cambiamento cardinale protegge gli appaltatori dall'accettare di costruire una chiesa e poi essere costretti a costruire invece un hotel, Per esempio.