Spiegazione della contabilità clienti (AR)

I crediti sono importi in contanti che i clienti devono alla tua azienda. I beni oi servizi sono stati consegnati e la fattura inviata. Ora, è solo una questione di tempo prima di ricevere il pagamento per un lavoro ben fatto.

Se hai controllato bene i tuoi clienti e consegnato correttamente la fattura, il denaro dovuto fluirà come concordato con poche o nessuna ulteriore azione da parte tua fino al momento della registrazione dei pagamenti. Tuttavia, indipendentemente dall'efficienza con cui hai gestito il processo di estensione del credito, potresti trovarti impantanato in attività di raccolta. I ritardi di pagamento o il mancato pagamento da parte dei clienti possono causare problemi di flusso di cassa e portare a difficoltà nell'ottenere prestiti e nel corteggiare gli investitori. Ecco perché devi padroneggiare il processo AR.

Video:AP contro AR

Che cos'è Contabilità clienti?

I crediti commerciali (AR) rappresentano la somma di denaro che i clienti devono alla tua azienda per prodotti o servizi che sono stati consegnati. Gli AR sono elencati in bilancio come attività correnti e si riferiscono anche a fatture che i clienti devono per articoli o lavori eseguiti per loro a credito.

Punti chiave

• I crediti sono un'attività corrente nello stato patrimoniale.
• I crediti rappresentano denaro che un'azienda ha fatturato per beni o servizi che sono stati consegnati ma non ancora pagati.
• I crediti sono il rovescio della medaglia dei debiti, che è il denaro che un'azienda deve a un'altra azienda per prodotti o servizi ricevuti.

Spiegazione della contabilità clienti

La maggior parte delle aziende fornisce beni o servizi prima di fatturare ai propri clienti. Il denaro dovuto in tal caso è chiamato credito. I fondi dovuti sono registrati come attività correnti per offrire informazioni sulla condizione finanziaria della società. Nella contabilità per competenza, L'AR rappresenta valore per l'azienda, anche se i soldi non sono ancora entrati in possesso della società. La contabilità per competenza rileva il reddito quando è guadagnato anziché attendere la ricezione del pagamento, come nella contabilità di cassa.

Parlando in generale, quando entrambe le parti rispettano i termini della transazione, l'AR si traduce in contanti bancabili. Se c'è un ritardo nella conversione dei conti da ricevere in pagamento sul lato cliente della transazione, il valore dell'AR potrebbe deteriorarsi.

Anche se a volte le fatture vengono perse o indirizzate erroneamente, instabilità finanziaria, fino alle condizioni prefallimentari comprese, è un motivo importante per i ritardi di pagamento o le inadempienze dei clienti e alcune aziende hanno semplicemente un processo inefficiente per il pagamento delle fatture. Ciò può portare a costose attività di riscossione ed è anche il motivo per cui alcune transazioni "paga dopo" possono richiedere controlli del credito e altri sforzi di mitigazione del rischio prima della consegna di beni e servizi. I ritardi di pagamento e il deterioramento del valore dell'AR in genere continuano se le attività di riscossione non vengono eseguite tempestivamente.

Contabilità fornitori e Contabilità clienti

La contabilità fornitori e la contabilità fornitori sono due facce della stessa medaglia:la contabilità fornitori rappresenta il denaro che un'azienda deve a un fornitore per beni o servizi acquistati. Crediti, in contrasto, rappresentano denaro in entrata come pagamento di beni o servizi forniti con termini di pagamento. AP è considerato una responsabilità, e AR è una risorsa.

Per esempio, se un'azienda ordina 50 risme di carta e riceve una fattura per $ 300, registrerebbe tale spesa nei conti da pagare. La società di forniture per ufficio registrerebbe i 300 dollari in crediti perché è denaro che riceverà l'azienda.

Affinché un'azienda possa resistere ad alcuni pagamenti mancati o in ritardo, ha bisogno di un sano rapporto tra AR e AP. Tipicamente, un rapporto AR/AP di 1:1 significa che hai abbastanza denaro proveniente dai crediti per coprire le tue spese. Un rapporto 1:1 è uno scenario di flusso di cassa rischioso perché se un cliente non paga come concordato, non puoi coprire le tue bollette. Ciò può avviare una spirale di aumento delle spese a causa di tasse in ritardo o incapacità di operare perché non puoi pagare i dipendenti. Un'azienda sana ha in genere un rapporto AR/AP più vicino a 2:1. A 3:1, di solito c'è spazio per risparmi o reinvestimento nell'azienda.

Tipi di crediti commerciali

Le sottocategorie di crediti possono essere suddivise per conti cliente specifici o per distinguere tra tipi di beni e servizi. Alcune aziende scelgono anche di suddividere i crediti in base al fatto che la promessa di pagamento fosse un accordo orale o scritto. I crediti fanno parte di un gruppo più ampio di crediti che include anche note esigibili e altri crediti come crediti di affitto, prestiti, depositi a termine e altro ancora. Ci sono molti tipi di crediti per tenere conto di una vasta gamma di settori e circostanze.

• Le note esigibili sono importi che il cliente deve dopo aver firmato una cambiale formale per riconoscere il debito.
• Le società nel settore immobiliare o commerciale monitorano i crediti per l'affitto, che sono importi dovuti dagli inquilini, in genere su base mensile.
• Eventuali prestiti a dipendenti o altre imprese comportano crediti di prestito.
• Se qualcuno deve i tuoi interessi commerciali come parte di un piano di pagamento, il tuo commercialista registrerebbe tale importo come interessi attivi.

Termini di pagamento della contabilità fornitori

I termini di pagamento dei crediti si riferiscono alla data entro la quale il cliente accetta di effettuare il pagamento. Il termine di pagamento più comune è net30, il che significa che il cliente si impegna a pagare l'intero importo della fattura entro 30 giorni. L'intervallo tipico per i termini di pagamento va da pochi giorni a un anno intero. Come clienti, alcune grandi aziende insisteranno sui termini net60 o addirittura net90.

Termini di pagamento più lunghi possono mettere un piccolo fornitore in difficoltà se dipende da quei soldi per pagare le spese generali e altre spese. La gestione del flusso di cassa, ovvero il controllo della quantità di denaro in entrata o in uscita, è uno dei fattori più significativi per il successo o il fallimento di un'azienda.

Perché è importante la contabilità clienti?

Poiché l'AR svolge un ruolo così importante nella gestione del flusso di cassa, mantenere un registro accurato dei crediti è fondamentale per comprendere la liquidità di un'azienda e la sua condizione finanziaria complessiva. Gli emittenti di credito e i potenziali investitori esaminano attentamente i crediti per le decisioni di finanziamento.

Il finanziamento dei crediti è un accordo che offre finanziamenti in base a una parte dei crediti. Registrazioni AR approssimative potrebbero comportare difficoltà a garantire il finanziamento dei crediti o una perdita di fiducia da parte dei potenziali investitori.

Vantaggi della contabilità clienti (AR)

Nella contabilità per competenza, la registrazione dei crediti è fondamentale per mantenere un'immagine accurata delle attività di un'azienda nel suo bilancio. Pratiche di fatturazione scadenti e record AR potrebbero portare a malintesi sulla posizione di cassa della tua azienda, quale, a sua volta, potrebbe creare problemi nel pagamento delle spese, cattiva allocazione dei fondi, audit, e difficoltà a ottenere finanziamenti o investitori.

Flusso di lavoro Contabilità clienti

Per creare un flusso di lavoro per la contabilità clienti, un'azienda deve generare e inviare una fattura al cliente. A seconda che il cliente effettui un pagamento tempestivo, la società può applicare sconti o commissioni a seconda dei casi.

Dopo aver ricevuto il pagamento, è registrato come deposito. Se il pagamento non viene ricevuto, la società può inviare un'altra fattura per riflettere il nuovo saldo con le tasse di ritardo.

Se il cliente continua a non pagare, l'azienda deve determinare se il cliente può o pagherà per decidere se cancellare la vendita o applicare commissioni aggiuntive e fatturare nuovamente. Le tasse di ritardo dall'1% all'1,5% sono standard. I limiti legali per l'importo massimo delle commissioni e degli interessi che possono essere addebitati variano da uno stato all'altro. Se rimani al di sotto del 10% del saldo dovuto all'anno, è improbabile che tu vada in conflitto con la legge.

Come registrare la contabilità clienti

I crediti sono elencati come attività correnti nello stato patrimoniale e inclusi nel conto economico come vendita o ricavo, proprio come beni o servizi che sono stati pagati immediatamente. Alcuni software di contabilità calcoleranno automaticamente i crediti mentre l'utente crea le fatture del cliente.

I fondi guadagnati ma non riscossi sono ratei, quindi i crediti sono registrati nella contabilità per competenza. Nella contabilità di cassa, la transazione non sarebbe stata registrata fino a quando il cliente non avesse pagato.

Esempi di contabilità clienti

Se il servizio idraulico di Bob ha visitato l'ufficio di un cliente per riparare una perdita e ha fatturato al cliente quel servizio, Il contabile di Bob registrerebbe l'importo dovuto come credito sul bilancio di Bob.

Come altro esempio, Il servizio di catering di Susie offre 100 pranzi al sacco a un pranzo aziendale mensile ricorrente. Ogni mese, L'azienda di Susie registra il totale dovuto nei crediti dopo aver consegnato la merce al suo cliente.

Che cos'è il processo di contabilità clienti?

Essenzialmente, il processo dei crediti inizia con un contratto di acquisto in cui vengono stabiliti i termini tra un cliente e la società che fornisce beni o servizi. Poi, viene emessa fattura, e viene registrato il credito.

Quando il conto viene pagato come concordato, viene registrato come deposito e non è più un credito. Se il conto non viene pagato secondo i termini dell'accordo, l'azienda avvia un processo di riscossione.

Fasi del processo di contabilità clienti

1. Fornisci beni o servizi al tuo cliente.
2. Fatturare il cliente.
3. Registrare l'importo fatturato come credito.
4. Se il cliente paga come concordato, registrare il pagamento come caparra. Il conto non è più esigibile.
5. Se il cliente non paga, emettere un'altra fattura con le eventuali penali concordate al momento della consegna.

Qual è l'indice di fatturato dei crediti?

Il rapporto di rotazione dei crediti è il fatturato netto di credito per un determinato periodo diviso per la media dei crediti. Il rapporto di fatturato AR viene utilizzato per determinare l'efficacia di un'azienda nell'estendere e riscuotere il credito con i propri clienti. Un elevato indice di rotazione indica che un'azienda è più prudente nell'estendere il credito o più aggressiva negli incassi.

Questo rapporto può essere utilizzato in combinazione con un conto di svalutazione o un fondo svalutazione crediti, che riflette la percentuale di crediti che si prevede di pagare, stimare il flusso di cassa futuro. Un fondo svalutazione o un fondo svalutazione crediti è una controattività; questo è, riduce il valore di un bene nella contabilità generale per rappresentare il denaro che l'azienda si aspetta di raccogliere.

Laddove il rapporto AR/AP dimostra le vendite di un'azienda, l'indice di rotazione dei crediti rappresenta l'efficienza degli incassi. Con un sano rapporto AR/AP, la tua azienda guadagna abbastanza per coprire le spese, anche quando i clienti sono inadempienti o pagano in ritardo. Un rapporto di fatturato AR più elevato indica che la tua azienda sta facendo un buon lavoro di riscossione delle fatture.

In sostanza, i crediti sono un record di denaro che i tuoi clienti devono alla tua attività per il lavoro o i prodotti che hai già consegnato. Una cattiva tenuta dei registri dei crediti potrebbe portare a problemi negli audit e decisioni aziendali sbagliate a causa di malintesi sul flusso di cassa. Tuttavia, con buone pratiche di fatturazione e contabilità, avrai una chiara comprensione della salute finanziaria della tua azienda per guidare la tua strategia aziendale, finanziamento sicuro, o informare i potenziali investitori.