Riconciliazione della contabilità generale:una guida passo passo

Anche con l'aiuto del software, gli errori continuano a verificarsi. Per rilevare e correggere gli errori contabili, segui questa guida per completare una riconciliazione di contabilità generale.

Se sai come bilanciare un libretto degli assegni, sei più che a metà strada per imparare a bilanciare una contabilità generale.

Panoramica:che cos'è la riconciliazione della contabilità generale?

La contabilità generale memorizza le transazioni commerciali organizzate per conto. La riconciliazione della contabilità generale garantisce la corretta registrazione di ogni transazione confrontando i documenti di origine - estratti conto, assegni e fatture - con le registrazioni contabili.

Prima che esistesse il software di contabilità, le aziende registravano ogni transazione commerciale in un "giornale di registrazione generale", un registro cronologico delle transazioni. La stessa transazione viene annotata in un altro libro chiamato "lista generale", che tiene un saldo corrente di ogni conto.

Supponiamo che sia il 1999 e che la tua azienda riceva una bolletta di $ 500. Apriresti il ​​diario generale e registreresti una voce di diario:

Data	Account	Addebito	Credito
15/10/20	Spese per utenze	$ 500
	Contabilità fornitori		$ 500
	Per l'elettricità a settembre - Fattura #1044

Quindi, avresti aperto la contabilità generale per aggiornare i saldi del conto interessati. La sezione dei conti da pagare della tua contabilità generale sarà simile a questa.

Data	Transazione	Addebito	Credito	Saldo
Saldo iniziale				$ 1.000
1/10	Bolletta telefonica - Fattura #4194		$ 100	$ 1.100
10/5	Forniture per ufficio (a pagamento) - Fattura n. 33	$ 300		$ 800
15/10	Utilità - Fattura n. 1044		$ 500	$ 1.300

Puoi immaginare quanto sarebbe facile commettere errori registrando la stessa transazione in due posti. I contabili effettuavano regolarmente riconciliazioni di contabilità generale per individuare gli errori.

Il giornale generale e il libro mastro esistono ancora nell'era moderna della contabilità, ma non in un formato analogico. Invece di registrare ogni transazione in due posti, registri le transazioni una volta, riducendo la probabilità di errori di trasposizione.

Ora, una riconciliazione della contabilità generale ha un aspetto diverso, ed è più facile, grazie all'avvento del software di contabilità. La tua azienda dovrebbe comunque condurre riconciliazioni di contabilità generale almeno trimestralmente per rilevare errori negli importi e nelle categorie delle transazioni. La tecnologia non è immune da errori.

Come preparare una riconciliazione della contabilità generale

La contabilità richiede precisione e pazienza. Fai alcuni respiri purificatori prima di passare al primo passaggio.

1. Confronta i saldi del conto iniziale e finale

Prima di iniziare l'immersione approfondita nelle transazioni commerciali, verifica che i saldi finali del periodo precedente di attività, passività e equità siano uguali ai saldi iniziali di questo periodo, fino al centesimo. Se utilizzi un software di contabilità, sarai in grado di completare questo passaggio rapidamente poiché è improbabile che il tuo software abbia commesso un errore, ma può succedere.

I conti temporanei -- entrate e spese -- iniziano da zero all'inizio di ogni periodo. Il software di contabilità può preparare automaticamente le registrazioni di chiusura alla fine di ogni periodo contabile, azzerando entrate e spese per un nuovo inizio nel periodo successivo. Chiudi i tuoi libri almeno una volta all'anno, ma è consigliabile farlo mensilmente.

Coloro che tengono i loro libri manualmente dovrebbero prendersi il loro tempo in questo primo passaggio. Non vorrai scervellarti in seguito cercando di trovare quello che si rivela essere un errore di trascrizione insensato.

Per confrontare i saldi dei conti iniziali e finali, osserva il saldo di prova rettificato della tua azienda del periodo contabile precedente e la contabilità generale di questo periodo contabile. Per i conti attivi, passivi e di capitale, associare il saldo finale del bilancio di prova al saldo iniziale della contabilità generale. I conti delle entrate e delle spese dovrebbero iniziare con un saldo zero.

Sto conducendo una riconciliazione della contabilità generale per un'azienda campione che utilizza QuickBooks Online. Ho abbinato il saldo del conto in contanti della società al 30 settembre 2020 al saldo di apertura della contabilità generale di ottobre.

2. Riconcilia i conti con la contabilità generale

È ora di rimboccarsi le maniche per la revisione della contabilità generale. Conto per conto, sfoglia tutte le transazioni elencate nella tua contabilità generale per il periodo. Assicurati di avere la documentazione a supporto della data, dell'importo in dollari e degli account coinvolti.

Il tuo conto bancario è probabilmente il più attivo, il che significa che ci vorrà più tempo per riconciliarsi. La maggior parte dei pacchetti software di contabilità ha una funzione di riconciliazione bancaria che automatizza parte del processo.

Se non sei l'unica persona ad avere accesso ai fondi della tua attività, dovresti abbinare la documentazione di approvazione a ciascuna transazione. Un auditor da qualche parte ti ringrazierà.

Dopo aver riconciliato i tuoi conti di cassa, puoi passare ai tuoi altri conti più piccoli. Alcuni software di contabilità, ad esempio QuickBooks Online, dispongono di uno strumento di riconciliazione dei conti per conti non in contanti.

I contabili manuali devono aggiungere un passaggio in più qui. Poiché memorizzi le transazioni nel giornale di registrazione generale e nella contabilità generale, è possibile che tu perda una transazione in un unico posto. Crea una colonna nei tuoi libri per inserire un segno di spunta quando le transazioni nella contabilità generale e nel giornale di registrazione generale corrispondono. Dovresti anche ricalcolare il totale di ciascun conto per eliminare gli errori di trascrizione.

Diciamo che voglio riconciliare l'ultima transazione nel conto fornitori della nostra azienda di esempio.

Per completare la riconciliazione, ho tirato su la fattura dell'azienda, che conferma la data e l'importo della transazione

3. Crea voci di correzione

Quindi, hai completato una riconciliazione del conto e hai notato che un importo è stato inserito in modo errato. Niente panico:puoi risolverlo con una voce di correzione.

È buona norma non modificare una voce errata. Registra invece una voce di correzione. Puoi annullare la transazione errata e creare una nuova voce. Oppure puoi creare una nuova voce che corregga l'errore in un colpo solo. È meno probabile che tu commetta un altro errore se provi il primo metodo.

Ad esempio, ho scoperto che qualcuno ha registrato erroneamente il pagamento da un cliente di nome Travis. Il libro mastro dice che ha pagato $ 81, ma l'assegno mostra che ha pagato $ 810.

Annulla la voce errata scambiando i conti originariamente addebitati e accreditati:

Account	Addebito	Credito
Contabilità clienti - Travis	$ 81
Contanti		$ 81

Quindi, registra la voce corretta:

Account	Addebito	Credito
Contanti	$ 810
Contabilità clienti - Travis		$ 810

Se hai identificato una transazione mancante nei tuoi libri, registra una voce di diario come se non l'avessi persa in primo luogo.

4. Preparare le voci di regolazione

È consuetudine registrare l'ammortamento e altre scritture di rettifica alla fine del periodo contabile, dopo esserti accertato che non ci siano errori nei tuoi libri contabili. Il tuo software di contabilità può generare automaticamente registrazioni a giornale ricorrenti quando è appropriato.

Ad esempio, la società di esempio ha impostato una registrazione prima nota ricorrente che registra $ 500 di ammortamento dei macchinari alla fine di ogni mese.

Account	Addebito	Credito
Spese di ammortamento - Macchina	$ 500
Fondo ammortamento - Macchina		$ 500

Le voci di rettifica per ratei e ricavi differiti devono essere eventualmente stornate per evitare errori nella tua posizione finanziaria.

5. Esegui rapporti

Congratulazioni, hai finito! Sento che una sorta di musica da film di supereroi dovrebbe iniziare a suonare in sottofondo.

Ora che sei sicuro dell'accuratezza dei saldi del tuo conto, puoi generare i rendiconti finanziari di base per analizzare le tue transazioni di contabilità generale.

In sostanza, hai appena condotto una riconciliazione di conto economico e stato patrimoniale. Quando utilizzi un software di contabilità per redigere i rendiconti finanziari, non dovresti dover eseguire un'altra riconciliazione dei conti GL... fino al mese prossimo.

Non aspettare

La stagione delle tasse non è l'unico momento in cui dovresti pensare a conciliare la contabilità generale. Presentare le tasse è già abbastanza stressante e cercare di correggere gli errori commessi mesi fa contemporaneamente non farà che aumentare lo stress.