Una guida passo passo alla creazione di un budget di lavoro

Un budget di lavoro, a differenza di un budget statico, può cambiare ogni giorno. Scopri cos'è un budget di lavoro e come crearne uno per la tua piccola impresa.

Che tu sia un imprenditore individuale o possieda una piccola impresa fiorente, la preparazione di un budget aziendale è una sana gestione finanziaria. Sebbene i budget statici, o i budget che non cambiano, possano essere utili, la preparazione e l'utilizzo di un budget di lavoro può essere molto più utile per i proprietari di piccole imprese, consentendo loro di apportare modifiche man mano che procedono.

Scopri perché scrivere un budget, in particolare un budget di lavoro, è importante per la tua piccola impresa e raccogli alcuni suggerimenti su come creare un piano di budget di lavoro per la tua attività.

Panoramica:cos'è un budget di lavoro?

Un budget di lavoro è quello che prepari e consulti quotidianamente, settimanalmente o anche mensilmente. Ad esempio, se prepari un budget statico, hai un importo fisso nel tuo budget per entrate e spese. Utilizzando un budget di lavoro, puoi modificare i totali come meglio credi, aumentando le entrate quando ottieni un nuovo cliente o aumentando le spese quando l'affitto viene aumentato inaspettatamente.

Di solito crei budget di lavoro utilizzando un software per fogli di calcolo poiché molte applicazioni software di contabilità progettate per le piccole imprese non possono creare un budget di lavoro.

Non è necessario modificare un budget di lavoro. Tuttavia, quando le circostanze cambiano nella tua attività, come molto probabilmente accadranno, un budget di lavoro ti consentirà di riflettere tali modifiche nel tuo budget.

Perché è importante che la tua azienda abbia un budget di lavoro?

Un budget di lavoro non sostituisce un budget statico. Il punto di avere un budget flessibile o di lavoro è adeguare il budget al variare delle circostanze. Ad esempio, hai preventivato $ 10.000 di costi del fornitore per l'anno, ma il tuo fornitore ha recentemente aumentato il prezzo a $ 1.500 al mese, che arriva a $ 18.000 all'anno.

Utilizzando un budget di lavoro, progettato per la flessibilità, puoi modificare il tuo budget ogni mese per riflettere il nuovo totale. Se trovi un altro fornitore, puoi modificare il totale preventivato per riflettere il costo del nuovo fornitore.

Come scrivere un budget di lavoro per la tua attività

La creazione di un budget di lavoro o di un budget flessibile richiede la conoscenza delle entrate e delle spese dell'anno precedente, che è facilmente ottenibile dai tuoi rendiconti finanziari. Il modo migliore per iniziare è creare uno schema di budget, specificando quali informazioni ti servono per iniziare e dove puoi ottenerle.

Se non disponi di informazioni sull'anno precedente, fai una stima dei totali del budget mensile in base al tuo piano aziendale.

Ad esempio, se il tuo piano dice che fornirai servizi di contabilità a 25 clienti, con ogni cliente che ti pagherà $ 5.000 all'anno, e questa è la tua unica fonte di entrate prevista per il tuo primo anno di attività, stimeresti le tue entrate a $ 125.000. Se non sei sicuro di quanti clienti avrai, puoi inserire una stima più bassa. Quindi aumenta o diminuisce i tuoi totali in base ai numeri effettivi, man mano che si verificano, nel tuo budget di lavoro.

Segui questi semplici passaggi per creare un budget aziendale funzionante per la tua attività.

1. Rivedi le tue entrate

Le entrate sono il driver numero uno per il resto del budget. Se non hai entrate che affluiscono alla tua attività, non avrai i soldi per pagare alcuna spesa.

È necessario esaminare attentamente le operazioni aziendali per determinare le entrate per l'anno successivo. Hai intenzione di vendere gli stessi prodotti e servizi che hai fatto l'anno scorso o stai aggiungendo o eliminando un prodotto o servizio dalle tue offerte?

Se sei operativo da diversi anni, puoi esaminare le tendenze passate per determinare a quale budget dovrebbero essere preventivate le entrate previste per l'anno successivo. Se la tua attività è relativamente nuova, dovrai stimare le tue entrate in base a stime realistiche di clienti, prodotti e servizi che prevedi di vendere.

2. Guarda le spese operative

Prima di esaminare i costi di produzione e il costo delle merci vendute, esamina le spese operative. Queste sono le spese che dovrai sostenere indipendentemente dai prodotti o servizi offerti dalla tua azienda per il prossimo anno. Poiché queste spese aziendali non variano, è molto più facile stimarle in base ai costi dell'anno precedente o addirittura ai costi effettivi.

Ad esempio, se hai pagato $ 1.600 al mese per l'affitto, ma sai che ogni anno hai un aumento dell'affitto del 10%, è facile aggiungere l'aumento al tuo budget. Puoi sempre modificare più avanti nel corso dell'anno in base ai dati effettivi.

3. Stimare i costi variabili

Sebbene possa essere facile stimare i costi fissi, è più difficile stimare i costi variabili o i costi che oscilleranno con la produzione. Se hai costi variabili di un anno precedente, puoi utilizzarli per iniziare.

Tuttavia, se stai appena iniziando, dovrai basare i costi variabili sulle vendite previste per il prossimo anno, cosa che dovresti fare quando completi il ​​tuo piano aziendale o piano strategico. In ogni caso, con un budget di lavoro, questi numeri possono essere modificati secondo necessità, quindi un cambiamento nella produzione non influirà negativamente sul tuo budget.

4. Finanziamenti una tantum e di emergenza

Hai in programma di sostituire qualsiasi macchinario o attrezzatura? Stai pensando di acquistare o vendere un edificio? Considera queste cose quando crei il tuo budget di lavoro. Lo stesso vale per il budget per le spese di emergenza.

A tutti noi piace pensare che i computer dureranno per sempre, le apparecchiature non smetteranno mai di funzionare e gli uragani e i tornado non influenzeranno mai la nostra attività, ma la pianificazione di tali eventi ti consente di essere più preparato finanziariamente in caso di catastrofe.

5. Crea il tuo budget

Il passaggio finale consiste nel prendere tutti i calcoli e le stime e inserirli in un formato di budget che puoi aggiornare mensilmente. Ciò ti consente di apportare modifiche regolarmente, invece di gestire la tua attività con un budget che non è più accurato.

Utilizzando questo esempio di piano di budget, puoi rivedere i totali ogni mese e inserire una stima più accurata per il mese successivo. Potresti anche scoprire che avere una colonna con i dati mensili effettivi, come nel foglio di lavoro qui sotto, può aiutarti a pianificare meglio il tuo budget ogni mese.

3 migliori pratiche per scrivere un budget di lavoro

La creazione di un budget di lavoro è simile alla creazione di qualsiasi budget. Mentre alcune piccole imprese potrebbero voler rivedere il proprio budget di lavoro ogni giorno, in genere è sufficiente rivedere il budget rispetto agli effettivi mensili. Puoi fare quanto segue per assicurarti che il tuo budget di lavoro rimanga una risorsa utile.

1. Usa il tuo budget annuale come punto di partenza

L'utilizzo di un budget di lavoro non significa che dovresti rinunciare al tuo budget operativo annuale. Invece, usa i totali del tuo budget annuale per colmare le lacune nel tuo budget di lavoro. Alla fine dell'anno, avrai un'idea molto migliore di come si è comportata finanziariamente la tua attività.

2. Aggiorna regolarmente il tuo budget di lavoro

L'utilizzo di un budget di lavoro consente di apportare regolarmente modifiche proattive. È inutile creare un budget di lavoro e poi non aggiornarlo regolarmente. Puoi solo apportare le modifiche necessarie in futuro aggiornando i totali a budget con i totali effettivi. Ad esempio, se ritieni che le spese di viaggio siano troppo elevate, puoi ridurre le trasferte per i prossimi mesi, invece di aspettare la fine dell'anno per risolvere il problema.

3. Trova il metodo che funziona meglio per te

Ad alcune piccole imprese piace esaminare il proprio budget ogni giorno, mentre altre potrebbero trovare meglio rivedere le entrate e le spese mensilmente o addirittura trimestralmente. Un budget di lavoro ti renderà più proattivo nel monitorare le tue finanze, quindi trova il metodo che funziona meglio per te e attieniti ad esso.

Sei pronto per scrivere un budget?

I budget sono una parte importante della contabilità delle piccole imprese. Sebbene un budget organizzativo sia una necessità, potresti scoprire che l'utilizzo di un budget di lavoro ti offre una visione più approfondita delle tue finanze aziendali, consentendoti di apportare modifiche regolarmente.

Grazie alla sua natura flessibile e alla capacità di apportare modifiche in tempo reale, il budget di lavoro andrebbe a vantaggio anche delle aziende più piccole.