Il buono, il cattivo e il... GDPR?

Capire la conformità al GDPR

A meno che tu non sia un fanatico della tecnologia come noi di Really Simple Systems, normalmente verresti perdonato per non aver seguito gli ultimi aggiornamenti sulle normative sulla sicurezza dei dati. Tuttavia, con l'avvicinarsi della scadenza del nuovo Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) dell'Unione Europea (UE), non hai più scuse, soprattutto se sei un imprenditore. La conformità al GDPR, che entrerà in vigore il 25 maggio 2018, sarà obbligatoria per tutte le aziende che conservano i dati sui cittadini dell'UE, indipendentemente dalle dimensioni della tua attività o dal luogo in cui risiedi.

Cosa c'è di buono nel GDPR?

C'è stata molta negatività intorno al GDPR con i discorsi sulle difficoltà per le aziende di implementarlo e rispettarlo. Ci sono stati anche numerosi articoli che discutono delle nuove multe da emettere se le aziende violano il GDPR. Per molte piccole imprese, cifre come il 4% del fatturato globale o 20 milioni di euro di multe sono numeri di pura fantasia e sufficienti per far prendere dal panico gli imprenditori per l'imminente destino che presumibilmente è il GDPR.

L'UE vuole assumere una posizione molto più forte sulla protezione dei dati e sulla prevenzione delle violazioni dei dati personali dei suoi cittadini. L'UE propone anche una clausola del "diritto all'oblio", che significa che i cittadini dell'UE potrebbero chiedere ai siti di ricerca di interrompere l'inserimento di link a siti o immagini che potrebbero essere imbarazzanti o dannosi per la loro reputazione, una clausola che chiunque di noi aver bevuto un po' troppa tequila in passato può probabilmente restare indietro!

Perché il GDPR è importante?

Che ci piaccia o no, viviamo in un'era digitale e la maggior parte delle nostre attività quotidiane sono passate dal "mondo reale" all'essere online. Ordino la spesa online, prenoto le vacanze online, pago le bollette online, interagisco anche con i miei amici online. Poter fare tutte queste cose comodamente dal mio divano potrebbe essere molto conveniente, ma non è privo di rischi.

La criminalità informatica è in aumento e gli hacker cercano costantemente di impossessarsi dei nostri dati privati. Penso che tutti ricordiamo l'attacco ransomware di alcuni mesi fa che ha colpito il SSN. In quanto consumatori di Internet, dobbiamo essere tutti informati sul rischio di divulgare dati personali online e la conformità al GDPR ci dà il potere di dettare quali dati consentiamo di condividere.

Non sarà più nelle mani delle società internazionali ciò che accade alle nostre informazioni personali. Le aziende dovranno assicurarsi di avere il consenso esplicito sui dati che stanno archiviando sui clienti e dovranno informare i clienti di eventuali dati di contatto trapelati.

Tuttavia, c'è una generale mancanza di conoscenza nel pubblico dominio su come funziona la sicurezza dei dati o anche perché è importante tenere il passo con quegli aggiornamenti del computer. Come popolo, dobbiamo essere più informati sulla sicurezza dei dati e su cosa succede con le informazioni che condividiamo online.

Il GDPR è dannoso per le piccole imprese?

Potremmo essere tutti in grado di essere d'accordo sui vantaggi del GDPR per gli individui. Ma per la maggior parte dei proprietari di piccole imprese la conformità al GDPR sembra arrivare solo con molto lavoro extra, confusione e il rischio di fallire se qualcosa va storto.

Le piccole imprese sono considerate obiettivi più vulnerabili quando si tratta di attacchi informatici. In molti casi, i proprietari di piccole imprese non si rendono nemmeno conto di quali dati stanno conservando sui loro clienti e potrebbero non scoprire nemmeno che c'è stata una violazione dei dati dei clienti fino a una data successiva. Ai sensi del GDPR, le aziende sono obbligate a segnalare una violazione all'organismo di regolamentazione entro 72 ore, a meno che non si applichino circostanze eccezionali.

Questo è un limite di tempo molto breve e per molti proprietari di piccole imprese l'unico modo per essere in grado di conformarsi, in caso di violazione dei dati, sarà iniziare a prepararsi in anticipo. Identifica quali dati detieni e come vengono archiviati. Esercitarsi per una possibile violazione dei dati è un altro modo per assicurarti di identificare i punti deboli nella tua struttura organizzativa e ti consente di prepararti al peggio.

Assicurarsi di mantenere i dati dei clienti al sicuro è una buona pratica commerciale in termini di fidelizzazione dei clienti, poiché sempre più consumatori diventano consapevoli dell'importanza della protezione dei dati.

Inoltre, molte grandi organizzazioni potrebbero iniziare a considerare le piccole imprese un anello debole nei loro canali di distribuzione, a meno che non possano dimostrare di essere in grado di tenere il passo e rispettare pienamente il GDPR. In caso contrario, potresti scoprire che l'organizzazione più grande non cercherà più di mantenere le attività più piccole come partner, ma porterà invece queste capacità in casa.

Come diventare conformi al GDPR

Con l'avvicinarsi della scadenza del GDPR, c'è stata una piccola esplosione di "esperti IT" che hanno trasformato il GDPR in un sacco di soldi offrendo aiuto su come diventare conformi. Non riesco nemmeno a ricordare l'ultima volta che ho aperto la mia casella di posta elettronica e non c'era un'e-mail da un consulente che prometteva di rendere la mia attività conforme al GDPR in pochi giorni per una somma di denaro non rivelata. C'è stata anche tutta una serie di nuovi software immessi sul mercato.

Per una piccola impresa, può essere difficile sapere da dove cominciare e, sebbene possa essere utile coinvolgere un consulente di terze parti, è importante assicurarsi che siano qualificati per il lavoro. Ma una delle cose principali che potrebbero essere trascurate quando si considera la conformità al GDPR è garantire che tutti all'interno della tua azienda siano consapevoli di cosa sia e abbiano una conoscenza di base di come funziona.

Una sfida per molte aziende sarà identificare tutte le aree in cui vengono conservati i dati dei clienti. Assicurarsi che il tuo team sia a conoscenza delle leggi sulla protezione dei dati li aiuterà a identificare le situazioni in cui potrebbero gestire i dati dei clienti e farà in modo che vengano gestiti correttamente.

Cosa c'entra la Brexit?

Come nella vita, nulla delle attuali negazioni sulla Brexit sembra semplice. Tuttavia, possiamo essere certi che il Regno Unito non avrà lasciato l'UE prima dell'entrata in vigore del GDPR, il che significa che tutte le aziende britanniche saranno obbligate per legge a conformarsi. Non pensare che sarai in grado di farla franca non seguendo le leggi GDPR solo a causa della Brexit, perché potrebbe rivelarsi una lezione costosa.

È anche importante ricordare che il GDPR si applica a tutti coloro che detengono i dati dei cittadini dell'UE. Quindi, anche se hai lasciato l'UE, se detieni dati e fai affari con altri membri dell'UE dovrai essere conforme al GDPR. È anche importante ricordare che il GDPR ha l'obiettivo di "recuperare" la tecnologia attuale per proteggere i cittadini dalla divulgazione o dall'uso improprio dei loro dati. È probabile che il Regno Unito adotti regole simili al GDPR, anche dopo la Brexit.

Dopo aver visto la nuova proposta del ministro del digitale, Matt Hancock, questo sembra uno scenario probabile. Poiché il mondo diventa sempre più digitale, ha senso che i governi inizino a imporre regole più severe con l'obiettivo di proteggere i propri cittadini dalla criminalità informatica e dalla fuga di dati.

Sistemi davvero semplici e GDPR

In qualità di fornitore di cloud CRM, Really Simple Systems comprende l'importanza di proteggere i dati dei clienti. Ci impegniamo pienamente a essere conformi al GDPR entro il momento in cui le nuove normative saranno implementate il 25 ^esimo Maggio 2018. Qui troverai una sezione sulla nostra politica sulla protezione dei dati.

Leggi di più sul GDPR

Abbiamo scritto una serie di blog per aiutarti a comprendere il GDPR e cosa devi fare per essere conforme:

Conformità al GDPR per sistemi davvero semplici spiega la nostra conformità al CRM
GDPR – Prepararsi al cambiamento riepiloga il regolamento e cosa devi fare per essere conforme
Lancio della conformità al marketing GDPR svelando la prima fase delle nostre funzionalità di conformità al GDPR