15 tecniche di ottimizzazione dell'inventario che trasformeranno la tua attività

Heather Smith, autrice di "Xero for Dummies" è tornata con ulteriori approfondimenti da esperti del settore. Questa volta, intervista i migliori contabili e amministratori delegati per suggerimenti semplici e veloci su come cambiare il modo in cui gestisci il tuo inventario.

Per le aziende che trasportano inventario, la comprensione e la gestione efficace del proprio inventario è fondamentale per garantire una redditività e un flusso di cassa ottimali all'interno dell'azienda. Ecco 15 tecniche che puoi utilizzare nella tua piccola impresa o nelle attività a cui consigli:

1. Adotta una piattaforma di gestione aziendale connessa basata su cloud con analisi in tempo reale.

Una soluzione ottimale riduce al minimo l'immissione di dati e consente il flusso di informazioni finanziarie di inventario accurate, dall'impiegato del negozio, all'ufficiale acquisti e alla direzione. Ciò garantisce che tutti siano in grado di prendere decisioni informate in modo tempestivo.

2. Aggiorna tempestivamente i record di inventario, in modo che tutto il personale chiave abbia accesso a informazioni tempestive e l'inventario possa essere gestito e rifornito di conseguenza.

Per rimanere competitive, le aziende devono prendere decisioni rapidamente e avere accesso a informazioni affidabili.

3. Suddividi l'inventario in diverse categorie e analizza le categorie separatamente.

4. Mantenere un rapporto di lavoro attivo con i fornitori.

I fornitori sono un partner nella tua attività e linee di comunicazione aperte aiutano la tua azienda a fornire beni ai tuoi clienti al prezzo e al periodo di tempo che desiderano. Ad esempio, un fornitore con cui hai un buon rapporto può informarti in modo proattivo di potenziali carenze e collaborare con te per escogitare soluzioni alternative per soddisfare le richieste dei clienti, come mantenere i contatti con un concorrente o cercare fonti diverse. Una tendenza attuale incoraggia le persone ad acquistare prodotti realizzati nel proprio paese, quindi come azienda potresti trovarti a lavorare con i fornitori per reperire prodotti locali. Le tue discussioni non dovrebbero riguardare solo l'ottenimento del prezzo più basso; devi anche costruire una relazione aperta e a lungo termine.

5. Stabilisci la capacità di monitorare tutti gli aspetti dell'inventario.

6. Utilizza dispositivi mobili ove possibile.

Formare il personale sull'utilizzo di dispositivi mobili, come iPad o lettori di codici a barre, in modo da poter monitorare i movimenti delle scorte e, a sua volta, aggiornare i registri finanziari in tempo reale. Ciò evita la fatica di aggiornare i rapporti sulle scorte di carta, riducendo al minimo gli errori e le perdite di tempo dell'amministrazione. È inoltre buona norma garantire che i dispositivi mobili siano adeguati per l'attività da svolgere, che siano disponibili stazioni di ricarica e che siano predisposte misure di sicurezza per evitare il furto dei dispositivi.

7. Gestisci gli articoli che si muovono lentamente per assicurarti che non diventino obsoleti dal punto di vista tecnologico, non superino la data di scadenza o abbiano un valore superiore a quello per cui possono essere venduti.

L'inflazione o le variazioni del valore della valuta possono influenzare il valore di vendita percepito del prodotto, in entrambe le direzioni.

8. Pianifica un layout ottimale del magazzino adatto al tuo inventario.

9. Stabilisci le quantità di riordino e attiva avvisi di scorte insufficienti.

Valuta se questi livelli funzionano per la tua azienda e adattali se necessario. Non esaurire mai le scorte può indicare che stai tenendo troppe scorte, mentre esaurire le scorte potrebbe significare che non hai scorte disponibili per soddisfare le esigenze dei clienti. Sii chiaro su chi è responsabile del riordino dell'inventario.

10. Coltiva internamente linee di comunicazione aperte.

Ad esempio, se è in corso un ordine di vendita di grandi dimensioni o insolito, assicurarsi che il team di vendita disponga di processi per informare l'ufficiale acquisti e le altre persone coinvolte nella gestione dell'inventario. L'ufficio acquisti potrebbe dover parlare in modo proattivo con i fornitori, ad esempio, o formare personale aggiuntivo e liberare spazio nel magazzino, in attesa dell'ordine.

11. Pianifica il futuro.

Se i tuoi attuali processi di gestione dell'inventario non sono in grado di far fronte alla crescita del business, rappresenteranno un doloroso collo di bottiglia nel ciclo dell'inventario. Devi iniziare subito a prepararti per adottare una soluzione in grado di gestire l'evoluzione del tuo business.

12. Condividi i dati di inventario rilevanti, in un formato facilmente comprensibile, con il team aziendale in modo che abbia una comprensione olistica di ciò che sta accadendo nell'azienda.

Sebbene abbiano il proprio ruolo e le proprie responsabilità, questa conoscenza li aiuta a capire cosa fa l'azienda, dove si adattano all'azienda e come possono aiutare la crescita delle vendite aziendali.

13. Mantenere aggiornati i livelli delle scorte, in modo che l'inventario possa essere gestito in modo tempestivo e rifornito se necessario.

14. Conserva l'inventario in modo sicuro.

15. Effettua un inventario completo annuale dell'inventario ed esegui controlli periodici dell'inventario.

È importante per il flusso di cassa aziendale che le aziende massimizzino il profitto che possono generare dalle azioni e spostano le scorte in modo tempestivo. L'utilizzo di queste 15 tecniche aiuterà l'azienda a gestire in modo ottimale il proprio inventario.