9 segnali per passare a un solido sistema di gestione dell'inventario

Heather Smith, autrice di "Xero for Dummies", è tornata con un post sul blog degli ospiti che evidenzia nove segnali chiave che indicano che è tempo che un'azienda inizi a pensare di passare a una soluzione di gestione dell'inventario più grande e migliore.

In qualità di contabile o contabile che lavora a stretto contatto con le piccole imprese, una delle aree in cui puoi assisterle è la gestione dell'inventario. L'inventario può crescere fino a diventare un valore significativo nel bilancio e può influire direttamente sul flusso di cassa e sui profitti.

In questo giorno ed età altamente competitivi, è scioccante sentire che il 46% delle piccole e medie imprese non tiene traccia dell'inventario o utilizza un metodo manuale per farlo.

Ecco alcuni segnali che indicano che l'attuale soluzione di gestione dell'inventario utilizzata all'interno di una piccola impresa potrebbe essere inadeguata:

1. Il conteggio delle scorte è un'impresa enorme e costosa.

Ciò potrebbe suggerire che la soluzione di gestione dell'inventario stia lottando per tenere traccia con precisione dell'inventario. L'aumento dei tempi e dei costi può anche comportare che i conteggi dell'inventario vengano effettuati solo quando richiesto (di solito annualmente).

2. I conteggi annuali dell'inventario sono l'unico momento in cui l'azienda ha una reale comprensione del volume dell'inventario disponibile.

Ciò significa che all'azienda mancano dati reali e informazioni dettagliate sulle proprie scorte di magazzino, quindi quando vengono a prendere decisioni, non hanno davvero il quadro completo. La mancanza di accuratezza può anche portare al furto di azioni poiché i dipendenti sono consapevoli che non viene completamente monitorato. Ciò può anche portare al deterioramento di alcuni tipi di società di e-commerce che vendono prodotti con date di scadenza o scorte morte (stock che non è più rilevante!) per le aziende che fanno molto affidamento sulle stagioni o sui cicli.

3. Il valore dell'inventario cancellato a causa di danni, furto o obsolescenza tecnica è in aumento rispetto al valore totale in dollari dell'inventario.

Ciò significa che le spese sostenute in relazione all'acquisto e alla detenzione di scorte potrebbero essere inutilmente elevate.

4. I costi di mantenimento dell'inventario sono elevati rispetto al valore totale in dollari dell'inventario.

Detenere troppe azioni potrebbe significare che le spese di mantenimento, come l'affitto, l'assicurazione e la sicurezza, sono inutilmente elevate. Oltre agli evidenti costi economici, detenere scorte eccessive comporta anche un costo opportunità:in pratica, stai limitando il flusso di cassa che potrebbe essere utilizzato meglio in altre aree, e questo può essere particolarmente problematico per le piccole imprese.

5. Il numero di ordini arretrati è in costante crescita.

Ciò potrebbe comportare costi di consegna aggiuntivi e clienti insoddisfatti. Ricorda, le aspettative dei consumatori oggi sono incentrate sulla gratificazione immediata:se non sono in grado di acquistare un articolo da te in quel momento, è molto probabile che passino all'acquisto dal tuo concorrente.

Quando ciò accade, non stai solo perdendo una singola vendita, ma stai perdendo l'intero Customer Lifetime Value (CLV) di questa persona. Un altro fattore da tenere a mente è che il costo dell'acquisizione di un nuovo cliente supera di gran lunga il costo della fidelizzazione di un cliente esistente:questo rende ancora più importante soddisfare i clienti esistenti.

6. La soluzione di gestione dell'inventario esistente non è integrata con la piattaforma di gestione aziendale, come l'eCommerce o le soluzioni di contabilità.

Ciò si traduce in una doppia immissione di dati dispendiosa in termini di tempo (e noiosa) e in una maggiore possibilità di errore umano.

7. Il personale non è in grado di accedere alle informazioni sull'inventario in tempo reale da luoghi diversi.

Ciò può comportare un ordine eccessivo o insufficiente dell'inventario e spese aggiuntive associate alla gestione e allo spostamento dell'inventario tra le sedi e al cliente finale.

8. L'accesso a informazioni di inventario accurate, tempestive e pertinenti è difficile.

Se l'azienda non ha un'idea chiara di fattori come ciò che sta vendendo bene, ciò che è lento e qual è il margine di profitto lordo per articolo di inventario, lo sviluppo di previsioni e l'impostazione e il monitoraggio dei livelli minimi di scorte di inventario richiede tempo e può portare a sottoquotazioni, entrate mancate e spese elevate. Al contrario, avere una conoscenza di alto livello dei prodotti più venduti e la suddivisione in diversi negozi, regioni o mercati aiuterà i responsabili delle decisioni chiave a definire strategie su potenziali innovazioni di prodotto, nuove linee di prodotti e altro ancora.

9. Quando si utilizza il sistema di gestione dell'inventario esistente, la piccola impresa viene portata al massimo. Ciò significa che è improbabile che l'azienda sia in grado di farcela se si presentano ulteriori opportunità di business.

Una buona gestione dell'inventario può fare la differenza tra una piccola impresa fiorente e di successo e un fallimento. Se la piccola impresa è in difficoltà con la propria soluzione di gestione dell'inventario esistente, i vantaggi che possono ottenere dall'implementazione di una soluzione di gestione dell'inventario adeguata possono includere:

• Previsioni e ordini accurati dell'inventario
• Clienti felici e abituali
• Miglioramento del flusso di cassa
• Riduzione del tempo amministrativo del personale:liberare il personale per dedicarsi ad attività generatrici di reddito
• Riduzione delle spese correlate, inclusi inventario, assicurazione, affitto, sicurezza e costi di trasporto.

Nel tuo ruolo di consulente per piccole imprese, sei nella posizione ideale per identificare che la soluzione di inventario esistente non soddisfa le esigenze del proprietario della piccola impresa e parlare con il tuo cliente delle strategie di gestione dell'inventario attuali e future.

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