Che cos'è un sistema di inventario perpetuo?

Qualsiasi imprenditore ti dirà che una gestione efficace dell'inventario è l'ancora di salvezza di qualsiasi attività commerciale. Un'azienda deve trovare un equilibrio ottimale tra troppo inventario che accumula costi di stoccaggio e troppo poco inventario che non soddisfa la domanda dei clienti.

Per questo motivo, le aziende devono trovare un sistema di monitoraggio dell'inventario che funzioni per loro, come il sistema di inventario perpetuo. Il sistema di inventario perpetuo è lodato per la sua affidabilità.

Questo articolo spiega come funziona, perché dovresti prenderlo in considerazione per la tua attività e come valutare il tuo inventario quando lo utilizzi.

Definito il sistema di inventario perpetuo

Il metodo dell'inventario perpetuo è definito come un metodo di monitoraggio dell'inventario che registra tutte le transazioni di inventario in tempo reale applicando tecnologie come i sistemi per punti vendita e il software di gestione delle risorse.

Questo sistema riflette tutte le modifiche all'inventario immediatamente che si verificano e si può dire il livello dell'inventario in qualsiasi momento.

Come funziona?

Come indicato in precedenza, il sistema di inventario perpetuo, noto anche come sistema di inventario continuo, funziona aggiornando i valori di inventario man mano che i prodotti vengono acquistati o venduti. In questa sezione, forniamo uno schema dettagliato passo dopo passo di come funziona esattamente il sistema.

Fase 1:Punto vendita

Al punto vendita o all'acquisto di un articolo, il sistema installato nel sistema POS (punto vendita) applica un credito o un addebito all'inventario. Ciò si ottiene attraverso l'uso dell'identificazione a radiofrequenza (RFID) e lettori di codici a barre.

Fase 2:ricalcolo del costo della merce venduta

Ogni volta che un articolo viene acquistato o venduto, il costo della merce venduta viene ricalcolato automaticamente dal sistema.

Fase 3:adeguamento dei punti di riordino

Per garantire il mantenimento continuo di un livello di inventario ottimale, un sistema perpetuo manipola i dati storici per aggiornare automaticamente i punti di riordino di un'azienda.

Fase 4:Generazione dell'ordine di acquisto

Il sistema perpetuo può identificare automaticamente quando una SKU ha raggiunto il punto di riordino e di conseguenza generare e inviare di conseguenza un ordine di acquisto al fornitore richiesto.

Fase 5:aggiornamento dei prodotti ricevuti

Per aggiornare il nuovo inventario, un dipendente deve scansionare i nuovi prodotti utilizzando il software di gestione del magazzino. Si riflettono automaticamente sulla dashboard di gestione dell'inventario e sui canali di vendita.

Quando utilizzare il sistema perpetuo

Questo sistema è ideale per una grande azienda con un alto livello di SKU. Questo perché tali aziende devono monitorare continuamente il proprio inventario per prendere rapidamente decisioni critiche di acquisto e vendita per garantire che la domanda dei consumatori sia sempre soddisfatta in tempo.

Ad esempio, supponiamo che l'azienda A venda abiti e pantaloni e che il suo inventario sia distribuito in cinque magazzini. Durante l'estate, l'Azienda riceve un ordine per diversi pantaloni di lana che raramente sono stati ordinati prima.

Si supponga che la società A non utilizzi un sistema di monitoraggio continuo dell'inventario online. In tal caso, i responsabili di magazzino nei cinque magazzini dovranno probabilmente esaminare fisicamente numerosi fogli di carta per identificare se i pantaloni di lana sono disponibili e quanti ne hanno in magazzino.

D'altra parte, se l'azienda A utilizza il sistema di inventario perpetuo, il magazzino specifico con i pantaloni di lana stoccati riceverà automaticamente una notifica dell'ordine del sistema.

Quando non utilizzare il sistema perpetuo

Per le società in fase di avvio o le società che non dispongono di risorse sufficienti per investire in un sistema di contabilità avanzato, il sistema di monitoraggio dell'inventario consigliato sarebbe il sistema di inventario periodico. Nonostante la sua velocità e affidabilità, il sistema di inventario perpetuo tende ad essere piuttosto costoso da implementare e mantenere.

Formule utilizzate nel sistema di inventario perpetuo

Per prendere buone decisioni di acquisto, stoccaggio e marketing, le formule matematiche tornano utili. Di seguito sono elencate alcune procedure applicate nell'uso del sistema perpetuo:

Costo della merce venduta (COGS)

In questo metodo, il costo della merce venduta viene ricalcolato automaticamente dopo ogni vendita o acquisto. Questo è diverso dal metodo di inventario periodico. Il costo delle merci vendute può essere determinato solo alla fine di un particolare periodo di audit una volta che è stato effettuato il conteggio dell'inventario fisico. La formula COGS, tuttavia, rimane standard come segue;

Costo della merce venduta (COGS) =Inventario iniziale + Acquisti – Inventario finale

Quantità ordine economico (EOQ)

Le aziende utilizzano questa formula per calcolare la quantità di inventario da acquistare per soddisfare la domanda dei clienti e ridurre i costi associati all'inventario. Poiché il sistema perpetuo tiene traccia dell'inventario continuamente, il calcolo dell'EOQ diventa relativamente più semplice.

La formula per calcolare l'EOQ è...

EOQ =√ (2SD/H), dove d =domanda annua totale di un prodotto, s=costo dell'ordine per acquisto e h=costi associati (di mantenimento) annuali totali per prodotto

Sistema di inventario perpetuo v Sistema di inventario periodico

In questa sezione viene discusso se la maggior parte degli imprenditori desidera ricevere una risposta, qual è il metodo migliore, il metodo di inventario perpetuo o periodico? Prima di entrare nel merito di ciò che differenzia i due sistemi, dobbiamo sottolineare che entrambi i sistemi sono accettati in base ai Principi generali di contabilità accettati (GAAP).

Non è un segreto che il sistema di inventario perpetuo abbia guadagnato un'enorme popolarità nel corso degli anni, soprattutto con il progresso tecnologico. Tuttavia, allo stesso tempo, molti imprenditori hanno scelto di continuare a utilizzare il sistema di inventario periodico più manuale.

Allora, qual è il sistema di inventario periodico? Il sistema di inventario periodico è un sistema di monitoraggio dell'inventario in cui viene effettuato un conteggio fisico dell'inventario disponibile su base regolare/programmata.

Differenze tra i due sistemi:

• Costo della merce venduta

Poiché il monitoraggio dell'inventario con il sistema perpetuo è continuo, il costo delle merci vendute viene ricalcolato automaticamente dopo ogni vendita o acquisto. Nel sistema periodico, tuttavia, il costo delle merci vendute può essere determinato in modo definitivo solo alla fine del periodo contabile quando viene effettuato il conteggio dell'inventario fisico.

• Indagine sugli errori

Grazie al monitoraggio continuo, il sistema perpetuo consente l'identificazione istantanea di eventuali errori o anomalie e consente agli imprenditori di risolverli molto più velocemente. Quando invece si utilizza il sistema periodico, gli errori possono essere individuati solo alla fine del periodo contabile, che spesso è troppo tardi per fornire soluzioni praticabili. Inoltre, poiché il sistema è eseguito e gestito da esseri umani, è altamente suscettibile all'errore umano in cui i dati potrebbero essere smarriti o addirittura persi.

• Generazione di rapporti

A causa della natura tecnologica del sistema perpetuo, i dati possono essere manipolati per fornire alla direzione report analitici completi che consentono loro di prendere decisioni informate di acquisto e marketing. Tuttavia, è piuttosto difficile generare rapporti simili quando si utilizza il sistema periodico a causa della sua natura manuale.

• Sistemi informatici

A causa della natura semplice del sistema di inventario periodico, i record vengono conservati in libri fisici o semplici fogli excel. D'altra parte, la complessità del sistema perpetuo non consente la registrazione manuale, principalmente a causa dell'elevato numero di transazioni in un determinato periodo contabile.

• Spese di installazione e manutenzione

Non ci sono costi aggiuntivi sostenuti se scegli di tracciare il tuo inventario utilizzando il metodo sistematico. Tuttavia, il processo perpetuo richiede l'acquisto di software, lettori di codici a barre e molte altre soluzioni digitali per garantire il corretto funzionamento, il che potrebbe essere relativamente costoso.

• Interruzione dell'attività

Il sistema periodico richiede di riservare un giorno in cui condurrà il conteggio fisico dell'inventario alla fine del periodo contabile, che influirà sulle operazioni aziendali. D'altra parte, il sistema perpetuo è continuo e non ha bisogno che tu interrompa le operazioni per implementarlo.

• Registro degli acquisti

Gli acquisti nel sistema di inventario perpetuo vengono registrati in un conto merci o in un conto inventario materie prime, a seconda della loro natura. Al contrario, gli acquisti nel sistema di inventario periodico sono tutti registrati in un unico conto acquisti.

Questo elenco indica che il sistema perpetuo è superiore alla struttura periodica in più di un modo. Questo non vuol dire che il sistema regolare non possa essere applicato. Funziona perfettamente per le piccole imprese con un piccolo inventario e che operano in un mercato relativamente lento. Potrebbe anche essere un'ottima soluzione per le società di avvio in quanto generano entrate per permettersi il sistema perpetuo più affidabile.

Vantaggi del sistema di inventario perpetuo

Di seguito sono riportati alcuni dei vantaggi che la tua azienda otterrà dall'utilizzo del sistema di inventario perpetuo:

• Controllo ottimizzato dell'inventario – grazie al monitoraggio continuo dell'inventario, avrai una solida conoscenza dei dettagli e dei valori del tuo inventario.
• Risparmio sui costi associati – ancora una volta, saprai sempre il livello ottimale di inventario che dovresti immagazzinare grazie al monitoraggio continuo. Ciò significa che eviterai costi aggiuntivi associati all'inventario in eccesso, come i costi di archiviazione.
• Analisi di mercato – il sistema di inventario periodico ti consente di analizzare il comportamento dei consumatori perché puoi monitorare le vendite in tempo reale.
• Riduzione della contrazione dell'inventario – Il restringimento dell'inventario è descritto come la differenza tra l'inventario che PRESUMI di avere in magazzino e lo stock che hai in magazzino. Il restringimento dell'inventario è causato da vari fattori come deterioramento, perdita o furto. Uno studio condotto dalla National Retail Federation ha rivelato che la contrazione delle scorte nel 2017 è costata circa l'1,33% delle vendite totali effettuate quell'anno. Il sistema di inventario perpetuo consente di identificare eventuali discrepanze causate dalle differenze inventariali, consentendo di prendere decisioni informate di rifornimento.
• Ridotta possibilità di stock eccessivo o insufficiente – grazie al controllo avanzato dell'inventario, un'azienda che implementa il sistema di inventario perpetuo è sempre consapevole del proprio stato di inventario. Può quindi prendere decisioni informate su quanto o quanto poco ha bisogno in un dato momento. Ciò significa che ci sono possibilità ridotte al minimo di scorte eccessive o insufficienti poiché sei sempre consapevole di ciò che deve essere rifornito.
• Genera rapporti utili – è possibile ricavare un sacco di informazioni utili dal sistema di inventario perpetuo, come l'impatto degli sconti sulle vendite, i modelli di reso su prodotti particolari e i modelli di acquisto.
• Maggiore accuratezza – poiché in questo sistema c'è poco o nessun margine di errore, puoi ottenere dati e rapporti accurati in tempo reale. Non c'è bisogno di aggiungere che i dati precisi sono valutati molto più del denaro nell'economia di oggi.

Svantaggi del sistema di inventario perpetuo

Nonostante abbia numerosi vantaggi, il sistema di inventario perpetuo presenta diverse limitazioni, come ad esempio:

• Hacking – il software utilizzato in questo sistema dipende da Internet, il che comporta il rischio che il tuo sistema venga violato da criminali informatici dannosi, che di tanto in tanto sono stati in grado di hackerare anche i database governativi. Rischi di perdere tutti i tuoi dati di inventario.
• Carenza di Internet – senza una connessione Internet stabile, il sistema potrebbe diventare rigido o addirittura impossibile da implementare.
• Costi elevati – il sistema di inventario perpetuo richiederà l'acquisto e l'installazione di software di gestione dell'inventario, lettori di codici a barre e molte altre risorse simili da implementare. Queste risorse possono rivelarsi costose da acquisire e mantenere per la maggior parte delle piccole imprese o delle start-up.
• Formazione extra – un'azienda che cerca di implementare questo sistema dovrà condurre corsi di formazione sui propri dipendenti o anche cercare dipendenti esperti di tecnologia o familiari con il sistema. La formazione può essere un costo aggiuntivo per l'azienda.

Conclusione

Per qualsiasi attività in rapida crescita, un sistema di inventario perpetuo sarebbe la soluzione per il monitoraggio dell'inventario. In confronto, possiamo concludere con sicurezza che il sistema di inventario periodico lascia molti margini di errore, il che non è un rischio che qualsiasi azienda con un inventario di grandi dimensioni dovrebbe essere disposta a correre. Il sistema di inventario perpetuo ti consente di ottimizzare i livelli di inventario e molto altro ancora.

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