Come presentare reclami al servizio clienti

Quando non ottieni il servizio che desideri o ti aspetti da un'azienda, potrebbe essere necessario presentare un reclamo al servizio clienti. A volte questo è l'unico modo per risolvere un problema. Se hai parlato con i rappresentanti dell'azienda, cassieri, corrispondenti e supervisori inutilmente, presentare un reclamo formale può risolvere rapidamente il tuo problema.

Quando ti prepari a presentare un reclamo, potresti dover raccogliere alcune informazioni e seguire i passaggi e le procedure corrette. Diverse aziende hanno procedure diverse per la presentazione dei reclami.

Chiama l'azienda per istruzioni

Chiama l'azienda contro la quale stai presentando il reclamo e chiedi loro la procedura per presentare un reclamo al servizio clienti. Alcune aziende consentono di presentare un reclamo online, e altre società vorranno che tu metta il tuo reclamo per iscritto. Segui le loro istruzioni alla lettera.

Se il tuo reclamo al servizio clienti deve essere scritto, ottenere l'indirizzo corretto per il dipartimento dove dovrebbe andare. Scopri se la tua lettera deve essere indirizzata a qualcuno in particolare o solo a un dipartimento. Potrebbe essere necessario inviare una copia del reclamo al presidente della società.

Ottieni tutte le tue informazioni pronte

Raccogli tutte le tue informazioni. Potrebbe essere necessario il nome della persona con cui hai parlato, se lui o lei è stata la causa del tuo reclamo. Ottieni i nomi di tutti quelli con cui hai parlato, compresi i supervisori. Annotare il nome del dipartimento e il numero di telefono del dipartimento. Se conosci le date e gli orari in cui hai parlato con le persone, includerli nel documento.

A volte puoi passare diversi giorni a parlare con persone diverse cercando di risolvere una chiamata di servizio. Annota tutti gli altri dettagli che ti vengono in mente riguardo al tuo reclamo al servizio clienti.

Scrivi una lettera di reclamo

Scrivi la tua lettera. Quando scrivi la tua lettera, assicurati di non tralasciare alcuna informazione. Annota l'ordine in cui sono accadute le cose e l'ordine in cui hai parlato a determinate persone. Devi anche spiegare in dettaglio di cosa tratta il tuo reclamo.

Fornisci quanti più dettagli possibili. Includi i passaggi che hai eseguito per risolvere il problema. Spiega perché l'azienda dovrebbe adottare le misure necessarie per correggere la tua situazione. Fai sapere all'azienda che ti aspetterai di ricevere loro notizie in un futuro molto prossimo.

Invia la tua lettera di reclamo

Invia la tua lettera. Includi con la tua lettera eventuali fotocopie di eventuali documenti che aiuteranno il tuo caso. Conserva una copia della tua lettera per i tuoi archivi.

L'azienda dovrebbe tornare con te in un ragionevole lasso di tempo. Consenti loro ​ da 10 a 15 giorni per rispondere. Potresti voler inviare una copia della tua lettera a tutti quelli con cui hai parlato, o, Proprio alla fine, il responsabile dell'ufficio competente.

Follow-up quando necessario

Tieni presente che a volte i problemi con il servizio clienti possono protrarsi per 6 mesi se non agisci. Non è raro essere trasferiti da un dipartimento all'altro, da persona a persona, senza che nessuno si appropria della tua situazione. Fai attenzione ai lunghi tempi di attesa. Potresti essere messo in attesa per lunghi periodi di tempo quando stai cercando di risolvere i tuoi problemi.

Quando hai questi problemi, seguire con l'agenzia appropriata. Se ritieni di non poter risolvere il tuo problema, potrebbe essere necessario contattare la Federal Trade Commission (FTC), il Better Business Bureau, un'agenzia di informazioni creditizie o anche l'ufficio del procuratore generale. Avranno le proprie procedure per la registrazione dei reclami, anche.