10 best practice per l'automazione della contabilità fornitori

Armati di software di automazione della contabilità fornitori (AP) e di alcune best practice AP, il tuo team può recuperare le ore spese per l'inserimento manuale dei dati. Perderai meno tempo a cercare lo stato di una determinata transazione:è tutto lì sulla tua dashboard, instradato automaticamente dalle regole del flusso di lavoro.

Di conseguenza, le aziende che adottano software di automazione AP scoprono che i loro processi si muovono più velocemente, con meno errori. C'è anche una migliore visibilità, che aiuta a tutelarsi dalle frodi.

Che cos'è l'automazione AP?

Automazione contabilità fornitori, o automazione AP, consiste in strumenti o processi che automatizzano gli aspetti manuali dell'elaborazione dei debiti. Piuttosto che un membro del team finanziario che inserisce i dati manualmente, l'intero processo avviene digitalmente, a partire da fatture e ordini di acquisto.

L'automazione degli AP può far risparmiare tempo e denaro proteggendo la tua azienda da errori costosi. Però, è necessario associare il software a processi intelligenti.

10 best practice chiave per l'automazione degli AP

La maggior parte dei leader finanziari ha chiesto, "Come può il nostro team di contabilità fornitori diventare più efficiente?" La nostra risposta è il software di automazione AP più queste best practice.

1. Ottieni il consenso. Di solito c'è trepidazione intorno al cambiamento. Ma affinché l'automazione AP abbia successo, ogni membro del team finanziario deve essere coinvolto e impegnato. I CFO potrebbero voler sedersi con i membri del team uno contro uno e parlare con loro attraverso lo switch. Condividi i modi in cui l'automazione AP semplificherà il loro lavoro a vantaggio dell'azienda.
   
   Prendi nota di qualsiasi feedback e utilizzalo nelle tue conversazioni con i fornitori. Assicurati che qualsiasi soluzione proposta copra i punti deboli della vita reale del tuo team. Documentare queste discussioni può aiutarti a creare un solido business case per il software di automazione AP.
2. Assegna un project manager di automazione AP. È fondamentale avere un punto di contatto per tutti i rapporti con il fornitore di soluzioni software, soprattutto durante la fase di attuazione. Questa persona supervisionerà tutti gli aspetti dietro le quinte dell'iniziativa e assicurerà che i flussi di automazione siano impostati in modo ottimale. Inoltre, questa persona funge da punto di riferimento per gli stakeholder interni, se ci sono problemi con il software. Mentre la gestione quotidiana spetta alla finanza, il project manager è responsabile delle attività di gestione del programma, come il monitoraggio e l'ottimizzazione, e per fornire rapporti regolari sui modi per migliorare e mantenere l'efficienza.
3. Inserisci nuove fatture al più presto. L'automazione AP può ridurre drasticamente i giorni di pagamento in sospeso (DPO) in media di 5,55 giorni, secondo il gruppo di Aberdeen. Ma tale riduzione dipende da quando una fattura viene inserita nel sistema. Se stai ancora ricevendo fatture cartacee, dovrai scansionarli prontamente. Prendi l'abitudine del tuo team di inserire nuove fatture nel sistema il giorno in cui arrivano. Quel modo, puoi monitorare meglio le transazioni e ottenere il massimo vantaggio dal DPO.
4. Automatizza in fasi. C'è molto che Potere essere automatizzato, ma questo non significa che tu avere per scatenare tutto in una volta. Potrebbe essere meglio implementare i processi automatizzati gradualmente, con il tempo per la risoluzione dei problemi tra le fasi. Mentre l'automazione risolve i problemi, una configurazione errata può causare problemi ancora più grandi. Inoltre, ci sarà una curva di apprendimento. Muovendoti lentamente e dando al tuo team il tempo di adottare nuovi processi, puoi garantire i massimi vantaggi dell'automazione in futuro.
5. Tieni aggiornati fornitori e fornitori. La comunicazione con i fornitori è altrettanto importante quanto avere il tuo team completamente a bordo. Molti sistemi di automazione AP consentono di configurare un portale di accesso del fornitore. Là, i tuoi fornitori e fornitori approvati possono aggiornare le loro informazioni, controlla lo stato delle fatture e trova le risposte alle domande più comuni. Fai un elenco dei fornitori dai quali effettui regolarmente ordini di acquisto di grandi dimensioni, nonché dei fornitori per i quali sei un cliente importante e comunica con loro in anticipo e spesso il cambiamento. Andando avanti, apprezzeranno essere tenuti informati anche se liberi il tuo reparto AP dalle frequenti chiamate al servizio clienti.
6. Integra i tuoi sistemi. Da quali strumenti dipende già il tuo team finanziario? Il sistema di automazione AP che scegli dovrebbe essere completamente integrato, o in grado di essere integrato, con ciò che il tuo team utilizza per gestire i conti da pagare. È particolarmente importante che tu tenga conto della pianificazione delle risorse aziendali (ERP), gestione delle relazioni con i clienti e altri sistemi finanziari di base. Non vuoi che il team debba inserire le informazioni più di una volta o accedere e uscire dal software durante il giorno. Inoltre, integrando gli strumenti che già utilizzi nel tuo nuovo sistema, riduci ulteriormente la curva di apprendimento e ottieni l'accesso a dati end-to-end che possono essere trasformati in report informativi.
7. Approfitta degli sconti per pagamenti anticipati. La maggior parte dei fornitori offre sconti per pagamenti anticipati. Secondo il rapporto AP &Working Capital 2017 di PayStream Advisors, Il 31% degli intervistati ha affermato che l'inoltro manuale delle fatture per il pagamento e l'approvazione ha impedito di ottenere almeno una parte di questi risparmi. Con l'automazione AP, non dovrebbe essere così. Questi sistemi rendono più facile per il settore finanziario ottimizzare la gestione della liquidità e velocizzare le approvazioni.
8. Imposta i flussi di lavoro. Il software di automazione AP può aiutarti a mettere in atto un sistema di flusso di lavoro per garantire che i dipendenti siano chiari sulle loro responsabilità. Quel modo, tutti nel team di contabilità fornitori sono sulla stessa pagina, soprattutto quando si tratta di scadenze. Se e quando si verificano colli di bottiglia, puoi controllare la dashboard del tuo software per vedere dove qualcosa è bloccato nelle approvazioni e spingere quel dipendente a portare avanti il ​​processo.
9. Attenzione alle metriche. Il software di automazione AP offre dati in tempo reale con un clic di un pulsante che è possibile compilare in una dashboard e combinare in approfondimenti aziendali. Utilizzando questi dati, puoi tenere d'occhio il flusso di cassa mentre esamini cosa funziona e cosa no. Per esempio, potresti imparare dalle tue metriche che un flusso di lavoro deve essere riconfigurato. Forse ci sono troppi passaggi, o troppo pochi, per portare a termine un compito in modo efficiente.
10. Considera le contingenze. Un disastro naturale, l'arresto anomalo del server o l'interruzione dell'alimentazione possono interrompere gravemente le operazioni aziendali. Ma non dovrebbe essere così se hai consolidato un piano di continuità aziendale. Così, non dimenticare di documentare i processi AP mentre automatizzi in modo che tu possa, se richiesto, tornare alla gestione manuale di quelle che erano state attività automatizzate. Assicurati che il tuo personale sia addestrato su come eseguire le funzioni manualmente, nel caso in cui.

Scegliere una soluzione di automazione AP

Prima di stabilirsi, assicurati di esplorare tutte le opzioni del tuo software di automazione AP, alla luce delle esigenze e dei processi specifici della tua azienda. Questo è fondamentale per trovare la soluzione migliore e il massimo risparmio di tempo e costi e vantaggi aziendali.

Ecco tre fattori da considerare quando fai acquisti.

• Soluzione puntuale rispetto alla suite di contabilità: Esistono numerosi prodotti che si concentrano esclusivamente sull'automazione. Però, a seconda del software esistente (o della sua mancanza), potresti aver bisogno di queste funzionalità per far parte di una suite di software di contabilità fornitori/crediti più completa.
• Integrazione con suite di contabilità: Se scegli una soluzione a punti, dovrà comunicare con i sistemi esistenti della tua azienda, compreso l'ERP. Il fornitore dovrebbe essere chiaro se il software si integra senza sviluppo personalizzato e verificare quale livello di manutenzione è necessario con queste integrazioni, come quante volte, costi e chi lo fa. Controlla le recensioni dei prodotti e parla con i colleghi per ottenere informazioni sulla qualità delle capacità di integrazione del prodotto.
• Focus su conti fornitori e conti clienti: Una cosa da tenere d'occhio con le soluzioni a punti è che possono fornire una maggiore profondità sul lato debiti o crediti. A seconda della tua attività, potresti avere maggiori esigenze da un lato rispetto all'altro. Scegli il sistema con l'area di interesse che meglio si allinea con la tua attività.