Una guida completa alla contabilità in partita doppia

Le scritture contabili sono gli elementi costitutivi del sistema contabile di ogni azienda. I contabili registrano le transazioni finanziarie come voci di diario che aumentano o diminuiscono la quantità di denaro in diversi conti, a seconda del tipo di transazione.

Con la contabilità in partita doppia, ogni registrazione prima nota aggiorna almeno due conti nella contabilità generale della società, utilizzando un uguale saldo di debiti e crediti su tali conti. Poiché ogni registrazione prima nota utilizza sia debiti che crediti, si dice che abbia due facce, da cui il termine "contabilità in partita doppia".

Che cos'è la contabilità in partita doppia (o contabilità)?

La contabilità in partita doppia è un sistema di contabilità in cui ogni transazione interessa almeno due conti e mantiene un equilibrio tra debiti e crediti. Questo approccio riduce la probabilità di errori contabili. Le aziende di tutte le dimensioni utilizzano la contabilità in partita doppia per gestire le proprie attività.

La contabilità in partita doppia è richiesta per tutte le aziende pubbliche, ed è generalmente una necessità per le aziende che si affidano a finanziamenti esterni.

Equazione a partita doppia

L'equazione contabile è un quadro che sta alla base di molti aspetti della contabilità aziendale, soprattutto contabilità in partita doppia. L'equazione contabile è:

Beni = Passività + Patrimonio

Questa equazione deve rimanere in equilibrio. La contabilità in partita doppia mantiene questo saldo registrando ogni transazione come registrazione prima nota che bilancia un numero uguale di debiti e crediti.

Il bilancio di una società è l'incarnazione dell'equazione contabile:riporta il valore delle attività, in equilibrio con le sue passività e patrimonio netto, ad un certo punto nel tempo. Il conto economico riflette le variazioni del patrimonio di una società, passività e patrimonio netto dalle sue operazioni in un determinato periodo.

Chi usa la contabilità in partita doppia?

Aziende di tutte le dimensioni, in tutti i settori, utilizzare la contabilità in partita doppia. Uno dei motivi principali è che è l'unico metodo di contabilità conforme ai Principi contabili generalmente accettati degli Stati Uniti (GAAP). Tutte le società pubbliche degli Stati Uniti devono essere conformi ai GAAP ai fini della rendicontazione finanziaria. Inoltre, la maggior parte dei finanziatori richiede rendiconti finanziari conformi a GAAP quando valuta le richieste di prestito da qualsiasi azienda privata o pubblica.

La contabilità in partita doppia è anche il fondamento della contabilità per competenza. La maggior parte delle aziende aderisce a questo metodo contabile perché fornisce un quadro più accurato della propria salute finanziaria.

Punti chiave

• Contabilità in partita doppia significa che ogni registrazione prima nota interessa almeno due conti e mantiene un equilibrio tra debiti e crediti.
• La contabilità in partita doppia mantiene l'equazione contabile secondo cui le attività devono essere uguali alle passività più il patrimonio netto.
• La contabilità in partita doppia è il sistema predefinito per la maggior parte delle aziende perché riduce gli errori, consente la contabilità per competenza ed è conforme a GAAP.

Spiegazione della contabilità in partita doppia

Con la contabilità in partita doppia, i contabili registrano ogni evento finanziario con una voce di diario che aggiorna almeno due conti. I contabili scelgono i conti appropriati per queste voci da un elenco dei conti della società, chiamato piano dei conti. Il piano dei conti include i nomi dei conti e i codici di contabilità generale per tutte le classi di conti nello stato patrimoniale e nel conto economico. I tipi standard di conti includono beni, passività, equità, entrate e spese.

Una volta che i contabili hanno selezionato i conti giusti, creano una voce di diario, registrando il valore in dollari dell'evento con un addebito o un accredito in ogni conto. Questi importi devono essere uguali e opposti:ad esempio, in una transazione che coinvolge due conti, l'addebito su un conto deve essere uguale all'accredito sull'altro conto.

In contabilità, i termini "debito" e "credito" hanno un significato specifico che differisce dall'uso colloquiale delle parole (come in "carte di debito" o "crediti bancari"). Il funzionamento di addebiti e accrediti dipende dal tipo di conto. In contabilità, ogni tipo di conto ha un saldo normale o naturale, che si riferisce al tipo di saldo che ci si aspetta che il conto abbia e determina se gli addebiti o gli accrediti aumentano il valore nel conto. Per esempio, i conti patrimoniali hanno un saldo a debito, quindi i debiti li aumentano e i crediti li diminuiscono. Al contrario, le passività hanno un saldo a credito; sono aumentati di crediti e diminuiti di debiti. Ogni registrazione prima nota è mostrata in due colonne in un sistema contabile, con gli addebiti a sinistra e gli accrediti a destra.

Le registrazioni prima nota vengono registrate nella contabilità generale e periodicamente "chiuse" per creare un bilancio di verifica. Il processo di chiusura include l'accumulo di tutti gli addebiti e gli accrediti all'interno di un conto e la loro compensazione l'uno con l'altro. Il bilancio di verifica elenca il valore netto dell'addebito o dell'accredito risultante per tutti i conti. Come le voci di diario sottostanti, il saldo di verifica è riportato in due colonne:a sinistra debiti, crediti a destra. Le due colonne dovrebbero essere uguali.

Dopo aver controllato il bilancio di prova e aver apportato le modifiche necessarie, la società crea un saldo rettificato finale utilizzato per generare le voci nei principali rendiconti finanziari della società:il conto economico, stato patrimoniale e rendiconto finanziario.

Contabilità in partita doppia vs. contabilità in partita singola

La contabilità in partita unica è il metodo alternativo alla contabilità in partita doppia per la registrazione delle attività finanziarie. La contabilità a partita singola è simile a un elenco di transazioni in un registro degli assegni o in un estratto conto. La contabilità a partita singola e la contabilità a partita doppia indicano se le aziende utilizzano la contabilità di cassa rispetto alla contabilità per competenza. Come suggerisce il nome, con contabilità di cassa, ogni voce è costituita da un addebito o un accredito su un unico conto.

Sebbene la contabilità in partita unica sia più semplice da implementare, presenta notevoli carenze rispetto alla contabilità in partita doppia. È più soggetto a errori, soprattutto omissioni e duplicazioni, perché manca il metodo del controllo contabile in partita doppia per il pareggio dei conti.

Inoltre, la singola entrata non crea un quadro finanziario completo dell'attività perché registra solo i flussi di cassa in entrata e in uscita, riflettendo quando il denaro è in mano rispetto a quando è effettivamente guadagnato. Inoltre, non riflette cose come le vendite effettuate a credito. Finalmente, richiede un lavoro extra nel processo di chiusura per produrre bilanci equilibrati. Le aziende pubbliche non possono utilizzare la contabilità a partita singola perché non è accettata secondo i GAAP.

Regole della contabilità in partita doppia

Ci sono due regole importanti che regolano il modo in cui le aziende utilizzano la contabilità in partita doppia. Queste regole assicurano che l'equazione contabile sia equilibrata e riducono la probabilità di errori:

1. Ogni transazione deve essere registrata in due o più conti.
2. Per ogni transazione, l'importo totale addebitato deve essere pari all'importo totale accreditato.

Mentre ogni transazione deve essere registrata in almeno due conti, non è necessario che il numero di conti a sinistra (dare) della registrazione prima nota sia uguale al numero di conti a destra (a credito). Le voci del diario con tre o più account sono chiamate "voci composte". Per esempio, quando viene effettuato il pagamento di un prestito, la voce composta addebita due conti:debiti passivi e interessi passivi. Ma accredita un solo conto:contanti.

Inoltre, sebbene gli addebiti debbano essere uguali ai crediti in ciascuna transazione, una registrazione a giornale potrebbe non comportare un aumento per un conto e una diminuzione corrispondente a un altro a causa del modo in cui funzionano i saldi naturali. Se un conto ha un saldo debitore naturale, un addebito aumenterà l'importo totale nel conto. Se l'altro conto aggiornato nella transazione ha un saldo a credito naturale, il credito corrispondente aumenterà quel conto, pure. Una singola registrazione a giornale può aumentare entrambi i conti contemporaneamente, diminuire entrambi o una combinazione.

E infine, è importante dissipare qualsiasi idea sbagliata che i debiti siano buoni e i crediti siano cattivi, o vice versa. Dipende dall'account e dalla situazione specifica. I debiti aumentano i conti patrimoniali, come il conto di cassa della società. Nella maggior parte dei casi, questo è considerato positivo. Però, i debiti aumentano anche le spese, che può essere visto come negativo.

Come funziona la contabilità in partita doppia

Il processo di creazione e utilizzo di un sistema di contabilità in partita doppia può essere suddiviso in quattro passaggi chiave. Inizia con l'impostazione dei conti in cui i contabili registreranno le transazioni e termina con l'utilizzo delle informazioni sul conto per generare rendiconti finanziari. Le fasi sono:

1. Crea un piano dei conti , che è un elenco completo di tutti i conti di contabilità generale che un'azienda può utilizzare per registrare le transazioni. Comprende tutti i conti per ciascuna delle cinque tipologie:cespiti, passività, equità, entrate e spese. La maggior parte dei software di contabilità include piani dei conti predefiniti con spazio per la personalizzazione, mentre altre soluzioni di contabilità consentono piani dei conti personalizzati.
2. Usa debiti e crediti per tutte le transazioni in importi uguali per riflettere la sostanza di una transazione. Debiti e crediti possono essere in qualsiasi unità monetaria.
3. Assicurati che ogni transazione abbia due componenti (debiti e accrediti, in saldo) secondo l'equazione contabile. Il software di contabilità spesso facilita questo.
4. Esegui rendiconti finanziari direttamente dal sistema di contabilità in partita doppia. Alla chiusura dei libri contabili alla fine di ogni periodo contabile, i totali del conto netto nel sistema di contabilità in partita doppia vengono utilizzati per creare il bilancio di prova e consuntivo della società. I saldi finali rettificati confluiscono nelle voci di bilancio. Il software di contabilità può automatizzare l'integrazione e il flusso di processo necessari per farlo.

Storia della contabilità in partita doppia

La contabilità in partita doppia ha una storia interessante. Alcuni storici attribuiscono al matematico italiano Luca Pacioli, conosciuto come il padre della contabilità, con l'invenzione del sistema della doppia entrata nel 1400. Altri suggeriscono che la contabilità a partita doppia veniva utilizzata in Corea secoli prima o indicano che gli antichi romani usavano un sistema simile.

Indipendentemente da quale versione della cronologia sia più accurata, la contabilità in partita doppia esiste da molto tempo ed è il fondamento su cui poggia la contabilità.

Tipi di account

Nella contabilità in partita doppia, le aziende possono utilizzare qualsiasi combinazione dei cinque tipi di conti:beni, passività, equità, reddito, spese, guadagni e perdite — quando si registrano le transazioni. Ogni voce del diario ha due lati, con debiti a sinistra e crediti a destra. Il tipo di conto determina se ha un normale saldo a debito o un normale saldo a credito, e quindi se debiti o crediti aumentano il saldo.

I cinque tipi di account sono:

• Risorse: Risorse di proprietà di un'azienda che rappresentano un valore economico futuro. Esempi di conti patrimoniali includono contanti, crediti e attrezzature. Le attività hanno un saldo debitore normale e vengono aumentate tramite addebiti.
• Responsabilità: Importi dovuti o impegnati da una società. Esempi includono debiti, prestiti e ratei passivi. Le passività hanno un saldo creditore normale e sono aumentate tramite crediti.
• Equità: Importo dei fondi investiti in un'impresa dai suoi proprietari più tutti i proventi trattenuti dalle operazioni. Gli esempi includono azioni versate (fondi di investitori), utili non distribuiti e azioni ordinarie. Il patrimonio ha un normale saldo a credito e viene aumentato tramite crediti.
• Reddito: Denaro generato da qualsiasi attività operativa. Gli esempi includono le vendite di prodotti, commissioni di servizio e interessi attivi. Le entrate hanno un saldo a credito normale e vengono aumentate tramite crediti.
• Spese: Costi sostenuti per la gestione di un'impresa. Esempi di spese includono acquisti di inventario, stipendi e ammortamenti. Le spese hanno un saldo debitore normale e vengono aumentate tramite addebiti.

Il grafico seguente riassume l'impatto di addebiti e accrediti per ciascuno dei cinque tipi di conti.

Addebito Credito Attività + – Passività - + Patrimonio netto - + Ricavi - + Spese + –

Sistema di contabilità in partita doppia

In pratica, l'utilizzo di un sistema di contabilità in partita doppia diventa rapidamente una seconda natura. I contabili diventano fluenti nella lingua molto rapidamente e iniziano a pensare in termini di conti T, che sono rappresentazioni visive di conti che elencano debiti a sinistra e crediti a destra. Il grafico sopra è impostato per assomigliare a un T-account.

Come idiomi nella lingua, alcuni abbinamenti di conti sono radicati nel sistema di contabilità in partita doppia. Per esempio, le transazioni spesso addebitano i crediti e accreditano le vendite, oppure addebitano contanti e accreditano i crediti.

Esempi di contabilità in partita doppia

Esploriamo alcuni esempi reali di contabilità in partita doppia per transazioni commerciali comuni. Ogni scenario utilizza un tipico stile di registrazione del diario che elenca i nomi dei conti, debiti a sinistra, crediti sulla destra e un promemoria sotto.

Esempio 1:acquisto di un'attrezzatura in contanti

Proprietà, Impianti e attrezzature — Trattore $ 10, 000 contanti $ 10, 000 Acquisto trattore seriale #123HAY

Questa voce di diario mette il trattore sui libri, aumentando il saldo del conto patrimoniale con un debito che rappresenta il suo valore e riducendo il saldo del conto di cassa con un credito.

Esempio 2:acquisto materie prime a credito fornitore

Inventario — Zucchero $1, 500 conti da pagare — Dama Sugar Supply $ 1, 500 Acquisti di zucchero per il mese di gennaio

Questa voce incrementa il conto cespite magazzino con un dare e stabilisce una passività per l'importo dovuto a credito con un credito. Quando l'azienda paga il conto da Checkers Sugar Supply, il contabile ridurrà i debiti con un debito e ridurrà il contante con un credito.

Esempio 3:registrazione delle entrate dei clienti presso uno studio legale

Contabilità clienti — Cliente #1776Mary $25, 000 Entrate del servizio di contenzioso $ 25, 000 Servizi resi, sul conto, nel processo Mary v. John

Questa voce inserisce un credito nei libri addebitando il cespite e registra i ricavi guadagnati con un credito. Entrambi i lati della voce aumentano i rispettivi conti.

Come utilizzare la contabilità in partita doppia

Come mostra l'esempio sopra, la contabilità in partita doppia deve essere ben organizzata per registrare accuratamente l'intero impatto delle transazioni della società e riflettere tale impatto nei suoi rendiconti finanziari. All'aumentare del volume delle transazioni, questo diventa più difficile.

Di conseguenza, poche aziende oggi utilizzano metodi di registrazione manuale per la contabilità in partita doppia. Al minimo, la contabilità moderna si basa su fogli di calcolo che possono automatizzare alcuni calcoli. Più spesso, le aziende utilizzano software di contabilità per semplificare e automatizzare il processo e prevenire errori che portano a bilanci imprecisi e altri problemi.

Come decidere se la doppia entrata è giusta per la mia attività

La contabilità in partita doppia è l'approccio predefinito per la maggior parte delle aziende a causa della necessità di generare rendiconti finanziari conformi a GAAP per proprietari e istituti di credito. Le aziende pubbliche sono tenute a utilizzare la contabilità in partita doppia per soddisfare i requisiti GAAP. Ma alcuni proprietari di attività private relativamente semplici potrebbero dover decidere se utilizzare la contabilità in partita doppia o in partita singola. Le domande che possono aiutare i proprietari a decidere includono:

• L'azienda possiede o detiene l'inventario?
• L'azienda ha più dipendenti?
• L'azienda dispone di un solido piano dei conti?
• L'azienda deve dei soldi a persone esterne all'azienda o prevede di richiedere prestiti?
• L'azienda prevede di utilizzare un sistema di contabilità automatizzata?

Se la risposta è sì a una delle precedenti, la contabilità in partita doppia è probabilmente l'approccio migliore per la tua attività. La contabilità in partita doppia gestisce in modo più appropriato i conti di bilancio che sono generalmente richiesti per attività come la tenuta dell'inventario, pagare i dipendenti e rispettare i contratti di prestito. Interfacce utente ben progettate possono semplificare la contabilità in partita doppia per le aziende che hanno un lungo elenco di conti di contabilità generale.

Software per partita doppia e contabilità

Sono finiti i giorni dei libri mastri rilegati in pelle tenuti in una cassaforte. Le aziende di ogni dimensione mantengono i loro libri utilizzando un software di contabilità progettato per la contabilità in partita doppia. Anche le piccole imprese possono trarre vantaggio dal risparmio di tempo e dall'accuratezza offerti dalle principali soluzioni di contabilità, soprattutto man mano che crescono. Alcuni sistemi semplificano l'immissione dei dati tracciando le ricevute digitali e consentendo agli utenti di caricare foto di quelle fisiche, un'alternativa molto migliore al tenere scatole da scarpe piene di documentazione cartacea. Il software di contabilità può anche integrarsi in genere con conti bancari e carte di credito per estrarre automaticamente le informazioni da tali fonti. E per gli imprenditori che si avvalgono di professionisti fiscali, caricare i dati nei sistemi fiscali quando arriva il momento di presentare le dichiarazioni dei redditi è molto più semplice e richiede meno tempo rispetto ai metodi manuali per entrambe le parti.

Le aziende più grandi hanno sfruttato per decenni il software di contabilità a partita doppia. È una necessità data la complessità e il volume della loro attività. Quando si sceglie un software di contabilità, le aziende dovrebbero cercare funzionalità come l'accesso ai dati in tempo reale, strumenti di analisi avanzata e processi di chiusura accelerati.

La contabilità in partita doppia è il fondamento della gestione finanziaria nella maggior parte delle aziende. Aiuta le aziende in crescita a tenere traccia di operazioni sempre più complesse, ed è fondamentale per le aziende pubbliche e per quelle private che si affidano a finanziamenti esterni. Il software può automatizzare e semplificare notevolmente il processo di creazione e mantenimento di un metodo di contabilità a partita doppia e utilizzarlo per generare rendiconti finanziari.

Domande frequenti sulla contabilità in partita doppia

Cosa si intende per contabilità in partita doppia?

La contabilità in partita doppia è un metodo per registrare le registrazioni prima nota per riflettere l'attività finanziaria aggiornando due o più conti con debiti e crediti uguali e opposti.

Quali sono le due regole della contabilità in partita doppia?

Le due regole di questo tipo di contabilità sono che ogni transazione deve essere registrata in due o più conti, e l'importo totale addebitato deve essere uguale all'importo totale accreditato. Queste regole mantengono l'equazione contabile in equilibrio.

Che cos'è il sistema a partita doppia con un esempio?

Di seguito è riportato un esempio di contabilità in partita doppia per l'acquisto di un'attrezzatura in contanti. La registrazione prima nota mette il furgone sui libri aumentando il saldo nel conto patrimoniale. Riduce il saldo del conto cassa con un credito di pari importo.

Proprietà, Impianti e attrezzature — Furgone $ 20, 000 contanti $ 25, 000 Acquisto furgone seriale #456VAN

È necessaria la contabilità in partita doppia?

Dipende dall'attività, ma molti richiedono la contabilità in partita doppia. Questo sistema è necessario per qualsiasi azienda che ha bisogno di generare rendiconti finanziari conformi a GAAP per proprietari o finanziatori, che comprende le società pubbliche. Le piccole imprese che operano utilizzando la contabilità di cassa possono trovare la contabilità a partita singola più semplice e adeguata alle loro esigenze.