Reparto Contabilità fornitori:perché è importante e come strutturarlo

Cosa sono i conti da pagare?

I debiti sono le passività a breve termine di una società. Le aziende che utilizzano la contabilità per competenza hanno conti da pagare, o denaro che l'azienda deve ai suoi venditori e fornitori, e crediti commerciali (AR), o denaro dovuto dai suoi clienti.

I debiti sono rappresentati nello stato patrimoniale della società, l'istantanea della salute finanziaria di un'azienda. Sono elencati sul lato destro sotto "passività correnti". Le passività sono elencate in base a quando devono essere pagate. I debiti sono elencati per primi perché in genere devono essere pagati entro 30 giorni.

Importanza dell'ufficio contabilità fornitori

La seconda settimana di ottobre, l'Institute of Financial Operations celebra l'AP Recognition Week. Tutti farebbero bene a riconoscere quella settimana regalando all'addetto all'AP una di queste tazze, perché nessuna attività può esistere senza la funzione AP.

Il reparto contabilità fornitori è responsabile di monitorare accuratamente ciò che è dovuto ai fornitori, garantire che i pagamenti siano correttamente approvati ed elaborare i pagamenti. Informazioni accurate sui debiti sono essenziali per produrre un bilancio accurato.

Questo lavoro è centrale anche per il business perché:

• I dipartimenti AP garantiscono buoni rapporti con i fornitori assicurandosi che le informazioni sui fornitori siano accurate e aggiornate nei sistemi aziendali. Si assicurano che i fornitori vengano pagati in tempo e migliorano le relazioni per ottenere condizioni di pagamento e sconti favorevoli.
• I reparti AP tengono registri accurati per garantire che le previsioni di cassa siano accurate e che il capitale circolante possa essere ottimizzato.
• I dipartimenti AP aiutano a prevenire errori e frodi.

Cosa fa il dipartimento AP?

Le aziende tengono traccia dei debiti sul loro piano dei conti. A seconda delle dimensioni dell'organizzazione, le responsabilità per debiti e debiti possono essere combinate. Ma nelle aziende più grandi, sono funzioni separate. Ecco un esempio di descrizione del lavoro di un impiegato AP:

Ruoli Responsabilità Rivedere e registrare le fatture

• Organizzare e dare priorità alle fatture da pagare
• Codice fatture
• Risolvi le discrepanze
• Rivedere le dichiarazioni del fornitore
• Elaborare note di credito
• Abbina la fattura, ordine di acquisto e bolla di accompagnamento (per beni fisici)

Instradare le fatture per l'approvazione

• Garantire i controlli facendo approvare le fatture da una persona diversa dalla persona che paga la fattura
• Garantire l'approvazione tempestiva per l'elaborazione delle fatture
• Documenta eventuali problemi

Inviare un pagamento

• Recensione, codici e controlli manuali di processo, bonifici e pagamenti ACH
• Elaborare pagamenti ricorrenti
• Monitora i registri dei controlli manuali per aiutare con la chiusura di fine mese

Rapporto

• Aiuta a produrre e analizzare report mensili

Rapporti con i fornitori

• Aiuta i fornitori a configurare il sistema e a mantenere dati accurati
• Colleziona W-9
• Corrispondere con i fornitori e rispondere alle richieste
• Mantieni il file principale del fornitore
• Monitora gli account per assicurarti che i pagamenti siano aggiornati

Che cos'è il processo AP?

Il processo AP di base è il seguente:l'impiegato AP riceve la fattura. L'impiegato inserisce manualmente i dati e verifica la fattura rispetto all'ordine di acquisto e al relativo conto di contabilità generale. L'impiegato inoltra la fattura per l'approvazione. Una volta approvato, l'impiegato programma il pagamento contro la fattura.

Nel processo AP, è importante comprendere la contabilità in partita doppia e il concetto di addebiti e accrediti. La contabilità in partita doppia aiuta a eliminare gli errori contabili registrando ogni transazione finanziaria due volte:come addebito in un conto e credito in un altro.

Ad esempio, diciamo che Bob's Balloons acquista $ 500 in inventario di palloncini in agosto dal suo fornitore Balloonys, che invia la fattura ad agosto con scadenza 30 giorni netti a settembre. Il contabile creerà una voce di diario del conto da pagare per Ballooneys e accrediterà sul conto $ 500. Addebiterà $ 500 dal suo conto delle risorse di inventario.

Generalmente, quando un'azienda riceve una fattura, accredita i debiti e addebita un conto patrimoniale (o spese) nella GL. Quando Bob's Balloons paga il conto da Balloonys, addebita sul conto PA e accredita sul conto inventario.

I debiti sono registrati nel bilancio della società come un totale riassunto di tutti i debiti. Nell'equazione di bilancio, Attività =Passività + Patrimonio. Utilizzando l'esempio sopra, i palloncini sono beni, e il conto per loro è una responsabilità.

7 modi per organizzare la contabilità fornitori

1. Ottieni la documentazione giusta. Richiedere sempre un ordine di acquisto per beni e servizi. Conserva un file anagrafico del fornitore, un hub di tutte le informazioni sui fornitori che include W-9 e numeri di identificazione fiscale.
2. Centralizza tutti i record. Inserimento tempestivo delle fatture nel sistema se si utilizza un software; una buona pratica è farlo il giorno in cui arrivano. Quando elaborato, includere un timbro della data. Registrare tutti i debiti nel diario. Conserva tutti i record in un unico posto.
3. Riconcilia i conti ogni giorno. Conferma se le fatture corrispondono agli ordini di acquisto. Tieni traccia delle controversie e delle risoluzioni.
4. Segregare i doveri. La contabilità è uno dei reparti in cui è più probabile che si verifichino errori inconsapevoli e frodi. Avere diverse persone incaricate di approvare ed elaborare i pagamenti.
5. Includi metodi di pagamento elettronici. I trasferimenti automatizzati di clearing house (ACH) crittografano i dati di pagamento per garantire la sicurezza e consentire all'azienda di usufruire degli sconti derivanti dai pagamenti accelerati.
6. Considera lo scambio elettronico di dati (EDI). I processi senza carta fanno risparmiare tempo e garantiscono un'elaborazione delle fatture più accurata. Questo può anche aiutare un'azienda a usufruire di sconti e condizioni di pagamento favorevoli. Le aziende che adottano sistemi di gestione delle relazioni con i fornitori per le funzioni di approvvigionamento possono automatizzare gli ordini di acquisto e la ricezione e l'approvazione delle fatture. Possono anche monitorare e pagare meglio l'inventario e i servizi ricevuti.
7. Automatizza la contabilità fornitori. L'automazione AP può far risparmiare tempo e denaro proteggendo la tua azienda da errori costosi. L'automazione AP può ridurre i giorni di pagamento in sospeso (DPO) di una media di 5,55 giorni, secondo il gruppo di Aberdeen.

In che modo il software di automazione AP migliora l'efficienza del reparto AP

La contabilità fornitori è la "più dispendiosa in termini di tempo, funzione finanziaria e amministrativa laboriosa e ad alta intensità di carta, ” secondo i controllori intervistati dall'Istituto di Finanza e Management.

Il software di automazione AP digitalizza l'intero processo in modo che la maggior parte delle fatture possa essere elaborata senza intervento manuale, mentre il dipartimento AP si occupa di eccezioni e outlier. Ciò consente di risparmiare tempo e rende l'intero processo più accurato.

In questo sistema, le fatture vengono scansionate o inviate tramite e-mail a un indirizzo specifico e lette dal software di automazione della contabilità. Ad esempio, la funzione di gestione della contabilità fornitori di un software consente alle aziende di gestire elenchi di fornitori, tenere traccia di fatture e debiti, ed effettuare il pagamento senza dover inserire addebiti e accrediti dettagliati. La fattura viene inoltrata per l'approvazione in base alle regole e al flusso di lavoro integrati nel sistema. Registrazioni di pagamento in contabilità generale come spesa, e l'importo del pagamento viene automaticamente detratto dai debiti. Le fatture sono archiviate in un database centrale per garantire la conformità normativa e fiscale. Cosa c'è di più, le aziende hanno un quadro dei debiti in tempo reale.

I processi automatizzati di contabilità fornitori incorporano i controlli di pagamento come processi semplici e ripetibili. L'automazione AP designa ruoli separati creando credenziali di accesso e dashboard separati, così come l'autenticazione a doppio fattore per l'accesso. Ciò rende difficile falsificare le approvazioni e mantiene un registro di tutte le approvazioni in una posizione centrale per un facile controllo. L'automazione AP abbina le fatture agli ordini di acquisto e contrassegna tutto ciò che non corrisponde.

La contabilità diventa più strategica per l'azienda, e si allontana dall'essere considerata strettamente come un centro di costo, quando il reparto adotta misure per garantire una maggiore precisione e un'elaborazione più rapida delle fatture, offrendo allo stesso tempo spunti di business con cui ottimizzare tempi e condizioni di pagamento con i fornitori.