Spiegazione della contabilità per competenza:che cos'è,

Vantaggi ed esempi

La contabilità per competenza è uno dei due principali metodi contabili e il metodo di contabilità preferito per fornire un quadro finanziario accurato delle operazioni aziendali di un'azienda.

La contabilità per competenza riconosce i ricavi aziendali e le spese corrispondenti quando vengono generati, non quando il denaro passa effettivamente di mano. Ciò significa che le aziende registrano entrate quando vengono guadagnate, non quando l'azienda raccoglie i soldi. Significa anche riconoscere le spese quando l'azienda ne sostiene la responsabilità, non quando li paga.

Punti chiave

• La contabilità per competenza crea una visione più accurata dello stato finanziario di un'azienda registrando le entrate quando sono guadagnate e le spese quando sono sostenute, abbinando efficacemente le entrate alle spese.
• Con questo metodo, le aziende registrano entrate e spese utilizzando conti di bilancio come crediti, è possibile pagare per questi account, risconti attivi e ratei passivi.
• La contabilità di cassa è una valida alternativa per alcune piccole imprese. In genere semplifica la contabilità.

Che cos'è la contabilità per competenza?

La contabilità per competenza combina due principi contabili fondamentali:il principio di corrispondenza e il principio di riconoscimento dei ricavi. Il principio di corrispondenza afferma che le spese dovrebbero essere rilevate nello stesso periodo delle entrate che contribuiscono a generare. Il principio di riconoscimento dei ricavi afferma che i ricavi devono essere rilevati quando sono guadagnati o realizzati, cioè quando un'azienda esegue le azioni che le danno diritto alle entrate.

La contabilità per competenza rende generalmente più chiare le relazioni tra entrate e spese, fornendo una migliore visione della redditività. Offre anche un quadro più accurato delle attività e delle passività di un'azienda nel suo bilancio. Per queste ragioni, La contabilità per competenza è l'unico metodo consentito dai Principi contabili accettati generali (GAAP) ed è richiesto dalla Securities and Exchange Commission (SEC) per le società quotate in borsa.

Come funziona la contabilità per competenza?

Nella contabilità per competenza, una società rileva i ricavi durante il periodo in cui è guadagnato, e rileva le spese quando sostenute. Questo avviene spesso prima, o talvolta dopo, di ricevere o erogare denaro.

La contabilità per competenza funziona registrando i ratei in bilancio che fungono da segnaposto per eventi di cassa. Per esempio, la contabilità clienti è un conto cespite che riflette le entrate che un'azienda ha guadagnato ma non è ancora stata pagata. Allo stesso modo, conti da pagare è un conto passivo che riflette gli importi che l'azienda deve ma non ha ancora pagato.

Esempi di contabilità per competenza

Esempio di entrate: Un semplice esempio di contabilità per competenza sui ricavi è quando un'azienda effettua una vendita a un cliente con un credito commerciale, il che significa che l'acquirente paga il venditore entro un determinato periodo di tempo dopo la transazione. In questo caso, le entrate vengono guadagnate prima di ricevere denaro, principalmente quando le merci passano di mano o è stato eseguito un servizio.

Tom's Services ha fornito servizi IT del valore di $ 5, 000 al cliente Smith's Computers il 10 febbraio. Tom's Services invia a Smith's Computers una fattura quando produce fatture alla fine di quel mese, il 28 febbraio e se utilizzi un sistema di contabilità basato su cloud, il ricavo è riconosciuto al momento della registrazione dell'operazione.

I termini di fatturazione dei Servizi di Tom richiedono il pagamento entro 30 giorni. Smith's Computers invia un assegno a Tom's il 15 marzo, che viene depositato lo stesso giorno da Services Inc.

Ecco i conti attivi e le voci del diario di cassa di Tom's Services per questa transazione:

febbraio

Addebito Credito Contabilità clienti - Smith's Computers $ 5, 000 entrate $ 5, 000

Per registrare i ricavi del servizio per il mese di febbraio.

marzo

Addebito Credito contanti $ 5, 000 Contabilità clienti - Smith's Computers $5, 000

Per registrare denaro ricevuto ed eliminare l'importo dovuto da Smith's Computers.

Esempio di spese: Un esempio comune di contabilità per competenza per le spese è quando un'azienda acquista scorte a credito.

mondo dello sport, un negozio di articoli sportivi, riceve $ 5, 000 di palloni da calcio dal produttore Soccer Experts il 1 marzo, e li immagazzina sui suoi scaffali prima della stagione calcistica. Sport's World riceve una fattura da Soccer Experts il 5 aprile, che paga il 10 aprile.

I conti da pagare e le voci del diario di cassa di Sport's World per questa transazione sono:

marzo

Addebito Credito Inventario – Palloni da calcio $5, 000 Conti da pagare – Esperti di calcio $5, 000

Per registrare la ricezione dell'inventario dei palloni da calcio e stabilire un debito con gli esperti di calcio.

aprile

Addebito Credito Conti da pagare - Esperti di calcio $ 5, 000 contanti $ 5, 000

Per alleviare gli importi dovuti a Soccer Experts e ridurre i contanti.

Altri esempi: Esistono molti altri modi in cui entrate e spese vengono riconosciute con la contabilità per competenza. Alcuni altri casi d'uso:

• In caso di contratti annuali o pluriennali, le iscrizioni o gli abbonamenti sono pagati in un'unica soluzione, le entrate o le spese sono ripartite su più periodi durante la durata del contratto o dell'abbonamento.
• Per il libro paga, ferie o benefici per i dipendenti che si accumulano tra i cicli del libro paga, la società rileva ogni spesa durante il periodo a cui si applica, anche se paga la spesa in seguito.
• Quando le utenze o l'affitto vengono fatturati dopo il periodo a cui si applicano, la società matura la spesa durante il periodo in cui utilizza le utenze o l'immobile in affitto.
• Per l'imposta sul reddito o l'imposta sulle vendite dovuta sul reddito, la società rileva l'imposta nello stesso periodo in cui rileva il ricavo, anche se paga la tassa quando richiesta dall'IRS.
• Gli interessi sui prestiti sono registrati durante il periodo in cui il capitale è in sospeso, anche se viene pagato in un secondo momento.

Quando utilizzare la contabilità per competenza?

La contabilità per competenza deve essere utilizzata per qualsiasi deposito normativo che richieda GAAP, come il deposito annuale 10-K di una società alla SEC. La maggior parte degli investitori, istituti di credito e istituti finanziari richiedono rendiconti finanziari GAAP durante la valutazione di un'azienda, che è una delle ragioni principali per cui la contabilità per competenza è il metodo più popolare.

Però, esistono alcune eccezioni, in gran parte intorno alle imposte sul reddito. L'Internal Revenue Service (IRS) consente alle piccole imprese con meno di $ 25 milioni di entrate annuali di utilizzare la contabilità per competenza o per cassa. Proprietari individuali, anche le società di persone e le S-Corps possono utilizzare la contabilità di cassa. Tieni presente che la modifica del metodo di contabilità richiede requisiti di archiviazione aggiuntivi con l'IRS.

Contabilità per competenza e contabilità in contanti

L'alternativa alla contabilità per competenza si chiama contabilità di cassa.

Che cos'è la contabilità in contanti?

La contabilità in contanti tende ad essere utilizzata da piccole imprese e organizzazioni che pagano le tasse tramite le dichiarazioni dei redditi personali dei loro proprietari. Con il metodo della base di cassa, i ricavi e le spese sono registrati esclusivamente in base al flusso di cassa. I ricavi si riflettono quando l'azienda riceve denaro da un cliente, e le spese sono registrate al momento del pagamento in contanti. Ciò rende la contabilità con il metodo di contabilità di cassa molto semplice e il monitoraggio del flusso di cassa semplice.

Differenze chiave

La differenza fondamentale tra i metodi per cassa e per competenza è riassunta nella tabella seguente:

Base di competenza Base di cassa Entrate riconosciute Quando si guadagna Quando si riceve denaro Spese riconosciute Quando sostenuto Quando viene effettuato il pagamento Tasse pagabili Su tutte le entrate guadagnate Solo su contanti riscossi

Il momento in cui vengono registrati i ricavi e le spese può comportare grandi oscillazioni degli utili dal periodo di riferimento al successivo. Poiché la contabilità per competenza non tiene conto di quando il denaro passa effettivamente di mano, riduce l'impatto della tempistica sui registri finanziari di un'azienda. Ad esempio, considera una società di software che vende un abbonamento quinquennale alla sua soluzione e riceve il pagamento completo come somma in contanti all'inizio dell'abbonamento. Con la contabilità di cassa, registrerebbe tutte le entrate durante il primo periodo e niente per i prossimi cinque anni, che potrebbe portare a numeri molto diversi in due periodi di rendicontazione consecutivi. Con la contabilità per competenza, la società distribuisce tali entrate sulla durata dell'abbonamento per appianare l'impatto di tale transazione.

Implicazioni fiscali

Le differenze tra competenza e contabilità di cassa hanno anche significative implicazioni fiscali. Per esempio, una potenziale conseguenza fiscale della contabilità per competenza è che i pagamenti delle imposte possono essere dovuti su entrate che sono state riconosciute, anche se la società non ha ancora ricevuto il denaro per alcune di tali operazioni.

Vantaggi della contabilità per competenza

La contabilità per competenza è il metodo preferito di contabilità per la maggior parte delle aziende perché offre una rappresentazione più accurata delle finanze di un'azienda. Gli investitori e i finanziatori possono richiedere questo metodo, e anche se non lo fanno, la coerenza delle metriche chiave potrebbe rendere la tua attività più stabile e aumentare le possibilità di ricevere finanziamenti. Inoltre, la contabilità per competenza ti rende conforme ai GAAP, che è una buona pratica, e potrebbe diventare importante in futuro.

Anche le startup che iniziano con il metodo cash per la sua semplicità, tendono a passare alla contabilità per competenza quando arriva il momento di richiedere finanziamenti esterni. Quindi, anche se non segui questo standard ora, probabilmente dovrai farlo in futuro.

La contabilità per competenza è adatta alla tua attività?

Se la tua attività si basa esclusivamente sui pagamenti in contanti, sia per le entrate che per le spese, quindi la contabilità per competenza potrebbe non essere adatta alla tua attività. Per la maggior parte delle altre aziende, quelle che estendono credito ai clienti o utilizzano il credito con i loro fornitori, la contabilità per competenza fornisce un quadro più accurato della loro salute finanziaria complessiva. Generalmente, maggiore è il ritardo nei tempi di pagamento, più forte è l'argomento per la contabilità per competenza. Aziende basate sui prodotti che trasportano inventario, anche se piccoli, di solito usano la contabilità per competenza perché il metodo in contanti non tiene conto correttamente del costo delle merci vendute e riduce l'utile lordo.

Inoltre, qualsiasi società con un fatturato superiore a $ 25 milioni o quotata in borsa deve utilizzare la contabilità per competenza. Quindi, una volta che la tua attività raggiunge un certo stadio, questo metodo contabile è un requisito.

In che modo il software di contabilità aiuta con la contabilità per competenza?

Uno dei principali motivi per cui le aziende esitano a utilizzare la contabilità per competenza è il tempo e lo sforzo necessari per mantenere i libri e le registrazioni. È più complesso gestire i crediti, conti da pagare e attività anticipate o differite piuttosto che tenere traccia semplicemente di contanti in entrata e in uscita con il metodo della base di cassa. Inoltre, il metodo della competenza richiede alle aziende di chiudere i libri con maggiore frequenza (cioè mensilmente, invece che annualmente). Ulteriore, le società generalmente gestiscono più frequentemente registri sussidiari come crediti e debiti, su base settimanale o bisettimanale.

Questo potenziale ostacolo all'adozione della contabilità per competenza è notevolmente ridotto implementando software di contabilità, che può automatizzare e snellire il processo, ridurre gli errori e il costo del personale. Voci di diario ricorrenti, le riconciliazioni e il bilanciamento dei libri contabili sussidiari, tutti componenti chiave della contabilità per competenza, sono inclusi nelle funzionalità principali della maggior parte dei software di contabilità e semplificano la contabilità per competenza.