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Il software di contabilità può aiutare a ridurre i costi?

Uno dei motivi per cui le organizzazioni decidono se acquistare e implementare software di contabilità è se il software può ridurre i costi o meno.

Salario del team finanziario

Ci sono ovviamente una serie di fattori in gioco quando si tratta di valutare i costi contabili di un'azienda, ma il più grande e più ovvio è lo stipendio. Le spese per lo stipendio contabile possono sommarsi rapidamente. Ecco una carrellata dello stipendio medio per i contabili su un certo numero di livelli, secondo Salary.com.

Contabile fiscale I: Tipicamente responsabile della tenuta e della preparazione delle dichiarazioni dei redditi, documenti fiscali, prospetti fiscali e relativi rendiconti fiscali. Lo stipendio medio è di $ 54, 491.

Contabile III: Lo stipendio medio per questa posizione è di $ 81, 725 per la tenuta e la predisposizione delle dichiarazioni dei redditi, ritorni statali e federali locali, e analisi della normativa fiscale.

Revisore contabile IV: Responsabile della preparazione e del mantenimento dei resi, oltre a raccogliere e analizzare i cambiamenti nelle condizioni locali, regolamenti statali e federali per garantire che i processi di lavoro siano conformi. I contabili in questo ruolo assicurano che tutti i report siano conformi alle linee guida di reporting SEC e GAAP. Questo ruolo richiede in genere più di sette anni di esperienza. Lo stipendio medio è di $ 97, 355.

Contabile III: Responsabile della preparazione e dell'analisi dei rapporti sui costi e degli audit dei costi, un Cost Accountant III esamina e revisiona i record di costi insoliti e garantisce che i dati sui costi siano allocati correttamente. Il loro stipendio medio è di $ 82, 479 per una persona con quattro o sette anni di esperienza.

Certo, il software di contabilità non eliminerà completamente la necessità di un reparto di contabilità, ma è stato dimostrato che fornisce i seguenti vantaggi:consentire a un'azienda di evitare di aggiungere personale al team finanziario nonostante la crescita a due cifre; passare un dipendente dalla finanza a un ruolo di vendita che genera entrate; e ridurre i tempi di chiusura da nove giorni a due ore. Questi sono solo una manciata di esempi, ma visti gli stipendi richiesti oggi dai migliori professionisti contabili come sopra elencati, l'automazione fornita dal software di contabilità inizia a ripagarsi abbastanza rapidamente eliminando la necessità di posizioni del team finanziario esistenti o eliminando la necessità di aggiungerne altre man mano che un'azienda cresce. Per esempio, se il software di contabilità elimina la necessità di un solo commercialista II, in soli tre anni un'azienda avrà risparmiato in media $245, 715. Questo di per sé può fare molto per ripagarsi. Però, mentre l'eliminazione delle posizioni di finanza dipendente è il modo più ovvio e uno dei più efficaci per ridurre i costi per un'impresa, non è affatto l'unico.

Identificare le spese inutili

Con l'automazione che libera il tempo speso per l'immissione manuale dei dati, riconciliare diversi insiemi di numeri in più fogli di calcolo Excel e altre attività noiose, il dipartimento finanziario può dedicare più tempo alla valutazione delle prestazioni aziendali. E poiché la finanza e il lato commerciale in genere hanno più fiducia nei numeri una volta inseriti in un libro mastro generale centrale, sono più disposti a prendere decisioni critiche su quei dati. Per esempio, il software di contabilità può aiutare a identificare quali dipendenti stanno producendo il maggior valore rispetto al loro stipendio. In alternativa, il software di contabilità può aiutare a identificare i clienti più redditizi e garantire che l'azienda non dedichi più tempo e risorse ai clienti meno redditizi.

Fatturazione migliore

Per molte piccole imprese in crescita, fatturare al cliente può essere una proposta costosa. La fatturazione comprende il mantenimento dei file master dei clienti e dei prodotti, generazione dei dati di fatturazione dei clienti, trasmissione dei dati di fatturazione ai clienti, registrazione dei crediti e risoluzione delle richieste di fatturazione. Un sondaggio su 896 organizzazioni ha rilevato che le organizzazioni con le prestazioni peggiori spendono in media $ 9 per fatturare a un cliente, il miglior rendimento spende $ 2 per fattura e la mediana è $ 3,94. Un software di contabilità completamente integrato con altri reparti può ridurre significativamente questo costo in quanto può generare e inviare automaticamente le fatture ai clienti e riconoscere i pagamenti. La crescita del business in genere comporta una maggiore fatturazione, il che significa maggiori costi per chi è ancora bloccato con i processi manuali. Inoltre, fatturazione automatizzata e fatturazione con software di contabilità significa meno errori, che possono migliorare le relazioni con i clienti stimati.

Maggiore visibilità aziendale

Con un sistema di registrazione centralizzato a cui tutti i membri dell'organizzazione possono concordare, l'azienda è in una posizione migliore per raggiungere gli obiettivi di margine e migliorare i profitti.

Meno affidamento su Excel

Aziende in fase iniziale che non dispongono di un moderno software di contabilità installato, in genere si affidano a fogli di calcolo di Microsoft Excel per gestire le finanze. Pur essendo uno strumento utile, I fogli di calcolo Excel possono creare costi nascosti che molte organizzazioni non tengono in considerazione.

Reportistica manuale

Per esempio, Excel richiede la revisione manuale e la preparazione dei report. Un contabile dei costi III, con uno stipendio medio di $ 82, 479 come sopra che spende 30 ore al mese sui report di Excel potrebbe rappresentare quasi $ 15, 000 all'anno sulla segnalazione. Moderno, il software di contabilità basato su cloud può fornire la creazione automatizzata di report, consentendo a un'azienda di ridurre il proprio reparto contabilità o reindirizzare quelle risorse altrove verso un lavoro più redditizio. Inoltre, il rapporto medio va a otto persone diverse, creando carichi di lavoro aggiuntivi e tempi di trascinamento. I vantaggi dell'automazione si sommano rapidamente.

Errori di immissione dei dati

I costi di immissione di dati errati in un foglio di calcolo Excel possono portare a perdite di milioni di dollari. Nel 2003, TransAlta è costata all'azienda 24 milioni di dollari quando il generatore di energia ha acquistato troppi contratti di trasmissione. Il CEO Steve Snyder ha dichiarato in una teleconferenza che l'errore era "letteralmente un errore taglia e incolla in un foglio di calcolo Excel che non abbiamo rilevato quando abbiamo fatto le nostre offerte finali di ordinamento e classificazione prima della presentazione".

In altri casi, Fanie Mae ha scoperto un errore di 1,1 miliardi di dollari nel patrimonio netto a causa di un errore di calcolo e RedEnvelope ha perso un quarto del suo valore dopo aver riportato una perdita nel quarto trimestre a causa della sovrastima dei margini basata su un errore del foglio di calcolo.

Sebbene gli errori di immissione dei dati non raggiungano milioni per la maggior parte delle aziende, l'evidenza è che fare affidamento sui fogli di calcolo può essere costoso.

Una moderna soluzione software di contabilità può ripagarsi rapidamente riducendo i costi come elencato qui, ma può anche creare fiducia nei dati finanziari e influire anche sul tipo di decisioni che guidano la crescita del business.

La piattaforma ERP cloud di NetSuite offre funzionalità complete per la contabilità, finanziari e reportistica per le imprese in ogni fase di crescita, consentendo loro di ridurre i costi attraverso una migliore rendicontazione, automazione delle attività manuali, riducendo gli errori e risparmiando sui costi del personale. Le funzionalità di contabilità di NetSuite includono:

  • Una contabilità generale dinamica che consente ai clienti di aggiungere righe di impatto GL personalizzate alle transazioni.
  • Segmenti personalizzati per garantire precisione e risparmiare tempo.
  • Contabilità multi-libro che elimina la replica dei dati e riduce la necessità di adeguamenti manuali ai processi contabili
  • Contabilità clienti per automatizzato, operazioni snelle.
  • Contabilità fornitori con elaborazione delle eccezioni semplificata e automatizzata per fatture non corrispondenti, migliori controlli e processi semplificati.
  • Conformità fiscale globale automatizzata.
  • Fixed Asset Management per controllare l'intero ciclo di vita dei cespiti soggetti ad ammortamento e non.
  • Cash Management per fornire una visione completa dei flussi di denaro e della posizione di cassa di un'azienda.
  • Gestione dei pagamenti centralizzata, pagamenti semplificati che soddisfano tutte le preferenze del cliente.

Riferimenti:

Crescita a doppia cifra senza aggiunta di personale finanziario
https://www.netsuite.com/portal/customer-testimonials/cornerstone-ondemand-software.shtml

Riutilizza un dipendente in un ruolo di vendita che genera entrate.
https://www.netsuite.com/portal/customer-testimonials.shtml#sw

Costo di fatturazione
https://ww2.cfo.com/applications/2018/06/real-cost-of-invoicing-metric/

Disastri di Excel
https://www.cio.com/article/2438188/enterprise-software/eight-of-the-worst-spreadsheet-blunders.html