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Guida essenziale alle frodi in contabilità fornitori:tipi,

Come individuarlo e prevenire

Che cos'è la frode della contabilità fornitori?

La frode di contabilità fornitori è un tipo comune di inganno che prende di mira il reparto contabilità fornitori di un'azienda, che è responsabile del pagamento di fornitori e altri venditori. Le frodi in materia di contabilità fornitori possono essere commesse internamente da dipendenti, esternamente dai fornitori, le due parti che lavorano di concerto, o, sempre più, da una parte esterna che cerca di accedere ai sistemi di contabilità fornitori della società.

La frode colpisce duramente ogni azienda. Un'organizzazione tipica perde ogni anno il 5% delle sue entrate a causa di frodi, con una perdita media di $ 125, 000, secondo l'Association of Certified Fraud Examiners (ACFE). La frode in genere passa inosservata per una media di 14 mesi, con conseguenti perdite medie di $ 8, 300 al mese.

Come funzionano le frodi in contabilità fornitori?

Sotto l'albero delle frodi dell'ACFE, la frode dei conti da pagare rientra nella categoria "appropriazione indebita di beni". Queste sono le forme più comuni di frode professionale.

La frode dei debiti comporta esborsi fraudolenti, i più comuni dei quali sono gli schemi di fatturazione, verifica manomissioni e schemi di rimborso spese.

Un dipendente potrebbe eseguire uno schema di fatturazione creando una società di comodo e quindi inviando fatture false. Questo può essere più facile da perpetrare se le fatture riguardano cose che non sono beni fisici, come servizi di consulenza. In uno schema di manomissione degli assegni, un dipendente ruba e falsifica gli assegni del datore di lavoro e poi tiene i soldi per sé. I fornitori possono commettere frodi fatturando intenzionalmente in eccesso o doppia fattura per i servizi e quindi raccogliendo questi fondi aggiuntivi.

La frode può anche verificarsi a seguito di un cattivo attore che cerca di accedere ai conti bancari di un'azienda attraverso uno schema di phishing, in cui spesso imitano fornitori chiave e inviano fatture false che, una volta aperto, dare loro accesso al sistema aziendale.

Cinque bandiere rosse per frode AP

La stragrande maggioranza delle organizzazioni scopre le frodi da informatori, secondo lo studio globale 2020 di ACFE sulle frodi e gli abusi occupazionali. Gli audit interni e le revisioni della direzione sono al secondo e al terzo posto come le fonti di rilevamento più comuni. Ma sorveglianza proattiva, l'istituzione di controlli IT e la riconciliazione dei conti può dimezzare il tempo in cui le frodi passano inosservate, per l'ACFE.

Alcuni posti che l'ACFE consiglia di cercare bandiere rosse includono:

  1. Fatture. Fatture che riportano lo stesso indirizzo di un dipendente, avere solo un P.O. Il numero di casella elencato o con totali pari sono bandiere rosse. Cerca anche i dettagli chiave mancanti sulle fatture, come un codice fiscale o un numero di ordine di acquisto (PO).

  2. File principale del fornitore. Monitorare il file principale del fornitore per un numero elevato di fornitori inattivi o duplicati. Guarda se gli stessi fornitori ottengono contratti o un nuovo fornitore ottiene un grande, contratto imprevisto. Tieni d'occhio le fatture che non corrispondono all'indirizzo nel file principale del fornitore.

  3. Controlli. Assegni mancanti e firme che non sembrano corrette sono possibili segni di frode sugli assegni.

  4. Reclami esterni. I reclami dei fornitori su pagamenti in ritardo o mancati pagamenti quando i dati indicano che li hai già pagati potrebbero segnalare un problema.

  5. Comportamento dei dipendenti. Almeno una bandiera rossa comportamentale era presente nell'85% dei casi di frode studiati. Le bandiere rosse comuni includevano dipendenti che vivevano al di sopra delle proprie possibilità e avevano difficoltà finanziarie, Associazioni insolitamente strette con fornitori o clienti e riluttanza a condividere i doveri.

Sei tipi comuni di frode AP

  1. Schemi di fatturazione. Gli schemi di fatturazione erano il tipo più comune di frode perpetrato dal dipartimento di contabilità nello studio ACFE del 2020. Gli schemi di fatturazione possono assumere diverse forme, Compreso:

    1. Creazione di una società di comodo per la quale il dipendente può generare fatture false e tagliare assegni. Le fatture fraudolente per le società di servizi sono più comuni perché non esiste un inventario fisico di cui tenere conto.
    2. Schemi di passaggio, in cui un dipendente che approva le fatture e autorizza i pagamenti istituisce una società di comodo che ordina cose che l'azienda ottiene legittimamente da un altro fornitore. Questi articoli vengono quindi contrassegnati e venduti all'azienda tramite la società di comodo, e il dipendente mantiene il profitto.
    3. Generazione di fatture da fornitori inattivi nell'anagrafica fornitori e scrittura di assegni ai fornitori con cui l'azienda non ha più rapporti commerciali.
  2. Controlla la frode. Nell'indagine sulla frode e il controllo dei pagamenti 2020 dell'AFP, gli schemi di pagamento con assegni erano il tipo di frode più frequente. I dipendenti che commettono una frode con assegni falsificano o rubano assegni fisici e li depositano su un conto che controllano. Spesso, quindi cambiano il codice nel sistema di contabilità per nasconderlo.

  3. frode ACH. Man mano che sempre più organizzazioni passano ai pagamenti ACH, questa è una zona da tenere d'occhio. I cattivi attori prendono sempre più di mira ACH negli attacchi informatici, in cui ottengono l'accesso al sistema tramite un account di posta elettronica aziendale compromesso. Spesso, questi cattivi attori invieranno una fattura che sembra provenire da un fornitore, ma una volta che qualcuno fa clic sul collegamento o apre il file, l'attaccante ottiene l'accesso al sistema e può rubare informazioni preziose. La frode ACH può verificarsi anche quando un dipendente apre una carta di credito personale con le informazioni sull'account del proprio datore di lavoro.

  4. Note spese/rimborsi fraudolenti. Gli esempi più comuni di questo tipo di frode includono la falsificazione di ricevute, duplicare le spese dei dipendenti che hanno cenato e viaggiato insieme per gli stessi pasti, la presentazione delle spese di trasporto e di rappresentanza non ammissibili, rivendicando l'importo massimo della spesa che non richiede una ricevuta o un chilometraggio eccessivo.

  5. Schemi di contraccolpo. In uno schema di contraccolpo, dipendenti e fornitori lavorano insieme per guadagnare denaro. Ad esempio, il fornitore gonfia una fattura, l'impiegato AP taglia l'assegno, e si dividono i soldi aggiuntivi.

  6. Conflitto d'interesse. Gli schemi di tangente sono spesso nati da conflitti di interesse, che potrebbe concretizzarsi se qualcuno nell'organizzazione è collegato al fornitore o riceve regali significativi dal fornitore. I conflitti di interesse possono diventare un problema quando qualcuno usa il proprio ruolo professionale o ufficiale per guadagno personale o aziendale.

Qual è la legge di Benford?

La legge di Benford ha a che fare con l'occorrenza prevista di cifre iniziali in un set di dati. In base a questa legge, il numero 1 sarà la prima cifra in un insieme di numeri naturali il 30,1% delle volte, mentre il numero 2 sarà la cifra iniziale il 17,6% delle volte e ogni numero successivo, dalle 3 alle 9, sarà la prima cifra con frequenza decrescente.

Gli esaminatori di frodi utilizzano la legge di Benford per determinare se i set di dati, come un gruppo di importi di pagamento, sono genuini. Per esempio, se la nota spese di un dipendente elenca 100 voci la cui distribuzione delle prime cifre differisce in modo significativo dalla distribuzione delineata nella legge di Benford, gli esaminatori hanno motivo di ritenere che il dipendente abbia falsificato le note spese.

Indagare sulla frode

Catturare e indagare su frodi AP commesse dai dipendenti, fornitori e parti esterne inizia con la creazione di audit trail, segregazione dei compiti e integrazione con i sistemi di approvvigionamento. Ecco i passaggi fondamentali.

Come trovare frodi nel tuo dipartimento AP

Gli informatori, specialmente nelle aziende più piccole, avvertono più spesso l'azienda di potenziali frodi. Assicurati che la tua azienda disponga di procedure che incoraggino gli informatori a farsi avanti e li proteggano una volta che lo fanno. Il rapporto 2020 di ACFE rivela che gli informatori preferiscono sempre più farsi avanti tramite e-mail o un modulo web. È anche probabile che segnalino le frodi a un supervisore diretto, quindi è fondamentale che i manager siano formati e istruiti su come gestire i reclami.

Dopo gli informatori, audit e revisioni regolari da parte della direzione sono il secondo e il terzo modo più comune in cui le organizzazioni catturano le frodi. Le migliori pratiche includono la revisione attenta degli estratti conto, il monitoraggio dei pagamenti duplicati e il controllo regolare dei file anagrafici dei fornitori per evitare fatture provenienti da fornitori inattivi sono buoni punti di partenza.

Cosa fare se si scopre una frode AP

Nei casi esaminati dall'ACFE in cui un'organizzazione ha stabilito che un dipendente ha commesso una frode, L'80% dei dipendenti responsabili ha ricevuto una qualche forma di punizione interna. I dipendenti avevano maggiori probabilità di essere licenziati per frode rispetto a manager o dirigenti. Sebbene il 59% delle imprese abbia segnalato questi casi alle forze dell'ordine, un numero inferiore ha portato a una condanna penale o a una sentenza civile.

Suggerimenti per la prevenzione e il rilevamento delle frodi AP

La maggior parte delle organizzazioni non recupera le perdite dovute a frode, rendendo ancora più cruciale prevenire le frodi in primo luogo.

Per prevenire le frodi in contabilità fornitori:

  1. Sii proattivo:conduci audit regolari, monitorare attentamente i KPI, guarda per le bandiere rosse, e controlla sempre gli estratti conto.
  2. Imposta una linea di suggerimenti e altri modi per consentire ai dipendenti di segnalare le frodi, e stabilire una serie di linee guida per proteggerli una volta che lo fanno.
  3. Condurre controlli sui precedenti di tutti i dipendenti. Controlla le loro referenze.
  4. Implementare un codice etico scritto. Questo codice dovrebbe essere facilmente digeribile e in sintonia con l'industria e la cultura aziendale. Dovrebbe includere politiche che delineino i conflitti di interesse.
  5. Metti in atto politiche chiare per il rimborso delle spese. Applicarli ai più alti livelli dell'organizzazione.
  6. Separare i compiti e definire i ruoli. A livello di base, dividere la contabilità e controllare l'autorità di firma. Non lasciare che la stessa persona tagli gli assegni, firmare gli assegni e riconciliare i conti bancari.
  7. Informa i dipendenti sulle minacce poste dai tentativi di phishing e su come identificarle.
  8. Implementare politiche per fornire un'adeguata verifica di eventuali modifiche alle fatture esistenti, informazioni sul deposito bancario e informazioni di contatto.
  9. Controllare e aggiornare regolarmente il file master del fornitore per mantenere aggiornate tutte le informazioni sul fornitore.
  10. Automatizza il processo AP per garantire la sicurezza e la separazione dei compiti.

Automazione AP e prevenzione delle frodi

L'automazione del processo AP salvaguarda dalle frodi creando audit trail, segregazione dei compiti e integrazione con sistemi di approvvigionamento che garantiscano la tripartizione e il rispetto delle politiche di acquisto. Cosa c'è di più, un sistema di automazione AP può contrassegnare automaticamente i valori anomali che sembrano fraudolenti e trasformare i dati in report che rendono facile vedere i cambiamenti nella spesa.

La maggior parte delle soluzioni di contabilità può automatizzare gran parte del lavoro coinvolto con AP e offrire le protezioni sopra descritte. La tecnologia non solo rende più difficile commettere frodi, ma aumenta anche la possibilità che qualcuno si accorga rapidamente di qualsiasi tentativo di inganno.