Come viene utilizzata la business intelligence nella contabilità oggi?

Un team di contabilità che è sia guidato dai dati che proattivo può essere decisamente trasformativo. E i CFO lo capiscono:il sondaggio Winter 2021 di Brainyard su circa 150 leader finanziari e aziendali di una vasta gamma di settori mostra una costante, domanda sostenuta per un uso più efficace dei dati, se individuare aree di risparmio, valutare le opportunità di investimento o fornire rapporti migliori e indicatori chiave di prestazione (KPI).

I professionisti della contabilità che sfruttano la business intelligence (BI) non solo godono di una maggiore produttività e precisione. Ottengono le informazioni per prendere quelle decisioni più informate e sono maggiormente in grado di contribuire al successo fornendo i dati giusti al momento giusto alle persone giuste, siano essi stakeholder interni o clienti.

Che cos'è l'intelligenza aziendale?

La business intelligence è una pratica basata sulla tecnologia di analisi dei dati sviluppando indicatori di prestazioni chiave (KPI) e monitorando le prestazioni per informare il processo decisionale. BI fornisce storico, viste attuali e predittive delle operazioni aziendali in facile comprensione, interattivo, visualizzazioni dei dati. Le organizzazioni utilizzano software di business intelligence per analizzare i dati e informare le metriche delle prestazioni, come finanziaria, saldi, KPI di marketing o operazioni. Con BI, le aziende possono monitorare da vicino i dati finanziari, ottimizzare le loro catene di approvvigionamento e prendere decisioni migliori su tutto, dal marketing alle fusioni e acquisizioni.

Le funzionalità di BI sono incentrate su built-in, dashboard personalizzabili che consentono report e analisi in tempo reale basati su un database centrale. I decisori possono identificare eccezioni, tendenze e opportunità e approfondisci qualsiasi metrica o transazione sottostante per maggiori dettagli.

I sistemi di business intelligence consentono all'intera organizzazione di prendere decisioni migliori analizzando grandi volumi di dati provenienti da tutte le linee di business. Cerca un sistema scalabile che consenta l'accesso mobile da qualsiasi luogo lavorino le persone e che fornisca una gamma di connettori e integrazioni per le tue applicazioni in modo da poter inserire tutti i dati necessari per analizzare i KPI che la tua organizzazione considera importanti.

Perché la Business Intelligence è vitale nella contabilità?

Il software di gestione finanziaria abilitato per BI rende i professionisti della contabilità più produttivi e riduce al minimo gli errori automatizzando la raccolta e l'analisi dei dati. Una volta che i CFO determinano quali KPI sono importanti, La BI mantiene queste metriche aggiornate e prontamente disponibili nei dashboard.

Per esempio, un dashboard del flusso di cassa potrebbe mostrare a colpo d'occhio il tuo attuale ciclo di conversione di cassa, rapporti rapidi e attuali, giorni di vendita eccezionali, fatturato debiti e crediti e altri KPI rispetto ai periodi storici. E la dashboard fornirebbe aggiornamenti continui.

I team di contabilità che non compilano manualmente questi dati possono dedicare tempo all'interpretazione e alla condivisione delle informazioni con i colleghi di lavoro.

La Business Intelligence è collegata alla contabilità? Come?

Una contabilità efficiente è fondamentale per il successo di un'azienda, e la business intelligence può aiutare a promuovere il successo contabile. Diamo un'occhiata a un esempio di come possiamo tracciare una linea retta dall'uso della BI da parte di un team di contabilità a una vittoria aziendale.

Se sei un rivenditore che vende prodotti e sei fuori da un articolo popolare, i clienti faranno clic sul sito di un concorrente, quindi avere il giusto livello di inventario è fondamentale per i rivenditori. Il tasso di esaurimento è un KPI che aiuta con l'analisi dell'inventario:misura la frequenza con cui un articolo ordinato da un cliente non è disponibile.

Prendi il rivenditore fittizio di articoli sportivi VolleyTech. L'inizio della stagione calcistica primaverile porta la domanda di tacchetti, e i merchandiser VolleyTech sanno che le calzature di un produttore britannico si esauriscono rapidamente ogni anno, portando a clienti delusi. Spingono per ordinare paia extra nelle taglie più popolari, ma la leadership esita.

Pensando al motivo per cui il rivenditore non ha voluto ordinare abbastanza per evitare l'esaurimento delle scorte, un fattore potrebbe essere l'incertezza sul flusso di cassa. VolleyTech ha difficoltà a proiettare le entrate, quindi sceglie di correre stretto, strategia di ordinazione just-in-time che accetta che alcuni articoli siano esauriti per risparmiare sui costi, come deposito, spese di spedizione e importazione. Più, quel produttore, Abbigliamento da calcio britannico, sa che i suoi tacchetti sono popolari, quindi può richiedere acconti su ordini da rivenditori più piccoli come VolleyTech. Ciò blocca i fondi che potrebbero essere necessari per le operazioni o il libro paga.

Con la business intelligence, I contabili di VolleyTech possono eseguire analisi e previsioni approfondite del flusso di cassa. Il team può accettare input, come le spese operative e in conto capitale previste, dati storici sulle vendite e sui tassi di esaurimento scorte, saldi di crediti e debiti proiettati, e persino estrarre fonti di dati esterne, come le previsioni del tempo a lungo termine per i mesi di acquisto di tacchetti migliori nei locali in cui VolleyTech ha negozi. Con quelle informazioni, l'azienda potrebbe scoprire di poter investire di più nell'inventario. Ciò mantiene i clienti felici e può fargli guadagnare uno status di partner più favorito con U.K. FootballWear.

Posso utilizzare le tattiche di BI in contabilità?

L'uso tattico della BI nella contabilità aumenterà lo status del team di consulenti strategici fidati, come mostra l'esempio sopra. Gli strumenti di business intelligence offrono anche ai contabili, compresi professionisti contabili in outsourcing, la capacità di quantificare il proprio valore all'interno dell'azienda o per i clienti.

Pensa ai KPI utilizzati dai leader per valutare l'efficacia dei loro dipartimenti contabili. Per esempio, un buon DSO, o giorni di saldi in sospeso, rapporto mostra che i contabili stanno effettivamente riscuotendo i fondi dovuti dai clienti. Ma scava più a fondo, e vedrai che gli incassi rapidi si basano su una negoziazione efficace dei termini di pagamento, e sul gruppo crediti gestendo strettamente il credito concesso ai clienti e recuperando i debiti insoluti con poche cancellazioni.

I dashboard di business intelligence aiutano i contabili a migliorare i rapporti DSO:Per esempio, impostare avvisi per segnalare i clienti che pagano più lentamente e quindi potrebbero non essere più meritevoli di credito.

BI significa meno errori e documentazione più completa, che migliora le prestazioni di audit. Consente ai contabili di spiegare concetti finanziari complessi agli utenti aziendali generando grafici e visualizzazioni di facile lettura, e consente ai team di contabilità di lavorare in modo più snello automatizzando le attività manuali.

Tattico? Certo, ma insomma un vantaggio strategico.

Come utilizzare la BI per influenzare e migliorare la contabilità

L'uso efficace della BI per influenzare e migliorare la funzione di contabilità riguarda la velocità con cui un utente finale può accedere ai dati e convertirli in comprensione o intuizione che consentano di ottenere risultati più accurati, processo decisionale tempestivo che porta a una maggiore redditività e successo aziendale.

Quando valuti il ​​tuo programma, chiedere:come vengono effettivamente utilizzate le capacità di business intelligence? Disponiamo di dashboard e dati che promuovono i nostri obiettivi contabili e la visione a lungo termine dell'organizzazione e la strategia complessiva?

Guarda anche queste sette aree.

Migliora le informazioni

Le piattaforme di business intelligence consentono ai team di contabilità di riunire dati disparati e comunicare approfondimenti in un modo che possa fornire un "momento aha".

Prendi il nostro rivenditore di articoli sportivi. L'analisi della vendita al dettaglio basata sulla BI potrebbe utilizzare i dati sul comportamento di acquisto e sulle tendenze della vendita al dettaglio per mostrare che i giocatori di calcio più giovani sono interessati a competere tutto l'anno, e che i campionati di calcio indoor stanno nascendo in alcuni stati del nord in cui opera VolleyTech. I tacchetti non sono adatti per interni, quindi i merchandiser potrebbero spostarsi rapidamente per procurarsi scarpe a prezzi accessibili in taglie e design adatti ai gruppi demografici più interessati al gioco tutto l'anno. L'utilizzo del software BI per analizzare i dati di inventario aiuterà VolleyTech a creare un processo di acquisto e distribuzione per portare questo stock in aree geografiche con strutture e campionati al coperto.

Migliora i processi contabili

La BI migliora i processi contabili in modi ovvi:aggregando dati, creare dashboard in modo più efficiente, pianificazione e budgeting migliorati — e in aree meno evidenti.

Per esempio, il sondaggio Brainyard ha mostrato che i leader aziendali sono preoccupati per gli effetti delle interruzioni della catena di approvvigionamento, effetti persistenti della pandemia e carenza di talenti.

I team di contabilità che utilizzano la BI nei loro processi possono aiutare a risolvere tutti questi problemi:

• Migliore visibilità nelle catene di approvvigionamento complesse si traduce in un minor numero di interruzioni, e la BI è tutta una questione di visibilità. Per esempio, le aziende stanno valutando l'onshore e la localizzazione delle loro catene di approvvigionamento. Questo è costoso, anche se. Quanto puoi spendere in più per le materie prime ed essere comunque redditizio? Che effetti hanno i cambi e le spedizioni sui costi?
• I team di contabilità possono inserire fonti di dati esterne per migliorare le previsioni e informare le decisioni finanziarie man mano che l'economia si riprende. Per esempio, il sito data.gov del governo degli Stati Uniti offre accesso gratuito a più di 218, 000 set di dati, tra cui una serie di set di dati COVID-19, molti dei quali possono essere integrati con i dashboard di BI.
• Affrontare una carenza di talenti è più facile quando le aziende possono assumere senza preoccuparsi della vicinanza a un ufficio fisico. Con gli strumenti di BI, la contabilità può suddividere i dati rilevanti in modo che tutti i team dipartimentali possano lavorare sul budget del proprio organico e collaborare in remoto utilizzando un database centrale. Ciò non solo migliora la comunicazione tra contabilità e responsabili delle assunzioni, ma può anche migliorare il processo di reclutamento.

Visualizzazione dati contabili

La visualizzazione dei dati contabili è il processo di presentazione delle informazioni finanziarie in modo dinamico, maniera grafica. Le visualizzazioni dei dati efficaci aiutano i responsabili delle decisioni a consumare molte informazioni a volte complesse in un modo che viene visto come intuitivo e olistico.

Ci sono ovvi vantaggi per la capacità di visualizzare i dati, comprese quelle intuizioni "aha moment" di cui abbiamo discusso. Ma un aspetto positivo che viene spesso trascurato è che, se rendi piacevole il consumo di dati, i responsabili delle decisioni e le parti interessate pertinenti chiederanno alla contabilità di aiutarli a utilizzare i dashboard più spesso. Ciò potrebbe favorire gli investimenti in nuove fonti di dati e sistemi finanziari con BI integrata.

Migliora la produttività

Uno dei principali vantaggi dell'aumento della produttività delle funzionalità di business intelligence nel software di contabilità è la possibilità di scalare senza la necessità di aggiungere personale.

Primo, i tipi e il volume di dati e le richieste di analisi e report tendono a crescere insieme all'organizzazione. Con un software di contabilità compatibile con BI, nuove origini dati possono essere facilmente aggiunte ai dashboard. E, la contabilità può impostare cruscotti personalizzati e generare automaticamente analisi, riducendo al minimo lo sforzo manuale.

Ed ovviamente, la business intelligence consente di automatizzare molti processi finanziari. Diciamo che occorrono giorni al reparto contabilità per preparare rapporti finanziari mensili quando si utilizzano strumenti tradizionali come i fogli di calcolo. Con il software compatibile con BI, grafici e grafici possono essere esportati per ridurre il tempo necessario per preparare i report finanziari.

Processo decisionale basato sui dati

I professionisti della contabilità sono campioni di dati nati. Supponiamo che un responsabile del merchandising di VolleyTech abbia la sensazione istintiva che i clienti spenderebbero di più per una linea di palloni da calcio certificati per il commercio equo e solidale. Il marketing è d'accordo e crede che l'aggiunta di questa linea sarebbe un'opportunità di vendita.

In che modo la contabilità può aiutare a quantificare questa intuizione?

Le tattiche per applicare il processo decisionale basato sui dati alle ipotesi includono l'applicazione di metriche di contabilità dei costi di inventario alle palle del commercio equo e solidale più costose, aiutando a calcolare il prezzo di costo più per stimare un punto di prezzo di vendita e confrontandolo con le palle più costose attualmente in stock. Tutti questi punti dati possono aiutare i merchandiser a determinare se un nuovo prodotto ha senso dal punto di vista finanziario.

Miglioramento dell'analisi dei prodotti e dei ricavi

Con BI, Finance può compilare dati da varie fonti in dashboard personalizzati per consentire analisi approfondite che forniranno modi per migliorare i prodotti e aumentare le entrate.

Ad esempio, diciamo che i leader aziendali devono capire cosa c'è dietro una riduzione delle entrate. Scavando in dati rilevanti, possono identificare eventuali reparti specifici, uffici o regioni con prestazioni inferiori. O, ci possono essere altri fattori, come nuovi rappresentanti di vendita che potrebbero non avere una formazione sufficiente per svolgere, o un aggiornamento del prodotto che ha temporaneamente ridotto le entrate.

Un'area su cui concentrarsi potrebbe essere il fatturato totale.

I ricavi delle vendite sono rilevati nel conto economico del mese in cui il prodotto o servizio è stato consegnato o realizzato, secondo le regole GAAP per il riconoscimento dei ricavi. Per esempio, diciamo che una sede di VolleyTech decide di offrire lezioni di portiere di persona. A giugno iscrive 40 studenti, ciascuno pagando $ 50 per sessione, e raccolto $ 2, 500 in scontrino. Ma ha tenuto solo 20 di quelle sessioni a giugno. Può riconoscere entrate solo per quei 20 studenti, realizzare entrate di vendita riconosciute per giugno $ 1, 250. Il restante $ 1, 250 delle sedute prenotate per il mese di luglio sono iscritte a ricavo differito. Dato che, ha senso aggiungere un altro istruttore per raddoppiare il numero di lezioni disponibili in un dato mese? La BI può aiutare a modellare l'aggiunta di un altro istruttore al mese per determinare se ha senso finanziario o meno.

Analisi KPI migliorata

Indicatore chiave di prestazione, o KPI, sono metriche che sono strettamente legate agli obiettivi di business strategici. I leader dovrebbero identificare in anticipo le loro metriche chiave e rivedere periodicamente l'elenco dei KPI in base ai cambiamenti del mercato, condizioni economiche o l'impresa stessa.

Una volta stabilito un elenco, le aziende devono concordare quali numeri rappresentano il successo e segnalare tempi difficili a venire.

Per esempio, il nostro produttore di tacchette nel Regno Unito potrebbe vedere meno ordini provenienti dai paesi dell'UE a causa della Brexit. Se il suo software finanziario e contabile avesse la BI integrata, la società avrebbe potuto identificare i clienti a rischio e lavorare con il suo FP&A (team di pianificazione e analisi finanziaria) per eseguire scenari su come avrebbe potuto ancora raggiungere i suoi obiettivi di fatturato, ad esempio offrendo uno sconto per aumentare le sue esportazioni ai distributori statunitensi.

Migliora la tua Business Intelligence con NetSuite ERP

Adozione di software con BI integrata, come NetSuite Business Intelligence, può fornire una migliore trasparenza nelle prestazioni aziendali in tutti i reparti. I vantaggi di un sistema unificato fornito con un ERP includono un data warehouse centralizzato e una visione unica dei clienti, inventario e dati finanziari in più unità aziendali, sedi e filiali.

Cerca la possibilità di personalizzare i dashboard e fornire l'accesso a una varietà di parti interessate tramite browser web, anche su dispositivi mobili. I team di contabilità impegnati dovrebbero cercare funzionalità self-service in modo che i capi dipartimento possano generare analisi da soli e inserire tutti i dati di cui hanno bisogno per prendere decisioni.

La business intelligence è il complemento perfetto per i professionisti della contabilità basata sui dati. Aiuta a eliminare le congetture o le opinioni dal processo decisionale fornendo informazioni in tempo reale, risultati concreti rispetto agli obiettivi aziendali. Quando questi risultati sono condivisi in tutta l'azienda, le decisioni possono essere prese più velocemente. Il team di contabilità non solo diventa un partner commerciale di fiducia, ma dispone anche delle informazioni per migliorare i processi e le prestazioni aziendali.