Concetti di contabilità di progetto e calcoli aziendali

Guida essenziale per ragionieri, Responsabili aziendali, e Project Manager

Questa guida fornisce a studenti e professionisti tutto ciò di cui hanno bisogno per comprendere la contabilità dei progetti. I nostri esperti contabili spiegano definizioni, formule, esempi, consigli pratici di esperti, elementi visivi e guida che ti aiuteranno a padroneggiare la contabilità del progetto.

Inclusi in questa pagina:

• In che modo la contabilità di progetto differisce dalla contabilità standard
• Calcola percentuale di completamento
• Cosa cercare nel software di contabilità dei progetti
• Come imparare la contabilità di progetto

Che cos'è la contabilità di progetto?

La contabilità del progetto si concentra sulle transazioni finanziarie relative alla gestione di un progetto, inclusi i costi, fatturazione e ricavi. Professionisti come project manager e contabili utilizzano questo metodo per integrare le principali attività finanziarie progetto per progetto e segnalare i progressi e il successo alla direzione.

I project manager si affidano alla contabilità di progetto per informarli dello stato dei costi diretti, costi generali ed eventuali ricavi in ​​un progetto specifico. I contabili di progetto generano queste cifre nei report finanziari. Un project manager utilizza questi report per determinare se è necessario modificare il budget del progetto e la struttura di suddivisione del lavoro (WBS).

I contabili di progetto spesso sviluppano un piano di contabilità di progetto per garantire che i progetti che gestiscono siano completati nel rispetto del budget e nei tempi previsti. Questo piano delinea ogni elemento di costo del progetto e include controlli regolari, anche giornalieri. I manager possono monitorare la spesa delle risorse, come le persone, tramite le loro schede attività e adeguare le ore assegnate, se necessario.

Una sottospecialità della contabilità di progetto è la contabilità di produzione, che è ciò che usa un film o un progetto televisivo. I contabili di progetto trasformano ogni produzione in un'opportunità unica di contabilità del progetto.

La contabilità di progetto include anche progetti interni come costruzioni edili, lanci di nuovi prodotti, campagne pubblicitarie, ricerca o ricerca clinica, acquisti a lungo termine e pianificazione strategica aziendale. Si tratta di progetti di capitale con periodi di inizio e fine distinti che non sono lavori di tipo business-as-usual.

Il controllo del progetto è un'altra procedura contabile essenziale. Eventuali deviazioni dal piano di progetto influiscono sui risultati finali del progetto. Il controllo del progetto può ottenere significativi risparmi sui costi durante la fase di pianificazione e progettazione, così come nelle fasi avanzate del progetto. Perciò, è il ruolo principale del project manager aiutare a raggiungere la migliore impostazione e sviluppo del piano di progetto. È compito del contabile del progetto garantire che i dati finanziari del progetto, come la fatturazione e le entrate, siano impostati correttamente in modo che corrispondano ai termini del contratto per il progetto. Devono soddisfare questo piano prima di iniziare a identificare e mitigare i cambiamenti in un secondo momento.

Len Holm (nella foto, mezzo), autore di "Cost Accounting and Financial Management for Construction Project Managers" e proprietario di Holm Construction Services, aiuta non solo il settore edile, ma anche altre imprese e privati ​​a realizzare i propri progetti. Spiega l'importanza di comprendere la contabilità di progetto da una prospettiva pratica:

“La maggior parte delle imprese edili non ha contabili specifici che lavorano per loro, ma invece hanno ingegneri di costo. Queste sono persone interne che usano gli strumenti e che sono più brave in matematica della maggior parte, "dice Holm. "Alla fine dell'anno, assumiamo un contabile di progetto per esaminare i libri e preparare le tasse. Perciò, tutti devono comprendere questi principi contabili di progetto”.

Contabilità dei costi di progetto

Sebbene i principi di contabilità dei costi di progetto abbiano un intento e una scala diversi rispetto alla contabilità finanziaria o gestionale standard nella contabilità aziendale, sono gli stessi concetti. La contabilità del progetto (contabilità dei costi del progetto) tiene traccia dei costi del progetto oltre alla fatturazione e al riconoscimento dei ricavi per la redditività del progetto.

La contabilità aziendale standard calcola le spese, ricavi e budget di un'organizzazione. La contabilità ordinaria si concentra su entrate e spese per reparto e esamina il flusso di entrate. I metodi di contabilità del progetto sono gli stessi sia che si tratti di progetti ordinari o specifici e che i contabili utilizzino un rateo, cash-base o qualche metodo contabile ibrido. I contabili hanno un'ampia varietà di calcoli tra cui scegliere per soddisfare i requisiti metodologici.

La contabilità di progetto si distingue dalla contabilità standard utilizzando diversi sistemi, processi e standard di rendicontazione. Il metodo dovrebbe includere:

• Sistema di contabilità separato: Questo processo è più dettagliato del monitoraggio generale delle finanze aziendali, e i contabili potrebbero voler utilizzare una contabilità più granulare. In alcuni casi, l'applicazione finanziaria della società può consentire loro di completare tutti i processi contabili in un unico programma.
• Frequenza di segnalazione: I progetti richiedono rapporti frequenti per garantire che siano sulla buona strada finanziariamente e che soddisfino i risultati finali. I contabili potrebbero voler aumentare la frequenza dei loro rapporti, soprattutto quando il progetto e il suo contratto stanno per scadere.
• semplificato, Rapporti specifici: I project manager e i contabili dovrebbero determinare gli indicatori chiave di prestazione (KPI) specifici del progetto. Per esempio, quando il personale non soddisfa un KPI come la variazione del budget, il cruscotto potrebbe mostrare la cifra in rosso. Quando il project manager vede il numero rosso, sanno rapidamente che devono adeguare la proiezione del budget o il loro piano per soddisfarla.
• Processi di identificazione delle transazioni: Contabili e project manager dovrebbero lavorare insieme per impostare processi che identifichino le transazioni specifiche del progetto. Per di qua, possono allocare queste transazioni ai centri di costo appropriati.
• Previsione: I project manager dovrebbero prevedere il budget del progetto e aggiornare questa previsione man mano che il progetto avanza e fino al completamento. Le parti interessate sono spesso preoccupate per i progressi finanziari in corso e i costi completati, così come i risultati richiesti. Inizialmente, queste attività di costing del progetto sviluppano una previsione con un ambito definito che completa la stima dei costi complessivi.

La contabilità di progetto si concentra anche sulla gestione delle risorse. Ogni progetto richiede risorse interne, risorse esterne e, in alcuni casi, costi di materiale di terzi. I project manager dovrebbero tenere traccia delle loro risorse da vicino per evitare costi a spirale, che è noto come tempo e materiali o T&M. Ecco cosa dovresti considerare per ogni elemento:

• Tipicamente, il costo più costoso è il lavoro svolto dalle risorse su un progetto. Ci sono una varietà di costi e tariffe di fatturazione in base ai servizi forniti, competenza, Posizione, ecc. Materiali, come costi di terzi o spese passanti, hanno costi iniziali e sussidiari. I materiali possono comportare costi aggiuntivi per una consegna in ritardo o se gli installatori mancano un appuntamento programmato.
• Il tempo è legato al lavoro. Le risorse devono monitorare il proprio tempo in modo accurato e regolare, identificando quando sono brevi le ore assegnate o oltre l'importo preventivato. Dovrebbero anche informare i project manager quando completano il loro lavoro o utilizzeranno ore aggiuntive per completarlo, superamento del budget.

I contabili di progetto suddividono il flusso del processo di contabilità del progetto in sei aree principali:avvio, bilancio, amministrazione, allocazione, manutenzione, analisi e report.

Diagramma di flusso del processo di contabilità del progetto

• Iniziazione: Prima di iniziare un progetto, i project manager dovrebbero decidere chi è responsabile di ogni attività e come tali risorse codificheranno il loro tempo. Possono impostare ruoli nel loro software utilizzando diversi livelli di autorizzazione, come necessario.
• Bilancio: I project manager dovrebbero confermare che il budget complessivo è suddiviso in categorie o gruppi. Una soluzione software dovrebbe supportare la definizione del budget e offrire budget variabili, come il controllo delle versioni che include un budget iniziale di base. Questi budget dovrebbero essere basati sui report richiesti dall'azienda.
• Amministrazione: I contabili di progetto elaborano le transazioni registrando ed elaborando costi e ricavi, nonché tenendo traccia degli impegni finanziari, esecuzione di fatturazione e fatturazione, riconoscimento delle entrate e generazione di report sulla redditività del progetto.
• Esecuzione: Durante questa fase, i project manager assegnano i costi, ricavi e misurazioni alle attività. I contabili possono basare le allocazioni su percentuali fisse, fattori specificati, percentuali e combinazioni di fattori, calcoli o un elenco di parametri.
• Manutenzione: Il personale di progetto dovrebbe disporre di un processo per rivedere e convalidare continuamente i dati e avere un modo per identificare le incongruenze.
• Analisi e report: L'accesso regolare ai dati contabili del progetto aiuta i contabili ei manager del progetto a creare report definiti dall'utente. Possono utilizzare queste informazioni per eseguire analisi e prendere decisioni aziendali accurate e tempestive.

Anche le tecniche e i processi di contabilità del progetto supportano la fatturazione del progetto. Molte aziende sviluppano standard per fatturare in base al tempo e ai materiali (oraria, quotidiano, settimanale o mensile), per progetto, enfatizzando il deliverable o per tariffa fissa (come determinato da un deliverable o milestone, percentuale completa o importo fisso). Molte aziende addebitano anche una commissione fissa per l'ambito o la scoperta per l'inizio del progetto.

Metodi di riconoscimento dei ricavi della contabilità di progetto

I contabili scelgono i metodi di riconoscimento dei ricavi della contabilità di progetto in base a un particolare settore, circostanze del progetto e l'effetto del metodo sulle imposte. I principi contabili generalmente accettati (GAAP) richiedono ai contabili di eseguire il riconoscimento dei ricavi (riconoscendo il reddito) in modo coerente e secondo una metodologia approvata. Questi metodi di riconoscimento dei ricavi differiscono a seconda del settore e delle circostanze dei risultati concordati o dell'obbligazione di prestazione che l'impresa stipula con il proprio cliente per i servizi forniti.

Ecco un elenco dei diversi metodi di riconoscimento delle entrate che le aziende possono utilizzare ed esempi di quando utilizzarli:

• Base di vendita: I contabili registrano le entrate del momento della vendita, a volte indicato come fatturato (tempo e materiali), che si verifica quando le aziende scambiano beni o servizi. Il destinatario di questi potrebbe non aver ancora effettuato un pagamento. Per esempio, se un cliente paga in anticipo per un servizio, l'azienda registrerà il pagamento al momento dell'erogazione del servizio.
• Rata: Questo metodo prende in considerazione i clienti che devono pagare a rate. Perciò, le aziende registrano entrate quando i clienti effettuano un pagamento. Per esempio, la società registra quando un cliente effettua un acconto, raggiunge un traguardo o una data specifica. Quando il cliente effettua ogni successivo pagamento, l'azienda lo registra come ricavo.
• Percentuale di completamento (in base alle ore o ai costi): I requisiti di questo metodo stabiliscono che i contabili possono utilizzarlo solo se è in vigore un contratto a lungo termine applicabile per legge. Inoltre, l'impostazione del progetto dovrebbe consentire ai contabili di stimare la percentuale di completamento per allocare entrate e spese. Indipendentemente dal livello di completamento, i fornitori di servizi dovrebbero essere in grado di dimostrare che stanno generando entrate. Tipicamente, le imprese di costruzione e di ingegneria utilizzano questo metodo.
• Contratto completato: Una volta che un progetto è completo e l'azienda soddisfa i suoi deliverable, contabili riconoscono le entrate e le spese. Le aziende utilizzano questo metodo quando non possono soddisfare i requisiti del metodo della percentuale di completamento.
• Recuperabilità dei costi: Questo metodo registra i ricavi solo quando i contabili contabilizzano tutte le spese del progetto. La recuperabilità dei costi significa che i contabili sottovalutano le entrate all'inizio del progetto e le hanno sopravvalutate per l'azienda negli anni futuri.

Nel maggio 2014, il Financial Accounting Standards Board (FASB) ha pubblicato l'Accounting Standards Update n. 2014-09, Ricavi da Contratti con Clienti. Questo aggiornamento ha rimosso le pratiche di riconoscimento delle entrate incoerenti tra i settori e ha consentito una certa coerenza in tali pratiche, indipendentemente dal settore.

Questo aggiornamento ha aggiunto un processo in cinque fasi ai requisiti di riconoscimento dei ricavi:

Perché usare la contabilità di progetto?

Utilizza la contabilità del progetto per approfondire i dettagli che si trovano spesso a livello micro nei progetti. Il metodo garantisce che l'azienda soddisfi gli obiettivi finanziari complessivi del progetto attraverso un attento monitoraggio dei costi del progetto, spese materiali, fatturazione e ricavi.

Vantaggi contabili del progetto

Contabilità del progetto, la pratica così come il software, ha diversi vantaggi. Dal momento che stai monitorando il progetto in modo così completo, hai informazioni su dove sta avendo successo e dove la direzione deve apportare modifiche. Così, il management ha un'idea della reale redditività del progetto. Altri vantaggi includono:

• Supervisione: Puoi vedere incrementale, le spese e le entrate quotidiane, consentire alla direzione di adeguare il lavoro, materiali, personale e pagamenti rapidi.
• Monitoraggio del contratto: Poiché la contabilità del progetto tiene traccia di tutto, la fatturazione e la consegna del contratto sono esatte e tempestive.
• Allineamento: Alcuni contratti rientrano in diversi reparti o periodi fiscali. L'utilizzo della contabilità di progetto consente al contabile di progetto di creare report che aiutano a tenere traccia dei progressi nei vari reparti e a riconciliare i diversi periodi finanziari.
• Prevedi crescita: Avere una gestione dettagliata dei progetti aiuta le aziende a prevedere il loro futuro. Le aziende capiranno le esigenze di assunzione, vedere le loro condutture con più chiarezza e prevedere i loro flussi di cassa.

A volte la contabilità del progetto presenta altre sfide, come il personale in dipartimenti geografici o funzionali disparati. Le procedure di contabilità del progetto possono consentire a tutti i membri dell'organizzazione di visualizzare lo stato delle proprie attività di progetto in base al ruolo assegnato. Questa struttura aiuta contabili e manager a monitorare i progetti che abbracciano diversi anni perché non devono generare report su base annuale o su un altro periodo contabile.

Finalmente, Le tecniche di contabilità del progetto consentono alle aziende che hanno l'ulteriore sfida del cross charge. L'addebito incrociato si verifica quando le risorse vengono condivise per lavorare su un progetto in un dipartimento diverso, centro di costo o filiale. Alcuni membri del personale potrebbero addebitare codici e reparti al di fuori di quelli normali sui loro fogli presenze, e i loro manager potrebbero non vedere la loro codifica. Il contabile del progetto deve tenere d'occhio queste ore fatturate. Per di qua, il project manager ha il controllo delle ore totali fatturate del progetto.

Migliori pratiche e suggerimenti per la contabilità di progetto

Le migliori pratiche di contabilità del progetto si concentrano sul processo di gestione del progetto, controlli, procedure e attività in caso di problemi. Le decisioni che prendi all'inizio di un progetto, il prezzo, il processo di offerta e contratto e le disposizioni contrattuali influenzano il modo in cui si sviluppano i controlli e i documenti.

I project manager dovrebbero rivedere periodicamente i seguenti elementi quando determinano e aggiornano i controlli e la documentazione quando necessario:

• L'elenco dei valori (SOV): Mantenere un programma dettagliato in cui il costo del contratto delinea le porzioni di lavoro.
• Verbali delle riunioni e rapporti sullo stato di avanzamento: La revisione dei verbali delle riunioni e dei rapporti regolari sullo stato di avanzamento può segnalare quando il progetto sta deviando dall'accordo originale.
• Rapporti sui costi: La revisione regolare dei rapporti sui costi garantisce che non vi siano costi non supportati.
• Richieste di informazioni (RFI): Le aziende a volte utilizzano le RFI quando ci sono lacune informative nei piani, contratti, documenti o specifiche.
• Ordini di modifica: In particolare nella costruzione, un ordine di modifica spesso segnala un cambiamento nella dichiarazione di lavoro originale presentata al cliente. Gestisci i potenziali ritardi prima che si verifichino assicurandoti che sia disponibile un piano di ordini di modifica.
• Orario di lavoro: Rivedere la documentazione delle ore di lavoro regolarmente (anche settimanalmente) per garantire che le ore di lavoro siano in linea con la previsione del progetto.
• Fatture del subappaltatore: Assicurarsi che tutte le fatture del subappaltatore siano per spese approvate.
• Programma del progetto: Un ricalcolo regolare della pianificazione del progetto che inizia a livello di attività, poi si eleva al progetto complessivo, quindi l'elevazione al livello macro può garantire che la sequenza temporale funzioni come previsto.

Fai il seguente lavoro prima che un progetto inizi per lavorare in modo più efficace.

• Definisci ambito e aspettative: Una volta che il project manager ha definito l'ambito del progetto e stabilito le aspettative, possono valutare le opportunità di miglioramento e limitare gli importi di spesa per fase del progetto.
• Sii flessibile: Dare a parti del progetto una certa flessibilità finanziaria, quindi c'è spazio per l'adattamento in caso di nuovi requisiti o problemi.
• Traccia spesso: Il monitoraggio regolare delle transazioni fornisce consapevolezza della salute finanziaria del progetto.
• Scegli un software semplice: Quando si inizia con la contabilità del progetto, il software semplice e diretto è il migliore. Cerca software con meno funzionalità e flussi semplici in modo da poterti adattare ai processi prima di aggiungere un livello complesso.
• Mantieni rapporti finanziari correnti: Rapporti e analisi finanziari frequenti possono garantire il successo, soprattutto in prossimità del completamento di un progetto. I report finanziari mostrano i rischi per il budget del progetto. I dettagli di questi report aiutano a creare un piano mirato di mitigazione, dove necessario, con dati finanziari aggiornati.

I progetti falliscono regolarmente. Il gruppo Standish ha studiato il tasso di fallimento dei progetti dal 2005-12, e il 29-39% dei progetti intrapresi ha avuto successo, ovvero puntuale e nel rispetto del budget. Il rapporto rivela che molti progetti falliscono a causa della mancanza di supporto gestionale (33%), project manager non qualificati (44%) o la mancanza di un chiaro legame tra gli obiettivi del progetto e il piano strategico dell'azienda. La sfida più grande del progetto è l'incapacità di catturare con precisione tempi e costi inizialmente. Pratiche di contabilità dei progetti scadenti rendono queste sfide ancora più sorprendenti.

I project manager sviluppano un rapporto annuale per i loro progetti per mostrare i guadagni, investimenti e ogni altro dato degno di nota dell'anno. Il report dovrebbe anche raccontare la storia del progetto e condividere il quadro generale per le parti interessate. Il project manager può includere rendiconti finanziari e verifica delle cifre in questi rapporti, così come le realizzazioni del progetto, lettere dell'amministratore delegato, casi di studio e altri punti salienti.

Cosa includere in una relazione annuale sulla contabilità di progetto

Ecco un esempio di cosa include un rapporto annuale di contabilità di progetto:

• Indice e sintesi: Sviluppa un chiaro schema del rapporto con i numeri di pagina corrispondenti. Se hai un formato digitale, consentire ai lettori di passare direttamente dal sommario alla voce specifica. Il sommario esecutivo dovrebbe colpire i numeri e i risultati del quadro generale del rapporto. Per di qua, i dirigenti hanno la linea di fondo in anticipo e possono esplorare se vogliono maggiori dettagli.
• Indicatori chiave di prestazione (KPI): I KPI dovrebbero delineare l'equilibrio e il progresso finanziario del progetto nel corso dell'anno. Esempi di cosa includere sono i guadagni totali specifici del progetto, bilancio, conto economico e rendiconto finanziario.
• Grafici che mostrano i dati: Il rapporto annuale avrà molti numeri. Aggiungi diagrammi di flusso, grafici e tabelle per aiutare il lettore medio a comprendere questi dettagli, ed evidenziare le cifre chiave da asporto e riportare i risultati.
• Interpretazione dei dati: Il linguaggio che usi nel rapporto dovrebbe spiegare i dati e descrivere cosa è successo nel corso dell'anno. Gli scrittori dovrebbero evidenziare qualsiasi causa ed effetto del quadro finanziario.
• Strategia: Se questa sezione contiene informazioni riservate e proprietarie, il project manager può ometterlo o designarlo solo per scopi interni. Però, se non stanno rivelando segreti commerciali, mostrare le strategie insieme ai risultati aiuta a progettare la roadmap futura. I manager possono evidenziare le decisioni sbagliate così come quelle buone e come avrebbero fatto le cose in modo diverso o simile l'anno successivo. I manager possono anche rivelare le aspettative per il progetto e i perfezionamenti che apporteranno.
• Proiezioni: Finalmente, i project manager dovrebbero lavorare con i contabili per sviluppare una previsione dai rapporti storici. Possono combinare più anni, se è appropriato, analizzare le tendenze e impostare le proiezioni. Questo dettaglio può mostrare la direzione del business e la logica dietro di esso.

Che cos'è un contabile di progetto?

Un contabile di progetto è responsabile di aiutare un project manager a monitorare i progressi e le transazioni, compreso il monitoraggio delle variazioni finanziarie, spese ed eventuali ricavi. Supervisionano la fatturazione dei clienti e i pagamenti ai fornitori. Tutto ciò che riguarda la finanza su un progetto è di loro competenza.

I contabili di progetto devono comprendere la contabilità di gestione e la contabilità finanziaria della loro azienda e applicare questi concetti ai progetti assegnati loro dalla direzione. Spesso, i contabili di progetto hanno bisogno della conoscenza dell'intera funzione finanziaria dell'azienda per gestire i loro progetti in modo efficace. Sono i custodi delle informazioni aziendali su come stanno andando i loro progetti e consigliano i team di progetto su come le loro decisioni influenzano le finanze del progetto.

Fungono da traduttore tra lo staff del progetto, il personale direttivo di alto livello e le diverse funzioni finanziarie e contabili. Gli stipendi variano ampiamente per la posizione e dipendono da quanto profondamente l'azienda incorpora il contabile nella sua agenzia e dal fatto che ricoprano altri ruoli. Un contabile di progetto può essere in una posizione strategica o tattica, indipendentemente dalle loro specifiche mansioni progettuali.

I principali compiti di project finance includono:

• Fatturazione
• Conciliare le spese
• Reporting dei dati finanziari del progetto
• Gestione delle risorse del progetto (solo finanziario)
• Tracciamento delle ore di tutte le risorse del progetto
• Riconoscimento delle entrate proiettato

Holm raccomanda che i contabili di progetto comprendano il più possibile sul campo che stanno servendo.

Dice che la sua industria, costruzione, "è unico. I contabili devono capire la terminologia. assumerei un commercialista, così come un avvocato o un banchiere in base alla loro esperienza con le costruzioni perché hanno bisogno di capire il nostro linguaggio e le nostre regole”.

Come funziona la contabilità di progetto?

La contabilità del progetto utilizza tecniche di gestione finanziaria adeguate per consentire la supervisione dei progetti. La pratica consente ai project manager e ai loro team di vedere il costo, orario, risorse e lo stato di avanzamento dei loro progetti a livello di dettaglio. Nella contabilità di progetto, un solo contabile gestisce un progetto.

Riconoscimento dei ricavi nella contabilità di progetto

Un metodo, il metodo della percentuale di completamento, consente alle aziende di registrare i propri profitti mentre un progetto è in corso. Questo metodo funziona meglio quando il project manager può ragionevolmente stimare il progetto in più fasi. Per misurare la percentuale di completamento, i contabili possono utilizzare il metodo cost-to-cost, il metodo dello sforzo speso o il metodo delle unità erogate.

Metodo costo-costo

Per determinare l'ammontare del ricavo riconosciuto, i contabili possono utilizzare il metodo cost-to-cost. Il metodo è valido solo se il contabile esegue una revisione e una riconciliazione regolari del costo totale stimato del progetto. Poiché la maggior parte delle spese materiali dirette si verifica all'inizio di un contratto, questo metodo riconosce il maggior ammontare di ricavi nelle fasi iniziali.

Per esempio, una società di costruzioni sta costruendo un $ 20, 000, 000 complessi, addebitando al suo cliente $ 32, 000, 000. La società ha acquistato la maggior parte dei materiali, del valore di $ 4, 000, 000, nel primo trimestre. Alla fine di questo primo trimestre, i suoi costi totali sostenuti sono il 20% del costo totale del progetto, consentendo al contabile di riconoscere il 20% dei ricavi previsti, o $6, 400, 000.

Calcolo costo-costo
Il calcolo del metodo cost-to-cost della percentuale di completamento è semplice. La formula è:

Da questa, le aziende possono anche calcolare il ricavo cumulato riconosciuto per il mese:

Per esempio, il project manager Edwin ha un contratto per costruire una spalla autostradale per la città. Il costo stimato del progetto è di $ 10, 000. La società di Edwin ha una politica che impone di aggiungere il 18% alla stima dei costi. La quotazione finale concordata da entrambe le parti è di $ 11, 800. La società stima inoltre di poter completare il progetto entro due mesi. Nel primo mese, la società ha sostenuto $ 2, 000 di costi e completato il 40% del progetto. Nel secondo mese, la società ha sostenuto un altro $ 1, 200 di costi e completato il restante 60% del progetto. Il costo totale sostenuto è stato di $ 3, 200.

La ripartizione del metodo cost-to-cost di completamento percentuale per i due mesi è:

Utilizzando la formula per i dati di gennaio (come mostrato nell'immagine sopra), la società riporta:

Usando la formula per febbraio (come mostrato nell'immagine sopra), la società riporta:

Questa formula potrebbe funzionare per qualsiasi periodo, mese o anno. Se la società ha rilevato ricavi in ​​altri periodi da questo contratto, lo deve sottrarre. Per esempio, se la società ha completato il 40% del lavoro a gennaio ma ha riconosciuto $ 2, 000 dal processo di scoping che non ha fatturato separatamente, il nuovo totale dei ricavi rilevati per gennaio sarebbe:

Metodo degli sforzi spesi

Questo metodo riconosce l'ammontare dell'impegno speso o delle ore lavorate fino ad oggi rispetto all'impegno totale previsto per il progetto. Queste ore possono essere ore uomo dirette, ore macchina o quantità di materiale consumato. Questo modo di determinare la percentuale di completamento includerebbe anche eventuali ore di subappaltatore o lavoratore interinale. I contabili possono utilizzare questo metodo solo se il project manager può stimare in anticipo le ore di progetto richieste (all'inizio del periodo contrattuale).

Il metodo è utile anche per un progetto in cui le ore di lavoro sono il costo principale per il completamento. Per esempio, l'impresa di pulizie ABC si è offerta per un contratto per la preparazione di un nuovo edificio per i suoi abitanti. Si stima che ci vorranno circa 400 ore di lavoro in tre mesi per essere completato. Il costo totale stimato del progetto è di $ 60, 000.

Calcolo degli sforzi spesi

Utilizzando il metodo degli sforzi spesi, il ragioniere utilizza le ore registrate nelle schede attività per calcolare:

Da questa, le aziende possono anche calcolare il ricavo cumulato riconosciuto per il mese:

La ripartizione del metodo dell'impegno speso per la percentuale di completamento per i tre mesi è:

Usando la formula per aprile (come mostrato nell'immagine sopra), la società riporta:

Usando la formula per maggio (come mostrato nell'immagine sopra), la società riporta:

Usando la formula per giugno (come mostrato nell'immagine sopra), la società riporta:

Questa formula potrebbe funzionare anche per qualsiasi periodo, mese o anno. I contabili devono sottrarre da questo contratto tutte le entrate riportate prima del periodo e le ore di lavoro lavorate, come nel calcolo del metodo cost-to-cost.

Metodo delle unità di consegna

Le unità di consegna sono il metodo contabile preferito dai GAAP per il calcolo della percentuale di completamento perché è diretto e facilmente verificabile. Preferibilmente misurato contando l'uscita, questo metodo consente ai contabili di contare l'input per il costo o la produzione. I contabili dovrebbero impostare questo metodo con attenzione per misurare le cifre appropriate. Per il riconoscimento dei ricavi, i contabili utilizzano il prezzo contrattuale delle unità consegnate. Per il riconoscimento delle spese, contabili utilizzano i costi assegnati alle unità consegnate.

Questo metodo è utile nella costruzione, ambienti di produzione o di fabbricazione perché un'azienda può facilmente contare le unità prodotte e consegnate e calcolarle rispetto ai requisiti del contratto. Le aziende possono suddividere un contratto a lungo termine in più unità più piccole da consegnare al cliente e includere i prezzi, unità e programma di consegna di ciascuno nell'accordo.

Come esempio, la Better Building Construction Company ha le seguenti figure incorporate in un contratto:

Di seguito sono riportate le unità effettive fornite dalle informazioni nel contratto di cui sopra.

The Better Building Construction Company può riconoscere $ 19, 870, 000 di entrate per l'anno, in base a ciò che è riuscito a realizzare in quel periodo contabile.

Come nota a margine, il contraente deve decidere al momento della creazione del contratto quale sia un'assegnazione ragionevole per ciascuna unità che consegnerà, il che significa che dovrebbero decidere quanto addebitare sulle spese dei materiali e dell'installazione. Ogni materiale ha i suoi costi e costi di installazione (o costruzione). L'appaltatore deve comunque riscuotere un costo aggiuntivo per inserire il materiale nel progetto di costruzione in tempo e completato.

Per esempio, ogni stazione di lavaggio oculare dall'alto costa al cliente $ 2, 000 per unità. Se la spesa effettiva con i materiali e l'installazione esperta è di circa $ 1, 600, quindi la Better Building Construction Company ha aggiunto il 25% su questo standard di costo per garantire il suo profitto. Per ogni voce del contratto, il cliente può assumere una commissione percentuale sul costo effettivo del materiale e dell'installazione.

Software di contabilità di progetto per piccole imprese

Il software di contabilità dei progetti per le piccole imprese è l'automazione per esigenze finanziarie specifiche del progetto. Spesso incluso nelle soluzioni di automazione dei servizi professionali (PSA) o nelle soluzioni di pianificazione delle risorse aziendali (ERP), il software di contabilità del progetto gestisce i costi, fatturazione e ricavi per un'attività basata su progetti.

Le piccole imprese possono occasionalmente trovare opzioni specifiche per la contabilità di progetto incorporate nel normale software di contabilità, rendendolo scalabile. Le aziende acquistano anche un sistema di contabilità dei progetti perché è più personalizzabile, fa risparmiare tempo (e denaro) e può aiutare a migliorare i propri margini di profitto. Tutto ciò si traduce in minori costi aziendali, un buon ritorno sull'investimento nel software e clienti più soddisfatti.

La fatturazione e la comunicazione con altri reparti e ubicazioni geografiche possono richiedere molto tempo e causare problemi di flusso di lavoro. Ulteriore, i progetti possono avere problemi con report di riconoscimento delle entrate imprecisi. Le soluzioni di contabilità specifiche del progetto possono risolvere questi problemi con la comunicazione, margine di profitto e monitoraggio dell'utilizzo e reporting completo.

Ulteriori vantaggi del software di contabilità dei progetti includono:

• Monitoraggio delle entrate e del budget in tutte le fasi del progetto
• Potenziamento del project manager
• Accesso esecutivo
• Disponibilità su dispositivi mobili
• Sicurezza della crittografia dei dati e dei progetti
• Visualizzazione finanziaria in tempo reale
• Rapporti
• Tracciamento del tempo e degli orari

Small businesses have different needs than large organizations and require simple, cost-effective solutions. They do not need products that have complex tools they will never learn but rather something that works on command and is easy to set up and run.

Small businesses should look for software with an affordable price tag and various pricing plans. Some products have features they can scale up for a growing business. Integration with other software systems should also be an option and compatible with existing tools. The program should reduce manual data entry and some of the more tedious processes such as automated billing. Since small businesses need the flexibility that mobile apps provide, the solution should have robust mobile capabilities.

How to Buy Project Accounting Software

When researching project accounting software, keep in mind your company and your budget. You should also make a list of features you need currently and in the future. Key features that fall under professional services automation (PSA) platforms include what is necessary for project accounting. These features enable companies to see all cost, resources, schedule and finance transactions in one place.

Essential project accounting software features are:

• Timesheet Views: Integration with the system your company uses for timesheets is crucial. Labor hours worked equals money spent on the project. These timesheets tell managers how many hours employees coded to their projects and keeps the budget and timeline up-to-date.
• Resource Management: The resource information tells the project manager the availability and skills they have for their projects. They use these details to adjust which resources they use on the project based on where they are in the project timeline and its needs.
• Budget: The budget is based on what the business determined it can achieve and what it plans to achieve.
• Forecasting: Project managers should have the ability to quickly and easily update the forecast to ensure there is consistent communication about the budget, milestone dates and completion date.
• Earned Value Management (EVM): EVM is a project management best practice metric that comes from the project manager’s policies. EVM basics are planning, execution, performance assessment and project monitoring. At the task level, project managers should assess the completion of the work and calculate EVM regularly.
• Billing: The bid-to-bill lifecycle is a metric that all companies want to shorten and improve. Revenue recognition and billing should be hand-in-hand procedures. You should be able to share the details of these two functions. Per esempio, bills should automatically generate with all the customer details intact and accurate instead of requiring the accountant to fill them in manually.
• Metrics and Reports: The software system should provide the KPIs that the project manager selects early in the project. The project accountant needs regular access to these KPIs. Dashboards, where the stakeholders can see KPIs quickly and easily, provide visually appealing information.

Some software suites for project accounting also include options like customer relationship management (CRM), a module that captures all customer interactions. Others contain opportunity management features that help companies visualize their sales pipeline and plan for resources, growth and the revenue course.

How to Learn Project Accounting

Both professionals and students can take project accounting training formally or informally. There are many courses offered on the principles and methods, both standard accounting courses and specialty ones. Ulteriore, employees can learn on the job, if given the opportunity.

To work as a project accountant, many companies require a bachelor’s degree in the field of accounting, along with licensure as a Certified Public Accountant (CPA) or Chartered Accountant (CA). Many programs that teach project accounting focus on the GAAP and the difference between tracking and billing cycles in a project versus standard accounting.

Other main principles of project accounting include:

• How to initiate accounting projects
• How to perform the planning and setup with metrics and software
• How to execute contracts
• How to avoid scope creep
• How to close out projects

All of these are critical and unique to working with multiple projects as compared to standard accounting practice.

Automate Project Accounting With NetSuite’s Accounting Module

Effective project accounting can make or break a project and is a vital tool for project managers. Finding the right tool that can streamline accounting processes and provide project visibility to all who need it is essential. NetSuite’s PSA module lets you manage costs across currencies and organizational boundaries. Project managers will appreciate that they can use Oracle NetSuite to store project plans and transactions, process project costs and create corresponding accounting entries.

Learn more about how you can use NetSuite to automate project accounting.