Come semplificare i processi di contabilità fornitori

La contabilità fornitori (AP) non è sempre al centro della scena mentre le aziende si sforzano di espandersi, aumentare le vendite e creare un vantaggio rispetto alla concorrenza.

E non è sempre una priorità assoluta per il management, anche se dovrebbe esserlo, poiché una buona gestione degli AP si traduce in migliori relazioni con i fornitori, la possibilità di usufruire di sconti, ed evitare spese di mora.

Perché i processi di contabilità fornitori hanno bisogno di un restyling

L'elaborazione AP merita più attenzione. I ritardi nei pagamenti ai fornitori possono erodere l'avviamento con fornitori stimati e influire sui termini di pagamento e sui livelli di servizio.

Il pagamento anticipato delle fatture può anche consentire alle aziende di usufruire di sconti (ad es. 1% Net 10 Days) che possono sommarsi nel tempo. Adottando un approccio strategico alla contabilità fornitori, le organizzazioni possono sfruttare queste e altre opportunità.

Se non hai valutato i tuoi flussi di lavoro AP negli ultimi anni, allora è sicuramente il momento per una valutazione approfondita delle persone, i processi e la tecnologia che stai utilizzando per gestire i debiti.

Come ottimizzare i processi AP in 9 passaggi

Circa il 55% delle aziende gestisce ancora manualmente i propri processi AP, offrendo l'opportunità di importanti miglioramenti. Anche le aziende che hanno automatizzato alcuni o tutti i loro processi AP potrebbero trarre vantaggio da un restyling.

Ecco nove modi in cui le aziende di tutte le dimensioni possono migliorare le proprie strutture AP e svilupparsi in modo più efficiente, approcci produttivi a questa importante funzione contabile.

1. Rivaluta le tue operazioni AP di base

   È tempo per un'introspezione approfondita e una valutazione onesta di come hai gestito i conti da pagare fino a questo punto. Lo gestisci manualmente? Ricevi e scansiona fatture cartacee dai fornitori quando la versione elettronica è un'opzione? Ricevi costantemente richieste di follow-up da parte loro su fatture non pagate?

   Altre bandiere rosse da cercare durante questo esercizio includono:

   • Personale contabile e manager che dedicano troppo tempo all'elaborazione delle approvazioni delle fatture.
   • Fornitori che vengono tenuti all'oscuro dei pagamenti scaduti (e di quando riceveranno i loro soldi).
   • Livelli inferiori di servizio da parte dei fornitori che non vengono pagati in tempo.
   • Processi AP incoerenti (questo è particolarmente diffuso nelle aziende più grandi che hanno più divisioni o sedi).
   • Elaborazione decentralizzata delle fatture e distribuzione dei pagamenti.
   • Esuberi di lavoro tra diversi reparti AP.

   Mappando i loro processi AP, le aziende possono avere una visione accurata delle funzioni che il loro software AP dovrà gestire e allo stesso tempo identificare potenziali lacune nell'efficienza dei loro conti correnti fornitori.

2. Ripensare i processi obsoleti

   Se le fatture continuano ad accumularsi mese dopo mese, in attesa di quella temuta telefonata dai tuoi fornitori, richiedere denaro, quindi il processo di contabilità fornitori necessita probabilmente di una revisione.

   Le tue scelte includono l'outsourcing di AP, automatizzando il processo o aggiornando il processo dei tuoi conti correnti passivi. Ognuna di queste opzioni è di gran lunga migliore dei processi manuali e cartacei, che sono particolarmente inefficienti e tendono a introdurre errori, immissione di dati ridondanti e altri problemi nel flusso di lavoro AP.

   Se la tua azienda dedica troppo tempo alla gestione di AP, è tempo di rivalutare il tuo approccio attuale e trovare nuovi modi per rendere più efficiente il processo AP end-to-end.

3. Standardizzare i processi AP inefficienti

   Inizia assicurandoti che i tuoi fornitori sappiano esattamente a chi inviare le fatture. E, sviluppare un processo che delinei chiaramente esattamente cosa dovrebbero fare i professionisti dell'approvvigionamento o gli approvatori sul campo se ricevono fatture dai fornitori (anziché lasciare che le fatture rimangano sulle loro scrivanie, raccogliere polvere mentre i fornitori aspettano di essere pagati). Le pratiche di ricezione delle fatture inefficienti sono un ottimo punto di partenza per standardizzare l'elaborazione degli AP. Per esempio, se le fatture dei fornitori vengono inviate ai singoli reparti e spesso vengono perse o smarrite, quindi farli fluire in una posizione centrale.

   Quando queste fatture arrivano, assicurati che siano ordinati in base alla priorità e alla data di scadenza. Utilizzare un rapporto sull'invecchiamento degli account per gestire le date di scadenza, con etichette come "corrente" e "scaduto 1-30 giorni" per organizzare e tenere sotto controllo le bollette. Standardizzando le modalità di ricezione e approvazione delle fatture, puoi accelerare il ciclo procure-to-pay e mantenere buoni rapporti con i fornitori.

   Impegnati per la semplificazione mentre lavori con queste e altre tecniche di standardizzazione, sapendo che il tempo che dedichi a questo esercizio non solo assicurerà che i fornitori vengano pagati in tempo, ma libererà anche tempo prezioso per il personale contabile, responsabili di reparto e il CFO.

4. Accetta fatture elettroniche

   Molte aziende si affidano ad approvazioni manuali e processi di fatturazione cartacei. Ecco la buona notizia:grazie ai progressi nella tecnologia e nel software, questo processo, altrimenti dispendioso in termini di tempo e risorse, può essere automatizzato e molto più facile da gestire.

   Con i computer che gestiscono gran parte del lavoro pesante che una volta gestivano i dipendenti della contabilità, ricevere e pagare le fatture elettronicamente aiuta le aziende a risparmiare tempo e denaro, consentendo ai dipendenti di concentrarsi su attività più importanti.

   Le fatture elettroniche aiutano anche a trasformare il processo AP ripetitivo in un sistema più ottimizzato che richiede meno "tocchi, ” riduce al minimo gli errori, e garantisce che i fornitori siano pagati in modo tempestivo.

5. Scopri come pagherai le fatture

   Determinare quando pagherai le fatture suona come un gioco da ragazzi, ma in realtà è un passo importante che aiuterà a stabilire le aspettative per i tuoi fornitori e la tua azienda. Alcune delle opzioni più popolari includono:

   • Raggruppa i pagamenti in base alla data di scadenza e paga più fatture in scadenza entro determinati tempi contemporaneamente.
   • Scegli determinati giorni del mese (ad es. il 1° e il 15 di ogni mese) quando pagherai le fatture.

   Considera anche come pagherai le fatture. Tagliare un assegno cartaceo e spedirlo? Utilizzi ACH per le fatture ricorrenti? Utilizzerai una carta di credito online tramite un servizio come Stripe, se offerto?

   Mentre prendi queste decisioni, assicurati di documentarli in un manuale a cui tutti i dipendenti possono fare riferimento. Quel modo, l'intera organizzazione comprenderà le procedure AP e sarà in grado di condividerle tra i membri del team e con i fornitori che richiedono informazioni.

6. Usa l'automazione AP

   La contabilità fornitori è un processo dispendioso in termini di tempo che deve essere gestito su base continuativa, e ha storicamente fatto affidamento su processi manuali. In altre parole, è maturo per l'automazione. Man mano che le aziende crescono, aggiungendo più fornitori e responsabilità di pagamento lungo il percorso, la necessità di automazione cresce.

   Il software di contabilità può automatizzare i pagamenti e altri processi AP, riducendo l'onere per il reparto contabilità. Passando a un sistema automatizzato, aziende:

   • Evita di perdere fatture cartacee
   • Può accelerare le autorizzazioni di pagamento
   • Organizzare meglio i loro record
   • Può inviare pagamenti o occuparsi di altre attività AP da qualsiasi luogo (con un sistema basato su cloud)

   Automatizzare i processi che una volta erano gestiti manualmente utilizzando la carta, fogli di calcolo e sistemi disconnessi portano anche a maggiori guadagni in termini di efficienza e produttività. Aiuta anche a risparmiare denaro, consente ai dipendenti di concentrarsi su un lavoro più significativo, riduce gli errori e riduce la possibilità di frode.

7. Delega dove puoi

   Mentre valuti i tuoi attuali processi AP e determini quali passaggi dovrai intraprendere per migliorarli, cercare modi per delegare compiti e responsabilità ai colleghi.

   Per esempio, se prevedi ancora di ricevere diverse fatture cartacee ogni mese, selezionare uno specifico punto di contatto per ricevere, scansionarli e inserirli nel tuo sistema AP. Quel modo, se una fattura viene smarrita o un pagamento viene emesso in ritardo, ci sarà un punto di contatto per il venditore. Puoi anche assegnare i membri del team ad altri ruoli per distribuire uniformemente le responsabilità dell'AP e liberare tutti per svolgere un lavoro più importante.

8. Elimina l'immissione manuale dei dati

   Richiede tempo, noioso, costoso e soggetto a errori, l'inserimento manuale dei dati riduce l'efficienza della contabilità fornitori e apre molte opportunità di errore. Poiché i membri del team di contabilità prendono i dati dalle fatture dei fornitori e li inseriscono manualmente nei loro computer, gli errori sono inevitabili e costosi.

   Per esempio, anche solo un numero mancante o un punto decimale fuori posto può tradursi in costi importanti per un'azienda. Se un sistema automatizzato è programmato per pagare $ 35 a un fornitore, 000 invece di $ 3, 500, ad esempio, quell'errore può avere un impatto significativo sulla linea di fondo. Una volta identificato, il problema deve quindi essere risolto, un'altra perdita di tempo e risorse per l'organizzazione.

   Moltiplica questo errore su più fatture ed è facile capire perché l'eliminazione dell'inserimento manuale dei dati è un motivo fondamentale per snellire il processo AP. L'implementazione di un sistema ERP con automazione AP consente alle aziende di acquisire tutti i dati di fatturazione, sincronizzarlo con il loro sistema di contabilità, controllare l'esattezza di tutti i dati (ad es. a fronte di ordini di acquisto emessi) e ridurre al minimo la possibilità di errori nei dati.

9. Archivia i dati in modo efficace e automatico

   Il processo AP non termina con il pagamento delle fatture. Include anche l'archiviazione post-pagamento dei dati che possono essere recuperati, riesaminato e agito (se necessario) in una data successiva. Che sia cartaceo o digitale, questo record storico di tutte le fatture dei fornitori che sono state saldate è una parte vitale dei registri finanziari di un'azienda.

   Oltre a ridurre gli errori di immissione dei dati, Il software di automazione AP fornisce questa "traccia cartacea digitale" e offre ai dipendenti il ​​controllo e il tempo necessario per lavorare su progetti più importanti.

   Con il software basato su cloud è disponibile un database centralizzato di informazioni AP con cui i membri del team autorizzati in tutti i reparti possono interagire e accedere da qualsiasi luogo.

Dovresti prendere in considerazione l'automazione AP per la tua azienda?

Secondo Ardent Partners, Il 55% delle aziende considera i propri reparti AP come "molto" o "eccezionalmente" preziosi per l'intera azienda. Nonostante il valore percepito, l'elaborazione delle fatture costa ancora alle aziende più del dovuto. Mentre i reparti AP migliori della categoria avevano costi medi di elaborazione delle fatture di soli $ 2,18 per fattura, i ritardatari hanno speso $ 12,60, quasi il 500% in più.

Con l'approvazione ritardata delle fatture, abbondanza di carta e scarsa visibilità dei dati di fatturazione e pagamento, le aziende si rivolgono sempre più all'automazione AP. In cambio, queste aziende stanno beneficiando di una migliore analisi AP, eliminare la carta, riducendo i costi di lavorazione e migliorando la collaborazione con i fornitori.

Con una stima dell'81% delle aziende colpite da frodi nei pagamenti nel 2019, L'automazione AP aiuta le aziende a proteggersi dalle frodi controllando quali dipendenti hanno accesso all'approvazione delle fatture e al rilascio dei pagamenti. Possono quindi creare flussi di lavoro di approvazione con più persone e aumentare le possibilità di rilevare fatture fraudolente prima che il pagamento venga elaborato.

In che modo NetSuite aiuta le aziende di tutte le dimensioni con l'ottimizzazione e l'automazione degli AP

Le aziende di tutte le dimensioni possono gestire l'intero processo di contabilità fornitori con le soluzioni leader di NetSuite. Progettato da zero per soddisfare le esigenze delle aziende di tutti i settori, NetSuite è facile da implementare e semplice da mantenere.

NetSuite consente alle aziende di conservare tutte le fatture e le informazioni sui fornitori in un unico posto, automatizzare i pagamenti con diverse modalità (verifica, trasferimento bancario, filo, ecc.) e gestire altri processi dall'ordine di acquisto al pagamento. Può anche produrre report che rivelano preziose informazioni sullo stato dei pagamenti, importo totale delle fatture in sospeso, fatture scadute e altro ancora.