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Principali indicatori KPI di contabilità fornitori (AP) da monitorare

È assodato che i leader finanziari si sforzano continuamente di utilizzare i dati in modo più efficace, con l'imperativo di produrre report migliori sugli indicatori chiave di prestazione (KPI) e identificare le aree per realizzare risparmi sui costi in tutta l'azienda. Ma gran parte della caccia agli sprechi e alle inefficienze inizia all'interno della stessa funzione contabile e finanziaria. Un'area chiave di ottimizzazione in questo senso è il processo di contabilità fornitori e le persone che lo gestiscono.

Monitorare attentamente i KPI su ciò che l'azienda deve ai suoi fornitori, fornitori e creditori aiutano a eliminare gli errori, ridurre i costi sostenuti dalle inefficienze dei processi e ottimizzare il flusso di cassa, che sono molti dei vantaggi dell'automazione AP.

Cosa sono i KPI?

Un KPI è una metrica aziendale collegata a un obiettivo di prestazione. Il monitoraggio dei KPI aiuta l'azienda a vedere se si sta muovendo verso i propri obiettivi e a prendere le giuste decisioni aziendali per raggiungerli. I KPI forniscono una bussola per monitorare e cambiare direzione internamente, ma possono anche essere usati per aiutare a confrontare le prestazioni di un'organizzazione rispetto ai colleghi nel suo settore. I KPI forniscono modi per misurare l'efficienza, costo o risultato delle diverse parti dei processi aziendali.

Ci sono KPI che sono rilevanti per le aziende in un'ampia gamma di settori e altri che sono unici per il settore. Ad esempio, Le metriche di gestione dell'inventario come il tasso di riempimento degli ordini o il tempo del ciclo dell'ordine sono importanti per le società di distribuzione all'ingrosso. Il tasso di abbandono dei clienti e i costi di acquisizione dei clienti sono KPI importanti per le società di software SaaS. Ma la maggior parte dei KPI finanziari sono rilevanti in tutti i settori, con KPI relativi ai processi di contabilità fornitori che forniscono molti indizi su dove è possibile ottenere efficienze o risparmi sui costi.

Perché i KPI AP sono importanti?

I debiti sono le passività a breve termine dell'azienda:il denaro che deve ai suoi fornitori, fornitori e creditori che scadranno in meno di un anno. Le persone che gestiscono tale processo costituiscono il reparto contabilità fornitori.

I KPI AP forniscono modi per misurare il processo AP stesso, nonché la produttività e l'efficienza delle persone che lo gestiscono. Assicurarsi che i fornitori siano soddisfatti e bilanciare i vantaggi del credito per il flusso di cassa è un lavoro davvero importante. Se tali fornitori, fornitori e creditori non vengono pagati nei tempi previsti, l'azienda non può ottenere beni o servizi di cui ha bisogno per fare affari. E se l'azienda non ha abbastanza liquidità mese per mese, non può gestire la propria attività, figuriamoci fare piani per la crescita.

Perché il tuo reparto AP ha bisogno di KPI/obiettivi?

Poiché il reparto contabilità fornitori si trova all'intersezione di molte funzioni aziendali, gli errori e le inefficienze in quel processo hanno effetti a catena sui processi di collegamento. I KPI AP forniscono segnali che l'azienda deve esaminare più a fondo il processo per trovare risposte. Un tasso elevato di giorni pagabili in sospeso potrebbe essere il risultato di ritardare il pagamento ai fornitori perché non sta arrivando abbastanza denaro per pagarli:un problema ovvio con le entrate che l'azienda deve esaminare ulteriormente.

L'elaborazione di un numero elevato di fatture rispetto ad altri nello spazio potrebbe indicare che l'azienda sta lavorando con troppi fornitori e perde sconti e risparmi sui costi dal consolidamento dell'attività. Un numero elevato di errori di pagamento o pagamenti duplicati potrebbe segnalare pratiche AP fraudolente, realizzate pagando società di comodo o pagando fornitori con cui l'azienda non ha più rapporti commerciali.

12 principali KPI AP da tenere traccia

I KPI AP aiutano l'azienda a muoversi verso prestazioni migliori perché possono essere utilizzati per raggiungere obiettivi interni e confrontarsi con altri nel settore.

  1. Giorni di pagamento in sospeso (DPO). Questo è il numero medio di giorni necessari all'azienda per rimborsare i suoi debiti. Questo numero deve trovare un equilibrio tra pagare i fornitori e assicurarsi che siano soddisfatti e assicurarsi che ci sia abbastanza denaro nell'attività. Se è troppo alto, è un'indicazione che l'azienda sta pagando il fornitore in ritardo, che potrebbe avere una serie di effetti:termini di pagamento più costosi, e rating di credito inferiori. Se questo tasso è troppo basso, può significare che l'azienda non sta sfruttando i termini del credito. Il rapporto aiuta l'azienda a vedere quanto bene sta gestendo il flusso di cassa.

    Per calcolare il DPO:

    Calcola la media dei conti da pagare

    Conti passivi medi =
    (Contabilità iniziale - Contabilità finale per il periodo) / 2

    DPO =
    (media contabilità fornitori / costo delle merci vendute) x numero di giorni nel periodo contabile

    Se quel numero è 30, ad esempio, significa che l'azienda impiega in media 30 giorni per pagare i suoi conti.

  2. Costo per l'elaborazione di ogni fattura. Questa è un'importante metrica di produttività. Include tutti i costi per AP di elaborazione dei pagamenti:persone, spese di gestione e oneri fornitori. Prendi il totale e dividi per il numero totale di fatture elaborate per ottenere il costo medio per fattura. APQC afferma che i migliori esecutori spendono $ 2,07 per fattura. Gli attori peggiori spendono più di $ 10 per fattura.

  3. I migliori metodi di pagamento. Spostare i fornitori verso metodi di pagamento elettronici può trarre molti vantaggi, ma molte aziende fanno ancora affidamento sui controlli. Un recente sondaggio di Pymnts.com ha rilevato che gli assegni sono ancora il metodo più popolare utilizzato per pagare i fornitori, anche se il dipartimento AP li classifica come il settimo metodo di pagamento preferito (ACH al primo posto). Gli intervistati hanno classificato gli assegni come il metodo di pagamento "meno veloce".

  4. Errori di pagamento. Gli errori di pagamento possono danneggiare i rapporti con i fornitori e influire sui termini di credito. OpsDog afferma che l'errore di pagamento del fornitore è un errore comune. Tieni traccia dell'errore di pagamento del fornitore prendendo il numero di pagamenti in uscita elaborati dal dipartimento AP che contenevano un errore (come un indirizzo sbagliato, importo errato o pagamento doppio) diviso per il numero totale di transazioni avviate nello stesso periodo di tempo.

    Tra quegli errori, un altro KPI su cui azzerare è il tasso di pagamento duplicato. I dati della società di benchmarking APQC mostrano che in media, anche nelle organizzazioni che ottengono i risultati migliori quando si tratta di pagamenti duplicati, Lo 0,8% degli esborsi annuali è doppio o errato. Gli ultimi risultati riportano più del doppio di tale importo al 2%.

    La percentuale di pagamenti di fatture duplicate viene calcolata prendendo il numero di fatture pagate più di una volta in un determinato periodo di tempo e dividendolo per il numero di fatture pagate in quel periodo di tempo.

  5. Fatture elaborate per dipendente. Calcolare quante fatture vengono elaborate per dipendente a tempo pieno all'anno è un ottimo modo per misurare la produttività. Una metrica strettamente correlata è il numero medio di fatture elaborate per dipendente al giorno. Ciò può fornire una visione dettagliata della produttività e consentire all'azienda di approfondire i motivi alla base degli errori. Questo KPI sarà diverso in base al settore in cui opera l'azienda.

  6. Fatture elettroniche in percentuale sul totale delle fatture. Le fatture elettroniche si basano su formati EDI o XML o su un modulo basato sul web. I file EDI o XML vengono inviati direttamente dal sistema di contabilità fornitori del fornitore al sistema di contabilità fornitori della società acquirente. Ciò consente di risparmiare tempo perché non richiede alcun lavoro manuale da parte del dipartimento AP, consente di risparmiare denaro associato a quel lavoro ed è più sicuro. Walmart e Ford hanno ordinato a tutti i loro fornitori di passare a EDI, ma comunicare il valore ai fornitori può essere la sfida più grande.

  7. Percentuale di sconti fornitore acquisiti. Approfittare di tutti gli sconti dei fornitori offerti sui termini di pagamento anticipato può sempre avere senso. Dipende dalla posizione di cassa della società. D'altra parte, l'acquisizione di sconti sui fornitori può produrre vantaggi significativi in ​​termini di risparmi in contanti e credito aziendale. I dati dell'Institute of Finance and Management mostrano che l'80% dei fornitori è disposto a scambiare sconti per pagamenti anticipati. Un KPI strettamente correlato, la percentuale delle fatture pagate ai termini fornisce una misura se l'azienda sta rispettando gli obblighi del fornitore.

  8. Tempo medio per approvare una fattura. Ottenere l'approvazione di fatture e pagamenti è costantemente considerato una delle principali sfide per i professionisti AP. Pymnts.com afferma che ci vuole l'approvazione da due a cinque persone per elaborare una fattura e 14,1 giorni. E la ricerca di Ardent Partners dimostra che non sempre più tempo dedicato alle approvazioni si traduce in un pagamento più accurato, con 1/10 dei pagamenti mediamente contestati dai fornitori.

  9. Spese di contabilità fornitori in percentuale delle entrate. Mentre i costi associati all'AP sono spese operative necessarie, il monitoraggio della spesa come percentuale delle entrate fornisce informazioni per prendere decisioni sulla riduzione dei processi manuali e sull'aumento o diminuzione del personale. OpsDog afferma che questo viene calcolato prendendo la spesa totale sostenuta dalla funzione di contabilità fornitori divisa per le entrate in un periodo. Anche se non rilascia AP in modo specifico, Il rapporto Robert Half Benchmarking Accounting and Finance del 2019 ha messo alcuni numeri intorno alla dimensione media della funzione finanziaria nelle piccole e medie imprese. Le aziende con entrate inferiori a $ 25 milioni impiegavano una media di tre persone nella funzione finanziaria. Tra $ 25- $ 99 milioni impiegati sei e tra $ 100 milioni e $ 499 milioni impiegati 13.

  10. Fatture elaborate all'anno. Questo numero di fatture elaborate annualmente è necessario per calcolare molti altri KPI, comprese le fatture elaborate per FTE e il costo per fattura. È una buona indicazione se un'azienda dovrebbe guardare al software per automatizzare ulteriormente il processo. Ma questo numero dovrebbe anche essere confrontato con il numero di fornitori con cui l'azienda sta lavorando.

    Il KPI può essere utilizzato per confrontare i colleghi del settore e fornire a un'azienda una buona indicazione se sta lavorando con troppi fornitori (o non abbastanza), ognuno dei quali presenta il proprio insieme di rischi. Lavorare con troppi fornitori riduce la visibilità nella catena di approvvigionamento. Dall'altra parte, lavorare con due pochi fornitori potrebbe presentare difficoltà in caso di interruzioni della fornitura.

  11. Percentuale di fatture elaborate direttamente. Guardando quante fatture potrebbero essere abbinate subito ai PO e pagate senza alcun intervento manuale, le aziende possono perfezionare meglio i processi e gestire le eccezioni. Nelle migliori aziende della categoria, uno studio ha affermato che in media il 71% delle fatture può essere elaborato direttamente.

  12. Tempo ciclo fattura. Il tempo del ciclo di fatturazione o lead time della fattura è il tempo che intercorre tra la società che riceve la fattura da un fornitore e quando viene erogato il pagamento. Uno studio Canon ha affermato che le organizzazioni medie impiegano 13,5 giorni, mentre il best-in-class prende 3.3. Accorciare questo ciclo può aumentare le relazioni con i fornitori. I tempi del ciclo di pagamento estesi possono danneggiare i rapporti con i fornitori e segnalare problemi di produttività e qualità del lavoro all'interno della funzione AP.

Misura i KPI della tua contabilità fornitori

Per apprendere e prendere decisioni aziendali dai KPI, il primo passo è ottenere i dati precisi necessari per eseguire i calcoli.

L'automazione delle parti del processo AP più soggette a errori rende la raccolta dei dati molto più semplice. Una delle prime aree che le organizzazioni cercano di automatizzare è il processo di fatturazione. Il software di contabilità può estrarre i dati della fattura e compilare automaticamente i campi nel sistema di contabilità fornitori. I flussi di lavoro integrati nel software assicurano che le persone giuste vedano la spesa, può verificarne la legittimità e approvarlo. Questo flusso di lavoro può garantire che la fattura venga indirizzata ad AP per effettuare il pagamento.

Ridurre la quantità di lavoro manuale per inserire i dati delle fatture e completare il processo di approvazione consente di risparmiare tempo e aumenta la precisione, ma garantisce anche che tutti i dati intorno alla fattura siano in una posizione centrale. Metriche sul numero di fatture elaborate quel mese, i numeri necessari per calcolare la media dei conti da pagare e quante fatture sono state elaborate senza bisogno di informazioni manuali possono essere facilmente visualizzati per eseguire più calcoli KPI in fogli di calcolo o, idealmente, vedere dashboard che emergono dati KPI impostati calcolati automaticamente dal sistema.

In che modo l'automazione AP può migliorare i tuoi KPI?

L'automazione del processo AP può:

  1. Taglia i costi per elaborare le fatture automatizzando l'inserimento
  2. Diminuisci il DPO accelerando le approvazioni
  3. Consenti a meno dipendenti di elaborare più fatture, mantenere bassi i costi di AP man mano che l'azienda cresce
  4. Consentire il pagamento diretto delle fatture senza intervento manuale per consentire al reparto contabilità fornitori di gestire le eccezioni
  5. Automatizza il pagamento per allinearti ai termini di sconto del fornitore per costruire relazioni solide
  6. Aumenta la precisione per ridurre le fatture contestate
  7. Diminuire il rischio di frode e garantire la conformità normativa con i ruoli e la separazione dei compiti
  8. Spostare i fornitori verso metodi di pagamento elettronici e EDI per continuare a guadagnare efficienza

I KPI aiutano la finanza a porre la domanda giusta e a vedere l'impatto dei miglioramenti dei processi. Ad esempio, un aumento della fatturazione elettronica ha ridotto il DPO? E questo si è tradotto in termini di pagamento più favorevoli da parte dei fornitori, come sconti o termini di pagamento più lunghi in modo che l'azienda possa trattenere i contanti? Il monitoraggio dei KPI AP fa molto di più che velocizzare l'elaborazione delle fatture, ma è una strategia chiave per aumentare la liquidità dell'azienda.