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Che cos'è una voce di diario in contabilità? Una guida

La ragion d'essere della contabilità è di presentare un conciso, tempestivo, narrazione accurata della situazione fiscale di un'organizzazione. I leader aziendali si rivolgono ai loro team finanziari per verificare la realtà:possiamo permetterci di assumere un nuovo ingegnere? Quanta pista abbiamo? Spendiamo troppo in spese di esercizio?

Le voci del diario sono i mattoni fondamentali che forniscono le risposte a queste e ad altre domande. Le voci del diario elencano i dati vitali, come quanto è stato accreditato e addebitato, quando e da quali conti. Ogni registrazione prima nota corrisponde a una transazione commerciale distinta e viene infine registrata nella contabilità generale.

La validità di tutti i report finanziari è influenzata dall'accuratezza, o dall'inesattezza, delle informazioni inserite a questo livello.

Che cos'è una voce di diario in contabilità?

Ogni voce di giornale contiene i dati significativi per una singola transazione commerciale, compresa la data, l'importo da accreditare e addebitare, una breve descrizione della transazione e dei conti interessati. A seconda della società, può elencare le controllate interessate, dettagli fiscali e altre informazioni.

È fondamentale inserire con precisione i dati del diario completi in modo che anche la contabilità generale e i report finanziari basati su queste informazioni siano accurati e completi. Con un moderno software di contabilità, le voci di diario ricorrenti possono essere modellizzate ed eseguite automaticamente, minimizzando il potenziale di errore.

Le scritture contabili sono effettuate in ordine cronologico e seguono il sistema della contabilità in partita doppia, il che significa che ognuno avrà sia una colonna di credito che una di debito. Anche quando addebiti e accrediti sono collegati a più conti, gli importi in entrambe le colonne devono essere uguali. Per esempio, diciamo che un'azienda spende $ 277,50 per il catering del pranzo per i dipendenti. Il conto spese aumenta di tale importo, mentre il conto in contanti, che è un bene, diminuisce di $ 277,50 perché quei soldi sono stati spesi.

Punti chiave

  • Un diario è un registro conciso di tutte le transazioni condotte da un'azienda; le voci del diario descrivono in dettaglio come le transazioni influiscono sui conti e sui saldi.
  • Tutti i rendiconti finanziari si basano sui dati contenuti nelle scritture contabili, e ne esistono di varie tipologie per soddisfare le esigenze aziendali.
  • Adeguamento delle scritture contabili, Per esempio, sono utilizzati per maturare o differire entrate e spese, modificare o correggere registrazioni precedenti o stimare transazioni non in contanti, come le indennità per il debito che è stato cancellato.

Qual è lo scopo di una voce di diario?

Lo scopo di una registrazione nel diario è registrare fisicamente o digitalmente ogni transazione commerciale in modo corretto e accurato. Se una transazione interessa più conti, la voce di diario riporterà in dettaglio anche queste informazioni.

Per esempio, diciamo che il nostro acquisto di ristorazione comporta tasse sia statali che locali. Quella voce di diario composta potrebbe assomigliare a questa:

Catering per XYZ Corp. Addebito Credito Contanti $ 277,50 Saldo $ 250.00 Tassa statale $ 10.00 Tassa sui pasti locali $ 17,50

Così, il giornale consente al ristoratore di contabilizzare con precisione le tasse dovute a più giurisdizioni.

Le annotazioni nel diario sono il fondamento di un'efficace tenuta dei registri. Sono ordinati in vari piani dei conti e, una volta verificata l'accuratezza, iscritto in contabilità generale, che poi fornisce informazioni ai report finanziari da cui dipendono i decisori aziendali.

Periodici accurati e completi sono essenziali anche nel processo di auditing, poiché le scritture contabili forniscono resoconti dettagliati di ogni transazione. Revisori dei conti, sia interni che esterni, cercherà voci o adeguamenti privi della documentazione adeguata, spiegazioni o approvazioni o che sono al di fuori della norma per l'attività.

Cosa è incluso in una voce di diario?

Le voci del diario possono contenere più punti dati, ma generalmente includono:

  • un'intestazione, che è un descrittore del tipo di voce, e la data inserita nel giornale;
  • Un identificatore numerico univoco o un numero di riferimento;
  • Uno o più conti e importi che saranno addebitato dalla transazione e dalla/e data/e di questi addebiti;
  • Uno o più conti e importi la transazione sarà credito e la/e data/e di questi accrediti; e
  • Una breve descrizione della transazione.

Le voci del diario possono includere anche dati specifici dell'azienda, quali la controllata o le controllate coinvolte nella transazione e la valuta o le valute utilizzate.

Cosa sono debiti e crediti?

Addebiti aggiungere ai conti delle spese e delle attività e sottrarre dalla passività, entrate e saldi patrimoniali, mentre titoli di coda sottrarre dai saldi delle spese e delle attività e aggiungere alla passività, conti delle entrate e del patrimonio netto.

In contabilità, il principio di base è lo stesso:una registrazione prima nota di rettifica per tenere conto degli interessi maturati su un prestito bancario addebiterà il conto interessi passivi e accrediterà il Conto interessi maturati .

Come si scrive una voce di diario?

MyToys Manufacturing Co. acquista $ 100, 000 di materie prime. paga $ 10, 000 in contanti e utilizza il credito per il saldo. La società registrerebbe un debito, o aumentare, di $ 100, 000 in materie prime. Il Contanti il conto mostrerebbe un credito, o diminuire, di $ 10, 000 perché questo era l'importo pagato in questa transazione. Il Conto fornitori mostrerebbe un aumento, o credito, di $90, 000 in quanto ora deve tale importo a un fornitore in una data o più date future.

Poiché MyToys effettua pagamenti nel tempo su questo acquisto, il Conto Contanti mostrerà un credito corrispondente (meno contanti è disponibile) e il È possibile pagare per questi account un debito corrispondente in quanto la società deve pagare meno denaro.

Ulteriore, poiché le materie prime vengono utilizzate per produrre prodotti finiti:giocattoli, in questo caso — viene applicato un credito al conto Materie prime per riflettere un calo di valore man mano che le materie prime vengono consumate, e il conto Prodotti finiti viene addebitato per riflettere un aumento della quantità di scorte disponibili.

6 tipi di voci del diario

Ci sono sei tipi di voci di diario, o sette se conti l'arcaico, voce singola vaga e di rado utilizzata. La registrazione a giornale singola non viene utilizzata nella contabilità standard, che si basa sulla partita doppia. È più adatto al bilanciamento del libretto degli assegni che alla contabilità aziendale, che coinvolge molti account.

Ciascuno dei sei tipi di voce principali ha una funzione specifica nella contabilità. Insieme presentano un equilibrato, dichiarazione accurata e obiettiva della situazione finanziaria della società.

Loro sono:

  1. Voci di apertura

    Queste voci riportano il saldo finale del periodo contabile precedente come saldo iniziale per il periodo contabile corrente. Ad esempio:il saldo finale del conto contanti nel bilancio del periodo contabile precedente era di $ 11, 000 dopo che tutte le passività sono state pagate per il periodo. Quel saldo di $ 11, 000 è ora la voce di apertura per il periodo contabile corrente.

  2. Trasferisci voci

    Trasferire voci spostare, o destinare, una spesa o un reddito da un conto all'altro. Per esempio, MyToys Manufacturing trasferisce contanti dal suo conto principale a una filiale. Una registrazione prima nota di trasferimento conti per il trasferimento del denaro da un conto a un altro. Nessuna terza parte è coinvolta in queste voci, e i trasferimenti devono sempre essere pari a zero.

  3. Voci di chiusura

    Queste voci segnano la fine di un periodo contabile ad un saldo che può poi essere trasferito da un conto temporaneo a uno permanente, o da un periodo contabile all'altro. Nel caso di conti temporanei, la registrazione di chiusura azzera il conto, e qualsiasi saldo superiore a quello viene trasferito ad un altro, conto più permanente. L'account temporaneo viene quindi chiuso.

    Esempi di conti temporanei includono conti spese e perdite; reddito, conti di reddito e di guadagno; conti riepilogativi dei redditi; e conti di dividendo o prelievo. Nel caso di periodi contabili, la registrazione di chiusura riflette il saldo finale per quel conto alla fine di quel periodo contabile. Tale valore viene quindi trasferito come voce di apertura per il periodo contabile successivo. In quel caso, è il periodo contabile per quel conto, che è chiuso.

  4. Regolazione voci

    Le voci di rettifica sono voci che registrano modifiche ai conti che non sono altrimenti contabilizzate nel giornale, secondo il metodo della contabilità per competenza. Queste voci sono registrate nella contabilità generale alla fine di un periodo contabile secondo i principi di corrispondenza e rilevazione dei ricavi. Esempi comuni sono i ratei, dilazioni e preventivi.

    Un rateo di spesa si riferisce a una spesa registrata in un periodo contabile prima di essere effettivamente pagata. Un esempio è l'elettricità utilizzata da un impianto nel mese precedente all'emissione della bolletta da parte dell'azienda.

    UN maturazione dei ricavi si riferisce a lavori eseguiti o prodotti consegnati ma per i quali non è stata fatturata al cliente.

    Un dilazione di spesa si verifica quando un pagamento viene effettuato in un periodo contabile precedente a quello in cui la spesa è stata effettivamente sostenuta. Un esempio è un pagamento effettuato ora per un'assicurazione che copre il periodo di sei mesi successivo. Ricavo differito si applica quando una società riceve pagamenti in anticipo per servizi o prodotti che devono essere consegnati in futuro.

  5. Voci composte

    Queste registrazioni registrano più di un conto da addebitare o più di un conto da accreditare. La regola della registrazione a giornale richiede che il totale di debiti e crediti sia uguale, ma il numero di crediti e debiti non deve essere uguale. Per esempio, ci può essere un addebito ma due o più accrediti, o un credito e due o più debiti, o anche due o più crediti e debiti. Per esempio, Il libro paga può comportare un gran numero di scritture contabili, che può essere semplificato in forma composta come sommario.

  6. Invertire le voci

    Le registrazioni di storno vengono effettuate all'inizio di un nuovo periodo contabile e servono a stornare, o annulla, una registrazione di rettifica effettuata alla fine dell'esercizio precedente. Questa opzione fornisce una significativa riduzione degli errori contabili dovuti al doppio conteggio delle spese o delle entrate e aumenta l'efficienza nell'elaborazione delle fatture effettive nel nuovo periodo contabile. In altre parole, servono per semplificare la contabilità. Per esempio, un rateo passivo riportato nell'esercizio precedente può essere stornato in modo che la spesa possa essere contabilizzata nell'esercizio in cui è stata pagata, senza preoccuparsi di denunciare la spesa due volte.

Come preparare le voci del diario per la tua attività

È importante preparare correttamente le registrazioni del diario per garantire che le transazioni siano registrate accuratamente. Inizia decidendo quale transazione deve essere inserita e dove. Se utilizzi un software di contabilità, dovrai inserire meno voci del diario perché l'automazione incorporata nel software trasmetterà i dati rilevanti ad altri account e report secondo necessità.

Se stai facendo la contabilità manualmente, per registrare correttamente una transazione, dovrai capire tutto ciò che la transazione influisce sui libri della società.

Identificare gli account che saranno interessati: Il primo passo consiste nell'identificare i conti interessati dalla transazione. Questo può creare confusione se non hai familiarità con i termini e i principi contabili. Ma in generale, stai cercando aree di impatto dalla transazione:quali conti guadagneranno qualcosa, e quale perderà qualcosa in questa transazione?

Ordina prima le transazioni: Ordinamento delle transazioni per tipo — spese, depositi bancari, tasse trimestrali:ti metteranno sulla strada giusta per registrare correttamente queste transazioni.

Segui i soldi: Ora che la transazione è ordinata, pensa a come influenza i valori, in termini di debiti e crediti, nei relativi conti. Chiedilo a te stesso, Da dove vengono i soldi, e dove è andato? Che cosa ha aggiunto la transazione al business, e cosa ha portato via? L'adagio della fisica che "per ogni azione, c'è una reazione uguale e contraria” vale in contabilità, pure. Assicurati di identificare tutte le azioni e le reazioni causate dalla transazione.

Determina il tipo di account: Alcune transazioni sono facili da mappare in termini di crediti e debiti nei vari conti interessati. Altri potrebbero essere un po' più complicati. Ecco alcuni suggerimenti per aiutarti a capirli,

  • Acquisisci familiarità con i tipi di account di base: Tutte le scritture contabili rientrano in uno dei tipi di conto di base:attività, Passività, Spese, Entrate ed equità. Una volta riconosciuto ciascuno di questi tipi, sarà più facile capire cosa comporta ciascuno, come si riferiscono ad altri conti e come i diversi tipi di transazioni li influenzano.

  • Utilizza le regole contabili standard per indicare dove applicare crediti e addebiti: Le regole contabili esistono per ottime ragioni, uno dei quali sembra essere la standardizzazione di ciò che va dove nei rapporti finanziari e nelle voci del diario. Guarda le regole contabili per la definizione di dove applicare debiti e crediti per una determinata registrazione del diario.

Prepara il tuo diario: Ora che hai identificato il tipo di transazione e i conti interessati, sei pronto per inserire la tua voce nel diario.

  • Immettere la data corretta:ogni registrazione a giornale deve essere datata per garantire che i dati in essa contenuti siano applicati al periodo contabile corretto.

  • Assegna il nome dell'account e codice :Annotare il nome del conto e il codice di contabilità generale identificativo univoco. Le transazioni sono codificate su conti specifici a scopo di reporting. I saldi dei conti alimentano le varie voci di bilancio.

  • Inserisci l'addebito e l'accredito importi :se utilizzi un software di contabilità, le probabilità sono che parte dell'accredito e dell'addebito in una registrazione a giornale saranno almeno parzialmente automatizzati. Se tieni i libri contabili a mano, dovrai ricontrollare per assicurarti di aver inserito correttamente tutti i crediti e gli addebiti.

Esempi di riviste comuni

L'accettato, la pratica standard consiste nell'utilizzare un sistema di contabilità a partita doppia, che generalmente comporta l'uso sia di un libro mastro che di un giornale generale. Può anche includere l'uso di giornali speciali per transazioni frequenti all'interno di una categoria specifica.

Giornale generale

Un giornale generale è un libro di transazioni commerciali grezze registrate in ordine cronologico per data. È il primo posto in cui viene registrata una transazione. Gli importi vengono quindi registrati nei conti appropriati come crediti, conti di cassa o conti patrimoniali.

Rivista speciale

Speciale, o specializzato, i giornali contengono transazioni frequenti all'interno di una determinata categoria e sono normalmente utilizzati nella contabilità manuale, per rendere più facile per le aziende trovare istanze di particolari tipi di transazioni. Gli esempi includono giornali di registrazione vendite e acquisti che raggruppano le vendite a vari clienti o gli acquisti dai fornitori in un'unica posizione. I moderni software di contabilità eliminano la necessità di giornali speciali facilitando l'ordinamento delle transazioni e la ricerca di dettagli granulari.

Come tenere traccia delle voci del diario

Per spostare i dati nella posizione corretta nella contabilità generale, le voci del diario devono essere facilmente rintracciabili in modo che le informazioni possano essere trovate e copiate secondo necessità. È possibile registrare e tenere traccia di più voci di diario nei conti T, che aiutano i team finanziari a visualizzare le voci per una più facile revisione.

Esempi di voci di giornale

I conti T sono una rappresentazione visiva del conto di contabilità generale. Ecco alcuni esempi, così come ulteriori tipi di registrazioni a giornale.

Due conti T:contanti e note da pagare

Contanti (conto cespite) ADDEBITO
Aumenta un bene/denaro ricevuto
CREDITO
Diminuisce un bene/denaro pagato
Data Nome utente Addebito Credito 1-ott-20 CONTANTI 10, 000 Da pagare 10, 000 Note passive (conto passivo) ADDEBITO
Diminuisce una passività / Prestito pagato
CREDITO
Aumenta un bene / Prestiti fondi aggiuntivi
Note passive (conto passivo) ADDEBITO
Diminuisce una passività / Prestito pagato
10 ott 20 INGRESSO 10, 000
CREDITO
Aumenta un bene / Prestiti fondi aggiuntivi
9 ott 20 INGRESSO 20, 000
1 Ott 20 INGRESSO 10, 000

Registrazione prima nota per interessi attivi

Data Particolari Addebito Credito 1-nov-20 Northern Bank 12, 000 A:Interessi attivi 12, 000

*Interessi attivi maturati nel mese precedente, ricevuto nel mese in corso

Data Particolari Addebito Credito 31-ott-20 Interessi attivi NB 11, 000 A:Interessi attivi NB 11, 000

*Interessi attivi maturati ma non ricevuti

Diario Generale

Registrazione prima nota per interessi attivi

Data Particolari Addebito Credito Rif 1-ott-20 Ammortamento 10000 NS2020--400 Ammortamento accumulato *Ammortamento ott 2020 10000 1-set-20 Materie prime 2500 NS2020--300 Contanti *Acquistare forniture per la produzione di giocattoli 2500 1-Aug-20 Utenze 500 NS2020--200 Contanti *Elettricità impianto Mfg 500 1-Set-20 Contanti 20000 NS2020--100 Capitale *Investimento VC per nuovo giocattolo 20000

Utilizzo del software di contabilità per tenere traccia delle registrazioni del diario

Man mano che la contabilità cresce in complessità e le scritture contabili aumentano di numero, il monitoraggio diventa più difficile, soprattutto nei sistemi di inserimento manuale. Il software di contabilità è una soluzione migliore per la maggior parte delle aziende perché gran parte dello sforzo relativo al monitoraggio delle voci del diario, il pull e l'allocazione degli account possono essere automatizzati.

L'automazione offre una maggiore efficienza e tassi di errore ridotti. Ulteriore, un moderno software di contabilità faciliterà notevolmente il processo di revisione.

Le scritture contabili sono la spina dorsale di tutti i rapporti finanziari. Come tale, le transazioni devono essere verificate e le corrispondenti registrazioni a giornale devono essere verificate per verificarne l'accuratezza. Se i libri sono completati manualmente o digitalmente, gli accrediti e gli addebiti sui conti interessati devono essere allocati secondo le regole contabili standard.

Da queste misure semplificate ma impegnative, un'azienda può sapere dove si trova finanziariamente e fino a che punto può spingersi con i piani futuri.