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Fattura

Che cos'è una fattura?

Una fattura è un documento commerciale con data e ora che dettaglia e registra una transazione tra un acquirente e un venditore. Se beni o servizi sono stati acquistati a credito, la fattura di norma specifica i termini dell'affare e fornisce indicazioni sulle modalità di pagamento disponibili.

I tipi di fatture possono includere una ricevuta cartacea, un atto di vendita, nota di debito, fattura di vendita, o registrazione elettronica online.

Punti chiave

  • Una fattura è un documento che mantiene un registro di una transazione tra un acquirente e un venditore, come una ricevuta cartacea di un negozio o un documento online di un rivenditore online.
  • Le fatture sono un elemento critico dei controlli interni e degli audit contabili.
  • Gli addebiti rilevati in fattura devono essere approvati dal personale di gestione responsabile.
  • Le fatture generalmente indicano i termini di pagamento, costi unitari, spedizione, gestione, e qualsiasi altro termine delineato durante la transazione.
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Fattura

Le basi di una fattura

Una fattura deve indicare che è una fattura sul fronte del disegno di legge. In genere ha un identificatore univoco chiamato numero di fattura che è utile per riferimento interno ed esterno. Una fattura in genere contiene informazioni di contatto per il venditore o il fornitore di servizi nel caso in cui si verifichi un errore relativo alla fatturazione.

I termini di pagamento possono essere indicati sulla fattura, nonché le informazioni relative ad eventuali sconti, dettagli di pagamento anticipato o oneri finanziari valutati per ritardati pagamenti. Presenta anche il costo unitario di un articolo, unità totali acquistate, trasporto, gestione, spedizione, e relativi oneri fiscali, e delinea l'importo totale dovuto.

Le aziende possono scegliere di inviare semplicemente un estratto conto di fine mese come fattura per tutte le transazioni in sospeso. Se questo è il caso, la dichiarazione deve indicare che non verranno inviate fatture successive. Storicamente, le fatture sono state registrate su carta, spesso con più copie generate in modo che l'acquirente e il venditore abbiano ciascuno un record della transazione per i propri record. Attualmente, le fatture generate al computer sono abbastanza comuni. Possono essere stampati su carta su richiesta o inviati via e-mail alle parti di una transazione. I record elettronici consentono inoltre di cercare e ordinare più facilmente transazioni particolari o date specifiche.

Una fattura pro forma è una fattura di vendita preliminare inviata agli acquirenti prima della spedizione o della consegna delle merci. La fattura descriverà in genere gli articoli acquistati e altre informazioni importanti come il peso di spedizione e le spese di trasporto. Le fatture pro forma entrano spesso in gioco con le transazioni internazionali, soprattutto ai fini doganali sulle importazioni.

Una fattura proforma è un accordo vincolante, anche se le condizioni di vendita sono soggette a modifiche.

L'importanza della data della fattura

La data della fattura rappresenta l'ora e la data in cui le merci sono state fatturate e la transazione registrata ufficialmente. Perciò, la data della fattura contiene le informazioni essenziali relative al pagamento, in quanto detta la durata del credito e la data di scadenza della fattura. Ciò è particolarmente importante per le entità che offrono credito, come 30 netto. La data di scadenza effettiva della fattura è di solito 30 giorni dopo la data della fattura. Allo stesso modo, le aziende offrono ai clienti la possibilità di restituire gli articoli in genere hanno una scadenza basata su un certo numero di giorni dalla prova di acquisto, come indicato in fattura.

Fatturazione elettronica

Dall'avvento dell'era dei computer, persone e aziende hanno trovato più facile affidarsi alla fatturazione elettronica in alternativa ai documenti cartacei. Fatturazione elettronica, o fatturazione elettronica, è una forma di fatturazione elettronica per generare, archiviare e monitorare i documenti relativi alle transazioni tra le parti e garantire che i termini dei loro accordi siano rispettati.

Questi documenti elettronici possono includere fatture e ricevute, ordini d'acquisto, note di debito e credito, termini e istruzioni di pagamento, e ricevute di pagamento. Le fatture digitali vengono normalmente inviate via e-mail, pagina web o app. I vantaggi includono quanto segue:

  • Permanenza e resistenza ai danni fisici
  • Facilità di ricerca e ordinamento per nomi specifici, termini, o date
  • Maggiore verificabilità
  • La possibilità di stampare o riprodurre su richiesta
  • La capacità di raccolta dati e business intelligence
  • Riduzione del consumo di carta

La fatturazione elettronica include diverse tecnologie e opzioni di immissione e viene utilizzata come termine generale per descrivere qualsiasi metodo con cui una fattura viene presentata elettronicamente a un cliente per il pagamento. Diversi standard di fatturazione elettronica, come EDIFACT e UBL, sono stati sviluppati in tutto il mondo per facilitare l'adozione e l'efficienza.

Fatture e Contabilità fornitori

Le fatture tracciano la vendita di un prodotto per il controllo dell'inventario, fini contabili e fiscali, che aiutano a tenere traccia dei debiti e degli obblighi simili dovuti. Molte aziende spediscono il prodotto e prevedono il pagamento in una data successiva, quindi l'importo totale dovuto diventa un conto da pagare per l'acquirente e un conto da pagare per il venditore.

Le fatture moderne vengono trasmesse elettronicamente, piuttosto che essere cartaceo. In caso di smarrimento della fattura, l'acquirente può richiederne una copia al venditore. L'utilizzo di una fattura rappresenta la presenza di credito, poiché il venditore ha inviato un prodotto o fornito un servizio senza ricevere contanti in anticipo.

Le fatture sono diverse dagli ordini di acquisto, che vengono creati prima che un cliente ordini un bene o un servizio.

Fatture e controlli interni

Le fatture sono un elemento critico dei controlli interni contabili. Gli addebiti su fattura devono essere approvati dal personale di gestione responsabile. In alternativa, una fattura è abbinata a un ordine di acquisto, e dopo aver riconciliato le informazioni, il pagamento viene effettuato per le transazioni approvate. Una società di revisione assicura che le fatture siano inserite nel periodo contabile appropriato durante il test per il taglio delle spese.