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Una guida al principio di riconoscimento delle spese

Se utilizzi la contabilità per competenza, dovresti anche utilizzare il principio di riconoscimento delle spese. Scopri perché questo principio è così importante e come usarlo correttamente.

Il riconoscimento delle spese è una componente chiave del principio di congruenza; uno dei 10 principi contabili inclusi nei Principi contabili generalmente accettati (GAAP).

Il principio di riconoscimento delle spese, seguendo le regole dei principi di abbinamento, prevede che le spese e i ricavi debbano essere rilevati nello stesso periodo contabile.

Panoramica:qual è il principio di riconoscimento delle spese?

Analogamente al principio di riconoscimento dei ricavi, il principio di riconoscimento delle spese stabilisce che qualsiasi spesa sostenuta dalla tua attività deve essere rilevata nello stesso periodo del corrispondente ricavo.

Parte del principio di corrispondenza, il principio di riconoscimento delle spese viene utilizzato solo nella contabilità per competenza, poiché la contabilità per competenza rileva sia i ricavi che le spese quando si verificano o quando sono guadagnati. Questo è diverso dalla contabilità di cassa, che riconosce le entrate e le spese quando il denaro passa di mano.

Come funziona il principio di riconoscimento delle spese

Il principio di riconoscimento delle spese utilizza lo stesso metodo del principio di riconoscimento dei ricavi. Ad esempio, Sara acquista 150 sedie a gennaio. Il costo delle sedie è di $ 3.000, ma Sara non riconoscerà le spese per l'acquisto delle sedie fino a quando non saranno vendute.

Ecco la voce del diario che Sara farebbe per registrare il suo acquisto iniziale:

Data Account Addebito Credito
31-1-2020 Inventario $ 3.000
31-1-2020 Contanti $ 3.000

Nella registrazione di cui sopra, Sara addebiterà il suo conto di inventario, perché ha aggiunto inventario per un importo di $ 3.000, mentre accredita il suo conto in contanti, perché ha pagato le sedie immediatamente.

Si noti che non abbiamo ancora speso nulla. Se Sara non registrasse correttamente il totale dell'inventario, la quantità di inventario indicata nel suo bilancio sarebbe imprecisa.

A febbraio, Sara vende tutte le 150 sedie per $ 6.000. Per seguire il principio di riconoscimento delle spese e il principio di abbinamento, Sara dovrà registrare la spesa relativa all'acquisto delle sedie, nonché i ricavi guadagnati a febbraio dalla vendita delle sedie.

Ciò garantirà che sia le entrate che le spese vengano registrate nello stesso mese.

Data Account Addebito Credito
28-02-2020 Contanti $ 6.000
28-02-2020 Costo della merce venduta $ 3.000
28-02-2020 Entrate $ 6.000
28-02-2020 Inventario $ 3.000

Osservando la registrazione del diario sopra, puoi vedere che Sara ha registrato il suo pagamento totale di $ 6.000 sul suo conto in contanti come addebito, poiché il suo conto in contanti è stato aumentato quando il denaro è stato ricevuto.

È stato addebitato anche il costo della merce venduta, che indica la spesa sostenuta per l'acquisto dell'inventario nel mese di gennaio.

Le entrate vengono aumentate o accreditate poiché sono stati ricevuti $ 6.000 dall'acquisto delle sedie e, infine, il conto dell'inventario è stato ridotto dell'importo dell'inventario venduto, che era di tutte le 150 sedie. Se le entrate non fossero state registrate correttamente, il conto economico di Sara per il mese di febbraio sarebbe stato impreciso.

Usando l'esempio sopra, supponiamo che Tim, il venditore di Sara, riceva una commissione del 10% sulle vendite. Dal momento che Tim ha venduto tutte le sedie per un totale di $ 6.000, gli è dovuta una commissione di $ 600 (10%) sulle vendite.

Anche se Tim non riceverà la sua commissione fino a marzo, la spesa dovrebbe comunque essere legata ai ricavi delle vendite ricevuti a febbraio. Per contabilizzare correttamente la commissione nel mese corretto (febbraio), Sara dovrà maturare la commissione spesa:

Data Account Addebito Credito
28-02-2020 Spese per commissioni $ 600
28-02-2020 Spese maturate $ 600

Registrando la suddetta prima nota, Sara ha registrato la commissione spesa nel mese corretto, anche se non verrà pagata fino a marzo. Quando viene pagato, Sara deve ricordarsi di stornare la voce di competenza, altrimenti la sua commissione sarà sopravvalutata.

Quali sono i metodi per riconoscere le spese?

Sebbene la maggior parte delle spese aziendali rientri nel metodo di causa ed effetto, che abbina facilmente entrate e spese come nell'esempio sopra, esistono altri metodi utilizzati per classificare le spese che si verificano che non possono essere legate a una particolare entrata.

Ecco i tre metodi principali utilizzati per riconoscere correttamente le spese:

Metodo n. 1:causa ed effetto

Le registrazioni di prima nota illustrano il metodo di causa ed effetto del riconoscimento delle spese. Ad esempio, le spese per le sedie acquistate a gennaio sono chiaramente legate alle entrate guadagnate a febbraio quando le stesse sedie sono state vendute.

In qualsiasi transazione di vendita, il costo delle merci vendute è direttamente correlato ai ricavi guadagnati vendendo merci ai clienti. Qualsiasi commissione guadagnata da un venditore rientrerebbe anche nel metodo di causa ed effetto, poiché le commissioni guadagnate sono direttamente legate alle vendite di sedie.

Metodo n. 2:allocazione sistematica e razionale

Può essere difficile assegnare una spesa a una particolare fonte di entrate, soprattutto quando si acquistano articoli come attrezzature di fabbrica. Tuttavia, al momento dell'acquisto dell'attrezzatura, l'utilizzo dell'attrezzatura verrà addebitato per tutta la sua vita utile tramite l'ammortamento.

Ad esempio, a febbraio, Sam ha acquistato una macchina da 10.000 dollari per la sua fabbrica. Sebbene non possa vincolare la spesa a una specifica fonte di reddito, la macchina contribuirà a produrre entrate per tutta la sua vita utile, che è stimata in sette anni.

Per tenere adeguatamente conto di tale spesa, Sam dovrà svalutare il costo dell'attrezzatura per i prossimi sette anni.

Data Account Addebito Credito
28-02-2020 Immobilizzazioni -- Macchinari $ 10.000
28-02-2020 Contanti $ 10.000

Questa prima registrazione prima nota mostra come registrare la spesa iniziale.

Data Account Addebito Credito
28-02-2020 Spese di ammortamento -- Macchinari $ 119,05
28-02-2020 Fondo ammortamento $ 119,05

La successiva registrazione prima nota mostra come addebitare i costi dei macchinari acquistati durante la sua vita utile, che è di sette anni. Questa registrazione prima nota verrebbe registrata ogni mese mentre il macchinario è ancora in uso fino alla fine della sua vita utile o fino al ritiro o alla vendita del macchinario.

Registrando mensilmente l'ammortamento, potrai legare la spesa dei macchinari ai ricavi derivanti dall'utilizzo dei macchinari.

Metodo n. 3:riconoscimento immediato

Il riconoscimento immediato è forse il metodo più semplice di allocazione delle spese, poiché viene effettuato regolarmente. Il riconoscimento immediato viene utilizzato per tutti i costi del periodo, che includono spese operative generali, spese amministrative, costi di utilità, costi di vendita, commissioni di vendita e qualsiasi altra spesa sostenuta.

Queste spese sono in genere rilevate immediatamente, poiché nella maggior parte dei casi è difficile, se non impossibile, vincolare eventuali ricavi futuri o altri benefici direttamente a tali spese. Questi costi del periodo sono rilevati immediatamente anziché rilevati in una data futura.

Il riconoscimento delle spese è una componente chiave della contabilità per competenza

Se si utilizza la contabilità per competenza, è necessario utilizzare anche il principio di riconoscimento delle spese. Parte del principio di corrispondenza, il principio di riconoscimento delle spese prevede che le spese debbano essere rilevate nello stesso periodo dei relativi ricavi.

Se le spese vengono rilevate quando vengono pagate, si utilizza la contabilità di cassa. Riconoscere correttamente sia le entrate che le spese garantisce che i tuoi rendiconti finanziari riflettano accuratamente la tua attività.

Se stai ancora monitorando entrate e spese manualmente o utilizzando fogli di calcolo, ti consigliamo di controllare le recensioni del software di contabilità di The Ascent per automatizzare il processo e semplificarti la vita.