Politica di gestione delle spese:guida definitiva [con modello gratuito]

Qualsiasi azienda con dipendenti che sostengono spese deve disporre di una solida politica in atto per governare questi costi. Anche l'organizzazione che ha solo una manciata di dipendenti che accumulano spese ha bisogno di una guida per spiegare cosa è o non è rimborsabile. Sviluppando una politica di gestione delle spese, e poi adattarlo secondo necessità man mano che la tua azienda cresce, sarai in grado di mantenere i costi gestibili mantenendo allo stesso tempo i tuoi dipendenti impegnati e produttivi.

Che cos'è una politica di spesa aziendale?

Una politica di spesa è un insieme formale di linee guida che delinea chiaramente esattamente cosa è e cosa non è una spesa approvabile. Aiuta anche il reparto contabilità e/o gli approvatori a decidere rapidamente se una spesa è rimborsabile o meno.

Questa politica delinea chiaramente quando i dipendenti possono aspettarsi di essere rimborsati per le loro spese (in genere 30 giorni o meno, a seconda della società) e l'eventuale ricorso in caso di rifiuto di una spesa.

Vantaggi di una polizza spese

Uno dei modi migliori per controllare la spesa dei dipendenti è implementare una politica di gestione delle spese che tutti nell'organizzazione seguiranno. Quel modo, quando una spesa viene rifiutata o messa in discussione, la tua polizza servirà come standard per prendere le decisioni finali in merito al rimborso o meno dei costi.

Una politica di spesa inoltre:

• Standardizza le regole per la gestione delle spese di un'azienda.
• Impedisce ai dipendenti di affermare che "non gli è stato detto" che non sarebbero stati rimborsati per una spesa specifica.
• Aiuta i dipendenti a familiarizzare con le regole e a sapere in anticipo se l'acquisto che stanno effettuando verrà rimborsato.
• Fornisce ai manager che approvano una guida su cui lavorare (anziché dover chiedere informazioni su ogni spesa "discutibile").
• Aiuta a prevenire le frodi finanziarie e a identificare quando un dipendente sta abusando del sistema.

7 passaggi per una politica di spesa di successo

Segui questi sette passaggi quando sviluppi la politica di spesa della tua azienda:

1. Determinare quali spese saranno e non saranno rimborsate, nonché se è necessaria o meno una carta di credito aziendale.
2. Sii il più specifico possibile nel delineare queste spese (ad es. se non stai coprendo i voli delle compagnie aeree di prima classe o stai limitando le tariffe degli hotel a una soglia specifica, includi questi punti nella tua polizza).
3. Delineare il processo di autorizzazione, compreso chi sono gli approvatori, qual è il piano di rimborso, quando sono necessarie le pre-autorizzazioni, soglie di spesa e così via.
4. Assicurati di incorporare le migliori pratiche come la richiesta di pre-approvazioni per determinate spese, definire chiaramente le fasi del processo di approvazione, o altri elementi che possono aiutare a ridurre al minimo i potenziali problemi quando vengono segnalate le spese inviate.
5. Una volta che la politica è stata creata, condividerlo con tutti i dipendenti, manager e dirigenti che saranno coinvolti nella spesa, processo di approvazione o rimborso. Assicurati che tutti i dipendenti possano accedere alla policy in qualsiasi momento. La politica delle spese dovrebbe essere parte del processo di inserimento dei dipendenti e dovrebbe essere resa disponibile tramite l'intranet aziendale o un'altra posizione facilmente accessibile.
6. Chiedi un feedback alla dirigenza sulla tua prima bozza e poi incorpora eventuali modifiche appropriate nella bozza finale.
7. Aggiorna regolarmente la tua politica di gestione delle spese. Man mano che la tua azienda cresce e si espande in nuove linee di business, questa politica dovrà essere adattata per accogliere tali cambiamenti. Eventuali modifiche alla politica devono essere chiaramente comunicate a tutti i dipendenti.

Cosa dovrebbe includere una politica di spesa?

Tutte le politiche di gestione delle spese dovrebbero includere:

• Un elenco completo delle spese sostenute dall'azienda: Assicurati che il tuo elenco includa (ma non sia necessariamente limitato a):

  • Sistemazioni in hotel
  • Spese di trasporto
  • Rimborso miglia
  • Costi di cibo/bevande
  • Qualsiasi regola riguardante l'alcol
  • Spese di rappresentanza
  • Articoli relativi all'attività (ad es. abbonamenti, elettronica, attrezzatura, eccetera.)
  • Eventuali altre spese varie (ad es. affrancatura, torte di compleanno per dipendenti, eccetera.)
  • Considerazioni speciali quando si viaggia al di fuori del paese d'origine
  • Variazioni nella politica per diversi ruoli e livelli di gestione

• Budget specifici per ogni tipo di spesa (es. viaggio, forniture, cibo, eccetera.): Se i tuoi budget oscillano durante l'anno, utilizzare questa sezione per fornire linee guida generali o intervalli che i dipendenti possono utilizzare come riferimento.

• Spiegazioni sui fornitori preferiti: Assicurati che i dipendenti comprendano le regole in merito a quando i dipendenti devono utilizzare gli hotel preferiti, compagnie aeree, società di noleggio auto o altri fornitori e quando c'è flessibilità. Sii chiaro su come e quando sono consentite le eccezioni.

• Linguaggio molto chiaro e conciso: Scrivi la politica in un modo che non lasci dubbi su cosa sia o non sia ammissibile.

• Tutte le spese che l'azienda non è disposta a sostenere: Aspettati che questo elenco cresca nel tempo, poiché le note spese dei dipendenti vengono messe in discussione o respinte. Se aggiorni regolarmente la tua polizza, puoi semplicemente inserire queste spese non ammissibili in una nuova sezione che delinea ciò che non è coperto.

• Istruzioni specifiche per la richiesta di spese: Delinea il processo, eventuali scadenze (es. presentare tutte le note spese entro l'ultimo giorno del mese in cui sono state sostenute), o altri dettagli che i dipendenti devono seguire per ottenere il rimborso.

• La tua polizza sugli anticipi di cassa: Determina se concederai o meno anticipi in contanti. Se sei, assicurati di includere i passaggi specifici che qualcuno deve compiere per ottenere l'anticipo (e, come segnalare/restituire eventuali fondi in eccesso da tale anticipo).

• Il processo di rimborso: Fornire dettagli su quando i dipendenti possono aspettarsi di essere rimborsati, come riceveranno i loro soldi, e quali passi devono intraprendere se uno o più elementi nelle loro note spese vengono rifiutati.

• Regole per le carte di credito emesse dall'azienda: Se la tua azienda fornisce carte di credito aziendali per i dipendenti, la politica di spesa deve includere il linguaggio circa se e quando le carte possono essere utilizzate per scopi personali, politiche di rimborso e se le carte di credito personali possono essere utilizzate per pagare le spese.

Esempio di politica di spesa

Ecco uno schema di base che puoi utilizzare per creare la politica di spesa della tua azienda.

1. Indicare lo scopo della politica:

   Ad esempio:questa politica di spesa si applica a tutti i dipendenti a cui vengono rimborsate le spese legate al lavoro.

2. Nel dettaglio cosa copre la polizza:

   • Viaggio di lavoro
   • Alloggi
   • I pasti
   • Divertimento
   • Conferenze, formazione e istruzione
   • Forniture e attrezzature per ufficio
   • Spese varie
   • Spese aggiuntive/rilevanti

3. Dettagli cosa non copre la polizza:

   • Acquisti personali
   • Spese sostenute da non dipendenti
   • Pasti e intrattenimenti associati a viaggi o eventi non autorizzati
   • Più di due bevande alcoliche al giorno
   • Biglietti per concerti o eventi sportivi a meno che non facciano parte di un evento pre-approvato con potenziali clienti.

4. Descrivere il processo di rimborso delle spese dei dipendenti:

   • Qui è dove verranno delineati i passaggi che i lavoratori devono intraprendere per essere rimborsati in tutto o in parte per le loro spese.
   • Dettagliare il processo di approvazione e chi deve essere coinvolto in esso.
   • Includere le tempistiche per il rimborso.

Questo esempio vuole essere una guida per creare la propria politica. Una volta che inizi a delineare la tua politica di gestione delle spese, ti consigliamo di personalizzarlo per includere tutti i punti rilevanti e affrontare eventuali problemi relativi alle tue operazioni.

Principali problemi di politica di spesa da evitare

La corretta gestione e monitoraggio delle spese dei dipendenti è un compito importante per qualsiasi azienda perché influisce sul flusso di cassa, tasse e finanze. Quando adeguatamente sviluppato ed eseguito, una politica di gestione delle spese fornisce una linea guida per il dipendente e una rete di sicurezza per l'azienda.

Quando un'azienda non si prende il tempo necessario per sviluppare questa importante politica, può portare a problemi come:

• Problemi di flusso di cassa: In un mondo in cui il 20% di tutte le spese dei dipendenti viola la politica aziendale, la politica deve essere a prova di proiettile. Quando i dipendenti hanno "libero campo d'azione" da spendere come meglio credono, l'elenco delle spese irresponsabili si accumulerà rapidamente. Questo può creare grossi problemi di flusso di cassa.
• Manager e dirigenti confusi: Senza una guida da seguire, i tuoi manager non possono prendere buone decisioni sull'approvazione o il rifiuto delle spese dei dipendenti. O seguiranno semplicemente il loro istinto o faranno ripetute chiamate per chiedere aiuto. Puoi ridurre questa confusione esponendo chiaramente le regole di gestione delle spese in una politica aziendale condivisa con l'intero team.
• Frode spesa: I dipendenti possono mentire sulle spese . Nessuno vuole pensare il peggio dei suoi stimati membri del team, ma le frodi finanziarie si verificano e le aziende dovrebbero essere consapevoli delle loro vulnerabilità. Quando le regole che disciplinano le spese dei dipendenti sono sfocate o indefinite, l'opportunità di commettere frodi può aumentare notevolmente. In alcuni casi, il semplice fatto di sapere che qualcuno ha stabilito delle regole e le sta applicando può ridurre le possibilità di frodi.
• Cattiva gestione fiscale: Le regole dell'IRS per la rendicontazione delle spese delineano esattamente cosa si qualifica come spesa aziendale, che cos'è un record completo, come conservare quei registri e quali spese si qualificano per una detrazione fiscale (vedere la pubblicazione IRS 535 per ulteriori informazioni). Senza una chiara politica in atto per la gestione di queste spese, corri il rischio di commettere errori sulle tue tasse e forse anche di innescare un audit dell'IRS. (Parla con il tuo commercialista per maggiori dettagli su questo e per vedere cos'altro devi fare per garantire la conformità fiscale.)

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6 migliori pratiche per la politica di spesa chiave

La politica delle spese della tua azienda servirà da segnale per i dipendenti che sostengono le spese, i manager che li approvano o li rifiutano, e il personale contabile che li elabora. Poiché avrà un impatto su tanti aspetti della tua organizzazione, vorrai prenderti il ​​tempo per mettere insieme una politica che soddisfi le esigenze della tua azienda e delle tue persone.

Ecco sei best practice da utilizzare quando si sviluppa la politica di spesa della tua azienda:

1. Comprendi le implicazioni legali e fiscali della tua polizza. Esaminare le leggi statali e federali che disciplinano la rendicontazione delle spese e il rimborso. Assicurati che la tua politica sia in linea con queste leggi. Adotta un approccio simile con le leggi fiscali, sapendo che ci sono politiche rigorose in merito a quali spese possono o non possono essere detratte dalla dichiarazione dei redditi aziendale.

2. Chiedi ai tuoi dipendenti un input. Se è la prima volta che metti insieme una polizza, e se non sei sicuro di cosa includere in esso, chiedi ai tuoi dipendenti un input. Cosa renderebbe loro il processo più facile? Cosa deve essere detto più chiaramente? Dove hanno avuto problemi con la presentazione delle spese in passato (presso la tua azienda o un precedente datore di lavoro)? Usa questo input per creare una policy che soddisfi il più possibile le esigenze di tutti.

3. Parla con i dirigenti della nuova politica. Invece di limitarsi a far scaturire le nuove regole su dirigenti e dirigenti, coinvolgerli (e altri approvatori) nel processo di sviluppo delle politiche. Come i tuoi datori di lavoro, questi associati hanno probabilmente dovuto seguire linee guida simili in posizioni passate e possono condividere sia il bene che il male con te. Ancora, utilizzare queste informazioni per guidare lo sviluppo della propria politica.

4. Mantienilo semplice, ma affronta tutte le questioni importanti. Questo sarà un po' un atto di bilanciamento, ma il tuo obiettivo dovrebbe essere quello di mantenere la politica il più semplice possibile mentre colpisci tutti i punti chiave. Sii conciso e usa il minor numero di parole possibile privo di lasciando troppo spazio all'interpretazione.

5. Non seppellire la polizza nella pila di carta aziendale. L'idea alla base di questo esercizio è quella di creare una politica di spesa che tutte le parti interessate possano leggere ea cui fare riferimento quando necessario. Una volta completata la polizza, distribuirlo elettronicamente e incoraggiare i dipendenti a leggerlo e fornire feedback. Se questa è la tua prima bozza del documento, puoi usare quel feedback per modificare la tua politica prima di finalizzarla e renderla parte del tuo regolamento aziendale generale.

6. Automatizza il tuo processo di gestione delle spese. Un processo che prima veniva gestito in gran parte utilizzando ricevute cartacee e fogli di calcolo, la gestione delle spese ha beneficiato in modo significativo della tecnologia. I lavoratori possono utilizzare i propri smartphone per caricare facilmente le proprie ricevute e inserirle nel flusso di lavoro di gestione delle spese. Una volta nel sistema di contabilità, tali spese possono essere indirizzate automaticamente alle persone giuste per l'approvazione, segnalati o preparati per il pagamento. L'automazione del processo di gestione delle spese è una best practice adottata da molte aziende, aiutandoli a risparmiare tempo e denaro riducendo il rischio di errori e transazioni fraudolente.

Modello di politica di spesa gratuita

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Il software di gestione delle spese può aiutarti a massimizzare l'accuratezza e la tempestività della rendicontazione delle spese e della gestione complessiva delle spese; questo processo dovrebbe essere il più semplice e flessibile possibile per gli utenti e connettersi direttamente con la gestione del progetto e la contabilità del progetto.

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