Una guida per le piccole imprese alle spese aziendali nel 2022

Se sei in affari, hai delle spese. Ma cos'è una spesa aziendale e come fai a sapere se è deducibile? La nostra guida alle spese aziendali ti mostra come.

Gran parte della contabilità delle piccole imprese è la contabilizzazione delle spese. Queste spese operative mensili sono deducibili dalle tasse, contribuendo a ridurre il tuo profitto netto e la quantità di denaro che dovrai pagare in tasse alla fine dell'anno.

Ma quali spese aziendali sono fiscalmente deducibili? Ti forniremo un elenco di detrazioni fiscali comuni e a cosa dovresti prestare attenzione.

Panoramica:cosa sono le spese aziendali?

Le spese aziendali sono il costo di fare affari. Tutto, dall'affitto che paghi ogni mese per il tuo ufficio alla carta che hai acquistato per la tua stampante, è considerato una spesa aziendale valida.

L'IRS afferma che una spesa aziendale deve essere sia ordinaria che necessaria, il che significa che la spesa è comune per il tipo di attività che possiedi, mentre necessaria significa che è utile e appropriata per il tuo tipo di attività.

Ecco alcuni esempi di spese deducibili:

• Forniture per ufficio
• Affitto
• Commissioni per i servizi professionali
• Spese bancarie
• Quote associative professionali
• Stampa
• Affrancatura
• Paga
• Tasse sui salari
• Detrazione Ministero degli Interni (con restrizioni)

Inoltre, se produci o acquisti scorte per la rivendita, anche il costo delle merci vendute è completamente deducibile dalle tasse. Tuttavia, non puoi detrarre la stessa spesa dal costo della merce venduta e dalle normali spese aziendali.

Ad esempio, se hai già detratto gli stipendi dei dipendenti della tua fabbrica durante il calcolo del costo delle merci vendute, non puoi includerli nuovamente come spesa.

Spese aziendali deducibili e non deducibili:qual è la differenza?

Le spese deducibili sono sempre direttamente correlate al costo di fare affari. Ad esempio, hai una riunione a pranzo con un potenziale cliente che potrebbe generare molte entrate.

Per prepararsi all'incontro si acquista un vestito nuovo e si effettua la prenotazione in un ristorante esclusivo. Il cinquanta percento del costo del pasto è considerato deducibile, ma il tuo nuovo abito non lo è, anche se entrambi sono stati acquistati allo scopo di ottenere un nuovo cliente.

La tabella seguente fornisce un elenco di alcune spese deducibili comuni, alcune spese che sono parzialmente deducibili e quelle che non possono essere detratte.

Spese deducibili	Spiegazione
Veicolo	Puoi detrarre le spese relative al veicolo come gas, pedaggi, parcheggio, ecc., o detrarre le miglia percorse utilizzando la detrazione standard del chilometraggio IRS.
Servizi professionali	Se utilizzi un CPA o una società di contabilità per controllare i tuoi libri o preparare la tua dichiarazione dei redditi, puoi detrarre il costo di tali servizi. Lo stesso vale per le spese legali o professionali.
Spese educative	Se hai frequentato workshop, seminari o lezioni sul lavoro, puoi detrarre il costo.
Commissioni	Se paghi una commissione ai tuoi dipendenti, è deducibile.
Salari	I salari dei dipendenti sono completamente deducibili. Se hai dipendenti diretti, assicurati che i loro salari non vengano detratti due volte.
Utilità	Per gestire la tua attività, l'ufficio o l'impianto necessita di elettricità, riscaldamento e raffreddamento. Puoi anche includere elementi come le tariffe del servizio Internet nel costo delle utenze.
Forniture	Qualsiasi fornitura necessaria per gestire la tua attività è deducibile dalle tasse. Per un ristorante, possono essere piatti, pentole o bicchieri, mentre le spese d'ufficio includeranno penne, carta, graffette, graffette.
Mobili e attrezzature	Gli schedari, le scrivanie, le sedie, i tavoli, i banconi, i macchinari industriali, i banchi di lavoro ei divani che vengono utilizzati nella tua sede di attività sono tutti deducibili dalle tasse. Hai la possibilità di deprezzare questi articoli o detrarli tutti nell'anno in cui sono stati acquistati.
Spese di avvio	Se stai appena avviando un'attività, potresti essere in grado di detrarre alcuni dei tuoi costi di avvio fino a $ 5.000.
Parzialmente deducibile	Spiegazione
Pasti	Mentre il pranzo o la cena con i clienti sono comuni, puoi detrarre solo il 50% del conto.
Regali	C'è un limite di $ 25 sui regali a fini fiscali. Mentre sei libero di spendere ciò che ti piace in regali per clienti e collaboratori, puoi detrarre solo $ 25 per regalo.
Non deducibile	Spiegazione
Abbigliamento da lavoro	Mentre il costo di un'uniforme da lavoro è deducibile, il costo dell'abbigliamento adatto al lavoro o specifico per il lavoro non lo è. Quindi, anche se indossi i tuoi abiti solo al lavoro, non si qualificano come detrazione.
Pendolarismo	L'auto da e per il lavoro non è una spesa deducibile, sebbene lo sia guidare tra sedi di attività commerciali.
Sanzioni e multe	Presentare in ritardo la dichiarazione dei redditi? La sanzione per tale tardiva presentazione non è deducibile. Né lo è il biglietto del parcheggio che hai ricevuto la scorsa settimana, anche se stavi visitando un cliente. Qualsiasi multa o sanzione pagata al governo, statale, locale o federale, non è deducibile.
Contributi politici	I pagamenti che aiutano direttamente un determinato candidato politico non sono deducibili. Anche le spese di lobbying non sono deducibili.
Pagamenti illegali	Questo dovrebbe essere ovvio, ma eventuali pagamenti illegali come tangenti o tangenti non sono deducibili.
Intrattenimento	Sebbene tu possa ancora detrarre una parte dei tuoi pasti, le spese di intrattenimento come i biglietti per un evento sportivo non sono più considerate una spesa aziendale deducibile.

I modi in cui la tua piccola impresa può tenere traccia delle tue spese aziendali

Esistono numerosi modi per tenere traccia delle spese aziendali, inclusi i seguenti:

1. manualmente

Il metodo della scatola da scarpe non è proprio consigliato, ma puoi annotare una spesa aziendale non appena si verifica e inserire la relativa ricevuta in una busta come riferimento.

Se hai solo poche spese all'anno, questo metodo sarà probabilmente sufficiente. Se stai monitorando solo spese aziendali sporadiche, le probabilità che ti ricordi di registrare la spesa e salvare la ricevuta sono ridotte.

2. Utilizzo di fogli di calcolo

I fogli di calcolo sono un passo avanti rispetto alla semplice annotazione delle tue spese, ma devi comunque ricordarti di aggiungerli al tuo foglio di calcolo e devi comunque salvare le ricevute.

Sebbene l'utilizzo di un foglio di calcolo fornisca un'organizzazione delle spese aggiuntiva, se hai spese regolari ogni mese, ti consigliamo di passare a un'applicazione che può aiutarti a monitorare correttamente le tue spese.

3. Software di contabilità

Il software di contabilità è un grande passo avanti rispetto alla registrazione manuale delle spese o all'inserimento in un foglio di calcolo.

Molte applicazioni software di contabilità per piccole imprese oggi sul mercato includono la possibilità di caricare le ricevute da uno smartphone direttamente nel software, creando una registrazione permanente della ricevuta in caso di necessità.

Come bonus, tutte le spese relative alla tua attività vengono registrate regolarmente, facilitando il monitoraggio e la detrazione delle spese ove appropriato.

4. Software di gestione delle spese

Se tu o i tuoi dipendenti viaggiate spesso, avete bisogno di monitorare il chilometraggio giornaliero o avete bisogno di tenere traccia delle spese di hotel e pasti, l'utilizzo di un'app di gestione delle spese potrebbe essere una buona opzione per la vostra attività.

Progettato per semplificare il monitoraggio di tutte le tue spese, sarai in grado di caricare ricevute, tracciare il chilometraggio e prenotare voli tutto dall'app. Come bonus, la maggior parte delle app si integra con le applicazioni software di contabilità, quindi non dovrai preoccuparti di inserire dati duplicati.

Inizia a monitorare le spese aziendali oggi

È importante tenere traccia di tutte le spese aziendali, non solo di quelle che prevedono sgravi fiscali. Uno qualsiasi dei metodi sopra elencati è meglio che non tenere traccia delle spese aziendali. Ecco alcuni altri motivi per cui dovresti tenere traccia delle tue spese:

Rendiconti finanziari accurati:non sarai in grado di creare un bilancio o un conto economico accurato se non stai monitorando correttamente le tue spese.

Tasse:al momento delle tasse, non avrai i totali di spesa necessari o il backup necessario per ammortizzare quelle spese aziendali.

Controlli della spesa:come saprai che stai spendendo troppi soldi in forniture per ufficio se non stai monitorando tali spese?

Se stai ancora monitorando le spese aziendali manualmente o utilizzando un foglio di calcolo, perché non passare al software di contabilità o al software di gestione delle spese? Il risultato finale sarà meno lavoro per te e una gestione molto migliore delle tue spese.