Una guida per i proprietari di piccole imprese alla contabilità nel 2022

La contabilità per la tua piccola impresa può intimidire. Ti rendiamo tutto più facile, scomponendolo passo dopo passo, così puoi iniziare oggi stesso.

In qualità di imprenditore, il pensiero di fare la contabilità per la tua attività può essere più intimidatorio della prospettiva di possedere un'impresa. Ma la contabilità non deve essere intimidatoria.

Sapendo cosa devi fare e ottenendo alcune indicazioni su come fare queste cose, puoi svolgere attività di contabilità per la tua azienda in pochissimo tempo.

Panoramica:cos'è la contabilità delle piccole imprese?

Mentre la maggior parte delle aziende più grandi ha uno staff contabile che si occupa delle transazioni finanziarie, come piccolo imprenditore, il lavoro di contabile in genere spetta a te. Per gli imprenditori senza un background contabile o contabile, la prospettiva può essere schiacciante.

Per iniziare facilmente, abbiamo creato una guida con i 10 passaggi essenziali necessari per la contabilità delle piccole imprese.

Come fare la contabilità per la tua piccola impresa

Sebbene non sia un metodo consigliato, tutto ciò di cui hai bisogno per iniziare a fare la contabilità per la tua attività è carta e matita e molta pazienza. Per iniziare bene, però, il software di contabilità è la strada da percorrere.

Se non sei ancora sicuro di quale sia la differenza tra un debito e un credito e non sei in grado di distinguere un'attività da una passività, il software di contabilità può semplificarti la vita.

Ma anche se sei pronto a trovare un'applicazione software di contabilità adatta alla tua attività, ci sono alcune altre cose che devi fare prima.

Fase 1:scegli una struttura aziendale

Il primo della lista è la scelta di una struttura aziendale. Dal momento che tutto ciò che farai sarà influenzato dalla struttura della tua attività, scegli con saggezza. Esistono quattro strutture aziendali di base:

1. Ditta individuale: Una ditta individuale è essenzialmente quello che sembra. Popolare tra consulenti e liberi professionisti, una ditta individuale ha un unico proprietario e richiede poca configurazione. Lo svantaggio è che non c'è alcuna differenziazione legale tra te e la tua attività, il che ti rende responsabile per tutto ciò che l'azienda deve.
2. Partnership: Se stai entrando in affari con una o più persone, la proprietà dell'azienda può essere condivisa equamente attraverso una partnership. Ogni partner è responsabile di contribuire all'attività, con i dettagli delle proprie responsabilità incluse in un accordo di partnership.
3. Società a responsabilità limitata (LLC): Una LLC è simile a una ditta individuale, tranne per il fatto che non sei responsabile per i debiti aziendali. Un altro vantaggio di una LLC è che puoi essere l'unico proprietario o avere più partner, offrendoti flessibilità anche durante la presentazione delle tasse aziendali.
4. Società: Una società è la struttura aziendale più complessa ed è considerata un'entità separata dai suoi proprietari ai fini fiscali. Sebbene ci siano vantaggi come una maggiore protezione legale e minori tasse sulle società, la struttura societaria è complicata e può essere costosa.

Fase 2:apri un conto bancario aziendale

Anche se sei un unico proprietario, è una buona idea aprire un conto bancario aziendale. Infatti, le altre tre strutture aziendali lo richiedono.

Avere un conto bancario aziendale rende molto più facile presentare le tasse aziendali, mantiene il reddito d'impresa separato dai tuoi fondi personali e ti offre un modo per pagare i tuoi fornitori.

Fase 3:scegli un metodo di contabilità

Se la tua esperienza di contabilità si limita alla riconciliazione del tuo conto corrente alla fine del mese, potresti non capire la differenza tra il metodo di contabilità di cassa e il metodo di contabilità per competenza.

• Metodo in contanti: Il metodo in contanti è il più semplice dei due metodi e richiede di riconoscere entrate e spese quando il denaro passa di mano. La contabilità di cassa è spesso utilizzata da liberi professionisti con attività di contabilità limitata.
• Metodo di accumulo: Il metodo raccomandato dai CPA, il metodo di competenza, riconosce i ricavi quando guadagnati e le spese quando si verificano. Questo metodo ti fornisce un quadro più accurato dello stato di salute della tua attività, ma è più complicato del metodo in contanti.

Scegli saggiamente, poiché una volta scelto un metodo di contabilità, avrai bisogno dell'autorizzazione dell'IRS per cambiarlo.

Fase 4:trova il software di contabilità giusto

Sì, puoi tenere traccia delle tue transazioni contabili utilizzando fogli di calcolo o registri manuali, ma perché dovresti quando ci sono così tanti programmi di contabilità buoni, convenienti e talvolta gratuiti sul mercato?

Un buon punto di partenza è leggere le recensioni degli strumenti contabili di The Ascent per avere un'idea di ciò che è disponibile. Assicurati di scaricare alcune demo e provare tu stesso un'applicazione prima di acquistarla.

Passaggio 5:imposta il piano dei conti

Prima di poter iniziare a registrare qualsiasi transazione finanziaria, dovrai creare un piano dei conti per la tua azienda. Il piano dei conti è un elenco di conti nella tua contabilità generale che verrà utilizzato per registrare le transazioni finanziarie.

Ma prima di iniziare, assicurati di familiarizzare con i cinque tipi di conto che verranno utilizzati nel piano dei conti:

1. Attività: Qualsiasi cosa di valore posseduta dalla tua azienda è considerata una risorsa. Le risorse includono il denaro nel tuo conto bancario, il saldo dei tuoi crediti (ciò che i tuoi clienti ti devono), il tuo inventario, computer e mobili.
2. Responsabilità: Le passività sono tutto ciò che la tua azienda deve. Le passività includono il saldo della tua contabilità fornitori (ciò che devi ai fornitori), nonché eventuali prestiti o note dovute all'azienda.
3. Entrate/entrate: Le entrate sono i soldi che la tua azienda guadagna dalle merci vendute o dai servizi resi.
4. Spese: Questa è una categoria che probabilmente conosci; le spese sono considerate il costo di fare affari. Le spese aziendali comuni includono il salario dei dipendenti, l'affitto sul tuo negozio e la bolletta della luce.
5. Azioni: Dopo aver sottratto le passività aziendali dalle attività aziendali, ti rimane un capitale, che rappresenta l'interesse finanziario che detieni nella tua attività.

Le applicazioni software di contabilità includono sempre un piano dei conti predefinito che puoi utilizzare immediatamente.

Fase 6:acquisisci familiarità con le basi della contabilità

Ora che conosci i cinque tipi di conto principali, dovresti iniziare a familiarizzare con alcune altre nozioni di base sulla contabilità. Se utilizzi la contabilità per competenza o partita doppia, dovrai comprendere l'equazione contabile e i debiti e i crediti, che sono la spina dorsale di qualsiasi sistema contabile.

L'equazione contabile è:

Attività =Passività + Patrimonio netto

Per seguire l'equazione contabile, tutte le registrazioni effettuate nella contabilità generale devono avere una registrazione di addebito e una corrispondente di accredito.

• Una voce di addebito aumenterà un conto patrimoniale o un conto spese. Gli addebiti vengono sempre registrati sul lato sinistro di una voce.
• Una voce di credito aumenta le passività, i ricavi o i conti di patrimonio netto. I crediti sono sempre registrati sul lato destro di una voce.

Supponiamo che tu riceva un pagamento su una fattura per un importo di $ 200. Ecco come appare la registrazione prima nota quando si utilizza la contabilità in partita doppia:

Data	Account	Addebito	Credito
6-1-2020	Contanti	$ 200
6-1-2020	Contabilità clienti		$ 200

Sia il conto cassa che il conto clienti sono attività. Poiché stiamo aumentando il saldo bancario, inseriamo $ 200 come addebito sul conto contanti, mentre accreditiamo $ 200 sul conto clienti perché il saldo diminuirà.

Ricorda, ogni volta che registri una registrazione prima nota, è necessario che ci siano sempre una registrazione di addebito e una di accredito.

Un'altra cosa con cui vorrai familiarizzare è il ciclo contabile. Il ciclo contabile comprende nove passaggi a cui tutti i contabili o contabili dovrebbero attenersi per garantire che tutti i processi siano completati:

1. Organizzare le transazioni
2. Registra le voci del diario
3. Registra le prime note nella contabilità generale
4. Esegui saldo di prova non rettificato
5. Esegui voci di rettifica
6. Prepara il saldo di prova rettificato
7. Esegui rendiconti finanziari
8. Chiudi i libri del mese
9. Inizia il prossimo ciclo

Se utilizzi un software di contabilità, il ciclo di contabilità è automatizzato, riducendo drasticamente il numero di passaggi.

Fase 7:imposta il libro paga

Puoi saltare questo passaggio se non hai intenzione di assumere dipendenti. Tuttavia, anche se stai assumendo solo un appaltatore occasionale, dovresti avere il tuo sistema di gestione delle paghe impostato.

Ci sono numerose scelte di software per buste paga sul mercato progettate specificamente per le piccole imprese. Queste applicazioni possono aiutarti durante l'intero processo di gestione delle paghe. Tuttavia, ci sono alcune cose che devi completare prima di poter ottenere il libro paga attivo e funzionante:

1. Ottieni un EIN (Employer Identification Number) dall'IRS.
2. Procurati i numeri ID statali e locali dalle agenzie competenti.
3. Decidi se assumere dipendenti o utilizzare invece appaltatori.

Una volta che hai queste informazioni in atto, trova un buon fornitore di servizi di buste paga e preparati ad assumere il tuo primo dipendente.

Fase 8:scopri come gestire entrate e spese

La maggior parte delle tue transazioni finanziarie avrà a che fare con entrate e spese. Sapere come gestire questi due elementi assicurerà che la tua attività funzioni senza intoppi.

1. Scopri come fatturare. La cosa più importante per i proprietari di piccole imprese è imparare a scrivere una fattura. La seconda cosa più importante è fornire ai tuoi clienti un modo semplice per pagare la fattura. In molti casi, puoi includere un link alle opzioni di pagamento online direttamente sulla fattura, in modo che i tuoi clienti possano pagarti facilmente.
2. Paga i tuoi fornitori in tempo. Un buon credito è importante per le piccole imprese, quindi vorrai essere sicuro di pagare le bollette in tempo.
3. Registra tutte le tue spese. Per pagare tasse accurate alla fine dell'anno, vorrai assicurarti di registrare correttamente tutte le tue spese aziendali. Sebbene all'IRS non importi se salti le spese, il tuo conto fiscale sarà inferiore se includi tutte le spese relative all'attività.
4. Assicurati di inserire regolarmente tutte le transazioni finanziarie. Che tu stia utilizzando un software di contabilità o un sistema di contabilità manuale, assicurati che le tue transazioni siano inserite correttamente, altrimenti i tuoi rendiconti finanziari (vedi passaggio 10) saranno imprecisi.

Fase 9:riconcilia i conti bancari

Con il banking elettronico che rende molto più semplice la gestione dei tuoi conti bancari, potresti essere tentato di saltare questo passaggio. Per favore non farlo. Riconciliare i tuoi conti bancari ogni mese è importante e dovrebbe essere fatto regolarmente.

Il completamento di una riconciliazione bancaria non solo ti aiuta a identificare gli elementi che devono essere inseriti nella tua contabilità generale, ma individua anche eventuali errori bancari. Sì, anche le banche commettono errori e possono essere costosi per te se non vengono scoperti. Non verranno catturati se non riconcili i tuoi account.

Fase 10:esegui i rendiconti finanziari

Quando tutte le tue transazioni sono state inserite, sei pronto per eseguire i tuoi rendiconti finanziari. Inizia con un saldo di prova non rettificato, che può aiutare a individuare eventuali conti sbilanciati. Questo ti dà anche l'opportunità di inserire eventuali voci di rettifica.

Una volta completato, esegui i rendiconti finanziari del mese e prenditi un po' di tempo per esaminare quei rendiconti per vedere come sta andando la tua attività. I tre rendiconti finanziari da presentare alla fine del mese sono:

1. Bilancio
2. Conto economico / conto economico
3. Rendiconto del flusso di cassa

Il miglior software di contabilità per le piccole imprese

Con l'aiuto di un buon software, la contabilità di una piccola impresa può essere molto più semplice di quanto pensi. Indipendentemente dalla tua situazione, ecco alcune buone scelte per iniziare.

1. FreshBook

Se sei un lavoratore autonomo, dai un'occhiata a FreshBooks. Un'opzione facile da usare per la contabilità delle piccole imprese, FreshBooks semplifica il monitoraggio di entrate e spese e include una versione autonoma solo per te.

Il prezzo di FreshBooks parte da $ 15 al mese per la versione Lite, perfetta per liberi professionisti e appaltatori, con la possibilità di passare al popolare piano Plus a $ 25 al mese in qualsiasi momento.

2. Sage Business Cloud Accounting

Se non sei del tutto a tuo agio nell'usare un'applicazione software, Sage Business Cloud Accounting è progettato per te. Ideale per le ditte individuali, Sage Business Cloud Accounting semplifica il monitoraggio delle vendite e dei servizi dell'inventario.

Sage Business Cloud Accounting parte da $ 10 al mese, ma per una funzionalità di contabilità completa, ti consigliamo di scegliere il piano a servizio completo a $ 25 al mese.

3. GnuCash

Se sei un tradizionalista e sei più interessato a monitorare entrate e spese rispetto alla connettività bancaria o all'accesso al cloud, dai un'occhiata a GnuCash. Facile da configurare, GnuCash è anche un software di contabilità gratuito.

GnuCash è un sistema per utente singolo, quindi non sarai in grado di collegare in rete il prodotto per ospitare utenti aggiuntivi. Ma se prevedi di essere l'unico utente, puoi scaricare questa applicazione di contabilità per piccole imprese in qualsiasi momento senza alcun costo.

4. Xero

Se vuoi assolutamente essere connesso con centinaia di app che offrono centinaia di attività, Xero potrebbe fare al caso tuo. Ideale per le startup di e-commerce e le piccole imprese, Xero ha aggiunto un sacco di funzionalità negli ultimi anni e offre un'eccellente integrazione su tutta la linea.

Xero parte da $ 9 al mese per il piano Early, anche se la maggior parte delle piccole imprese troverà il piano Growing, a $ 30 al mese, più adatto.

La contabilità delle piccole imprese non deve essere per forza difficile

Con un po' di preparazione, anche i principianti saranno in grado di svolgere compiti di contabilità o contabilità per la loro attività. Sia che tu scelga il metodo manuale o opti per un software di contabilità, ci sono tonnellate di strumenti di contabilità disponibili per te di cui trarre vantaggio.

Ricorda, più facile rendi il processo contabile, più tempo puoi dedicare alla tua attività. Quindi fai un respiro profondo, studia le basi e inizia oggi.