Una guida per le piccole imprese ai costi generali

Tutti i costi aziendali devono essere monitorati, anche quelli non direttamente correlati alla produzione. Scopri di più su questi costi generali e su come monitorarli per la tua attività.

Se hai un'attività, hai costi generali. Che tu lavori da solo o abbia uno staff di 50 persone, le spese generali fanno parte del fare affari. Scopri quali sono le spese generali, i diversi tipi di spese generali che la tua attività potrebbe avere e come tu o il tuo contabile potete imparare a calcolarle facilmente.

Panoramica:quali sono le spese generali?

I costi generali sono i costi necessari per gestire la tua attività. I costi generali non sono direttamente correlati ad alcun prodotto o servizio specifico e, a differenza di articoli come i materiali, non generano direttamente un profitto. Tuttavia, i costi generali fanno ancora parte dell'attività commerciale e dovrebbero essere contabilizzati correttamente.

Il calcolo dei costi generali non è un'opzione per le aziende manifatturiere, poiché le regole GAAP stabiliscono che i costi generali di produzione devono essere inclusi nell'inventario avanzamento e nell'inventario dei prodotti finiti nel tuo bilancio e inclusi nel costo dei beni venduti nel tuo conto economico.

Anche se può sembrare intimidatorio, il processo è abbastanza di routine se utilizzi un software di contabilità, ma quelli di voi che continuano a registrare le transazioni utilizzando i registri manuali dovranno dedicare un po' di tempo a calcolare i costi generali.

Per comprendere i costi generali, può essere utile comprendere la differenza tra costi diretti e indiretti:

• I costi diretti sono tutte le spese sostenute dalla tua azienda che sono direttamente correlate alla produzione di beni o servizi. La manodopera diretta e i materiali sono considerati costi diretti.
• I costi indiretti non sono direttamente correlati ai costi di produzione, ma sono comunque necessari per gestire la tua attività. Ad esempio, l'affitto di un edificio è necessario per gestire la tua attività, ma non è direttamente correlato al processo di produzione.

Una volta compresa la differenza tra costi diretti e costi indiretti, diventa molto più facile riconoscere e calcolare i costi generali.

Tipi di spese generali per le piccole imprese

Esistono tre tipi di costi generali che possono influire direttamente sulla tua piccola impresa. Mentre i primi due, i costi fissi e i costi variabili sono abbastanza facili da tracciare, esiste anche una terza categoria, semi-variabile, che può incorrere anche nelle piccole imprese.

1. Costi fissi

I costi fissi sono le spese generali più facili da gestire. I costi fissi sono gli stessi ogni mese e non risentono di un aumento o diminuzione dell'attività produttiva. Esempi di spese fisse includono costi operativi generali come:

• Affitto
• Pagamenti ipotecari
• Assicurazione
• Tasse sulla proprietà
• Ammortamento dei beni
• Stipendi amministrativi

Ad esempio, supponiamo che tu possieda una piccola impresa manifatturiera che produce cornici in legno. Attualmente affitti un edificio che ospita sia il personale amministrativo che una piccola area di produzione.

L'affitto dell'edificio è di $ 3.500 al mese. A maggio hai prodotto e venduto cornici per un valore di $ 10.000, ma a giugno le apparecchiature rotte hanno ridotto la produzione, quindi hai prodotto e venduto solo cornici per un valore di $ 2.000. Indipendentemente dal livello di produzione manifatturiera a maggio e giugno, le tue spese di affitto sono rimaste $ 3.500.

2. Costi variabili

Mentre la maggior parte dei costi generali saranno costi fissi, ci sono anche alcuni costi generali variabili che devono essere calcolati. A differenza dei costi fissi, potresti avere o meno costi variabili per un determinato mese. I costi variabili includono:

• Spedizione
• Forniture per ufficio
• Manutenzione
• Pubblicità
• Consulenza

Ad esempio, dal momento che produci e vendi cornici, devi sostenere i costi di spedizione per ogni mese in cui spedisci gli ordini. Tuttavia, se c'è un mese in cui la tua attività non vende cornici, non avrai spese di spedizione.

Lo stesso principio vale per ogni mese in cui non si acquistano forniture per ufficio o non si acquista pubblicità.

3. Costi semivariabili

La maggior parte dei costi generali rientrerà nella categoria dei costi fissi o variabili, ma a volte verranno utilizzati costi semivariabili. Questi includono:

• Utilità
• Stipendi di vendita
• Straordinario orario

Sebbene i costi come le utenze vengano sostenuti ogni mese, l'importo varia di mese in mese, collocandoli esattamente nella categoria semivariabile.

Come calcolare i costi generali

Una volta compresi i vari tipi di spese generali, sei pronto per calcolare i costi generali dell'azienda. Una delle cose più importanti da ricordare quando si calcolano le spese generali è di non includere spese dirette, come prodotti e materiali acquistati utilizzati per la rivendita o manodopera diretta.

Le spese dirette devono sempre essere calcolate nel costo della merce venduta; includerli nelle tue spese generali aumenterebbe le tue spese.

Il modo più semplice per calcolare i costi generali è sommare le spese per un periodo di tempo specifico. La maggior parte delle aziende trova molto utile calcolare mensilmente le spese generali.

Ad esempio, supponiamo che la tua attività di produzione abbia avuto le seguenti spese per il mese di maggio:

• Affitto:$ 1.100
• Assicurazione:$ 300
• Tasse sulla proprietà:$ 160
• Spedizione:$ 250
• Forniture per ufficio:$ 90
• Utilità:$ 175

Sommando i totali, le spese generali per la tua attività sono ammontate a $ 2.075 per il mese di maggio.

Come calcolare le spese generali

Per ottenere il massimo vantaggio dal calcolo delle spese generali, il passaggio successivo consiste nel calcolare le spese generali. Per calcolare la tua tariffa generale, utilizzerai la seguente formula:

Costi generali ÷ Vendite =tariffa generale

In questo esempio, supponiamo che tu abbia avuto $ 32.000 di vendite per maggio. Per calcolare le tue spese generali, devi prendere le tue spese generali, che sono $ 2.075 e dividerle per le tue vendite per il periodo, che ammontano a $ 32.000.

$ 2.075 ÷ $ 32.000 =0,06 o 6%

Questo risultato significa che per ogni dollaro guadagnato, spendi $ 0,06 in spese generali.

Come vengono ripartite le spese generali?

C'è un altro calcolo che puoi eseguire utilizzando i costi generali:il tasso di allocazione delle spese generali. Analogamente al calcolo del costo delle spese generali, il tasso di allocazione delle spese generali consente di determinare la quantità di spese generali che deve essere allocata per produrre un prodotto o un servizio. Il calcolo per l'allocazione delle spese generali è:

Spese generali totali ÷ Ore di lavoro totali =Tasso di allocazione delle spese generali

Ad esempio, supponiamo che la tua attività abbia avuto 140 ore di lavoro diretto per il mese di maggio. Sappiamo già che le spese generali per il mese sono state di $ 2.075. Il calcolo sarebbe:

$ 2.075 ÷ 140 =$ 14,82

Ciò significa che per ogni ora di lavoro spesa per la produzione di cornici, dovrai stanziare $ 14,82 in spese generali.

Puoi anche scegliere di utilizzare le ore macchina anziché le ore di lavoro nel calcolo dell'allocazione delle spese generali, sostituendo il numero di ore di lavoro con il numero di ore di macchina nel calcolo.

Perché è importante conoscere i costi generali

I costi generali influiscono direttamente sia sul bilancio che sul conto economico, ma forse ancora più importante, non conoscere o calcolare in modo errato i costi generali può comportare una diminuzione dei profitti da prezzi dei prodotti imprecisi.

Non includere i costi generali quando si valuta un prodotto o servizio può comportare una significativa perdita di profitto se un prodotto ha un prezzo troppo basso. Al contrario, una stima errata dei costi generali potrebbe farti aumentare il prezzo dei tuoi prodotti, con conseguente rallentamento del movimento delle scorte e scorte obsolete che raccolgono polvere su uno scaffale.

Conoscere le spese generali della tua attività ti aiuta anche a essere più proattivo nella gestione della tua attività. Ad esempio, se hai un sovraccarico elevato, puoi adottare le misure necessarie per ridurlo. Se le tue spese generali in azienda sono basse, potrebbe essere un buon momento per considerare l'aggiunta di un prodotto aggiuntivo alla tua linea attuale.

Prendersi qualche minuto in più per calcolare i costi generali può ripagare sia a breve che a lungo termine. Sei in affari per fare soldi e gestire i costi generali ti aiuterà a fare proprio questo.