Una guida per le piccole imprese alle spese generali e amministrative

Le spese generali, amministrative e di vendita (SG&A) sono quelle sostenute per mantenere attiva la tua attività. Scopri perché queste spese sono separate dalle altre spese aziendali e come calcolarle.

I costi di vendita, generali e amministrativi (SG&A) sono costi sostenuti dalla tua azienda che non sono direttamente correlati al costo di produzione di un prodotto o di fornitura di un servizio. Le spese generali, amministrative e di vendita vengono sempre monitorate separatamente dal costo delle merci vendute e sono considerate parte integrante dell'attività commerciale.

Panoramica:cosa sono le spese generali, amministrative e di vendita (SG&A)?

I costi SG&A sono spesso indicati come costi operativi, ovvero le spese quotidiane di gestione della tua attività. Poiché questi costi non possono essere direttamente associati alla produzione, di solito vengono riportati come singole voci di un conto economico.

In un conto economico riepilogativo, le spese generali, amministrative e di vendita sono riportate come una singola voce totale sotto le spese operative, anche se spetta all'imprenditore decidere come visualizzare tali spese nel conto economico.

La maggior parte delle applicazioni software di contabilità si occupa del monitoraggio delle spese generali, amministrative e di vendita, fornendo agli imprenditori un modo semplice per analizzare i risultati.

Vari tipi di spese di vendita, generali e amministrative (SG&A)

Tutto ciò che non è direttamente correlato alla produzione del prodotto e al costo delle merci vendute è generalmente considerato una spesa SG&A. Comunemente indicati come costi indiretti, le spese operative o SG&A possono includere quanto segue.

1. Spese di vendita

Le spese di vendita sono quelle direttamente correlate al processo di vendita e includono questi tipi di spese.

• Costi pubblicitari e di marketing
• Spendi del personale di vendita
• Commissioni di vendita
• Viaggi
• Articoli promozionali come volantini e brochure

2. Spese generali

Le spese generali sono quelle che non sono direttamente associate né a un reparto né a un prodotto, ma sono necessarie affinché l'azienda continui ad operare. Le spese generali possono comprendere le seguenti voci.

• Affitto
• Utilità
• Spese d'ufficio come piccoli contanti
• Assicurazione
• Costi di software e tecnologia

3. Spese amministrative

Le spese amministrative sono generalmente incentrate sul personale e sui costi di consulenza. Nella maggior parte dei casi, le piccole imprese avranno costi amministrativi limitati.

• Retribuzioni dirigenziali e dirigenziali
• Ragionieri del personale
• Personale IT
• Personale legale
• Consulenti

Qual ​​è la differenza tra SG&A e spese operative?

In molti casi, non c'è differenza tra spese generali, amministrative e di vendita e spese operative, con l'unica distinzione che è il livello di dettaglio con cui queste spese compaiono nel tuo conto economico.

Le aziende più grandi spesso trovano utile separare le spese in ciascuna categoria SG&A a scopo di monitoraggio. Tuttavia, nella maggior parte dei casi, le piccole imprese possono utilizzare entrambi i termini per calcolare i costi non di produzione.

Come calcolare le spese di vendita, generali e amministrative (SG&A)

Se utilizzi un software di contabilità, la struttura del software classificherà automaticamente le spese generali, amministrative e di vendita in base alle informazioni fornite durante il processo di configurazione del software.

Se utilizzi un modello di conto economico, un software per fogli di calcolo o un libro mastro manuale per registrare le transazioni, dovrai calcolare tutte le spese non relative al prodotto e inserirle nel tuo conto economico come spese generali, amministrative e di vendita.

Prima di poter inserire il totale delle spese generali, amministrative e di vendita nel conto economico, dovrai creare un elenco dettagliato delle spese di vendita, generali e amministrative, che possono essere sommate da varie note spese.

Sia che tu fornisca dettagli riga per riga sul conto economico o che inserisca una singola voce, dovrai classificare correttamente le spese generali, amministrative e di vendita.

Spese di vendita, generali e amministrative (SG&A) (in milioni di dollari)	Totale
Stipendi	$  1.200
Affitto	300
Pubblicità	100
Utilità	95
Commissioni	105
Telefono	300
SG&A totali	$  2.100

Una volta inseriti i totali, dovrai inserirli in categorie specifiche come quelle che appaiono nell'elenco sopra. Una volta completato, sarai in grado di registrare l'importo cumulativo sul tuo conto economico.

Indipendentemente dal fatto che siano inserite per categoria o per singola voce, le spese generali, amministrative e di vendita sono sempre registrate nella sezione Spese operative del tuo conto economico. Puoi scegliere di includere direttamente le spese di ammortamento nelle tue spese generali, amministrative e di vendita o registrarle separatamente nel tuo conto economico.

Domande frequenti

• Nella maggior parte dei casi, non lo fanno. Spetta interamente a ciascuna azienda decidere se desidera segnalare le spese generali, amministrative e di vendita separatamente o semplicemente includerle nelle spese operative. Entrambi i metodi sono accettabili.

• Rivedere regolarmente le spese generali, amministrative e di vendita può aiutarti a tenere traccia delle tue spese.

  Sebbene alcune spese operative siano costi fissi che non variano di mese in mese, la revisione regolare di altre spese può aiutarti a gestirle meglio monitorando i costi correnti, eliminando quelli non necessari e adottando le misure appropriate nelle aree in cui stai spendendo troppo.

• Probabilmente no. Sebbene tutti i proprietari di attività commerciali debbano tenere traccia e contabilizzare correttamente le proprie spese, è probabile che tutte le informazioni di cui hai bisogno possano essere trovate sui rendiconti finanziari come il tuo conto economico.

  Tuttavia, per le aziende in crescita, può essere utile tenere traccia delle spese generali, amministrative e di vendita, in particolare se operi nel settore manifatturiero.

Le spese SG&A devono essere riviste regolarmente

Sebbene molte piccole imprese non abbiano bisogno di separare le spese di vendita, generali e amministrative, il calcolo delle spese generali, amministrative e di vendita è comunque un processo utile. Un'analisi più approfondita delle tue spese generali, amministrative e di vendita può darti una visione migliore delle prestazioni dell'azienda, oltre a evidenziare le aree di preoccupazione.

Il modo migliore per farlo è esaminare tutte le spese generali, amministrative e di vendita riga per riga per vedere se ci sono spese che devono essere tagliate o eliminate. Potrebbero esserci alcune aree in particolare che trarrebbero vantaggio da una revisione più approfondita.

1. Pubblicità: Se non ottieni risultati dalle tue campagne pubblicitarie, sono solo soldi sprecati. Quando lanci una campagna di qualsiasi tipo, che si tratti di una piattaforma di social media o di una pubblicità più tradizionale, assicurati di monitorare i risultati per scoprire il tuo ritorno sull'investimento.
2. Viaggiare: Le spese di viaggio possono sfuggire di mano rapidamente. Se le tue spese di viaggio si traducono in un aumento degli affari, potrebbe valerne la pena, ma pensaci due volte a un viaggio che non ha un impatto immediato.
3. Utilità: Sebbene le utenze siano talvolta considerate un costo fisso, hai un certo controllo sulle bollette mensili. Ad esempio, la sostituzione dei termostati può avere un impatto diretto sulle bollette di riscaldamento e raffreddamento, quindi assicurati che i tuoi dipendenti non cambino arbitrariamente il termostato quando sono caldi o freddi. Se le tue bollette sono molto alte, potresti voler investire in un sistema più efficiente dal punto di vista energetico.
4. Abbonamenti non necessari: Stai ancora pagando un abbonamento a un servizio che non utilizzi più? Riesamina tutti i tuoi costi mensili e determina quali ti servono e quali possono essere cancellati.
5. Uffici: Hai bisogno di tutto lo spazio che stai attualmente affittando? Hai bisogno di uno spazio ufficio? Sebbene le negoziazioni su una fabbrica o un magazzino potrebbero non essere possibili, se noleggi spazio aggiuntivo per le operazioni, potresti essere in grado di ridurre tali costi.

Il monitoraggio separato delle spese generali, amministrative e di vendita aiuta anche le piccole imprese a gestire meglio i costi operativi. Assicurati di monitorarli correttamente.