Una guida per principianti alla contabilità di gestione della proprietà

La contabilità di gestione della proprietà non è più difficile di qualsiasi altra contabilità. The Ascent ti guida attraverso un sistema per contabilizzare gli affitti e le relative spese.

La gestione della proprietà è stressante. All'inizio di quest'anno, abbiamo avuto un terremoto qui nello Utah. Ho controllato rapidamente il mio scaldabagno e il mio forno per assicurarmi che non ci fossero perdite di gas. Poi ho dovuto assicurarmi che le nostre proprietà in affitto fossero a posto.

Un inquilino ha scritto subito e ha detto che aveva controllato tutto ed era tutto a posto. È stato un sollievo. L'altro inquilino ha detto che era fuori città e non poteva controllare, quindi ho lasciato il lavoro per correre in condominio e assicurarmi che non stesse per esplodere. Si è scoperto che era abbastanza vicino.

Quando sono arrivato, ho scoperto che la fornace si era staccata completamente dal muro. Ho subito spento il gas e chiamato la compagnia del gas. Diverse centinaia di dollari, un inquilino irritato che è tornato a casa presto in un appartamento di 50 gradi e pochi giorni dopo di ipertensione arteriosa, la fornace è stata riparata. Ero ragionevolmente sicuro che l'appartamento non sarebbe esploso a breve. Ma era il fumo di sigaretta che sentivo in soggiorno?

La contabilità per le tue proprietà in affitto non deve essere così stressante. Continua a leggere per scoprire come impostare un sistema per la contabilità di gestione della tua proprietà.

Panoramica:che cos'è la contabilità di gestione della proprietà?

La contabilità di gestione della proprietà è la contabilità del proprietario. Riconosci i ricavi per tutti gli affitti ricevuti e le spese per la manutenzione, l'architettura del paesaggio e altre uscite di cassa.

Come impostare un sistema di contabilità per la gestione della proprietà

Ecco i passaggi che ho utilizzato personalmente per alcune diverse situazioni in cui sono stato coinvolto.

1. Determina il tuo punto di svolta

Faccio la contabilità di gestione della proprietà in due modi diversi. Personalmente possiedo due condomini che vengono affittati a inquilini che trovo su un sito web di annunci locali. Nel mio lavoro quotidiano, gestisco 20-30 unità di proprietà dei proprietari della mia azienda.

Per i due condomini, tengo aggiornato annualmente un foglio di calcolo del rendiconto finanziario per quando sto pagando le tasse. Ogni mese, controllo per assicurarmi che il pagamento dell'affitto sia andato a buon fine e conservo le ricevute dell'anno in una cartella fisica. Faccio solo un conto economico. Tenere aggiornato un bilancio sarebbe più faticoso di quanto ne valga la pena per queste piccole unità.

Per la contabilità degli immobili in affitto nella mia capacità professionale, utilizzo il nostro software di contabilità per effettuare riconciliazioni bancarie mensili e mantenere aggiornato il registro degli affitti (ci arriveremo a questi termini tra un minuto).

Non c'è una regola per quando dovresti passare dalla contabilità back-of-the-envelope a un sistema completo con contabilità in partita doppia. Se hai solo poche transazioni all'anno, probabilmente puoi attenerti a un foglio di calcolo. Se elabori più fatture ogni mese, probabilmente dovrai acquistare un software di contabilità.

2. Acquista software di contabilità

Non avrai bisogno di trovare software specifico per i proprietari. Dai un'occhiata alle nostre recensioni sul software di contabilità e scegli quello che ti piace di più:funzionerà per la gestione della proprietà.

La contabilità per la gestione della proprietà è fatta meglio quando è come ogni altra attività. Quindi un normale software di contabilità avrà tutte le funzionalità di cui hai bisogno.

3. Configura ogni proprietà

Ogni proprietà dovrà avere diversi elementi impostati per essa:

• Entità: Se hai una proprietà commerciale con più unità, inseriscila nella sua LLC per proteggerti da responsabilità.
• Account software: Il tuo software di contabilità dovrebbe consentire la creazione di più attività commerciali. Creane uno separato per ogni entità.
• Conto bancario/carta di credito: Il modo più semplice per tenere traccia delle spese per ogni proprietà è utilizzare un conto bancario o una carta di credito solo per quella proprietà. Quindi ogni mese esamini l'estratto conto e aggiungi ogni voce del diario nel software.
• GL e piano dei conti: Impostare una contabilità generale e un piano dei conti per ogni proprietà in affitto. Meglio li crei inizialmente, più facile sarà elaborare rapidamente le transazioni ogni mese.
• Noleggio rotolo: Crea un foglio di calcolo con una riga per ogni unità. Ogni mese, quando viene pagato l'affitto, aggiungi il pagamento. Il grafico seguente mostra come dovrebbe apparire il registro degli affitti.

4. Fai il ciclo di contabilità mensile

Ecco i passaggi da seguire per il ciclo contabile di ogni mese.

1. Ricevi affitti: Molti programmi software di contabilità si integreranno con il tuo conto bancario e renderanno più semplice impostare fatture mensili automatiche con pagamenti ACH (Automated Clearing House). Se il tuo software non lo fa, incontra il rappresentante della gestione della tesoreria della tua banca per impostare prelievi ACH mensili dai tuoi inquilini. In alternativa, potresti richiedere ai tuoi inquilini di impostare il pagamento automatico delle bollette o un push ACH sul tuo account. La chiave è togliere la responsabilità dell'affitto mensile dalle mani del tuo inquilino e renderlo un pagamento automatico.
2. Elabora fatture: Riceverai fatture mensili per utenze, paesaggistica, manutenzione e altre spese casuali. Molti di questi possono essere pagati automaticamente con trasferimenti di fondi elettronici. Usa il tuo software di contabilità per stampare gli assegni per gli altri.
3. Esegui riconciliazione bancaria: Tradizionalmente, viene eseguita una riconciliazione bancaria per assicurarsi che l'importo in contanti del bilancio corrisponda al saldo bancario. Vogliamo ancora farlo, ma lo faremo un po' indietro. Inserisci tutte le transazioni dall'estratto conto nel software (a meno che la transazione non provenga da un assegno che hai già inserito). Al termine, confronta il saldo in contanti del libro (l'importo del software) con il saldo dell'estratto conto. Se non è lo stesso, torna indietro attraverso l'estratto conto e le tue GL per capire cosa è stato inserito in modo errato.
4. Stampa dati finanziari: Puoi farlo ogni mese, trimestre o anno. Per le proprietà più grandi, potrebbe avere senso farlo mensilmente per assicurarti di non bruciare un sacco di soldi. Se hai compilato correttamente la GL e hai inserito tutte le transazioni nell'account corretto, il tuo rendiconto finanziario della gestione della proprietà dovrà solo essere stampato.

Questo è il ciclo che seguo per gli immobili nella mia vita professionale. Stampiamo i dati finanziari ogni anno per le tasse e teniamo il passo con il saldo bancario durante l'anno per assicurarci che non ci siano consumi di denaro.

Con i due condomini che possiedo personalmente, utilizzo un sito web chiamato Cozy per pagare gli affitti mensili e ho una carta di credito che uso solo per gli investimenti immobiliari. In genere ho quattro o cinque spese non HOA (associazione del proprietario di casa) all'anno, quindi è abbastanza facile mettere tutto insieme su un foglio di calcolo alla fine dell'anno.

Suggerimenti e trucchi per creare un sistema di contabilità di successo per la gestione della proprietà

Avere un sistema di contabilità in atto per la gestione delle tue proprietà ti aiuterà a non perdere nessuna data di scadenza e, idealmente, ti farà risparmiare un sacco di tempo.

1. Collega account

Se riesci a collegare il tuo software di contabilità al conto bancario di ciascuna entità, il ciclo mensile sarà più semplice di almeno il 240%. Invece di lavorare per inserire ogni riga dell'estratto conto, puoi semplicemente verificare che le transazioni importate siano applicate ai conti corretti.

2. Effettua valutazioni annuali

C'è sempre un costo opportunità per il trasporto di investimenti immobiliari. Prendi l'abitudine di ottenere un Broker's Price Opinion (BPO), o anche di effettuare la tua valutazione annuale sulle proprietà, per decidere se desideri tenerle o tentare di venderle.

3. Analizza i dati finanziari almeno una volta all'anno

Ci sono quattro modi per guadagnare con investimenti immobiliari:

1. Rivalutazione del capitale: Quando il valore della proprietà aumenta e puoi venderla per di più.
2. Flusso di cassa del noleggio: Il denaro reale che finisce in tasca a fine anno.
3. Paragrafo fiscale: Detrazioni fiscali da elementi quali ammortamento (non monetario) o interessi.
4. Pagamento del debito: Idealmente, acquisterai una proprietà per il minor importo possibile e quindi addebiterai più in affitto di quanto dovuto sul debito. Quando questo funziona, stai effettivamente facendo in modo che un inquilino paghi il mutuo e ricevi il bene gratuitamente. Il meglio di entrambi i mondi è quando l'inquilino cancella facilmente il pagamento del debito, ma gli interessi e l'ammortamento fanno sì che la proprietà mostri una perdita nella tua dichiarazione dei redditi.

Quando esegui i tuoi dati finanziari annuali, lavora sulla preparazione di un rendiconto finanziario. Il rendiconto finanziario e la valutazione ti consentiranno di classificare ogni proprietà in base a queste quattro metriche chiave ogni anno.

4. Comprendere i tipi di locazione

La maggior parte dei contratti di locazione commerciali sono i cosiddetti contratti di locazione triple net (NNN). Ciò significa che gli inquilini sono responsabili del pagamento della loro quota di tutte le spese dell'area comune come l'abbellimento o la rimozione della neve. Se hai contratti di locazione NNN, devi tenere il passo con le spese delle aree comuni e fatturare gli inquilini ogni anno.

5. Non dimenticare il registro degli affitti

Se vuoi ottenere un prestito sull'immobile o venderlo, la prima cosa che ti verrà richiesta è un contratto di affitto. Avere uno accurato e aggiornato contribuirà notevolmente a semplificare l'interazione con terze parti, per non parlare dell'aiutarti a identificare più velocemente gli inquilini inadempienti.

(Land)signore delle mosche

Se hai passato del tempo nella gestione della proprietà, probabilmente hai avuto gli stessi momenti (o settimane) stressanti che ho avuto io. Tuttavia, tenere conto delle tue proprietà non deve essere un trauma da terremoto.