6 modi per registrare le tue transazioni commerciali

Qualsiasi transazione finanziaria, da un deposito bancario al pagamento di una fattura, deve essere registrata nella contabilità generale. Scopri i diversi modi per registrare le tue transazioni contabili e perché è importante.

Sia che tu gestisca la tua attività dal tavolo della sala da pranzo o abbia numerose sedi sparse per la città, la registrazione delle transazioni commerciali fa parte del processo contabile. Ciò include tutto, dalla registrazione dell'ultima bolletta elettrica nella contabilità generale per il pagamento futuro alla registrazione delle spese di ammortamento come voce di rettifica.

Poiché la registrazione delle transazioni fa parte del processo contabile, indipendentemente dal fatto che le registri utilizzando un software di contabilità o un registro contabile o un altro libro delle transazioni, devono essere registrate in modo tempestivo e accurato.

Se utilizzi un software di contabilità, ogni volta che registri una fattura da pagare in futuro o un pagamento ricevuto da un cliente o paghi i tuoi dipendenti, registri le transazioni nella tua contabilità generale.

La registrazione delle transazioni contabili diventa più dispendiosa in termini di tempo se si utilizza un sistema di contabilità manuale. Questo perché ogni transazione dovrà essere registrata nella contabilità sussidiaria appropriata, che in seguito avrà un impatto sulla tua contabilità generale. I registri sussidiari includono quanto segue:

• Giornale di registrazione delle ricevute di cassa
• Giornale degli esborsi in contanti
• Diario di vendita
• Diario degli acquisti

Il modo più efficiente per registrare le transazioni contabili è seguire il ciclo contabile, che è un processo utilizzato da contabili e contabili per assicurarsi che tutte le transazioni contabili siano registrate correttamente. Il ciclo contabile fornisce anche un utile promemoria dei passaggi necessari da seguire, il che può essere vantaggioso per chi è nuovo al processo contabile.

Le fasi del ciclo contabile sono:

1. Organizzare le transazioni
2. Registra le voci del diario
3. Registra le prime note nella contabilità generale
4. Esegui un bilancio di prova non rettificato
5. Esegui voci di rettifica
6. Prepara un saldo di prova rettificato
7. Esegui rendiconti finanziari
8. Chiudi i libri del mese
9. Inizia il prossimo ciclo

Tipi di transazioni

La prima cosa che devi fare prima di inserire le transazioni è determinare se una voce è un debito o un credito. I debiti e i crediti vengono utilizzati nella contabilità in partita doppia e assicurano che per ogni transazione di addebito registrata sia registrata anche una corrispondente transazione di credito. Ad esempio, se paghi la bolletta della luce, dovresti inserire la seguente voce di diario:

Data	Account	Addebito	Credito
1-11-2020	Spese di utilità	$ 100
1-11-2020	Contanti		$ 100

Questa voce registra il pagamento addebitando il conto spese di utilità e accreditando contanti. Utilizzando la contabilità in partita doppia, questo processo dovrà essere completato per ogni transazione registrata.

Di seguito sono riportati i tipi più comuni di transazioni contabili che dovrai inserire per la tua piccola impresa.

1. Contabilità fornitori

Ogni volta che paghi un venditore o un fornitore per beni e servizi che ha fornito alla tua attività, hai due scelte. Puoi pagare il conto immediatamente, spendendolo sul conto appropriato, oppure puoi registrarlo in conti da pagare in un secondo momento.

Ad esempio, supponiamo che la tua azienda riceva una fattura di $ 75 per la pulizia dell'ufficio che scade alla fine del mese. Dovresti registrare la spesa nel mese appropriato e registrare l'importo dovuto nei conti fornitori.

Data	Account	Addebito	Credito
1-11-2020	Spese d'ufficio	$ 75
1-11-2020	Contabilità fornitori		$ 75

Se paghi subito la bolletta o paghi in contanti un articolo, tutto ciò che devi fare è registrare la spesa e la riduzione in contanti negli appositi conti, come abbiamo fatto con le spese per le utenze. Se non utilizzi un software di contabilità, dovrai registrare questa voce nel giornale di registrazione degli acquisti.

2. Contabilità clienti

La contabilità clienti segue la stessa premessa della contabilità fornitori, solo la contabilità clienti viene utilizzata per registrare il denaro che ti è dovuto dai clienti che pagano a credito. Anche in questo caso, se il tuo cliente paga immediatamente, non è necessario registrare nulla nei conti attivi. Registreresti semplicemente l'aumento in contanti e l'importo della vendita.

Tuttavia, ogni volta che si fattura a un cliente, si registra automaticamente una voce della contabilità clienti. Ad esempio, supponiamo che tu abbia appena fatturato a un cliente $ 208.

In questo modo dovresti registrare la voce nei conti attivi. Ricorda, se utilizzi un software di contabilità, questo processo viene completato automaticamente quando viene creata la fattura.

Data	Account	Addebito	Credito
4-5-2020	Contabilità clienti	$ 208
4-5-2020	Vendite		$ 200
4-5-2020	Imposta sulle vendite		$ 8

Se non stai utilizzando un software di contabilità, dovresti registrare questa voce nel tuo giornale di registrazione delle vendite.

3. Pagamento della fattura

Quando sei pronto per pagare una fattura, che si tratti della fattura della contabilità fornitori che hai registrato in precedenza o di una fattura che desideri pagare immediatamente, la registreresti come segue. Ad esempio, andremo avanti e pagheremo il conto delle pulizie dell'ufficio che abbiamo registrato in precedenza nella contabilità fornitori.

Data	Account	Addebito	Credito
1-11-2020	Contabilità fornitori	$ 75
1-11-2020	Contanti		$ 75

La voce sopra riduce il saldo dei conti da pagare e riduce anche il saldo di cassa. Se è necessario registrarlo manualmente, verrà registrato nel giornale di registrazione degli esborsi in contanti.

4. Pagamenti ricevuti

I pagamenti ricevuti vengono registrati quando i tuoi clienti ti pagano per beni e servizi. Ciò può includere transazioni in contanti, ad esempio quando un cliente acquista una cartuccia di stampa dal tuo negozio di forniture per ufficio. Comprende anche il pagamento ricevuto su fattura per beni e servizi acquistati a credito.

Ad esempio, supponiamo di aver ricevuto un pagamento di $ 208 da Johnson Fabrics per pagare la fattura a cui si fa riferimento in precedenza. Ecco come registrare correttamente quel pagamento.

Data	Account	Addebito	Credito
1-5-2020	Contanti	$ 208
1-5-2020	Contabilità clienti		$ 208

Se stai registrando le transazioni manualmente, questo dovrebbe essere registrato nel diario delle ricevute di cassa.

5. Voci buste paga

Se hai dipendenti, entrerai nelle transazioni di buste paga. In genere ci sono due serie di transazioni di buste paga che devi registrare:la voce iniziale dopo che la busta paga è stata elaborata e la voce di cassa quando i tuoi dipendenti vengono pagati. Le registrazioni del diario delle buste paga a volte possono essere complicate, motivo per cui si consiglia vivamente di utilizzare un software per le buste paga o un servizio di buste paga per elaborare le buste paga.

Le prime transazioni sui salari registrate dovrebbero includere la retribuzione lorda e tutte le imposte sui salari che devono essere pagate.

Data	Account	Addebito	Credito
1-11-2020	Salario lordo	$ 1.000
1-11-2020	Ritenuta d'imposta federale sul reddito		$ 100
1-11-2020	Ritenuta FICA (Dipendente)		$   77
1-11-2020	Ritenuta d'imposta statale sul reddito		$   40
1-11-2020	Salari da pagare		$ 779

La prossima serie di transazioni sulla busta paga che registrerai sarà più semplice, annotando l'importo della retribuzione dei tuoi dipendenti dopo le detrazioni fiscali sulla busta paga.

Data	Account	Addebito	Credito
10-11-2020	Salari da pagare	$ 779
10-11-2020	Contanti		$ 779

Anche un'altra serie di transazioni di gestione stipendi dovrà essere inserita quando vengono versati i pagamenti delle tasse. Se utilizzi un sistema di contabilità o contabilità manuale, puoi registrare queste voci direttamente nel tuo giornale di registrazione generale.

6. Voci del diario

Con l'uso del software di contabilità, la necessità di inserire più registrazioni prima nota è stata drasticamente ridotta, ma ci sono ancora casi in cui sono necessarie.

Ad esempio, le registrazioni di rettifica, come ammortamenti e ratei per retribuzioni, verranno tutte registrate come registrazioni prima nota di rettifica. Potresti anche avere voci aggiuntive, come commissioni bancarie e interessi guadagnati, che dovranno essere pubblicate prima di eseguire i rendiconti finanziari.

Registrare correttamente le transazioni è una necessità per tutte le aziende

In qualità di imprenditore, una delle cose più importanti che tu o il tuo contabile dovete fare è registrare tutte le vostre transazioni contabili. Qualsiasi transazione, non importa quanto piccola, avrà un impatto sulla tua attività e deve essere adeguatamente contabilizzata.

La registrazione delle transazioni contabili ti fornirà un registro accurato di tutte le tue attività commerciali, fornendoti una rappresentazione fedele delle tue finanze aziendali e contribuendo a garantire che i tuoi rendiconti finanziari siano accurati.