Una guida per le piccole imprese alla contabilità dei ristoranti

I ristoranti funzionano in modo diverso rispetto ad altri tipi di attività, quindi la contabilità dei ristoranti ha un aspetto diverso. Ecco come costruire un sistema di contabilità per un ristorante.

Non vorresti mai che io fossi il tuo sous chef; Sono noto per bruciare i toast e di recente ho lasciato il coperchio su un contenitore per il burro su un fornello caldo. Tuttavia, spero che ti unirai a me come chef ospite nella mia cucina di contabilità figurativa.

Panoramica:cos'è la contabilità del ristorante?

Quando sei seduto a un tavolo in attesa dell'arrivo del tuo aperitivo, è facile pensare che i ristoranti siano aziende come le altre. Chi possiede e gestisce ristoranti conosce il fuoco che deve affrontare in cucina, sia in senso letterale che figurato.

La contabilità per i ristoranti comporta la gestione di margini ristretti e il pagamento accurato dei dipendenti con mancia. I ristoranti devono affrontare sfide mai viste in altri settori, quindi i ristoranti devono tenere registri contabili impeccabili.

La contabilità dei costi per i ristoranti è un campo di competenza prezioso. Tra il prezzo di nuove voci di menu e la determinazione della giusta quantità di cibo da ordinare, sono necessarie molte analisi per mantenere i dati finanziari di un ristorante.

4 considerazioni specifiche sulla contabilità dei ristoranti

I proprietari di ristoranti non si preoccupano solo di tutte le cose di cui si preoccupano gli altri imprenditori, ma devono anche gestire i problemi unici di buste paga e inventario. Tieni a mente queste quattro considerazioni mentre crei il tuo sistema di contabilità del ristorante.

1. Ispezioni dell'inventario

L'inventario di un ristorante è costituito da cibo e bevande, entrambi con date di scadenza. Mentre molti settori subiscono un deterioramento, quando il loro inventario non è più utilizzabile, i ristoranti devono valutare attivamente il loro inventario almeno una volta alla settimana.

Quando butti via il cibo andato a male, dovresti annotarlo nelle tue registrazioni contabili addebitando un conto spese di deterioramento e accreditando un conto di inventario.

Tenere un registro del deterioramento dovrebbe aiutarti ad accertare la giusta quantità di cibo e bevande da ordinare in futuro. Il deterioramento riduce i tuoi profitti, quindi vuoi mantenerlo basso. Tuttavia, l'esaurimento dell'inventario è altrettanto problematico per i tuoi profitti.

2. Suggerimenti

I camerieri e altri lavoratori della ristorazione negli Stati Uniti generalmente guadagnano una parte del loro reddito attraverso le mance dei clienti, mentre il resto è coperto dai loro datori di lavoro. Crea il piano dei conti del tuo ristorante e il processo di gestione delle buste paga per tenere conto delle mance.

La maggior parte degli stati ha un credito di mancia che riduce efficacemente il salario minimo statale per i lavoratori con mancia. Ad esempio, i datori di lavoro in Ohio devono pagare i lavoratori senza mancia almeno $ 8,70 l'ora nel 2020. A causa del credito di mancia dell'Ohio, i lavoratori con mancia nello stato possono guadagnare fino a $ 4,35 l'ora dai loro datori di lavoro, a condizione che le mance possano portare loro retribuzione oraria media fino a $ 8,70 all'ora per il periodo di paga.

I suggerimenti sollevano la domanda:i datori di lavoro sono responsabili delle imposte sui salari sui salari ricevuti dai clienti? La risposta è sì, anche se i ristoranti possono essere rimborsati per le tasse FICA (Federal Insurance Contributions Act) pagate dal datore di lavoro attraverso il credito d'imposta per la mancia FICA.

Prima di pagare ai dipendenti le mance guadagnate, è necessario disporre di un conto mance pagabili nel piano dei conti per riconoscere l'obbligo. Le mance non sono entrate per la tua attività, come vedrai nella voce del diario nella categoria successiva.

3. Costi di cibo e bevande

Quando un'attività non di ristorazione vende il proprio inventario, si addebita il costo del conto spese delle merci vendute e l'inventario del credito. Lo stesso concetto si applica ai ristoranti, ma il conto spese si chiama costo cibo e bevande.

Ad esempio, supponiamo che il tuo ristorante abbia venduto $ 50 di cibo e bevande per $ 100 ieri sera. Registreresti due voci di diario:una per riconoscere le entrate e un'altra per ridurre il saldo dell'inventario. La registrazione prima nota entrate mostrerebbe:

Account	Addebito	Credito
Contanti	$ 125
Vendita di alimenti e bevande		$ 100
Imposta sulle vendite da pagare		$ 5
Mance pagabili		$ 20

Quindi, registreresti la rettifica sul tuo account di inventario:

Account	Addebito	Credito
Costo di cibo e bevande	$ 50
Inventario		$ 50

Il software di contabilità dei ristoranti può registrare automaticamente queste voci di diario.

4. Misure di performance finanziaria

Sai come si tagliano le carote a julienne, ma sai come calcolare i costi di prima scelta del tuo ristorante?

Il settore della ristorazione è impegnativo. È normale che anche i ristoranti più famosi ottengano margini di profitto minimi, rendendo ancora più difficile per il settore riprendersi dalle battute d'arresto causate da pandemie o recessioni economiche. I ristoranti devono tenere d'occhio i propri indicatori finanziari e adeguare regolarmente le proprie spese per rimanere in nero.

I ristoranti considerano i costi di prima scelta come una misura chiave della performance finanziaria. Anche nell'industria manifatturiera, i costi prime si riferiscono alle spese sostenute per materiali diretti e manodopera diretta. I materiali diretti di un ristorante sono ingredienti e bevande, mentre il lavoro diretto è il salario di camerieri, busser, host e cuochi.

Costi totali di cibo e bevande + Costo del lavoro =Costi principali

Vuoi che i costi principali siano bassi rispetto alle tue vendite nette. Toast POS, un software per ristoranti, suggerisce che un ottimo rapporto costo/vendita è inferiore al 60%.

Costi Prime ÷ Vendite Nette =Rapporto Costi Prime/Vendite

I rapporti sono più perspicaci rispetto al passato della tua azienda e ai benchmark del settore. Analizza continuamente la salute finanziaria della tua attività e monitora i suoi progressi.

Quale tipo di contabilità del ristorante è adatto alla tua attività?

Puoi tenere traccia delle spese e dei ricavi del ristorante utilizzando il metodo di contabilità per cassa o per competenza.

1. Contabilità di cassa

I ristoranti che utilizzano il metodo dei contanti riconoscono le entrate quando arrivano contanti e le spese quando escono contanti.

A meno che la tua azienda non abbia un problema con la cena, non dovresti preoccuparti dei crediti o del saldo che i clienti devono per beni e servizi già resi. Il metodo di contabilità in contanti è l'ideale per i piccoli ristoranti perché tiene traccia delle entrate solo quando il contante va in cassa.

Puoi utilizzare il metodo di contabilità di cassa solo quando le entrate medie lorde della tua attività (una parola di fantasia per i ricavi totali medi) negli ultimi tre anni sono inferiori a $ 25 milioni.

La contabilità di cassa non riconosce i conti da pagare o le fatture che devi ma non hai ancora pagato. Puoi utilizzare un foglio di calcolo Excel per tenere traccia dei conti da pagare.

2. Contabilità per competenza

La contabilità per competenza fornisce maggiore precisione ma richiede più contabilità. Invece di riconoscere entrate e spese quando il denaro passa di mano, la contabilità per competenza abbina le entrate e le spese quando sono sostenute.

Supponiamo di acquistare $ 1.000 di cibo da un fornitore di ristoranti. Un'attività di competenza registrerebbe un debito nel proprio software di contabilità una volta ricevuta la fattura. Un'azienda in contanti aspetterebbe di riconoscere l'acquisto di inventario fino a quando non paga il conto.

Il metodo di contabilità per competenza ti dà un'idea più vera della posizione finanziaria del tuo ristorante. Qualsiasi attività commerciale in bilico sulla redditività, come fanno molti ristoranti, dovrebbe utilizzare il metodo di contabilità per competenza per sapere a che punto si trova.

3 bilanci di ristoranti indispensabili

Come le aziende di tutti i settori, i ristoranti producono bilanci, conti economici e rendiconti finanziari per comunicare la propria posizione finanziaria.

Bilancio

Pensa al bilancio come a un'immagine della tua attività in una data specifica. Dimostra l'equazione contabile essenziale:

Attività =passività + capitale proprio

Investitori e finanziatori chiederanno il bilancio del tuo ristorante per vedere la sua posizione in contanti, i crediti e i debiti. La differenza tra attività e passività è il patrimonio netto, chiamato anche valore contabile netto di un'azienda.

Conto economico

Il conto economico confronta le entrate e le spese del tuo ristorante. Sono disponibili in più formati, ma il miglior conto economico per i ristoranti è il conto economico in più fasi.

I conti economici in più fasi indicano separatamente il margine di profitto lordo di un ristorante o la differenza tra le vendite nette e i costi di cibo e bevande.

Rendiconto finanziario

Il rendiconto finanziario mostra la porta girevole del contante nella tua attività. Suddivide le tue spese e entrate in contanti in categorie operative, di investimento e finanziarie.

Le aziende in base alla competenza si affidano al rendiconto finanziario per analizzare la propria posizione di cassa. Il conto economico per competenza riflette i ricavi e le spese che l'azienda ha rilevato, che possono differire dalla liquidità entrata o uscita dall'attività.

I potenziali investitori prestano attenzione ai rendiconti finanziari per vedere se la tua azienda ha liquidità sufficiente per coprire le sue spese.

Non c'è cucina in contabilità, ma c'è contabilità in cucina

Gestire un ristorante non è un lavoro da poco, anche prima di considerare le responsabilità contabili. Considera come il software per ristoranti può alleggerire il tuo onere amministrativo.