Gestire la continuità aziendale prevenendo le frodi

La pandemia globale di COVID-19 ha alterato il modo in cui molte aziende operano almeno per il breve termine. Molte aziende hanno dovuto chiudere o limitare l'accesso agli uffici, incoraggiare o imporre il lavoro da casa e annullare eventi e raduni. L'equilibrio tra la necessità di distanziare i dipendenti e il proseguimento delle attività vitali in un'economia in difficoltà è al primo posto ovunque. Anche i migliori piani di continuità aziendale non hanno contemplato le circostanze in cui ci troviamo ora.

Sfortunatamente, un'attività che ha un impatto su un numero enorme di aziende ma è improbabile che rallenti durante la pandemia sono i tentativi di frode. Secondo l'Association for Financial Professionals (AFP) 2020 Payments Fraud and Control Survey, durante l'ultimo anno, l'81% delle aziende è stato oggetto di frodi nei pagamenti con truffatori che utilizzavano qualsiasi cosa, da BEC (Business Email Compromise) ad assegni alterati, bonifici, società carte di credito e furto dei dipendenti.

La buona notizia, tuttavia, è che ci sono misure proattive che le aziende possono intraprendere per mitigare le frodi affrontando anche la continuità aziendale.

Non fallire con l'email

Il sondaggio AFP rileva che Business Email Compromise (BEC) colpisce il 75% delle organizzazioni in generale ed è ora la fonte di attacchi di frode dei pagamenti più spesso segnalata con il 61% delle organizzazioni che segnala BEC come fonte di attacchi.

BEC è una forma di frode che prende di mira i dipendenti tramite e-mail per ottenere l'accesso alle finanze aziendali e ingannare le persone facendole trasferire denaro. Un esempio di BEC è quando gli aggressori ottengono l'accesso all'account di posta elettronica di un dirigente e quindi ne monitorano il comportamento. Gli aggressori identificheranno quando il dirigente è in viaggio o è più vulnerabile e invierà una nota chiedendo il pagamento o affinché un associato faccia clic su un collegamento che è un malware.

Prevenire il BEC richiede un piano, salvaguarda gli strumenti e l'istruzione per tutti. Ciò significa garantire che i tuoi dipendenti abbiano la formazione adeguata per il rilevamento delle frodi, che di solito richiede sessioni di formazione regolari con il tuo team. Concentrati sulla creazione di un'atmosfera in cui i dipendenti si sentano liberi di condividere apertamente qualsiasi comportamento insolito o e-mail. Aiutare i dipendenti a sentirsi responsabilizzati e istruiti è la chiave per fermare BEC sui suoi binari.

Lancia la carta 

Gli assegni continuano a essere il metodo di pagamento più colpito dalle attività di frode con il 74% delle organizzazioni interessate nel 2019, secondo il sondaggio AFP. Si tratta di un aumento rispetto al 2018 e il primo aumento di questo tipo di frode dal 2010.

Se stai ancora utilizzando gli assegni regolarmente, ci sono diversi motivi per considerare il passaggio a metodi di pagamento elettronici, come un programma di carte commerciali, che possono soddisfare una varietà di esigenze di spesa aziendale. Oltre all'attenuazione delle frodi nei pagamenti, le carte commerciali possono anche aiutare le aziende:

• Aumenta il flusso di cassa
• Paga le bollette più velocemente
• Mantieni i pagamenti in contanti e float per periodi più lunghi
• Partecipa a programmi di ricompensa e ricevi cashback e sconti
• Riduci i costi amministrativi semplificando i pagamenti e riconciliando automaticamente gli acquisti dei dipendenti
• Risparmia sui costi delle commissioni di transazione:il costo medio di elaborazione di un assegno cartaceo è di $ 3, il doppio del costo di una transazione con carta di acquisto

Dal punto di vista della sicurezza, le protezioni integrate come i chip EMV e i controlli dei pagamenti consentono agli amministratori di monitorare e regolare da vicino la spesa delle carte, creando un'infrastruttura di gestione del rischio di frode significativamente più forte di quella dei sistemi di sicurezza degli assegni.

Continuità aziendale in qualsiasi ambiente

Mentre lavoriamo per mitigare le frodi e garantire la continuità aziendale durante la pandemia e in futuro, ecco tre passaggi chiave da considerare:

• Snellire e digitalizzare i processi in modo che funzionino anche in caso di crisi. Quando il tuo team è distribuito negli uffici domestici, essere in grado di accedere in remoto ai sistemi e approvare i pagamenti da qualsiasi luogo diventa vitale. L'accesso mobile e remoto sicuro consente agli approvatori giusti di visualizzare, approvare e riconciliare facilmente le informazioni di pagamento indipendentemente dal luogo di lavoro fisico. L'automazione del processo di gestione dei debiti aiuta anche a fornire una maggiore visibilità delle riserve di cassa per le principali parti interessate.
• Trasforma gli assegni in pagamenti elettronici che possono essere effettuati ovunque. La conversione in ACH e pagamenti con carta virtuale e l'esternalizzazione del tuo stack di assegni rimanenti ti consente di evitare le sfide fisiche della stampa e dell'invio di assegni interni, risparmiando denaro nel processo.
• Migliora la sicurezza e riduci i rischi a livello globale. L'importanza della sicurezza non può essere sopravvalutata. Il partner giusto può ridurre drasticamente il rischio gestendo, autenticando e archiviando le informazioni di pagamento dei fornitori sensibili per tuo conto. Quel partner può anche aiutarti a superare la crescente dipendenza dall'e-mail e dalle comunicazioni digitali, l'esposizione a potenziali BEC e altri tentativi sempre più comuni di dirottare denaro dalla tua attività.

Partner per il successo

La frode è una considerazione fondamentale per tutte le aziende e sta diventando sempre più complicata, soprattutto nell'ambiente in continua evoluzione di oggi. Ma adottare misure per stare al passo con i truffatori lavorando a stretto contatto con i dipendenti e coinvolgendo partner chiave può aiutare le aziende a proteggersi.

Questo articolo e le interviste con Uma sono apparse anche su AZ Big Media‡, Kansas City Business Journal‡, PYMTS.com‡.

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