11 principali sfide di gestione delle spese di viaggio e come evitarle

Controlli sui rimborsi scaduti, scarsa visibilità su quanto spendono i dipendenti e goffi sistemi di tracciamento basati su fogli di calcolo sono solo alcune delle sfide di gestione delle spese di viaggio che le organizzazioni devono affrontare oggi.

Quella seconda potrebbe essere la più dolorosa:le aziende devono sapere dove vanno a finire i loro soldi e se i dipendenti seguono le regole di spesa. E le piccole imprese possono avvertire l'inefficienza di viaggi e spese (T&E) in modo più acuto:molte non dispongono di sistemi automatizzati per elaborare i report in modo rapido ed economico, e i loro team finanziari sono spesso al limite.

Una scommessa migliore per le aziende di tutte le dimensioni:identifica e affronta le sfide di gestione T&E prima che l'inefficienza e gli errori aumentino i costi o riducano la tua pista.

Le 11 principali sfide della gestione dei viaggi e delle spese

Quando i dipendenti viaggiano per lavoro, il costo del biglietto aereo, alloggio, trasporto via terra e pasti possono sommarsi rapidamente. Anche chi lavora da casa o in loco accumula spese, come forniture per ufficio e chilometraggio per le visite dei clienti.

Queste spese devono essere elaborate, approvato e rimborsato in modo tempestivo ed economico. Però, Il 46% percento delle aziende non tiene nemmeno traccia di quanto spende per elaborare le note spese, secondo il report sulle tendenze di gestione dei viaggi e delle spese 2019 di Tallie.

Questa mancanza di visibilità è solo una delle sfide di gestione dei viaggi e delle spese (T&E) di cui le aziende dovrebbero essere consapevoli.

1. Scarsa visibilità dei dati

La gestione dei dati finanziari è impossibile quando un'azienda non sa come vengono spesi i suoi soldi dai dipendenti sul campo. Questa mancanza di visibilità porta anche i team finanziari a non rilevare errori, rapporti duplicati, perdere le ricevute, anche potenziali frodi.

Alcune aziende avevano una buona padronanza dei modelli di viaggio e potevano eseguire "previsioni plausibili" sulla spesa mensile. Ma il COVID-19 ha scosso tutto questo. Dataconomy riporta che la pandemia ha tolto il fondo alla spesa per T&E e ha capovolto le categorie. A marzo 2020, gli hotel hanno rappresentato il 51% della spesa. È sceso del 31% in appena un mese, al 20%. Nel frattempo, la spesa per i servizi alle imprese è passata dal 10% al 27%.

È lecito ritenere che ce ne saranno di più, e duraturo, i cambiamenti. Alla faccia delle stime.

La risposta è un software di gestione delle spese centralizzato che raccoglie e classifica tutte le ricevute e i documenti in un database centralizzato che può essere rivisto in qualsiasi momento. Oltre a monitorare la spesa dei dipendenti, I sistemi di gestione T&E determinano come l'organizzazione rimborserà i dipendenti. E poiché riduce la necessità di immissione manuale dei dati, questo software aiuta anche a prevenire errori e ad accelerare il processo di T&E.

2. Processi inefficienti

Poiché richiedono molta carta, e-mail e fogli di calcolo, i processi di gestione manuale delle spese richiedono tempo e sono soggetti a errori. Introducono inoltre importanti inefficienze e colli di bottiglia. Con il 43% delle aziende che ancora utilizza processi manuali per gestire le note spese, secondo il sondaggio Tallie, e il 46% non tiene traccia dei costi associati a questo lavoro, il passaggio a un sistema di gestione delle spese automatizzato andrebbe a vantaggio di un'ampia gamma di aziende.

Non è una forzatura vedere come lavorare da casa potrebbe aggiungere ancora più colli di bottiglia a un processo già ingombrante, soprattutto nelle organizzazioni che richiedono autorizzazioni e audit T&E.

Un consiglio per le startup che stanno solo formulando un processo di gestione delle spese e che desiderano mantenere alta la soddisfazione dei dipendenti è concentrarsi su un'esperienza utente piacevole ed efficiente durante la valutazione del software. Cerca funzionalità di pagamento mobile, Per esempio. Più avanti sulla mobilità.

3. Soluzioni ad alto costo (sia in termini di tempo che di denaro)

Quando si valuta la gestione delle spese, non concentrarti solo sul costo del software una tantum (per i locali) o mensile (per SaaS/cloud). Sistemi disparati che non "parlano" tra loro aggiungono ulteriori ritardi e costi al processo di segnalazione. E i dipendenti che devono cercare online le migliori offerte di voli e hotel perdono tempo prezioso.

Per stimare il vero costo dell'aggiunta del software di gestione delle spese, adatta questo foglio di lavoro:

Calcolo dei costi di T&E

Processo manuale corrente, Dipendenti Tempo medio speso per nota spese per dipendente Salario orario medio Numero di dipendenti che generano T&E Numero di rapporti creati mensilmente Con il software T&E in atto, Stimato Tempo medio speso per nota spese per dipendente Salario orario medio Numero di dipendenti che generano T&E Numero di rapporti creati mensilmente Processo manuale corrente, Finanza Tempo medio speso per nota spese per dipendente finanziario Stipendio orario medio dell'impiegato finanziario Numero di rapporti elaborati mensilmente Tempo medio speso per correggere gli errori nei rapporti Con il software T&E in atto, Stimato Tempo medio speso per nota spese per dipendente finanziario Stipendio orario medio dell'impiegato finanziario Numero di rapporti elaborati mensilmente Tempo medio speso per correggere gli errori nei rapporti

4. Sistemi/tecnologie obsoleti

Tutti concordano sul fatto che i sistemi manuali sono ingombranti e soggetti a errori, eppure le aziende continuano a mettere insieme fogli di calcolo, e-mail, soluzioni puntuali e ricevute cartacee nella speranza di concludere con un approccio coeso.

Col passare del tempo, i sistemi ad hoc tendono a diventare un onere importante sia per il team finanziario che per i dipendenti. Solo il 27% delle aziende, Per esempio, disporre di sistemi che segnalano automaticamente le spese fuori polizza, per Tallie. Ciò significa che la contabilità sta rivedendo manualmente i rapporti, o gli articoli non consentiti stanno scivolando via.

Un punto luminoso per le aziende con tecnologia meno recente è che possono scavalcare i colleghi e trarre vantaggio da alcune tendenze del settore della gestione delle spese calde, come la mobilità, migliore integrazione, e l'uso esteso dell'IA, automazione e apprendimento automatico.

5. Aumento della spesa in T+E

Le aziende che non stanno monitorando le tendenze di spesa di T&E nel tempo stanno perdendo opportunità sia per prendere decisioni migliori sulle politiche sia per intervenire tempestivamente per affrontare attività fuori politica o potenzialmente fraudolente.

Ad esempio, se un dipendente che di solito spende circa $ 500 al mese per visitare i clienti presso le loro sedi improvvisamente spende $ 750 senza previa approvazione o spiegazione, l'approccio del foglio di calcolo alla gestione T&E non lo riprenderà.

Aziende con software di viaggio e spese che utilizza l'apprendimento automatico di cui abbiamo parlato, però, può intervenire in anticipo. Un sistema ML che è stato adeguatamente sintonizzato può segnalare anomalie, come quell'aumento di spesa di $ 250 al mese, che potrebbe indicare frode o errore umano.

Le aziende basate sui servizi che consegnano progetti ai propri clienti affrontano ancora più sfide con un approccio manuale alla gestione delle spese. Per queste aziende, devono rimborsare il proprio dipendente ma anche trasferire la spesa al cliente e contabilizzarla accuratamente ogni mese per bilanciare i libri e comprendere la redditività del progetto.

Le aziende più grandi che affrontano costi in aumento possono anche prendere in considerazione un team di gestione dei viaggi aziendali che si occuperà di tutte le funzioni associate al supporto dei viaggi di lavoro per i dipendenti, clienti, fornitori e partner commerciali, compreso il contenimento dei costi e l'applicazione delle politiche.

6. Mancanza di applicazione delle politiche

Una delle migliori pratiche per la gestione delle spese consiste nel creare una politica che tutti i membri dell'organizzazione devono seguire. La tua politica dovrebbe delineare esattamente ciò che è e non è una spesa approvabile in base alle normative IRS aggiornate che disciplinano i rimborsi e la cultura della tua azienda e la realtà del budget.

Una politica formale che delinei chiaramente esattamente cosa è e cosa non è una spesa approvabile aiuta anche il reparto contabilità e/o gli approvatori a decidere in modo rapido ed equo se una spesa è ammissibile o meno. I dipendenti sanno quando possono aspettarsi di essere rimborsati e quale ricorso hanno se una spesa viene rifiutata.

Nessuna politica da applicare? SHRM fornisce modelli di polizza per le spese di viaggio, così come altri gruppi industriali, quindi le aziende non hanno bisogno di ricominciare da zero.

7. Invio tardivo del rapporto

Quando le note spese arrivano in ritardo, potresti incorrere in commissioni sulle carte aziendali, che potrebbero incidere sulla solvibilità del dipendente in caso di responsabilità solidale. Il ritardo presenta anche problemi di contabilità poiché il team finanziario si affanna per raccogliere la documentazione e far approvare le spese prima delle chiusure mensili o trimestrali.

Per evitare questo problema, la tua politica di spesa dovrebbe includere scadenze fisse, ad esempio, "inviare tutte le note spese entro l'ultimo giorno del mese successivo a quello in cui sono state sostenute" e i manager devono essere automaticamente avvisati in tempo per incoraggiare i propri dipendenti a ricevere i rapporti nei tempi previsti.

8. Rimborsi lenti dei dipendenti

Non c'è niente di peggio che affrettarsi per ottenere un rapporto, quindi aspettare mesi dopo un esborso di spesa per ottenere il rimborso, in particolare per un dipendente che ha pagato di tasca propria un prodotto o un servizio costoso. Ciò può portare a frustrazione da parte del lavoratore e persino avere un impatto sulla produttività e sul morale. Con processi e software di gestione delle spese efficaci, però, le aziende possono automatizzare il processo di approvazione e rimborso e garantire che i dipendenti vengano rimborsati in modo tempestivo.

9. Gestione inefficiente delle ricevute

Affinché il processo di gestione T&E proceda senza intoppi, i dipendenti hanno bisogno di un modo semplice per inviare le ricevute insieme alle note spese. Alla fine della contabilità, rispettare le regole di conservazione dei record dell'IRS, le versioni digitali o cartacee delle ricevute per la maggior parte delle spese superiori a $75 devono essere conservate per almeno tre anni.

La risposta per la maggior parte delle aziende è garantire che i dipendenti possano utilizzare un'app per smartphone per la gestione delle ricevute, idealmente con GPS e tecnologia OCR, per acquisire e caricare facilmente le ricevute in un archivio centrale. Quindi, quando è il momento di presentare una nota spese, non c'è bisogno di scavare in giro per la carta, e i team finanziari hanno record ricercabili.

10. Mancanza di integrazioni di sistema

Quando i sistemi aziendali non possono comunicare direttamente tra loro senza l'intervento umano, processi come la gestione T&E diventano dispendiosi in termini di tempo, costoso e soggetto a errori. Consolidando una serie di attività, e inserendo automaticamente i dati risultanti nella pianificazione delle risorse aziendali (ERP) di un'azienda, contabilità generale o altro sistema di contabilità, una soluzione di gestione integrata delle spese può migliorare notevolmente un'attività altrimenti ingombrante, processo costoso.

E infatti, una migliore integrazione è un'altra delle principali tendenze del settore della gestione delle spese. Quando si considera il software di gestione T&E, i dipendenti apprezzeranno la possibilità di tenere traccia dei loro rapporti dall'archiviazione al pagamento. Il team finanziario trarrà vantaggio da una visione consolidata dei dati finanziari.

Cerca integrazioni integrate compatibili con il tuo sistema di contabilità e la capacità di rendicontare in modo granulare le spese di T&E. Questo è fondamentale per coloro che sono incaricati della pianificazione e dell'analisi finanziaria per la tua azienda, perché la pianificazione finanziaria e la contabilità (FP&A) richiedono dati, e molto. Eppure i team FP&A trascorrono il 75% del loro tempo semplicemente raccogliendo ed elaborando dati, per un sondaggio dell'Associazione per i professionisti finanziari, in parte perché non hanno accesso ai sistemi di origine.

11. Mancanza di segnalazione

L'analisi aziendale ha fatto molta strada nell'ultimo decennio, ma un'azienda che sta ancora utilizzando fogli di calcolo e processi manuali per gestire le spese non può trarre vantaggio da questi progressi.

In relazione alla discussione FP&A, i team finanziari senza un sistema centralizzato da cui estrarre i report non riusciranno a comprendere la spesa di T&E nel tempo. Ciò ostacola tutto, dalle proiezioni finanziarie all'analisi del flusso di cassa fino alle trattative con i fornitori.

Conclusione sulle sfide:i leader hanno bisogno di informazioni su come i dipartimenti stanno allocando i loro budget T&E su base mensile, come sta andando la spesa e dove si possono trovare risparmi. I team finanziari hanno bisogno dell'automazione per ridurre la quantità di tempo che dedicano a noiose, processi manuali e la capacità di individuare errori e anomalie. E i dipendenti hanno bisogno di app per gestire facilmente le ricevute e un modo per tenere traccia dell'avanzamento dei loro rapporti.

Questi problemi possono essere risolti con una piattaforma software unificata che non solo automatizza il processo di gestione delle spese, ma si integra anche con altri sistemi finanziari per creare accurati, rapporti tempestivi.